Tagihan Balik: Bagaimana Anda Dapat Melindungi Bisnis Anda darinya

Tagihan balik. Mereka bisa merasa seperti jerat mencekik di sekitar margin keuntungan pedagang baik online maupun bata-dan-mortir!

Perasaan ini dibenarkan oleh sebuah penelitian yang menunjukkan bahwa pedagang kehilangan hampir $300 dari setiap transaksi CP yang dilakukan melalui kartu kredit dari beberapa penerbit kartu utama seperti AMEX dan Discover, dan bukan hanya pendapatan yang diperoleh dengan susah payah yang terpukul!

Perusahaan penerbit kartu kredit seperti VISA, AMEX, dan Discover memberlakukan batas tagihan balik 1% di seluruh industri. Dalam istilah awam, ini berarti bahwa untuk setiap 100 transaksi yang Anda proses di toko Anda, maksimal satu transaksi diperbolehkan menghadapi masalah tolak bayar.

Jadi apa yang terjadi jika Anda menyimpang di luar zona hijau 1%? Anda akan diberikan waktu interval (eufemisme perusahaan untuk peringatan) di mana Anda harus membawa rasio tagihan balik terhadap transaksi Anda di bawah 1%. Jika Anda terus bergerak ke zona merah, bank Anda akan menangguhkan dan kemungkinan besar menghentikan akun pedagang Anda.

Dan bank atau lembaga keuangan tidak akan berhenti di situ. Mereka akan menempatkan Anda di 'Daftar Pertandingan'. Ini BUKAN daftar yang Anda inginkan untuk bisnis Anda; jika Anda akhirnya menggunakannya, kemungkinan tidak ada institusi lain yang akan mengizinkan Anda meng-host akun pedagang Anda dengan mereka. Dan bahkan jika mereka melakukannya, Anda akan dikenakan biaya pemrosesan yang lebih tinggi.

Jadi apa hikmahnya? Bagaimana Anda bisa terus menyediakan barang dan jasa Anda kepada pelanggan tanpa takut akan perhitungan keuangan?

Teruslah membaca dan cari tahu.

Apa sebenarnya tagihan balik itu?

Tolak bayar adalah semacam pengembalian uang. Ini adalah jumlah yang ditransfer dari rekening bank pedagang (dalam hal ini Anda) ke rekening bank pemegang kartu (pelanggan Anda) karena klaim yang diverifikasi.

Meruntuhkan proses tolak bayar

Mari kita uraikan proses tolak bayar untuk Anda sebelum kita berbicara tentang bagaimana Anda dapat mengatasinya.

Langkah 1: Pemegang Kartu memulai perselisihan transaksi

Hal ini terjadi ketika pemegang kartu, (pelanggan Anda) tidak mengenali transaksi pada laporannya.

Langkah 2: Bank penerbit kartu memberi tahu bank Anda setelah menentukan alasan di balik tolak bayar

Alasannya bisa salah satu dari berikut ini:

• Barang yang diminta tidak terkirim
• Transaksi telah diproses dua kali
• Produk tidak sesuai dengan deskripsi di website bisnis Anda
• Kartu pelanggan kedaluwarsa
• Nilai transaksi melewati batas cut-off
• Identitas pemegang kartu tidak diverifikasi

Langkah 3: Bank Anda mengirimkan pemberitahuan yang meminta Anda memberikan bukti terkait transaksi tersebut. Adalah wajib bahwa Anda, pedagang, memberikan bukti yang diminta dalam jangka waktu yang ditentukan; durasi ini biasanya sepuluh hari.

Jika Anda gagal untuk mematuhi, jumlah tagihan balik akan didebit ke akun Anda, yaitu Anda kehilangan uang!

Sekarang mari kita bahas bagaimana Anda dapat melawan tolak bayar!

Inilah strategi pertempuran Anda; perhatian!

Karena tolak bayar adalah masalah yang kompleks, kami telah membentuk strategi multi-segi. Lebih sederhana dan mungkin tidak cukup untuk membantu Anda mengatasi masalah ini secara efektif di semua tahap. Ada tiga aspek dalam strategi.

