Pemasaran Email Rekrutmen: Pentingnya, Template, dan Strategi

Mari kita mulai dengan sebuah fakta: Hari-hari "posting dan berdoa" telah berlalu.

Pasar bakat saat ini sangat kompetitif, dengan kandidat melakukan penelitian ekstensif tentang perusahaan Anda bahkan sebelum mereka berpikir untuk melamar.

Untuk mencari, melibatkan, dan meyakinkan kandidat, perekrut modern harus memenuhi tanggung jawab perekrutan yang biasa, sambil memanfaatkan alat pakar pemasaran tingkat tinggi - mulai dari halaman arahan interaktif hingga media sosial hingga pengoptimalan mesin pencari.

Dibandingkan dengan alat lain, pemasaran email membuktikan dirinya sebagai "senjata rahasia" yang kuat dalam prosesnya. Terlepas dari sejarahnya (yang relatif) luas, pemasaran email sama pentingnya dengan sebelumnya, dengan lebih dari 290 miliar email dikirim setiap hari.

Pertanyaannya adalah: Bagaimana Anda bisa menonjol dan menarik perhatian kandidat impian Anda?

Dengan menunjukkan pentingnya, template, dan strategi untuk kampanye pemasaran email rekrutmen Anda, posting blog ini dapat membantu Anda menemukan jawabannya. Mari kita jelajahi!

Mengapa pemasaran email penting bagi perekrut?

Mari kita baca statistik berikut:

• Pemasaran email sebenarnya 40 kali lebih berhasil dalam mendapatkan klien baru daripada gabungan Facebook dan Twitter.
• Anda 6 kali lebih mungkin menerima klik-tayang dari kampanye email daripada dari tweet.
• Email yang tersegmentasi dan ditargetkan menghasilkan 58% dari semua pendapatan untuk bisnis.
• 42% organisasi B2B percaya bahwa email adalah salah satu penghasil prospek paling efektif untuk menargetkan klien baru.

Statistik ini saja merupakan alasan bagus untuk memasukkan pemasaran email ke dalam proses rekrutmen Anda. Selain itu, kita semua tahu bahwa menggunakan pemasaran email untuk perekrutan dan perekrutan memungkinkan Anda untuk menargetkan kandidat potensial yang memenuhi syarat untuk lowongan pekerjaan Anda. Baik mereka pencari kerja aktif atau pasif, Anda dapat menarik, memelihara, dan mengubah mereka menjadi pelamar dengan email yang tepat.

Namun, banyak tim HR (Sumber Daya Manusia) belum mempertimbangkan atau secara efektif menjalankan kampanye pemasaran email, seringkali terus menerapkan metode manual yang kuno. Ini gagal untuk memotong kebisingan serta mencapai audiens yang dituju. Kegagalan ini bisa sangat merusak upaya perekrutan organisasi, dan benar-benar membuang-buang potensi.

5 template email perekrutan penting

Ikuti 5 templat email rekrutmen tepat di bawah ini untuk memberi tahu kandidat dan terlibat selama proses perekrutan Anda.

1. Sumber template email

Saat Anda menjangkau prospek untuk pertama kalinya, perjelas pendekatan Anda. Tujuan utama Anda saat mengirim email penjangkauan adalah untuk menonjol dan tepat sasaran.

#1. Email sumber sentuhan pertama

Kirim email penjangkauan ke kandidat potensial hanya setelah Anda meneliti mereka secara menyeluruh. Tinjau profil mereka dan periksa kualifikasi awal mereka. Selain itu, perhatikan detail pribadi yang dapat Anda sertakan di email Anda. Ingat, personalisasi adalah kunci untuk memaksa kandidat melamar.

Karena Anda belum memiliki hubungan dengan kandidat ini, Anda tidak dapat mengharapkan mereka membaca email bertele-tele dari Anda. Sebaliknya, buat pesan Anda singkat dan manis hanya dengan informasi yang paling penting.

