Apa itu Pesanan Pembelian? Bagaimana Cara Membuatnya Sendiri?

Mengenai manajemen pemasok, Anda memerlukan produk atau layanan tertentu untuk menjalankan bisnis kecil Anda, jadi Anda menghubungi pemasok Anda dan memberi tahu mereka apa yang Anda butuhkan. Mereka menawarkannya. Anda membayar mereka untuk itu.

Tampaknya terlalu mudah? Ya, proses pembelian produk bisa lebih rumit dari deskripsi. Mungkin ada masalah pembayaran, kekurangan pasokan, miskomunikasi yang mengakibatkan pengiriman yang salah, dan gangguan penjadwalan.

Namun demikian, memperoleh layanan dari penjual yang andal dengan cara yang mulus dan tepat waktu tidak harus bagus untuk menjadi kenyataan - itu bisa jadi mungkin, dan memilih pesanan pembelian dapat membantu. Itu sebabnya Anda harus hati-hati mengikuti artikel di bawah ini Apa itu Purchase Order & Bagaimana Cara Membuatnya Sendiri?

Apa itu pesanan pembelian?

Definisi

Pesanan pembelian, juga dikenal sebagai PO, adalah dokumen resmi yang dikirim dari pembeli yang berkomitmen untuk membayar vendor untuk penjualan barang atau jasa tertentu yang akan dikirim di masa depan.

Manfaat yang diperoleh pembeli adalah kemampuan untuk menutup pesanan tanpa pembayaran instan. Dari sudut pandang vendor, PO adalah metode untuk memberikan kredit kepada pembeli tanpa risiko, karena pembeli berkewajiban untuk membayar ketika barang atau jasa telah dikirim.

Setiap PO menyertakan nomor unik yang menyertainya yang membantu pembeli dan vendor melacak pengiriman dan pembayaran. Sebuah selimut PO berkomitmen untuk terus membeli barang atau jasa sampai maksimum tertentu tercapai.

Contoh

Berbagai jenis pesanan pembelian

1. Pesanan pembelian standar

Pesanan pembelian standar adalah yang paling populer dan dikenal. Dalam hal ini, pembeli mengetahui informasi pembelian dengan jelas dan dapat menentukan produk atau layanan apa yang mereka beli, jumlah, jadwal pengiriman, dan kebijakan pembayaran.

Misalnya, bisnis yang kehabisan kartrid printer mungkin menutup pesanan pembelian standar karena mereka tahu persis berapa banyak yang mereka butuhkan dan kapan mereka perlu mendapatkannya.

2. Pesanan pembelian yang direncanakan

Saat membuat pesanan pembelian yang direncanakan, pembeli memprediksi permintaan masa depan perusahaan mereka untuk produk yang bersangkutan dengan menempatkan pesanan pembelian di muka. Dalam situasi ini, informasi seperti produk, harga, dan kebijakan pembayaran diketahui, tetapi jumlahnya didasarkan pada tebakan, dan tanggal pengiriman bersifat tentatif.

Misalnya, jika bisnis yang sama yang kehabisan kartrid printer membuat pesanan pembelian yang direncanakan, pembeli akan memperkirakan jumlah kartrid printer yang mereka butuhkan dengan jadwal pengiriman yang lebih fleksibel.

3. Pesanan pembelian selimut

Dengan pesanan pembelian selimut, pembeli membuat banyak pesanan pada saat yang sama untuk menegosiasikan diskon harga.

Misalnya, jika bisnis yang sama dapat menegosiasikan kesepakatan yang menguntungkan dengan berkomitmen untuk membuat banyak pesanan kartrid printer dan kertas dari satu pemasok, mereka mungkin berpikir untuk menggunakan pesanan pembelian menyeluruh untuk mendapatkan produk ini.

4. Pesanan pembelian kontrak

Pesanan pembelian kontrak dianggap sebagai variasi paling formal. Dalam situasi ini, pembeli dan vendor menandatangani kontrak tentang persyaratan pembeli sebelum pesanan pembelian yang merujuk kontrak dirilis. Pesanan pembelian semacam ini memberikan perlindungan hukum paling besar bagi mereka yang terlibat.