1. Persiapan psikologis

Persiapan psikologis kebetulan menjadi langkah pertama dan terpenting yang harus diambil dalam pertempuran ini.

Dengan kerangka berpikir yang benar, Anda akan lebih realistis dalam pendekatan Anda terhadap tolak bayar. Akibatnya, Anda akan terhindar dari stres yang mungkin timbul dari penerapan strategi Anda.

Fakta yang harus kamu terima

Karena klaim tolak bayar meningkat dari waktu ke waktu, ini bukan sesuatu yang akan hilang. Bahkan, itu akan meningkat setiap tahun menurut Invesp.

Karena alasan ini, Anda harus menerima kenyataan bahwa Anda tidak akan pernah dapat menghentikan tagihan balik agar tidak terjadi secara permanen.

Namun, penerimaan ini seharusnya tidak memberi Anda kesan bahwa Anda akan hidup damai dengan tolak bayar. Menerima masalah sebagai masalah membuat Anda tetap terhubung dengan kenyataan dan Anda dapat mencari solusi yang efektif.

Sekarang, mari kita lanjutkan ke langkah kedua dalam strategi tolak bayar.

2. Terima tolak bayar dengan sangat serius!

Jika Anda menghadapi tagihan balik untuk transaksi senilai $100, Anda akan dikenakan biaya rata-rata $240!

Alasan klaim tolak bayar dapat membebani Anda lebih dari nilai transaksi adalah karena berbagai biaya pemrosesan yang dikenakan kepada Anda oleh lembaga keuangan dan fakta bahwa Anda tidak akan mendapatkan kembali barang dagangan/layanan Anda.

Pada titik ini, Anda harus memiliki gagasan yang sangat jelas tentang bagaimana tolak bayar yang merugikan bagi bisnis Anda. Anda juga harus memiliki pola pikir untuk melawan mereka secara efektif!

Mari kita lanjutkan ke langkah ketiga.

3. Tindakan pencegahan

Tindakan pencegahan adalah kekuatan pencegah. Jika Anda ingin mencegah tagihan balik diklaim sejak awal, ini adalah tindakan yang harus Anda lakukan kemarin!

Langkah-langkah ini adalah:

Gunakan deskriptor transaksi yang mudah dikenali

Cara bisnis Anda muncul dalam deskripsi transaksi pada laporan mutasi kartu pelanggan Anda sangatlah penting. Jika tidak cocok, pelanggan Anda akan bingung dan mungkin mencurigai adanya kecurangan. Kesimpulan ini – meskipun salah – dapat menyebabkan pelanggan mengajukan tolak bayar.

Satu kesalahan yang dilakukan perusahaan adalah mereka mendaftar ke perusahaan pemroses pembayaran menggunakan nama perusahaan induk, bukan nama mereka. Berikut ini contoh.

Misalkan merek pakaian Escala Fitness dimiliki oleh Alphabet Inc. Kemudian seorang pelanggan, Josie, memesan dua pasang legging dari Escala dengan harga $137,78. Pengiriman tertunda karena badai yang Escala beri tahu Josie sebelumnya. Kemudian, pada pernyataan kartunya, Josie melihat nama "Alphabet Inc" alih-alih "Escala," yang dia harapkan. Dia segera menghubungi banknya untuk memulai tolak bayar.

Hindari kesalahan ini dengan cara apa pun!

Jika Anda ingin mengetahui bagaimana nama perusahaan Anda muncul di pernyataan pelanggan Anda, hubungi pemroses pembayaran atau akun pedagang, penyedia.

Pilih pemroses pembayaran yang dilengkapi dengan fitur anti-penipuan

Merupakan bagian integral bahwa pemroses pembayaran yang Anda terapkan di situs bisnis Anda memiliki mekanisme pencegahan penipuan bawaan. Ini sangat penting karena 6 dari setiap sepuluh tolak bayar adalah transaksi penipuan.