Inilah cara Anda dapat menulis email sumber sentuhan pertama Anda:

 Subject Line: Job Opportunity - [JOB TITLE] Role at [YOUR COMPANY NAME] Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], I came across your profile on [WHERE YOU FOUND THEM], and wanted to reach out regarding a unique opportunity. I'm working for [YOUR COMPANY NAME] and we are looking to hire a [JOB TITLE]. I think your experience in [SKILL/ FIELD] is a great fit for this role. If you are interested, I'd love to connect. So, would you be available for a phone call on [DATE & TIME]? I'm looking forward to hearing from you soon. Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

#2. Email sumber sentuhan kedua

Tujuan email ini adalah untuk menjangkau kandidat menonjol sebelumnya yang tidak menerima atau menerima tawaran Anda. Bandingkan kualifikasi mereka dengan persona kandidat untuk memastikan bahwa mereka sangat cocok sebelum Anda meminta mereka untuk melamar kembali ke organisasi Anda.

Karena Anda sudah memiliki hubungan dengan kandidat, cobalah untuk mempersonalisasi email sebanyak mungkin. Ini akan menunjukkan bahwa Anda benar-benar menghargai mereka sebagai kontributor individu, bukan hanya resume dalam tumpukan.

Inilah cara Anda dapat menulis email sumber sentuhan kedua Anda:

 Subject Line: A New Job Opportunity at [YOUR COMPANY NAME] - [JOB TITLE] Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], I hope this email finds you well. I know you applied to our [PREVIOUS POSITION] back in [MONTH or YEAR]. While we then went in a different direction, we kept you top of our mind. A [JOB TITLE] role just opened up at our company and given your profile, I think you'd be a great fit. I would love to reconnect, discuss the role, and hear about what you have been up to since we last spoke. So, would you be available for a phone call on [DATE & TIME]? I'm looking forward to hearing from you soon. Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

2. Template email wawancara

Ada beberapa tahap selama proses wawancara, dan kandidat harus mengetahui status mereka selama masing-masing tahap.

#1. Email undangan wawancara

Email undangan wawancara adalah langkah penting untuk membuat kandidat bersemangat tentang peluang tersebut.

Idealnya, Anda harus memberikan pemberitahuan kepada kandidat setidaknya beberapa hari sebelumnya, tergantung apakah Anda akan melakukan wawancara secara langsung, virtual, atau melalui telepon. Untuk talenta terbaik di posisi yang sangat dicari, bicarakan dengan mereka sesegera mungkin.

Inilah cara Anda dapat menulis email undangan wawancara:

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME] Interview Availability Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], Thank you a lot for applying to the [JOB TITLE] role at [YOUR COMPANY NAME]. After reviewing your application, we're excited to move forward with the interview process. We'd like to schedule a [INTERVIEW FORMAT] with [INTERVIEWER] - [INTERVIEWER'S JOB TITLE] at [YOUR COMPANY NAME]. The interview will last about [LENGTH OF INTERVIEW]. Are you available on [DATE & TIME]? Please directly reply to this email and let me know if you're available at that time. Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

#2. Email konfirmasi wawancara

Setelah menjadwalkan wawancara, kirim email konfirmasi kepada kandidat untuk menyatakan kembali waktu, lokasi, dan detail yang ditetapkan.

Inilah cara Anda dapat menulis email konfirmasi wawancara:

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME]: [INTERVIEW FORMAT] Interview Confirmation Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], We've confirmed your [INTERVIEW FORMAT] interview with [INTERVIEWER] on [DATE & TIME]. To give you a sense of what to expect, below is a brief agenda for the next interview: [INTERVIEW AGENDA] During the interview, you should plan to discuss your expertise in [TALKING POINTS]. We are looking forward to meeting you soon! You can find the interview details within the calendar event invitation. Should you have any questions in the meantime, don't hesitate to reach out. FOR IN-PERSON INTERVIEWS Our office address is [ADDRESS]. Please check in at the front desk when you arrive. Our office dress code is [DRESS CODE], but please wear whatever you are most comfortable in. FOR PHONE/ VIDEO INTERVIEWS Here's the [PHONE NUMBER/ MEETING LINK]. To enter the meeting room, please use this code: [ACCESS CODE]. Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

#3. Email tindak lanjut wawancara

Jangan menunggu terlalu lama untuk menindaklanjuti setelah wawancara jika itu adalah seseorang yang sangat Anda minati dan sukai. Tunjukkan minat Anda kepada mereka dan kemudian dorong mereka untuk tetap terhubung dengan perusahaan Anda dengan menindaklanjuti setelah wawancara yang bagus.

