5 Alasan Memilih Aplikasi Pelacakan Waktu untuk Perusahaan Konstruksi Anda

Tenaga kerja merupakan salah satu biaya yang paling mahal untuk setiap proyek konstruksi. Namun terlalu sering, kita gagal melacak waktu dan tenaga secara akurat. Banyak perusahaan masih menggunakan timesheets kertas karena tampaknya menjadi rute yang paling nyaman atau sederhana untuk melacak waktu. Yang benar adalah, melacak waktu dengan lembar waktu kertas menghabiskan banyak uang bagi bisnis. Menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu bisa sangat bermanfaat bagi setiap perusahaan. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa menurut kami organisasi konstruksi Anda harus menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu.

Penggajian yang akurat

Memberikan penggajian secara akurat adalah salah satu keuntungan terbesar menggunakan aplikasi pelacakan waktu konstruksi. Anda tidak bisa membayar terlalu rendah atau membayar lebih kepada karyawan. Oleh karena itu, mendapatkan penggajian yang benar sangat penting untuk bisnis apa pun. Ketika bisnis menggunakan lembar waktu kertas atau perangkat lunak spreadsheet, itu benar-benar meningkatkan kemungkinan kesalahan penggajian. Ini karena lembar waktu dan lembar kerja kertas membutuhkan banyak pekerjaan input manual. Input manual sangat rawan kesalahan, dapat menyebabkan kesalahan penggajian, dan mungkin tuntutan hukum.

Menggunakan aplikasi pelacakan waktu akan secara drastis meminimalkan risiko yang terlibat dalam mendapatkan penggajian yang benar. Karyawan Anda dapat masuk atau keluar di smartphone atau perangkat di back office alih-alih menulis waktu mereka di atas kertas atau memasukkan entri waktu melalui spreadsheet.

Perangkat lunak pelacakan waktu yang baik juga akan terintegrasi dengan berbagai perangkat lunak penggajian dan akuntansi seperti QuickBooks, ADP, dan banyak lainnya. Ini akan membuat transisi entri waktu ke perangkat lunak penggajian menjadi mulus dan bebas kesalahan

Penagihan Akurat

Meskipun Anda tidak ingin membayar lebih atau kurang membayar karyawan, Anda pasti tidak ingin membayar terlalu mahal atau terlalu rendah untuk pekerjaan yang dilakukan. Menagih klien atau pelanggan Anda adalah hal yang benar dan etis untuk dilakukan. Jumlah waktu yang dihabiskan untuk suatu pekerjaan dapat dilacak dengan lebih akurat jika setiap orang melakukan yang terbaik untuk melaporkan jam kerja mereka dengan benar. Sistem pelacakan waktu memudahkan untuk menagih klien secara akurat untuk pekerjaan yang dilakukan.

Ketika sistem pelacakan waktu digabungkan dengan kemampuan untuk mengambil foto di tempat dari pekerjaan yang sedang dilakukan, itu menambah lebih banyak profesionalisme dan akuntabilitas untuk tim konstruksi.

Pelacakan Lembur

Banyak negara bagian AS memiliki undang-undang lembur untuk jam kerja dalam sehari atau seminggu. Penting untuk memberikan kompensasi yang tepat kepada karyawan untuk jam kerja lembur. Banyak proyek konstruksi membutuhkan beberapa jam lembur untuk menyelesaikan proyek sesuai jadwal. Menghitung lembur dengan benar bisa menjadi mimpi buruk tergantung pada keadaan di mana Anda tinggal.

Untungnya, perangkat lunak pelacak waktu dapat membantu Anda melacak lembur secara akurat. Perangkat lunak pelacakan waktu yang bermanfaat juga akan memberi tahu karyawan ketika mereka melewati jam yang ditentukan setiap hari.

Tuntutan hukum FLSA sedang meningkat dan sekali lagi Anda tidak bisa melakukan kesalahan penggajian. Perangkat lunak pelacakan waktu konstruksi akan membantu menghilangkan kesalahan yang terkait dengan lembar waktu yang tidak akurat

Hemat Waktu & Uang

Seperti kata pepatah, "waktu adalah uang" dan perangkat lunak pelacakan waktu dapat menghemat banyak waktu dan uang. Biaya tidak menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu sangat besar. Misalnya, dengan timesheets kertas, Anda harus berurusan dengan tulisan tangan yang buruk. Tidak semua orang menulis dengan jelas sehingga waktu dapat terbuang sia-sia untuk menindaklanjuti atau mengejar orang lain untuk memastikan lembar waktu mereka dengan benar. Mengapa menghabiskan berjam-jam menunggu seorang karyawan untuk mengkonfirmasi tulisan tangan mereka ketika teknologi dapat membuat ini lebih mudah.

