Cara Mencatat Panggilan Penjualan: Yang Perlu Diketahui Pemimpin Tim

Setiap panggilan penjualan adalah peluang — peluang untuk belajar atau meningkatkan pendapatan.

Panggilan penjualan penuh dengan umpan balik, momen penting yang menarik, dan wawasan untuk tim penjualan Anda. Wawasan ini memasuki pikiran tenaga penjualan dan dengan cepat terlupakan atau hilang dalam catatan tempel.

Jika alat penjualan Anda tidak juga membantu Anda mencatat panggilan penjualan, Anda berisiko kehilangan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dan kehilangan kuota kuartal ini.

Sebagai pemimpin penjualan, Anda perlu menyimpan rekaman panggilan untuk memperbarui dan meningkatkan gerakan masuk ke pasar Anda.

Baca terus untuk mengetahui metode mudah mencatat interaksi penjualan, praktik terbaik, dan fitur pusat panggilan yang berguna untuk meningkatkan pendapatan.

5 Cara Mencatat Panggilan Penjualan

Sistem telepon cloud menawarkan fitur perekaman panggilan yang memungkinkan Anda memilih cara yang sesuai untuk berbagai kasus penggunaan. Pelajari lebih dalam untuk memahami lebih lanjut tentang kapan harus menggunakannya.

1. Rekaman panggilan otomatis

Fitur perekaman panggilan otomatis memungkinkan anggota tim penjualan merekam semua panggilan tanpa intervensi manual. Ini bisa berupa panggilan dingin, tindak lanjut, demo, atau percakapan bisnis penting.

Saat Anda merekam setiap panggilan secara otomatis, perwakilan penjualan dapat:

• Putar ulang dan dengarkan detail penting yang dibagikan dalam panggilan.
• Tangkap konteks dari percakapan yang aksen calon pelanggannya tidak jelas.
• Hindari meminta prospek mengulangi informasi yang sama pada panggilan berikutnya.

Rekaman ini nantinya berguna untuk pelatihan, orientasi eksekutif akun baru, dan jaminan kualitas. Mereka membantu dalam kepatuhan hukum untuk bisnis jasa keuangan, kesehatan, dan telekomunikasi.

Apa yang membuat rekaman ini otomatis? Anda dapat mengaktifkan opsi dalam sistem telepon cloud Anda. Tidak ada bunyi bip, kabel, atau kaset. Cukup masuk, dan Anda dapat mendengarkan panggilan kapan saja.

2. Rekaman panggilan berdasarkan permintaan

Tenaga penjualan dapat memulai dan berhenti merekam bagian percakapan tertentu.

Anda dapat menghormati privasi pelanggan Anda dan mematuhi persyaratan hukum yang terkait dengan diskusi penting. Saat diaktifkan, kedua belah pihak akan mendengar pesan seperti “Rekaman sedang berlangsung.”

Sistem telepon memungkinkan Anda untuk menyesuaikan pesan-pesan ini sesuai pilihan Anda. Pilihan yang mudah adalah dengan menyebutkan dalam alur panggilan Anda bahwa panggilan mungkin direkam untuk tujuan kualitas dan pelatihan.

Tenaga penjualan lebih siap untuk mencatat percakapan yang bernilai dibandingkan segalanya. Saat Anda kembali untuk memutar ulang, kekacauannya berkurang. Anda dapat langsung membahas intinya daripada menelusuri percakapan untuk menemukan apa yang Anda butuhkan.

3. Perekaman yang dimulai oleh Supervisor

Pemimpin penjualan menggunakan rekaman yang diprakarsai supervisor untuk memantau panggilan penjualan dari jarak jauh dan memberikan umpan balik.

Seringkali, rekaman ini tidak mengumumkan apakah panggilan sedang direkam, sehingga menghindari spekulasi pelanggan. Karena alasan ini, para profesional terkadang menyebutnya perekaman senyap selektif.