Misalnya, jika bisnis yang sama menandatangani kontrak dengan penyedia mereka yang menguraikan produk, nomor, harga, dan jadwal pengiriman barang yang dijanjikan dan menindaklanjuti dengan pesanan pembelian standar, bisnis ini akan tetap berada di bawah perjanjian pesanan pembelian kontrak.

Pesanan pembelian vs Faktur: Apa perbedaannya?

Pembeli membuat pesanan pembelian, dan vendor membuat faktur. Vendor dapat mengirimkan faktur sebagai metode untuk menagih pembayaran - jika ada persyaratan pembayaran tertentu atau dapat mengirimkan faktur dengan saldo nol sebagai metode untuk mencatat bahwa pembayaran telah dikonfirmasi untuk pesanan.

Pesanan pembelian dan faktur menyertakan detail yang sama, seperti alamat penagihan, dan tujuan pengiriman, Faktur biasanya merujuk nomor pesanan pembelian, dengan adanya nomor faktur untuk memperjelas bahwa kedua dokumen terkait dan sesuai satu sama lain. Perbedaan utama adalah informasi pesanan dan informasi teknis tambahan yang terkandung dalam pesanan pembelian tidak ditambahkan ke faktur.

Perhatikan contoh berikut:

John, si pembeli, mendapat informasi dari departemen dalam organisasinya: membutuhkan monitor baru untuk komputer di kantor. Dia membuat pesanan pembelian yang menunjukkan jumlah dan persyaratan rinci untuk monitor.

Perusahaan yang menjual monitor mendapat pesanan. Ketika mereka mengonfirmasi bahwa mereka dapat memasok pesanan, mereka melewati PO dan menerima pembayaran, atau mengirim barang dagangan dengan harapan pembayaran didasarkan pada persyaratan pembayaran terakhir yang disepakati. Ketika pembayaran diterima, pemenuhan pesanan terjadi, dan monitor dikirimkan dengan tanggal pengiriman dan detail pelacakan, dan John mendapatkan faktur.

Faktur baik mengidentifikasi pembayaran yang dikirim sebelum barang dikirim atau terdiri dari tanggal kedaluwarsa pembayaran jika uang tidak dikirim terlebih dahulu. John memeriksa faktur untuk memastikan cocok dengan pesanan pembelian, dan memeriksa slip pengepakan untuk memastikan semua produk yang dipesan telah diterima, dan pembayaran hanya dikeluarkan untuk barang yang dipesan dan diterima, dalam proses yang disebut pencocokan tiga arah.

Pesanan pembelian sering disalahartikan dengan jenis dokumen lain. Penting untuk mengetahui perbedaan antara pesanan dan kontrak, perbedaan antara pesanan pembelian dan pesanan kerja, dan perbedaan antara pesanan pembelian dan pesanan penjualan.

Fungsi pesanan pembelian

Pembeli memilih untuk memesan produk dari vendor

Sebelum pesanan dapat ditutup, pembeli harus mengklarifikasi kebutuhan yang dapat dipenuhi oleh barang atau jasa vendor. Selama tahap ini, pembeli harus memastikan barang atau jasa apa yang dibutuhkan, berapa banyak barang yang mereka butuhkan (jika mungkin), dan kapan mereka membutuhkannya.

Misalnya, jika Anda harus memesan kotak baru untuk mengirimkan pesanan produk Anda ke konsumen, hitung jumlah kotak yang Anda perlukan, dan waktu Anda membutuhkannya.

Katakanlah Anda memiliki liburan yang diharapkan datang; Anda mungkin melihat pesanan kotak tahun sebelumnya dan mengalikannya dengan perkiraan pertumbuhan Anda liburan ini untuk memesan jumlah yang tepat.

Pembeli menyusun pesanan pembelian dan mengirimkannya ke vendor untuk disetujui

Dengan rincian di atas, pembeli harus menguraikan pesanan pembelian dan mengirimkannya ke vendor mereka untuk disetujui. Saat mengirimkan pesanan pembelian ke vendor, tunjukkan bahwa persetujuan diperlukan untuk memastikan prosesnya sesuai jadwal.