Inilah cara Anda dapat menulis email tindak lanjut wawancara:

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME] Interview Follow-Up Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], Thank you a lot for taking the time to speak with us about the [JOB TITLE] role. [INTERVIEWER] was very impressed by your experience. We believe you'll become a good fit for the position and a strong addition to our growing [DEPARTMENT TEAM] at [YOUR COMPANY NAME]. We'll be completing interviews this week, and you can expect to hear from us within [TIME FRAME]. Thank you once again for your time. It was such a great pleasure to get to know you better! Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

3. Template email penolakan

Ketika datang ke wawancara, tidak ada berita bukanlah kabar baik. Memberi tahu kandidat bahwa mereka tidak lagi dipertimbangkan untuk peran terbuka Anda adalah menghormati waktu mereka, serta meningkatkan pengalaman mereka.

Berikut cara menulis email penolakan:

 Subject Line: Your Application for [JOB TITLE] position at [YOUR COMPANY NAME] Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], Thank you a lot for applying to our [JOB TITLE] role and for speaking to us about your experience. We highly appreciate your interest in [YOUR COMPANY NAME]. We were so fortunate to have a strong group of candidates, and we regret to inform you that we've decided to pursue a more experienced candidate for this position. [CONSTRUCTIVE FEEDBACK] We'll keep your resume on file and reach out if we think you would be a good fit for other roles if they become available. We hope you'll stay engaged with us on [LINK TO YOUR SOCIAL PAGES] and keep an eye on our career page [LINK TO YOUR CAREER PAGE] for future opportunities that may be a better fit. We highly appreciate your time and consideration of [YOUR COMPANY NAME]. All the best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

4. Template email penawaran pekerjaan

Jika Anda siap untuk memberikan penawaran kepada kandidat teratas, itu harus sempurna. Jika Anda telah membuat penawaran lisan melalui telepon, kirimkan surat penawaran resmi melalui email segera setelahnya.

Inilah cara Anda dapat menulis email tawaran pekerjaan Anda:

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME]: Enclosed Is Your [JOB TITLE] Offer Letter Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], It's my pleasure to offer you the position of [JOB TITLE] at [YOUR COMPANY NAME]! We were extremely impressed by you during the interview process, and we're excited to have you join our company. We believe your skills as well as experience will make an excellent addition to our [DEPARTMENT] team. Please thoroughly review the following offer details. Position This position is a [FULL-TIME/ PART-TIME/ TEMPORARY] role as [JOB TITLE] at [YOUR COMPANY NAME]. In this position, you'll report to the direct manager in [DEPARTMENT]. As a [FULL-TIME/ PART-TIME/ TEMPORARY] staff, the position requires [HOURS/ WEEK]. Your working hours will be [START - END TIME] with a [30-MINUTE/ HOUR] break for lunch. Your first working day will be [MONTH DAY, YEAR]. Compensation [YOUR COMPANY NAME] will compensate you [DOLLARS] per [HOUR/ WEEK/ MONTH/ YEAR] for the stated position. Benefits As an employee of [YOUR COMPANY NAME], you'll receive the following benefits: [LIST OF BENEFITS] In addition to these benefits, [YOUR COMPANY NAME] is also proud to offer [LIST OF PERKS]. Attached is your full offer letter. Please sign it to indicate your acceptance and agreement of the offer, and email it back to me by [DATE]. We are looking forward to welcoming you to the [COMPANY NAME] team. Should you have any questions regarding the attached offer, please contact me directly at [PHONE NUMBER]. All the best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

5. Template email orientasi

Lanjutkan pengalaman kandidat Anda yang luar biasa dengan membantu karyawan mempersiapkan diri dengan baik untuk hari pertama mereka bekerja.

