Mengapa Setiap Tim Penjualan Membutuhkan Perangkat Lunak Manajemen Proposal

Dan sebelum Anda bertanya – ya, masih banyak tim penjualan yang menggunakan pengolah kata dan metode lama lainnya untuk mengirim proposal. Jika Anda bagian dari grup itu, kami minta maaf untuk memanggil Anda keluar, tapi ini saatnya untuk perubahan.

Dengan begitu banyak cara untuk mengirim proposal secara online dan pilihan perangkat lunak proposal yang tak ada habisnya, tidak ada alasan untuk terus melakukan semuanya secara manual. Dari pembuatan hingga penutupan, perangkat lunak manajemen proposal menyederhanakan seluruh proses proposal sehingga tim penjualan Anda dapat fokus untuk menang.

Sekarang, jika Anda belum terbiasa dengannya, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri,

“Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Proposal?”

Perangkat lunak manajemen proposal adalah aplikasi (biasanya berbasis cloud) yang memungkinkan pengguna membuat, mengelola, mengirim, dan melacak proposal bisnis. Ini menggabungkan semua penulisan proposal, perancangan, pengiriman, pelacakan, dan alat tanda tangan elektronik ke dalam satu platform untuk proses penutupan yang efisien.

Dan itu hanya versi sederhana. Pada kenyataannya, perangkat lunak manajemen proposal jauh lebih banyak. Ini sering kali mencakup templat proposal, berbagai integrasi aplikasi, bidang dan variabel khusus, peran dan izin, kemampuan pemrosesan pembayaran, dan bahkan obrolan dalam proposal – fitur yang semuanya dirancang untuk membantu tim Anda membuat setiap kesepakatan menjadi kesepakatan tertutup.

Sekarang kami telah menetapkan apa itu dan apa yang dapat dilakukannya, inilah mengapa setiap tim penjualan (yang ingin menang) perlu menggunakan perangkat lunak manajemen proposal.

Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Proposal

1. Kontrol

2. Visibilitas

3. Efisiensi

4. Organisasi

5. Alur kerja

6. Desain

7. Penutup

8. Pertumbuhan

1. Kontrol

Mengirim proposal secara manual dapat berhasil, tetapi Anda hanya memiliki sedikit kendali atas proses proposal Anda. Jika perwakilan membuat setiap proposal baru dari awal, ada banyak ruang untuk kesalahan. Antara harga, persyaratan kesepakatan, diskon, desain, format, persetujuan, dan hal lain yang masuk ke dalam proposal Anda, ada banyak variabel yang dapat berubah dari perwakilan ke perwakilan dan proposal ke proposal. Tentu, perwakilan dapat menyalin dokumen sebelumnya untuk digunakan sebagai templat, tetapi tidak ada jaminan bahwa mereka menggunakan informasi yang benar. Tanpa kontrol atas proses Anda atau cara yang efisien untuk berkolaborasi, pasti ada beberapa inkonsistensi.

Dengan perangkat lunak manajemen proposal, konsistensi tidak menjadi masalah. Dengan peran & izin yang ditetapkan, templat proposal, dan pustaka konten yang disetujui serta info harga, Anda dapat merasa tenang mengetahui bahwa perwakilan Anda akan selalu menggunakan informasi yang benar dan terkini. Alih-alih mengkhawatirkan apakah materi penjualan Anda konsisten dan akurat atau tidak, tim Anda dapat fokus pada membangun hubungan daripada membangun proposal. Dengan ketidakkonsistenan dalam perpesanan dan branding Anda yang terkendali, Anda tidak perlu khawatir tentang perwakilan yang mengirimkan dokumen penjualan tidak profesional yang dapat membahayakan merek Anda.

2. Visibilitas

Salah satu masalah terbesar dalam membuat dan mengirim proposal secara manual adalah kurangnya visibilitas. Pemimpin penjualan tidak memiliki cara untuk mengetahui siapa yang mengerjakan apa, yang dapat menyebabkan perwakilan memprioritaskan kesepakatan yang salah. Dan tanpa dasbor penutup, tidak ada cara mudah untuk mendapatkan gambaran tentang semua transaksi terbuka atau kemajuannya di sepanjang jalur penjualan.