Idealnya, respons harus tiba tepat waktu untuk mendapatkan barang atau jasa sesuai jadwal atau memberi pembeli cukup waktu untuk mendapatkannya dari vendor lain.

Dari contoh di atas, ketika Anda telah mengklarifikasi penjual yang dapat memasok kotak Anda, mengetahui berapa banyak kotak yang Anda perlukan dan kapan Anda membutuhkannya, Anda dapat menggunakan informasi ini untuk menyusun pesanan pembelian Anda.

Vendor meninjau pesanan pembelian dan mengonfirmasi apakah dapat memenuhi permintaan tersebut

Ketika vendor mendapatkan pesanan pembelian, itu tergantung pada mereka untuk meninjau permintaan dan memeriksa persediaan atau ketersediaan untuk mengkonfirmasi apakah itu dapat dipenuhi pada tanggal jatuh tempo dari pembelian.

Dalam kasus pengiriman kotak, penjual telah meninjau pesanan Anda, dan setelah meninjau inventaris dan kapasitas pengiriman mereka, mereka mengidentifikasi bahwa mereka dapat memenuhi permintaan Anda.

Persetujuan pesanan pembelian

Jika vendor dapat memenuhi permintaan seperti yang dipandu oleh pembeli, mereka akan menyetujui pesanan pembelian dan membuatnya sah untuk mengikat.

Karena perusahaan kotak dapat memenuhi permintaan Anda, mereka mengirimkan salinan pesanan pembelian yang disetujui kepada Anda untuk melakukan konfirmasi.

Pemenuhan produk atau layanan

Setelah pesanan pembelian disetujui, vendor bertanggung jawab untuk memasok barang atau jasa sesuai kesepakatan. Selama langkah ini, mereka dapat membuat dan mengirim faktur kepada pembeli untuk kuantitas dalam pesanan pembelian. Faktur harus merekap produk apa yang ditawarkan, jumlah yang relevan, dan jumlah utang.

Misalnya, setelah menyetujui pengiriman kotak, Anda harus mendapatkan pesanan yang dipenuhi dan faktur untuk jumlah yang terutang. Penjual ini memiliki 30 syarat pembayaran bersih, dengan harapan pembayaran dalam waktu 30 hari setelah faktur diterbitkan.

Faktur dibayar

Selama langkah terakhir ini, tanggung jawab pembeli adalah membayar faktur sesuai dengan syarat pembayaran vendor.

Itu tergantung pada pembeli untuk mengirimkan pembayaran untuk faktur dengan syarat pembayaran yang disetujui.

Bagaimana cara membuat pesanan pembelian?

Apakah Anda ingin membuat pesanan pembelian Anda? Inilah yang perlu Anda sertakan:

• Header - Menampilkan informasi perusahaan Anda termasuk nama perusahaan, lokasi bisnis, tanggal pesanan pembelian, dan nomor pesanan.
• Informasi penjual - Sertakan penerima yang tepat untuk pesanan pembelian. Di sinilah Anda memasukkan nama perusahaan vendor, nama kontak terperinci Anda, dan alamat perusahaan vendor.
• Kirim ke - Identifikasi di mana pesanan harus dikirimkan, apa metode pengirimannya, syarat pengiriman, dan tanggal pengiriman tentatif.
• Informasi pemesanan - Untuk setiap item yang termasuk dalam pesanan, berikan item baris dengan kode produk atau nomor SKU, nama atau deskripsi item, jumlah unit yang dibutuhkan, harga per unit, dan tanggal pengiriman setiap produk.
• Ringkas - Selesaikan pesanan pembelian dengan menawarkan subtotal, diskon, pajak, biaya pengiriman, dan total keseluruhan yang berlaku.

Ringkasan

Melalui artikel ini, kami harap Anda dapat memahami pengertian Purchase Order dan cara pembuatannya. Kami juga menyertakan pengetahuan tentang perbedaan antara pesanan pembelian dan faktur untuk Anda.

Tinggalkan pertanyaan apa pun yang Anda miliki di kotak komentar; kami di sini untuk membantu dan mendukung Anda. Jangan ragu untuk menghubungi kami.