Inilah cara Anda dapat menulis email orientasi:

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME]: Your Onboarding and First Day Details Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], We are looking forward to your first working day at [COMPANY NAME]. To help you prepare, below is some essential information about what you can expect: Your Arrival Please arrive no later than [TIME] at [COMPANY ADDRESS]. When you arrive, please check in with the receptionist to receive your temporary ID badge. You'll be given an official badge after your start date. Your Agenda Attached is an agenda for your first working day. It's subject to change slightly but that's a good indicator of whom you will be meeting with. Documents/ ID to bring Please bring along the following forms of identification with you: [LIST OF DOCUMENTATION]. What to Wear As you know clearly from the interview, our office dress code is [DRESS CODE]. Lunch Most employees eat lunch in the company, and there are some food options close by, including: [LUNCH OPTIONS]. Your onboarding plan Attached is an overview of what your onboarding will include over the next [TIME FRAME]. Your direct manager will review it in more detail with you during your first working week. Should you have any questions, don't hesitate to ask. We are excited to have you on the team. Welcome aboard! All the best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

5 strategi rekrutmen email yang harus Anda perhatikan

Kami telah mengumpulkan 5 strategi yang telah dicoba dan diuji yang akan membantu Anda memperlancar proses perekrutan Anda.

1. Identifikasi audiens Anda dan segmen yang sesuai

Mengirim email dimulai dengan mengidentifikasi audiens spesifik Anda dan tujuan email Anda.

Apa profil pekerjaan kandidat Anda saat ini? Industri mana yang terkait dengan mereka? Apakah Anda perlu mendidik mereka tentang penawaran Anda atau memberi tahu mereka tentang lowongan pekerjaan?

Setelah Anda menetapkan audiens target dan menetapkan tujuan yang jelas untuk email Anda, saatnya untuk mengelompokkan audiens Anda. Menyegmentasikan daftar Anda berarti memecah daftar email yang ada menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Anda akan mengelompokkan pelanggan berdasarkan sifat yang sama.

Segmen yang paling umum untuk email rekrutmen dapat berupa salah satu dari berikut ini:

• Industri
• Judul pekerjaan
• Tingkat pengalaman
• Lokasi

Saat menyegmentasikan audiens Anda di ceruk yang lebih baik, Anda akan memiliki peluang lebih tinggi untuk memberi mereka konten yang dibuat khusus. Jika Anda merasa kekurangan keterampilan yang diperlukan, Anda selalu dapat mendaftar ke berbagai layanan proofreading, seperti Layanan Penulisan Esai yang terlibat dengan menyediakan konten yang dibuat khusus. Ini akan sangat meningkatkan tingkat buka email Anda dan mengurangi tingkat berhenti berlangganan.

2. Personalisasi email Anda

Email massal sering mengganggu. Orang ingin membaca email yang dibuat khusus untuk mereka. Itu sebabnya Anda harus menggunakan personalisasi saat mengirim email.

Namun, mempersonalisasi email ke orang yang belum pernah bekerja sama dengan Anda bisa jadi rumit. Jika kandidat dirujuk, Anda dapat menyebutkan informasi yang dikatakan oleh perujuk kepada Anda (seperti yang kami lakukan di atas!). Jika Anda benar-benar dingin mengirim email kepada seseorang, teliti mereka. Anda dapat memanfaatkan jaringan media sosial, seperti menggunakan LinkedIn sebagai alat rekrutmen, untuk meneliti kandidat Anda untuk mencari tahu tentang mereka.

Untuk mempersonalisasi email Anda, mulailah dengan menggunakan nama kandidat. Kemudian, Anda dapat merujuk informasi lain seperti posisi, keterampilan, dan minat mereka.