Berikut adalah beberapa situasi di mana rekaman yang diprakarsai oleh penyelia dapat membantu:

• Memantau kinerja tim dan membantu mereka berkembang.
• Mengenali dan menghargai tenaga penjualan yang mengikuti praktik terbaik dalam panggilan telepon.
• Meninjau kembali diskusi rumit untuk mengatasinya melalui dukungan lintas fungsi.

4. Rekaman panggilan konferensi

Merekam suara beberapa orang pada panggilan konferensi.

Organisasi besar menggunakan rekaman panggilan konferensi untuk menyimpan catatan prioritas dan pembaruan vertikal yang berbeda. Ini seperti pertemuan stand-up dalam skala besar, di mana kepala departemen melapor.

Perusahaan menggunakannya karena berbagai alasan lain, termasuk yang berikut:

• Menangkap detail melalui diskusi kelompok atau sesi curah pendapat.
• Mencatat pertemuan lintas departemen.
• Memberikan akses ke rekaman kepada semua peserta setelah panggilan sehingga mereka mempunyai pemahaman yang sama.

5. Rekaman rapat video

Tenaga penjualan menggunakan rekaman rapat video di industri di mana presentasi visual atau demo adalah kunci keberhasilan penjualan. Bisnis Perangkat Lunak sebagai Layanan mengandalkannya untuk meninjau sentimen pelanggan potensial setelah panggilan telepon.

Dunia usaha melihat manfaatnya dalam beberapa bidang:

• Mengoptimalkan gerakan penjualan mereka untuk kasus penggunaan tertentu.
• Meninjau penderitaan nyata pelanggan potensial mereka dan melibatkan mereka dengan jaminan pemasaran yang relevan.
• Mengumpulkan umpan balik calon pelanggan tentang apa yang mereka harapkan dari produk atau layanan Anda.

Praktik Terbaik Untuk Mencatat Panggilan Penjualan

Sekarang setelah Anda mengetahui cara memilih metode perekaman panggilan, Anda memerlukan beberapa praktik terbaik untuk menyiapkannya agar berhasil. Berikut adalah beberapa praktik yang dapat Anda ikuti saat merekam panggilan penjualan.

Tetap patuh

Pelajari undang-undang lokal, negara bagian, dan federal yang terkait dengan rekaman percakapan. Banyak undang-undang yang mewajibkan Anda mendapatkan persetujuan dari kedua belah pihak sebelum perekaman dimulai.

Undang-undang ini berbeda-beda di setiap negara bagian. Ada yang memerlukan persetujuan salah satu pihak, ada pula yang memerlukan persetujuan semua pihak. Periksa apa yang berlaku untuk bisnis Anda.

️ Otomatiskan notifikasi rekaman

Tenaga penjualan Anda dapat bertanya secara lisan kepada prospek dan pelanggan apakah mereka dapat merekam panggilan tersebut. Namun, itu bukan bagian dari pembicaraan inti. Calon pembeli memercayai Anda dengan waktu mereka. Dan Anda harus dapat dengan cepat berbagi bagaimana Anda dapat membantu tanpa menyimpang.

Sistem VoIP dapat secara otomatis memberi tahu pelanggan di awal panggilan sehingga Anda dapat langsung mengarahkan mereka ke diskusi inti.

️ Nyatakan tujuannya

Penting untuk menyatakan dan menghormati tujuan perekaman. Beri tahu para pihak mengapa Anda merekam percakapan tersebut, dan tepati janjinya.

Baik untuk pelatihan, dokumentasi hukum, atau jaminan kualitas, tambahkan ke pemberitahuan rekaman Anda, atau nyatakan secara lisan jika Anda tidak dapat menambahkannya.

Simpan rekaman dengan aman

Lindungi data pelanggan seperti milik Anda. Lindungi rekaman dan transkripsi panggilan dari ancaman keamanan yang memengaruhi kerahasiaan. Anda dapat menerapkan kontrol akses berbasis peran untuk memastikan hanya orang atau sistem yang berwenang yang dapat mengakses percakapan penjualan.

Perangkat lunak manajemen identitas dan akses akan memungkinkan Anda mengonfigurasi langkah-langkah keamanan ini, menjaga rekaman tetap aman dari ancaman internal atau eksternal.

