5 Cara berbeda untuk memberi tahu dan mencatat waktu

Dari mengandalkan matahari dan bintang-bintang, menggunakan air, hingga penemuan jam atom. Manusia selalu terpesona oleh waktu dan telah mencari cara yang lebih efisien untuk mengetahui dan mencatat waktu. Saya telah melacak tugas kerja standar saya menggunakan beberapa alat yang berbeda dan menemukan beberapa hal menarik serta pro dan kontra untuk masing-masingnya di sepanjang jalan.

Perangkat pelacak waktu melalui riwayat

Saat ini, kami beruntung memiliki metode yang cukup akurat untuk menceritakan dan mencatat waktu. Tapi, tidak selalu seperti ini.

Manusia telah bereksperimen dengan berbagai cara untuk memantau waktu, dengan memanfaatkan:

• pergerakan matahari dan bintang, dengan perangkat seperti jam matahari, obelisk, merkhets (jam bintang), dan meriam tengah hari;
• aliran air, dengan jam air;
• dupa dan api, dengan jam dupa;
• pergerakan pasir, dengan jam pasir (sand clock);
• pembakaran minyak dan lilin, dengan lampu minyak dan jam lilin;
• gerakan bola zig-zag, dengan jam Congreve;
• mekanisme berosilasi yang menunjukkan pergerakan waktu, dengan jam mekanis;
• gerakan ayunan beban (bandul), dengan bandul jam.

Saat ini, beberapa alat pelacak waktu hanya ada di museum, seperti jam dupa. Namun, perangkat lain, seperti jam pasir, masih dapat ditemukan di banyak rumah tangga. Itulah mengapa kami akan mendemonstrasikan cara mengukur waktu dengan jam pasir, tetapi juga dengan beberapa alat pelacak waktu tambahan.

Bagaimana cara merekam waktu menggunakan perangkat pelacak waktu yang berbeda?

Untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat memanfaatkan beragam perangkat pelacak waktu untuk merekam aktivitas harian Anda, saya telah mencoba beberapa alat. Beberapa di antaranya adalah perangkat fisik, seperti pengatur waktu dapur Pomodoro, dan beberapa adalah aplikasi pelacak waktu, seperti Clockify.

Melacak waktu dengan jam pasir

Salah satu metode yang saya gunakan adalah mengukur waktu dengan jam pasir, atau jam pasir. Alat pelacak waktu ini dapat mengukur periode waktu yang lebih lama dan lebih pendek. Namun, jenis yang paling umum adalah yang berlangsung selama satu atau tiga menit. Dalam kasus saya, saya menggunakan jam pasir tiga menit.

Sekarang, jika Anda memilih jam pasir online, Anda akan dapat memilih kerangka waktu yang Anda inginkan. Jadi, Anda juga dapat merencanakan hari Anda dengan membatasi waktu untuk setiap tugas. Ini dikenal sebagai teknik timeboxing, yang terdiri dari pengaturan slot waktu untuk setiap aktivitas di siang hari.

Namun, dalam artikel ini, kita akan fokus pada jam pasir fisik.

Bagaimana cara melacak waktu dengan jam pasir?

Sebelum Anda mulai mengukur waktu dengan jam pasir, pastikan untuk menuliskan deskripsi tugas Anda di buku catatan.

Jadi, ini adalah tugas yang saya lacak dengan menggunakan jam pasir:

• Memodifikasi kerangka blog.

Tujuannya adalah untuk meninjau garis besar dan mengedit beberapa bagian jika diperlukan. Tugas ini harus berlangsung 15 menit.

Tapi, karena saya hanya bisa melacak tiga menit dengan jam pasir, saya memutuskan untuk mengurai tugas 15 menit ini menjadi lima bagian. Jadi, setiap bagian berlangsung selama tiga menit, jadi saya harus mengedit setiap bagian dari kerangka blog dalam waktu tiga menit.

Kemudian, mulailah mengatur waktu aktivitas Anda dengan memutar jam pasir. Setiap kali Anda melihat jam pasir, Anda akan melihat berapa banyak waktu yang tersisa untuk menyelesaikan tugas Anda. Ingatlah untuk membalik jam pasir setelah waktunya habis.

Pro dan kontra dari pelacakan waktu dengan jam pasir

Dalam pengalaman saya, melacak aktivitas sehari-hari dengan jam pasir membuat saya sadar akan pergerakan waktu. Saya terus-menerus melihat butiran pasir jatuh dengan cepat, dan saya tahu bahwa inilah saatnya untuk fokus pada tugas. Oleh karena itu, saya selalu berusaha sebaik mungkin untuk memperhatikan pekerjaan.