3. Tetap sederhana dan jelas

Jika Anda ingin email rekrutmen Anda mendapatkan hasil, Anda harus membuatnya jelas dan dapat dimengerti.

Orang sering tidak sengaja menulis email yang sulit dimengerti. Ini mungkin karena mereka menyertakan jargon atau mengabaikan detail penting.

Alasan pertama adalah kutukan pengetahuan. Ketika Anda berada di tengah-tengah industri atau Anda telah bekerja dengan organisasi tertentu selama bertahun-tahun, cukup mudah untuk menerima begitu saja istilah dan frasa tertentu yang Anda kenal. Sebagian besar pekerjaan datang dengan kosa kata khusus mereka sendiri, tetapi mereka adalah bahasa yang berbeda dengan orang lain.

Alasan kedua datang dari menulis untuk mengesankan, bukan menginformasikan.

Banyak perekrut mencoba untuk menunjukkan betapa pintarnya mereka dengan kosa kata mereka yang diperluas. Sayangnya, ini sering kali tidak bekerja dengan baik saat Anda mencoba menjalin hubungan dengan calon rekrutan.

Jadi, intinya di sini adalah untuk menjaga hal-hal sederhana dan jelas. Studi menunjukkan bahwa email yang ditulis ke tingkat membaca kelas 3 lebih mungkin mendapat tanggapan.

4. Optimalkan untuk seluler

Sebagian besar email saat ini dibuka di ponsel dan perangkat genggam lainnya. Jadi, penting untuk memastikan bahwa template email Anda terlihat benar saat dibuka di perangkat seluler.

Ini berarti:

• Baris subjek Anda harus cukup ringkas untuk mengakomodasi tampilan standar perangkat seluler
• Ukuran font salinan email Anda harus cukup besar untuk dapat diuraikan dari panjang lengan
• Tombol CTA Anda harus cukup jelas untuk dapat diketuk dengan ibu jari

Mari kita lihat contoh dari Freelancer . Mereka membagi salinan email menjadi paragraf yang berbeda, dan alamat email adalah warna yang berbeda untuk dibedakan dalam satu pandangan.

5. Maksimalkan tanda tangan Anda

Saat Anda menulis email, penting untuk menghitung setiap kata. Itulah sebabnya pengenalan panjang lebar kepada Anda dan organisasi Anda merugikan diri sendiri. Namun demikian, Anda dapat mengatakan banyak hal dengan memanfaatkan tanda tangan Anda sebaik-baiknya.

Pertama, selalu identifikasi diri Anda dengan mencantumkan nama dan jabatan Anda. Menerima email dari orang yang diidentifikasi dengan jelas membuatnya lebih pribadi dan meningkatkan keterlibatan. Dengan memberi mereka nama yang dapat mereka telusuri di Google, kemungkinan besar Anda akan membuat kesan.

Juga, Anda dapat menggunakan tanda tangan email Anda untuk menautkan ke informasi yang relevan (yaitu, halaman "Tentang" atau profil LinkedIn), di mana mereka dapat mempelajari lebih lanjut jika mereka mau.

Terakhir, Anda dapat menyertakan deskripsi singkat tentang perusahaan Anda, mungkin dengan menyoroti proposisi nilai.

Sebagai contoh:

Lily Nguyen Kepala Rekrutmen @ AVADA Commerce Platform Otomasi Pemasaran Nilai Tertinggi

Garis bawah

Tidak sulit untuk memulai dengan pemasaran email. Dan hanya butuh sedikit waktu untuk membiasakan diri dengan semua lonceng dan peluit yang tersedia. Setelah Anda menguasai kemampuan untuk mengirim email yang relevan dan melakukan tindak lanjut secara teratur, Anda dapat mengelola proses rekrutmen dan perekrutan dari email itu sendiri.

Kami harap postingan kami banyak membantu Anda! Jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda memiliki kekhawatiran tentang pemasaran email. Terima kasih sudah membaca!