Tinjau rekaman panggilan

Rekaman panggilan memberikan kecerdasan percakapan kepada tim Anda yang dapat meningkatkan metrik kinerja penjualan mereka ke tingkat berikutnya. Anda dapat melihat mengapa akun tertentu berubah menjadi kesepakatan atau dibatalkan. Masukan ini memungkinkan Anda melatih orang dan menawarkan tips penjualan agar mereka berkembang.

Meninjau rekaman ini secara teratur akan menjaga aliran peluang yang konsisten untuk tim penjualan, pemasaran, dan produk Anda serta fungsi bisnis lainnya. Pemasaran mendapat petunjuk tentang aset apa yang dapat mereka buat, dan tim produk mendapatkan umpan balik pelanggan yang sebenarnya untuk memikirkan sprint masa depan mereka.

Hormati preferensi pelanggan

Kalau pelanggan tidak mau dicatat, jangan dicatat. Namun miliki proses untuk menangani keberatan, sehingga alur kerja normal Anda tidak menjadi hambatan yang menghalangi pelanggan untuk mendapatkan pengalaman terbaik.

Pelatihan penjualan membantu tim Anda menavigasi situasi ini, memperkuat kinerja mereka secara keseluruhan.

Alternatif Untuk Perekaman Panggilan

Ada beberapa alternatif untuk merekam panggilan telepon. Berdasarkan kasus penggunaan Anda, Anda dapat memutuskan mana yang sesuai dengan situasi tertentu.

1) Pemantauan panggilan langsung

Supervisor dapat mendengarkan panggilan masuk atau keluar dengan pemantauan panggilan. Tenaga penjualan dan pelanggan mungkin menyadarinya atau tidak. Pemimpin penjualan menggunakan fitur ini untuk jaminan kualitas waktu nyata. Ini memotivasi tenaga penjualan untuk mengikuti praktik penjualan terbaik.

Jika panggilan tidak berjalan lancar, Anda dapat memberikan panduan real-time untuk menjaga kualitas panggilan sesuai standar perusahaan.

Berikut adalah beberapa manfaat penting dari pemantauan panggilan langsung:

• Meningkatkan komunikasi pelanggan: Manajer mendengarkan panggilan dan memberikan umpan balik segera, mendorong tim mereka untuk menyesuaikan standar kualitas yang ditetapkan dan memotivasi agen untuk melakukan yang terbaik.
• Mengurangi biaya pelatihan berkala: Saat karyawan belajar di tempat kerja, biaya pelatihan berkurang.
• Mengungkap masalah secara real time: Pemantauan panggilan mengungkap masalah yang menghalangi tenaga penjualan untuk melibatkan prospek mereka secara efektif. Manajer penjualan dapat memberikan panduan atau intervensi tepat waktu jika diperlukan menggunakan Barge-in.

2) Tongkang masuk

Fungsionalitas tongkang memungkinkan manajer penjualan untuk bergabung dalam panggilan. Mereka dapat berbicara dengan semua pihak yang terlibat dalam diskusi untuk membantu penjualan yang rumit. Jika panggilan tidak berjalan sesuai rencana, Anda dapat memperbaikinya dengan intervensi.

Berikut adalah beberapa manfaat utamanya:

• Memberikan umpan balik langsung: Dapatkan umpan balik mengenai kualitas layanan dan kepuasan keseluruhan dengan bantuan tenaga penjualan.
• Meningkatkan kepercayaan diri dengan kolaborasi: Tenaga penjualan diyakinkan bahwa mereka akan mendapatkan bantuan saat mereka membutuhkan. Barge-in memungkinkan Anda berkolaborasi dengan mereka sebagai pemimpin, menunjukkan bahwa Anda peduli dengan angka-angka namun bersedia untuk ikut serta dan menavigasi situasi sulit bersama mereka.
• Mempercepat proses penjualan: Jika tenaga penjualan memerlukan dukungan dari teknisi tentang penyesuaian tertentu, mereka dapat menambahkan mereka ke panggilan yang sama untuk memberikan saran. Ini mengurangi bolak-balik dan mempercepat prosesnya.