Berbicara tentang manfaat menggunakan jam pasir sebagai pelacak waktu, inilah yang saya perhatikan:

• Tidak ada pemberitahuan suara dan dengan demikian, tidak ada gangguan suara, jadi Anda bisa fokus pada tugas Anda.
• Sejalan dengan keuntungan sebelumnya, jika Anda tidak mendengar bahwa waktu telah berlalu, terkadang Anda akan terus bekerja jika Anda merasakan ledakan inspirasi. Meskipun waktunya telah habis, bekerja beberapa menit lebih lama akan memiliki efek positif pada tugas dan hasil Anda secara keseluruhan. Fleksibilitas ini akan sangat berguna bagi mereka yang bekerja di industri kreatif.

Misalnya, alih-alih 15 menit, saya butuh sekitar 20 menit untuk mengubah garis besar blog. Namun, berkat tambahan lima menit yang tidak saya rencanakan, saya senang dengan versi baru dari kerangka blog.

Di sisi lain, ini adalah kerugian menggunakan jam pasir sebagai pelacak waktu:

• Jika Anda lelah, Anda dapat dengan mudah teralihkan dengan melihat pasir yang jatuh perlahan, yang akan mencegah Anda menyelesaikan tugas.
• Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, tidak ada opsi untuk menambahkan nama tugas atau deskripsi kecuali Anda ingat untuk menuliskannya di buku catatan.

Melacak waktu dengan stopwatch

Sekarang, memantau waktu dengan stopwatch adalah metode langsung yang sangat berguna untuk tugas yang berulang. Ini adalah tugas seperti membalas email, menunggu persetujuan manajer, dan menghadiri rapat. Jika Anda ingin mengetahui berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk tugas yang berulang, simpan saja stopwatch di dekat Anda saat rapat berikutnya dimulai.

Selain itu, stopwatch adalah alat yang hebat untuk mengukur waktu saat melakukan aktivitas pribadi, seperti berlari atau berbelanja.

Bagaimana cara melacak waktu dengan stopwatch?

Anda tidak akan membutuhkan peralatan mewah. Ponsel Anda, jam tangan Anda, atau bahkan jam tangan kebugaran akan melakukan triknya.

Sebelum mengklik tombol "Mulai", ingatlah untuk mencatat nama tugas. Misalnya, saya melacak waktu yang saya perlukan untuk membaca semua email di pagi hari. Jadi, deskripsi tugas ini adalah “Memeriksa kotak masuk dan membalas email.”

Setelah selesai, hentikan penghitung waktu dan tandai waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas. Dalam hal ini, saya beruntung tidak memiliki banyak email per hari, jadi saya menyelesaikan tugas ini dalam 5 menit.

Pro dan kontra dari pelacakan waktu dengan stopwatch

Merekam waktu dengan stopwatch sangat cocok untuk siapa saja yang suka membuat segala sesuatunya sesederhana mungkin.

Jadi, ini adalah sisi baik dari menggunakan stopwatch:

• Mudah digunakan, dan Anda tidak memerlukan peralatan khusus.
• Tidak ada gangguan visual atau kebisingan.

Namun, ada juga beberapa kekurangannya :

• Jika Anda terganggu oleh rekan kerja atau anggota keluarga, Anda dapat dengan mudah lupa untuk menjeda atau menghentikan pengatur waktu.
• Tidak ada opsi untuk menambahkan deskripsi/nama tugas yang telah Anda kerjakan; Anda harus ingat untuk menuliskannya sendiri.

Melacak waktu dengan timer Pomodoro

Cara praktis lain untuk mencatat waktu adalah dengan menggunakan teknik Pomodoro. Metode ini terdiri dari sesi kerja 25 menit (Pomodoros), diikuti dengan jeda 5 menit di antara interval kerja.

Sekarang, untuk melacak sesi kerja Anda, Anda harus menggunakan aplikasi pengatur waktu Pomodoro, seperti Clockify, atau pengatur waktu dapur Anda. Kami akan menjelaskan kedua cara di bagian berikut.

Bagaimana cara melacak waktu dengan timer Clockify Pomodoro?

Untuk memanfaatkan timer Pomodoro, Anda harus menginstal aplikasi Clockify untuk Mac terlebih dahulu atau menggunakan ekstensi browser Clockify. Kemudian, buat akun dan masuk. Selanjutnya, buka pengaturan dan aktifkan Pomodoro.

Jadi, setiap kali Anda mulai mengerjakan tugas baru, pastikan untuk mengetik apa yang sedang Anda kerjakan dan mulai pengatur waktu. Setelah 25 menit, Anda akan mendapatkan notifikasi yang artinya sudah waktunya istirahat. Anda juga akan diberi tahu saat istirahat selesai. Kemudian, Anda dapat melanjutkan bekerja selama 25 menit lagi atau menghentikan penghitung waktu jika Anda telah menyelesaikan tugas Anda.