Pemroses pembayaran seperti Authorize.net dan eWay membanggakan beberapa fitur pencegahan penipuan yang sangat kompeten seperti filter transaksi, filter IP, dan penyaringan waktu nyata, di antara banyak lainnya.

Mengurangi waktu pengiriman barang dagangan

Jika Anda menjual produk fisik dan butuh berminggu-minggu agar produk Anda sampai ke tangan pelanggan Anda, maka kemungkinan mereka melupakan nama merek Anda meningkat. Lonjakan itu, pada gilirannya, akan meningkatkan kemungkinan klaim tolak bayar.

Terjadinya kasus tersebut didukung oleh studi yang dilakukan oleh Midigator yang menunjukkan bahwa lebih dari setengah dari semua tolak bayar diajukan dalam waktu 30 hari dari transaksi berlangsung.

Menurut jawaban yang diposting untuk pertanyaan "Seberapa sering orang memeriksa saldo bank mereka?", Kebanyakan orang menyatakan bahwa mereka memeriksanya setiap hari sementara beberapa melakukannya setiap minggu.

Ini juga dikonfirmasi oleh Ladders! 4 dari setiap 10 orang Amerika memeriksa saldo bank mereka hampir setiap hari dengan 4 lainnya melakukannya seminggu sekali.

Apa artinya ini bagi bisnis Anda? Nah, semakin cepat produk Anda sampai di tangan pelanggan Anda, semakin rendah kemungkinan mereka mengklaim tolak bayar!

Berada di sana untuk pelanggan Anda hingga, dan seterusnya, saat produk Anda menjangkau mereka

Banyak pertanyaan terlintas di benak pelanggan Anda tentang produk atau layanan Anda, bahkan setelah melakukan pembayaran. Jika Anda menjawab pertanyaan apa pun sesegera mungkin, pelanggan Anda diyakinkan tentang keandalan merek Anda. Dimasukkan ke dalam cahaya positif seperti itu secara drastis mengurangi kemungkinan terjadinya tolak bayar.

Jadi, jika pelanggan menghubungi Anda melalui obrolan langsung atau pesan media sosial, tanggapi sesegera mungkin!

Jelaskan dengan jelas masalah apa pun tentang produk Anda yang dapat menyebabkan ketidaknyamanan bagi pelanggan Anda

Ada beberapa masalah tentang produk yang mungkin membuat pelanggan Anda bertanya-tanya. Masalah-masalah ini termasuk warna, pengukuran, kemudahan penggunaan dan sebagainya.

Jika Anda mengklarifikasi masalah ini di halaman produk situs web Anda, pelanggan Anda akan siap secara mental. Akibatnya, kemungkinan mereka akan mengajukan tolak bayar hampir nol.

AliExpress dikenal dengan praktik ini.

Dalam deskripsi produk pakaian mereka, mereka menyebutkan bahwa karena pengukuran manual, mungkin ada perbedaan. Atau bahwa warna produk, pada kenyataannya, mungkin sedikit berbeda dari yang ditampilkan di situs web, karena resolusi layar.

Menyertakan detail ini adalah praktik yang bagus saat Anda menjual produk fisik! Dengan cara ini, pelanggan Anda diberi tahu tentang masalah apa pun terkait produk Anda di muka. Memiliki pengetahuan seperti itu membuat pelanggan Anda merasa nyaman, dan Anda tampak jujur ​​dan berorientasi pada pelanggan! Siapa yang tidak suka itu?

Mengisi pelanggan Anda setelah memberikan layanan, atau setelah produk Anda mencapai mereka

Ketika seorang pelanggan melihat bahwa mereka akan dikenakan biaya SETELAH menerima layanan atau produk Anda, mereka cenderung untuk segera mempercayai Anda, atau setidaknya tidak akan khawatir bahwa Anda mungkin tidak akan menunda kesepakatan Anda; atau lebih buruk, menipu mereka.

Kelegaan yang datang dari realisasi ini akan mengurangi kemungkinan klaim tolak bayar hingga hampir nol!