3) Survei pasca panggilan

Dalam survei pasca-panggilan, pelanggan menerima telepon dari perusahaan segera setelah berbicara dengan perwakilan penjualan mereka.

Mereka mengangkat dan mendengar, “Terima kasih telah berbicara dengan XYZ. Seberapa puaskah Anda dengan panggilan telepon dalam skala satu sampai lima? Lima merasa sangat puas.” Mereka menekan nomor di telepon mereka dan memberikan umpan balik.

Beberapa perusahaan melakukan survei ini melalui telepon, sementara perusahaan lain mengirimkan pesan teks dengan tautan untuk mengirimkan masukan.

Survei pasca panggilan menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan yang menerapkannya, antara lain:

• Meningkatkan kepercayaan pelanggan: Ini menunjukkan kepada pelanggan bahwa pendapat mereka dihargai dan dipertimbangkan.
• Bantuan dalam pelatihan karyawan: Umpan balik membantu dalam meningkatkan program pelatihan.
• Disiapkan dengan cepat dan mudah: Survei pasca-panggilan biasanya mudah diterapkan dan dilaksanakan.

4) Panggilan balik manajer penjualan

Ini adalah tindak lanjut yang dilakukan oleh manajer penjualan kepada pelanggan setelah interaksi penjualan. Anda dapat melakukannya untuk memahami pengalaman pelanggan dan menyelesaikan masalah atau kekhawatiran yang belum terselesaikan.

Beberapa manfaat datang dengan panggilan balik manajer penjualan, termasuk:

• Meningkatkan kepuasan pelanggan: Pembeli melihat Anda menghargai poin kesulitan dan umpan balik mereka ketika Anda menetapkan lapisan tambahan jaminan kualitas dan pengawasan.
• Menunjukkan akuntabilitas: Anda menunjukkan bahwa perusahaan Anda bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah jika tenaga penjualan tidak dapat menanganinya secara efektif.
• Meningkatkan peluang penjualan: Manajer dapat mengidentifikasi dan mengambil tindakan terhadap peluang penjualan tambahan selama panggilan ini.

Pusat Kontak Menyederhanakan Perekaman Panggilan untuk Tim Penjualan

Pusat kontak berbasis cloud menghadirkan skalabilitas dan fleksibilitas cloud bagi organisasi penjualan, memungkinkan Anda membuat, merekam, mencatat, dan menganalisis panggilan telepon dalam skala besar. Berikut ikhtisar singkat untuk memberi Anda informasi terkini tentang pusat kontak cloud.

Meningkatkan efisiensi

Sistem telepon VoIP memungkinkan Anda merekam panggilan dan menyimpannya untuk memudahkan akses bila diperlukan. Anda dapat menghindari kerumitan mencari catatan atau menemukan cuplikan percakapan yang Anda kirimkan ke manajer Anda.

Ini memberi Anda konteks yang Anda inginkan pada waktu yang Anda pilih. Namun, tentu saja, hanya jika Anda memiliki izin untuk mengakses rekaman tersebut.

Inilah cara meningkatkan efisiensi:

• Beradaptasi dengan cepat: Tim yang berkembang menghadapi volume panggilan yang berfluktuasi. Sistem VoIP dapat dengan mudah ditingkatkan dan diturunkan berdasarkan kebutuhannya tanpa perlu melakukan pekerjaan berat untuk membangun infrastruktur fisik.
• Meningkatkan pelatihan: Ini membantu Anda melatih tenaga penjualan dengan contoh nyata, memungkinkan mereka meningkatkan kemampuan mereka dengan cepat dan memahami peran mereka dengan cepat.
• Membuat pengambilan keputusan berdasarkan data: Kecil kemungkinan pengulangan proses penjualan Anda jika Anda mengaturnya dengan apa yang terbaik bagi pelanggan.
• Terhubung dengan mudah dengan sistem bisnis yang ada: Sistem telepon VoIP seperti Nextiva menawarkan integrasi untuk terhubung dengan CRM Anda yang ada dan sistem lainnya.

Memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik

Sistem VoIP memungkinkan Anda memasangkan rekaman panggilan dengan alternatif dan pelengkap lain seperti pemantauan panggilan langsung atau survei pasca panggilan. Hal ini meningkatkan pengalaman pelanggan karena Anda dapat memberikan bantuan secara real-time dan menerapkan umpan balik pelanggan saat masukan tersebut masuk.

Faktor-faktor ini memainkan peran penting dalam meningkatkan pengalaman pelanggan:

• Optimalkan taktik penjualan: Anda dapat menyesuaikan strategi penjualan berdasarkan masukan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik.
• Selesaikan masalah dengan lebih cepat: Rekaman panggilan VoIP memberi Anda konteks seputar masalah tersebut, sehingga tim dukungan dapat membantu dan menyelesaikannya.
• Jaga kualitas komunikasi tetap konsisten: Rekaman panggilan membantu manajer melatih seluruh tim mereka. Hal ini memungkinkan setiap orang untuk menangani situasi dengan cara yang sama.

Mengurangi biaya dan meningkatkan keamanan

Dengan sistem telepon VoIP yang merekam panggilan, Anda tidak berinvestasi secara signifikan untuk menyiapkan infrastruktur fisik. Ini mengurangi biaya awal Anda untuk mengadopsi sistem tradisional.

Selain itu, keamanan VoIP secara ketat menerapkan enkripsi panggilan dan tindakan lain untuk memastikan komunikasi bisnis aman dan terlindungi dari ancaman.

Berikut adalah beberapa manfaat lain yang menjadi alasan kuat untuk sistem telepon VoIP:

• Pembaruan secara otomatis: Penyedia solusi VoIP menangani pembaruan dan menambal sistem untuk melindungi dari kerentanan.
• Mengurangi pengeluaran pemeliharaan: Biaya pemeliharaan berkurang karena Anda tidak menambahkan jalur baru seiring penskalaan.
• Menjaga keandalan dan keamanan data: Sistem telepon VoIP seperti Nextiva menawarkan waktu aktif 99,999%, menjaga ponsel Anda tetap beroperasi 24/7/365. Penyedia solusi ini melakukan pengujian penetrasi yang ketat untuk menemukan kerentanan dan mengadopsi strategi mitigasi penipuan.

Menawarkan jangkauan global

Layanan VoIP berbasis cloud memberi perusahaan jangkauan global. Anda dapat melakukan panggilan melalui internet kepada siapapun, dimanapun, tanpa biaya yang mahal. Demikian pula, pelanggan di luar negeri dapat menghubungi Anda dengan tarif lokal, sehingga bisnis Anda lebih mudah diakses di tingkat global.

Berikut beberapa alasan untuk mempertimbangkan VoIP jika Anda beroperasi secara internasional:

• Mengurangi biaya panggilan: Dengan VoIP, panggilan internasional dilakukan melalui internet, dan Anda dapat menyimpan rekamannya dengan mudah. Anda tidak perlu membayar biaya panggilan internasional.
• Membuka pasar global: Menelepon atau merekam tidak seharusnya membatasi Anda pada pasar lokal. Manfaatkan fitur VoIP untuk melakukan panggilan internasional dan menarik pelanggan secara global.

Perekaman Menjadi Sederhana Dengan Nextiva

Alat perekam panggilan penjualan memberikan pengetahuan yang Anda perlukan untuk mencapai lebih banyak kesepakatan. Saat menghubungi prospek melalui ponsel Anda atau mengadakan demo video, gunakan rekaman panggilan untuk menyempurnakan alur kerja penjualan dengan wawasan yang berharga.

Pusat panggilan cloud Nextiva mencatat panggilan penjualan tersebut. Ini membuat analisis menjadi mudah dan menyederhanakan manajemen kinerja penjualan. Mengambil rute melalui cloud lebih murah, lebih aman, dan yang terpenting, lebih mudah disesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.

Muncul dengan keandalan dan keamanan tingkat perusahaan yang dipadukan dengan fleksibilitas luas untuk menangani panggilan dari NextivaONE .