Timer Pomodoro sangat berguna saat Anda harus menangani beberapa tugas kecil atau satu tugas berat lainnya dalam sehari. Dalam kasus terakhir, Anda mungkin perlu satu hari penuh untuk menyelesaikan tugas. Oleh karena itu, untuk mempermudah, pastikan untuk mengatur hari Anda dengan bekerja dalam kelipatan 25 menit. Tentu saja, istirahatlah sejenak setelah setiap sesi kerja. Jika perlu, Anda dapat memperpanjang Pomodoros menjadi 45, 60, atau 90 menit. Pastikan Anda mengubah detail ini di pengaturan.

Misalnya, ketika menulis posting blog, saya merasa bekerja hanya selama 25 menit adalah kerangka waktu yang singkat. Saya biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama, seperti 45 menit atau bahkan satu jam kerja tanpa gangguan. Dengan begitu, kemungkinan besar saya akan tetap fokus pada proses penulisan.

Seperti yang Anda lihat di bawah, saya menguraikan tugas utama saya untuk hari itu, menulis posting blog, menjadi beberapa sesi 45 menit, bersama dengan istirahat singkat. Selain itu, setiap Pomodoro di sini berisi deskripsi tugas, seperti "Menulis bagian 1", "Menulis bagian 2" dan seterusnya. Saat Anda memberi nama sesi kerja Anda, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengetahui bagian mana dari tugas yang telah Anda selesaikan.

Pro dan kontra waktu pelacakan dengan timer Clockify Pomodoro

Timer Pomodoro adalah solusi yang bagus jika Anda kesulitan mengarahkan perhatian Anda ke tempat kerja. Apakah Anda biasanya memiliki satu tugas utama per hari atau satu set tugas yang lebih kecil, Anda pasti akan mendapat manfaat dari merekam waktu Anda dengan Pomodoro.

Jadi, inilah keuntungan menggunakan timer Pomodoro:

• Anda dapat memilih kerangka waktu yang paling sesuai untuk Anda dan aktivitas Anda, oleh karena itu, tingkatkan produktivitas Anda. Plus, Anda akan mendapatkan pemberitahuan untuk waktu istirahat.
• Anda dapat menuliskan nama tugas yang sedang Anda kerjakan.
• Anda tidak akan terganggu saat menangani tugas Anda karena pengatur waktu bekerja di latar belakang.

Ketika datang ke kelemahan timer Pomodoro, saya hampir tidak menyadarinya. Tapi, inilah yang saya alami:

• Istirahat mungkin tampak tidak wajar dan terkadang tidak perlu. Misalnya, ketika pikiran saya terasa berenergi dan siap bekerja di pagi hari, saya sebenarnya tidak perlu istirahat setelah bekerja selama 45 menit. Di sisi lain, saya tidak akan melewatkan istirahat Pomodoro di sore hari, ketika tingkat energi saya jauh lebih rendah.

Bagaimana cara melacak waktu dengan pengatur waktu dapur Pomodoro?

Anda mungkin menggunakan pengatur waktu dapur Pomodoro saat memasak pasta atau merebus telur. Terlepas dari tujuan kuliner ini, perangkat praktis ini juga dapat membantu Anda memantau tugas kerja Anda. Tidak seperti timer Pomodoro online, versi dapur mungkin tidak cocok untuk memantau seluruh hari kerja dan semua tugas. Namun, Anda dapat bereksperimen dengan melacak tugas yang biasanya Anda selesaikan setiap hari dan berlangsung hingga 10 atau 15 menit. Selain itu, Anda dapat menggunakannya untuk tugas berulang. Dan, jika Anda menyetel penghitung waktu, Anda akan mendorong diri sendiri untuk menyelesaikan tugas yang tidak terlalu menuntut ini dalam kerangka waktu.

Misalnya, saya punya kebiasaan menulis daftar tugas untuk besok, sebelum keluar dari kantor. Daftar ini sangat berharga karena memastikan Anda tidak akan melupakan sesuatu yang penting keesokan paginya. Selain itu, membuat rencana untuk hari esok harus menjadi bagian dari ritual akhir hari kerja Anda, yang juga akan membantu Anda melepaskan diri dari pekerjaan.

Jadi, saya ingin melihat apakah pengatur waktu dapur Pomodoro dapat membantu saya menjadi lebih efisien dengan tugas ini. Seperti yang sudah Anda ketahui, prosesnya tidak bisa lebih mudah, Anda hanya perlu mengatur timer dan mulai mengerjakan tugas Anda.

Pro dan kontra melacak waktu dengan pengatur waktu dapur Pomodoro

Alat pelacak waktu ini praktis jika Anda tidak ingin membuang waktu terlalu banyak untuk melakukan tugas yang berulang. Misalnya, jika Anda ingin merapikan meja atau membuka kotak masuk Anda. Berbicara tentang tugas yang saya sebutkan sebelumnya, menulis to-do list, merekam waktu dengan timer dapur Pomodoro cukup praktis. Meskipun saya mengatur timer selama 15 menit, saya berhasil menyelesaikan tugas dalam waktu 10 menit.