Tanpa visibilitas, perwakilan berjuang untuk mengetahui versi dokumen proposal mana yang harus mereka kerjakan, apa yang telah dilakukan, atau apa langkah selanjutnya. Dan ketika proposal akhirnya selesai, mereka pada dasarnya dikirim ke dalam kehampaan; tidak ada cara bagi perwakilan untuk mengetahui apa yang terjadi dengan kesepakatan begitu mereka berada di tangan calon pelanggan, yang berarti mereka tidak tahu di mana kesepakatan macet atau kapan harus menindaklanjuti.

Dengan perangkat lunak manajemen proposal, tim Anda dapat melihat dengan tepat apa yang terjadi di setiap tahap proses penjualan, dengan metrik untuk dijalankan. Anda akan dapat mengidentifikasi bagian mana dari proses Anda yang berjalan dengan lancar dan bagian mana yang membutuhkan sedikit bantuan, sehingga Anda dapat mendukung repetisi Anda di tempat yang paling mereka butuhkan.

Plus, Anda akan mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti tentang perilaku prospek Anda. Anda akan dapat melacak jika/kapan mereka membuka proposal Anda, berapa kali mereka melihatnya, apa yang mereka lakukan setelah mereka membukanya, bagian mana yang paling lama mereka lihat, dan banyak lagi. Berbekal data ini, Anda dapat mengirim email tindak lanjut strategis untuk menggerakkan prospek Anda atau menghubungi untuk menjernihkan pertanyaan mereka.

3. Efisiensi

Dirancang untuk mengurangi tugas manual, perangkat lunak manajemen proposal memanfaatkan otomatisasi untuk membantu Anda menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi di seluruh proses pembuatan proposal.

Template proposal memberikan titik awal yang bagus untuk proposal Anda, dan biasanya disertakan dengan sebagian besar perangkat lunak proposal. Jadi, alih-alih memulai dari awal setiap kali Anda ingin mengirim proposal baru, Anda dapat memulai dari template proposal yang ada atau membuatnya sendiri untuk menambah fleksibilitas. Kemudian, Anda cukup memasukkan informasi dan menyesuaikan proposal bisnis Anda dengan setiap prospek, dan Anda akan segera mendapatkan proposal.

Lewatlah sudah hari-hari secara manual menarik informasi klien, biaya & harga, konten bermerek, dan detail lainnya dari spreadsheet dan siapa yang tahu di mana lagi. Dengan fitur pustaka konten, Anda akan dapat membuat, menyimpan, dan menyimpan potongan-potongan konten yang disetujui yang dapat dengan mudah diakses dan dimasukkan ke dalam proposal sesuai keinginan Anda. Dan karena semua yang ada di pustaka konten disetujui, Anda dapat yakin bahwa setiap bagian, cuplikan, atau informasi yang Anda ambil darinya sudah benar dan terbaru.

4. Organisasi

Tanpa cara yang efisien untuk memindahkan data dan informasi antara aplikasi yang Anda andalkan dan proposal Anda, ada kemungkinan Anda membuang-buang waktu (dan menciptakan lebih banyak ruang untuk kesalahan ). Ini berlaku untuk CRM Anda, perangkat lunak manajemen proyek, sistem faktur, dan lainnya.

Dengan integrasi perangkat lunak proposal , semua alat bisnis Anda berbicara satu sama lain ketika saatnya untuk menutup. Setelah Anda menghubungkannya, mereka berkomunikasi dengan lancar untuk memastikan informasi yang Anda butuhkan selalu ada di depan Anda. Kemungkinannya tidak terbatas; Anda akan dapat menarik detail harga dari sumber kebenaran ke dalam proposal Anda, memantau aktivitas proposal di CRM Anda, membuat tiket dalam perangkat lunak manajemen proyek, dan bahkan meminta pembayaran dari klien langsung di proposal Anda. Dari Asana hingga Zapier dan seterusnya, Proposify memiliki lebih dari 30 integrasi yang dapat membantu Anda merampingkan proses proposal bisnis Anda dengan memanfaatkan alat yang sudah Anda gunakan.

Tahukah kamu? Di industri seperti SaaS, integrasi pemrosesan pembayaran dalam proposal membuatnya 90% lebih mungkin untuk ditutup. Untuk wawasan berbasis data lainnya guna membantu Anda menutup, unduh Status Proposal 2021 kami .