Membuat bisnis Anda lebih dapat diandalkan dengan menawarkan uang kembali

Menawarkan jaminan uang kembali menciptakan kesan bahwa Anda memiliki keyakinan penuh pada layanan atau produk Anda, dan Anda berkomitmen untuk memenuhi janji Anda.

Sama seperti menagih pelanggan Anda setelah pengiriman layanan, ukuran ini membuat calon pelanggan Anda tidak terlalu khawatir saat membeli dari Anda.

Meskipun hanya sekitar 1 dari setiap lima pemegang kartu yang menghubungi pedagang secara langsung untuk meminta pengembalian dana, kemungkinannya akan lebih baik bagi Anda jika Anda menawarkan pengembalian dana dan menyediakan cara mudah untuk menghubungi bisnis Anda!

Jadikan informasi spesifik tentang kebijakan bisnis Anda mudah ditemukan dan dipahami

Kebijakan bisnis cenderung dokumen teks-berat. Untuk pelanggan, menemukan bagian penting dari informasi seperti kondisi pengembalian dana, waktu pengiriman, produk yang termasuk dalam kondisi khusus dan sebagainya bisa sangat sulit.

Saat pelanggan mengajukan sengketa tolak bayar, sering kali masalah mereka ditangani dengan jelas dalam dokumen kebijakan yang relevan.

Untuk mencegah klaim tolak bayar tersebut terjadi, kami menyarankan Anda untuk menerapkan praktik berikut saat menyusun kebijakan bisnis Anda:

• Bagilah paragraf besar menjadi paragraf yang lebih kecil.
• Buat informasi penting dicetak tebal dan miring.
• Tempatkan gambar atau ikon yang membantu menemukan informasi dengan lebih mudah. Sebagai contoh. tanda dolar dapat menunjukkan kebijakan pengembalian uang, pesawat dapat menunjukkan durasi dan metode pengiriman, dll.

Sekarang setelah semua pertahanan terhadap tolak bayar telah disiapkan, inilah saatnya bersiap untuk kemungkinan terburuk.

Anda telah menerima pemberitahuan tagihan balik; apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, tolak bayar adalah kenyataan yang harus Anda terima. Artinya, terlepas dari semua tindakan pencegahan yang dibahas di atas, masih ada kemungkinan Anda akan dibanting dengan pemberitahuan tolak bayar dari bank Anda!

Pernyataan ini didasarkan pada laporan oleh Chargebacks911 yang menemukan bahwa lebih dari 7 dari 10 peserta dalam salah satu survei mereka menghadapi tagihan balik.

Kami memberi tahu Anda hal ini karena lebih dari 8 dari setiap sepuluh pemegang kartu merasa nyaman mengajukan tolak bayar! Jadi hanya praktis untuk mempersiapkan sengketa tolak bayar. Itu akan membayar untuk mendengarkan dengan baik. Secara harfiah!

Nilai peluang Anda untuk memenangkan perselisihan

Ketika Anda dengan hati-hati mempertimbangkan pilihan Anda dan menilai data yang ada, akan mudah bagi Anda untuk mengetahui langkah selanjutnya. Data ini termasuk dapat mencakup tetapi tidak terbatas pada:

• kuitansi pembelian
• Komunikasi antara Anda dan pelanggan (email, live chat, dll.)
• Laporan konfirmasi pengiriman
• Alamat IP PC pengunduhan, tanggal dan waktu pengunduhan (untuk konten digital)
• Kebijakan bisnis Anda

Melakukan penilaian ini akan membantu Anda mengambil pendekatan terdidik untuk menangani perselisihan. Dan pendekatan terdidik ini akan mengharuskan Anda untuk mempertimbangkan:

• Nilai transaksi yang dimaksud
• Biaya yang akan Anda keluarkan jika Anda kalah dalam sengketa
• Jumlah tolak bayar yang telah Anda hadapi di bulan ini dan sebelumnya
• Ketersediaan semua dokumen terkait yang disebutkan di atas

Jika Anda telah menghadapi nol tagihan balik pada bulan ini dan sebelumnya dan Anda memiliki semua detail transaksi yang tersedia, maka kami sarankan Anda melawan klaim tagihan balik.