Inilah yang saya sukai dari pengatur waktu dapur Pomodoro:

• Sangat mudah digunakan dan sangat nyaman untuk tugas-tugas yang lebih kecil.
• Anda dapat memilih periode waktu yang Anda butuhkan, dari satu hingga 55 menit.

Pada saat yang sama, inilah yang tidak saya sukai dari pengatur waktu dapur Pomodoro:

• Anda tidak dapat menjeda pengatur waktu jika perlu, jika Anda terganggu.

Selain itu, suara jam yang terus berdetak membuat saya merasa seperti sedang mengikuti kontes TV, bersaing dengan seseorang. Tapi, mungkin suara inilah yang memotivasi saya untuk lebih efisien karena saya hanya membutuhkan waktu kurang dari 15 menit untuk menuliskan to-do list.

Melacak waktu di dalam aplikasi untuk bekerja

Apakah Anda biasanya beralih di antara berbagai aplikasi manajemen proyek, komunikasi, atau produktivitas selama hari kerja biasa? Misalnya, Anda memiliki beberapa rapat Zoom per hari. Plus, Anda harus berurusan dengan tugas-tugas dari Trello atau Asana dan sering memeriksa email Anda. Untuk tetap di atas setiap tugas, Anda memerlukan alat pelacak waktu yang memungkinkan Anda merekam waktu dari aplikasi lain, seperti Clockify.

Bagaimana cara melacak waktu dengan integrasi Clockify?

Untuk menggunakan integrasi pelacakan waktu, Anda harus menginstal ekstensi Clockify untuk Chrome, Firefox, atau Edge terlebih dahulu. Setelah Anda melakukannya dan masuk, tombol akan terlihat. Selanjutnya, ketika Anda mulai bekerja di Google Doc, Figma, QuickBooks, atau aplikasi lain, Anda cukup memulai tombol "Mulai pengatur waktu".

Tombol “Mulai pengatur waktu” di Google Documents

Kemudian, Anda akan melihat bagaimana ikon ekstensi berubah warna – dari abu-abu menjadi biru. Misalnya, saya menggunakan metode pencatatan waktu ini saat menulis posting blog di Google Documents. Jadi, ekstensi akan memberi nama tugas Anda dengan mengambil nama dokumen ketika datang ke Google Documents. Tapi, Anda harus menambahkan nama proyek sendiri. Setelah saya menghentikan penghitung waktu, tugas itu secara otomatis ditambahkan ke waktu yang saya lacak.

Pro dan kontra waktu pelacakan dengan integrasi Clockify

Menghubungkan aplikasi yang biasa Anda gunakan sepanjang hari kerja dengan pelacak waktu bisa sangat bermanfaat. Anda akan dapat mempelajari lebih lanjut tentang kebiasaan produktivitas Anda.

Jadi, inilah keuntungan mengadopsi integrasi Clockify ke dalam rutinitas harian Anda:

• Memulai penghitung waktu dan menambahkan detail tentang tugas Anda sangatlah mudah. Plus, jika Anda menambahkan tugas baru setiap kali beralih ke aplikasi baru, Anda akan memiliki daftar lengkap tugas terlacak di penghujung hari.
• Kemungkinan kecil Anda akan terganggu oleh timer karena hanya berubah warna saat Anda mengkliknya. Karena itu, Anda juga akan lebih produktif.

Berbicara tentang kelemahan integrasi Clockify, tidak ada yang utama. Namun, jika pekerjaan Anda mengharuskan Anda untuk mengerjakan satu tugas yang lebih besar di siang hari atau jika Anda hanya bekerja di satu aplikasi sepanjang hari, mungkin Anda tidak akan menemukan integrasi Clockify yang berguna untuk kebutuhan Anda. Dalam hal ini, Anda hanya harus ingat untuk menuliskan jam kerja Anda untuk hari itu dan deskripsi tugas.

Kesimpulan

Dalam hal pelacakan waktu, hal baiknya adalah Anda bisa menjadi kreatif. Bergantung pada tugas dan kerumitannya, Anda dapat mengukur waktu dengan beberapa alat sederhana seperti stopwatch atau jam pasir. Atau, Anda dapat mencoba perangkat lunak pelacakan waktu, jika Anda perlu menambahkan beberapa detail yang tepat tentang tugas Anda. Kami harap kami berhasil memicu minat Anda dalam merekam waktu dengan beberapa metode yang kami uji untuk artikel ini. Dan siapa tahu, mungkin Anda akan menemukan bahwa alat pelacak waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan profesional Anda, sementara alat lain membantu Anda memantau aktivitas pribadi Anda.