Ada juga beban tambahan berupa lembar waktu yang tidak diserahkan tepat waktu. Banyak orang tidak suka mencatat waktu dan yang lain bahkan tidak menyerahkan kartu waktu mereka tepat waktu kecuali diminta. Waktu penggajian dapat diperburuk ketika karyawan harus terus-menerus didorong untuk menyerahkan kartu waktu mereka. Parahnya lagi, saat menjalankan payroll dan karyawan tidak bisa dihubungi. Ini membuat orang yang menjalankan penggajian dalam kesulitan dan kemungkinan salah menafsirkan angka-angka pada kartu waktu.

Penganggaran dan Penetapan Biaya Pekerjaan yang Lebih Baik

Sangat mudah untuk mengabaikan manfaat tambahan dari penganggaran yang lebih baik dan penetapan biaya pekerjaan yang disediakan oleh perangkat lunak pelacakan waktu. Terkadang orang lupa untuk mengganti pekerjaan atau kode biaya untuk pekerjaan dengan beberapa kode biaya. Hal ini menyebabkan perhitungan yang tidak akurat untuk jam yang dapat ditagih.

Mungkin tidak cocok dengan pelanggan Anda jika mereka ditagih untuk pekerjaan yang seharusnya tidak mereka lakukan. Demikian pula, rekan tim atau karyawan Anda tidak akan senang jika mereka tidak dibayar sesuai dengan apa yang mereka pikir seharusnya dibayar.

Terkadang perangkat lunak pelacakan di luar sana akan membantu Anda merencanakan anggaran untuk bisnis konstruksi Anda. Perangkat lunak pelacakan waktu yang dirancang dengan cermat akan menunjukkan jam aktual vs perkiraan jam kerja sesuai anggaran Anda dan akan mengingatkan Anda jika Anda akan melebihi perkiraan jam kerja Anda. Polina Export adalah salah satu organisasi yang menggunakan perangkat lunak pelacakan tersebut untuk meningkatkan produktivitas.

Mengurangi Pencurian Waktu

Pencurian waktu adalah masalah serius bagi banyak bisnis. American Payroll Association telah menunjukkan bahwa sebagian besar karyawan mengklaim 10 menit sehari waktu tambahan. 10 menit di sana-sini untuk setiap karyawan benar-benar mulai bertambah seiring waktu. Ini menjadi sangat mahal untuk bisnis ketika pencurian waktu tidak ditangani. Katakanlah Anda memiliki 5 karyawan yang semuanya dibayar dengan $10/jam. Jika karyawan Anda mengklaim 10 menit waktu ekstra setiap hari, maka selama periode 5 hari, satu karyawan akan mengklaim hampir satu jam waktu ekstra. Nah, itu secara konservatif kehilangan $50 seminggu untuk semua 5 karyawan Anda. Dalam sebulan itu $200. Untuk perusahaan dengan banyak karyawan yang membayar upah lebih tinggi, itu menjadi sangat mahal.

Bentuk lain dari pencurian waktu termasuk meninju teman. Pukulan teman terjadi ketika seorang rekan kerja memutuskan untuk masuk atas nama karyawan lain ketika karyawan yang masuk tidak siap bekerja. Ada banyak alasan mengapa satu karyawan mungkin ingin bekerja untuk karyawan lain, tetapi tindakan meninju teman adalah bentuk penipuan waktu. Banyak aplikasi pelacak waktu saat ini mengadopsi teknologi akuntabilitas yang berbeda untuk memastikan bahwa pekerja konstruksi tidak masuk secara curang. Teknologi tersebut mencakup geofencing, pelacakan GPS dari jalur yang dilalui, pembaca sidik jari, dan pengenalan wajah.

Kesimpulan

Untuk arah apa pun yang Anda pilih, Anda harus mencoba menghindari penggunaan lembar waktu atau lembar kerja kertas. Ini adalah cara yang sangat mahal untuk melacak penggajian untuk kontraktor umum atau bisnis konstruksi Anda. Perangkat lunak pelacakan waktu adalah cara baru dan teraman untuk melacak waktu.

Jika Anda ingin mengadopsi solusi pelacakan waktu untuk bisnis Anda, pastikan untuk memeriksa Timer.