5. Alur kerja

Mungkin sulit untuk mengelola tanggung jawab dan tugas karena kesepakatan bergerak melalui jalur internal sebelum proposal dikirim ke prospek. Hal ini terutama berlaku untuk persetujuan, yang merupakan hambatan utama dalam proses proposal, karena seringkali ada banyak bagian yang bergantung pada persetujuan dari manajer atau departemen lain. Tanpa proses formal, seluruh kesepakatan dapat tertunda jika pemberi persetujuan tidak memiliki waktu atau akses untuk meninjau seluruh proposal sebelum menandatangani, meskipun tanda tangannya hanya diperlukan untuk satu bagian.

Perangkat lunak proposal dapat membantu merampingkan proses alur kerja persetujuan transaksi Anda dengan memberikan dokumen yang relevan kepada pemberi persetujuan pada waktu yang tepat. Jadi, alih-alih terjebak dengan tumpukan proposal yang bukan urusan mereka, mereka akan dapat menjaga agar kesepakatan tetap berjalan dan mempertahankan momentum penjualan yang manis dan manis itu.

6. Desain

Sayangnya, banyak prospek menilai buku dari sampulnya. Sampul proposal Anda adalah hal pertama yang dilihat prospek, dan jika tidak terlihat profesional, itu dapat mengubah persepsi mereka tentang penawaran Anda – dan bukan dengan cara yang baik.

Perangkat lunak proposal dapat membantu Anda merancang dan membuat proposal menakjubkan yang tampak hebat setiap saat. Ini juga akan memungkinkan Anda untuk menambahkan gambar, video, dan media lain yang akan membuat proposal Anda menonjol. Lagi pula, proposal yang menonjol adalah kesepakatan yang dekat. Bahkan, menyertakan setidaknya satu gambar dalam proposal bisnis Anda dapat meningkatkan tingkat penutupan Anda sebesar 26%.

7. Penutup

Pada akhirnya, tujuan setiap tim penjualan adalah untuk menutup. Perangkat lunak manajemen proposal melakukan hal itu. Faktanya, berdasarkan penelitian yang melibatkan ribuan profesional penjualan, kami menemukan bahwa proposal yang dibuat dan dikirim dengan Proposify memiliki tingkat penutupan 111% lebih tinggi dibandingkan dengan rata-rata industri. Dengan memperpendek siklus penjualan Anda, meningkatkan kolaborasi, dan merampingkan proses proposal Anda, perangkat lunak proposal membantu tim penjualan Anda mendapatkan lebih banyak kesepakatan. Jika itu tidak menjual Anda pada nilainya, kami tidak tahu apa yang akan terjadi.

8. Pertumbuhan

Tidak peduli bagaimana Anda melakukannya, membuat dan mengirim proposal secara manual memakan waktu – dan itu dengan asumsi semua orang di tim Anda sudah terbiasa dengan proses Anda. Itu mungkin tidak menjadi masalah sekarang, tetapi itu akan terjadi begitu Anda mulai membawa bisnis baru dan melatih karyawan baru. Waktu terbatas, jadi tidak heran mengapa para pemimpin penjualan berjuang untuk menciptakan proses yang terukur, sambil mendukung pertumbuhan tim dan memperpendek siklus penjualan.

Perangkat lunak manajemen proposal memungkinkan pemimpin penjualan merancang proses penutupan terukur yang dapat diulang di seluruh tim. Ini juga membantu mereka mengoptimalkan proses yang ada agar tim tetap fokus pada penutupan, daripada membuang waktu untuk membuat proposal dari awal. Plus, setelah proses ini diterapkan, menjadi jauh lebih cepat untuk merekrut karyawan baru dan mengurangi waktu ramp.

Pikiran terakhir

Pada akhirnya, proposal terbaik adalah proposal yang mengubah prospek menjadi klien. Baik itu dibuat dengan tangan, di Microsoft Word, atau online, yang terpenting adalah penutupannya. Kami tidak mengatakan bahwa Anda tidak dapat mengirim proposal secara manual, tetapi ini jelas bukan cara yang paling efektif atau efisien untuk memenangkan lebih banyak bisnis.

Perangkat lunak manajemen proposal, di sisi lain, adalah. Ini menggabungkan semua alat, sumber daya, dan data yang dibutuhkan tim penjualan untuk berhasil di bawah satu atap, membuat proses proposal lebih dapat diprediksi, konsisten, dan terukur. Dan dengan versi gratis tepat di ujung jari Anda, tidak ada alasan untuk tidak mencobanya.