Menurut Midigator, pedagang memiliki peluang sekitar 80% untuk memenangkan sengketa tolak bayar!

Jika ada riwayat tagihan balik pada bulan ini dan sebelumnya, maka kami sarankan Anda mencoba menyelesaikan masalah tersebut dengan menawarkan pengembalian dana kepada pelanggan.

Menawarkan pengembalian dana memiliki beberapa manfaat. Yaitu:

• Biayanya jauh lebih murah daripada kehilangan sengketa tolak bayar
• Ini membantu Anda menjaga rasio tolak bayar Anda di bawah garis merah
• Ini menempatkan Anda secara positif dengan pelanggan yang bersangkutan.

Anda harus ingat bahwa kami TIDAK menyarankan Anda menawarkan pengembalian dana dalam setiap kasus sengketa tolak bayar! Jika Anda yakin Anda memiliki kasus yang kuat, maka lakukan kontes klaim dengan mengajukan klaim balik.

Atasi pemberitahuan klaim tolak bayar secepatnya

Jika Anda telah memperhatikan artikel ini dari awal, Anda sudah tahu bagaimana tolak bayar dapat mempengaruhi Anda, jadi tidak ada gunanya menunda tanggapan Anda terhadap pemberitahuan tolak bayar dari bank Anda.

Kiat yang sangat baik dari Philip Parker untuk mengurangi waktu yang diperlukan untuk menanggapi klaim tolak bayar adalah dengan menyiapkan template tanggapan sengketa tolak bayar.

Dengan template seperti yang Anda inginkan, yang perlu Anda lakukan adalah mengisi rincian yang diperlukan mengenai pemberitahuan dan transaksi yang bersangkutan.

Akibatnya, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk mempersiapkan pertarungan dengan mengumpulkan dokumen. Seperti kata pepatah lama, "persiapan melahirkan kepercayaan diri".

Gunakan prosesor tolak bayar pihak ketiga

Chargebacks911, sebuah perusahaan pemrosesan tolak bayar yang bereputasi baik, telah mengamati bahwa bisnis yang menggunakan solusi pihak ketiga alih-alih melawan sendiri klaim tolak bayar telah memenangkan lebih banyak sengketa tolak bayar.

Oleh karena itu, kami sangat menyarankan agar Anda mengandalkan layanan semacam itu. Ini akan memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada pertumbuhan bisnis.

Menurut penelitian kami, beberapa solusi penanganan tagihan balik terbaik adalah:

• Tagihan balik911
• midigator
• Baut
• Ditandai

Anda dapat mencegah tolak bayar, dan memenangkannya juga!

Seperti kata pepatah, “mencegah lebih baik daripada mengobati”. Hal yang sama berlaku dalam hal tolak bayar.

Mencegah tolak bayar akan menjadi jauh lebih penting dari waktu ke waktu, karena jumlah transaksi penipuan melonjak pada tingkat yang belum pernah terjadi sebelumnya.

Seperti dibahas di atas, akan ada situasi ketika Anda harus melawan klaim tolak bayar. Sesuai penelitian kami, sebagian besar klaim telah diajukan oleh pelanggan karena kenyamanan semata.

Sebelum kami menyimpulkan, kami akan menekankan pada perumusan pencegahan tolak bayar Anda sendiri dan strategi kemenangan. Ini memerlukan perhatian yang cermat terhadap semua detail kasus tolak bayar Anda. Dengan begitu, Anda dapat menilai strategi dan menyesuaikannya dengan bisnis Anda.

Sekali lagi, jangan takut tolak bayar. Terima mereka. Pertahankan pola pikir yang benar dan terapkan semua tindakan pencegahan yang mungkin. Dan saat bertengkar, berikan segalanya. Semoga beruntung!