Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Perangkat Lunak Manajemen Proposal

Jika Anda pernah membuat proposal dari awal, Anda tahu persis betapa memakan waktu dan rumitnya hal itu. Antara berjuang dengan masalah pemformatan, terhambat oleh alur kerja yang tidak efisien, dan memeriksa tiga kali apakah informasi yang Anda gunakan benar, Anda mungkin mulai bertanya-tanya apakah ada cara yang lebih baik.

Ada. Dan itu disebut perangkat lunak manajemen proposal.

Dengan alat yang tepat di pihak Anda, Anda dapat melewati semua hambatan pembuatan proposal dan merampingkan proses proposal Anda. Dari templat proposal yang memulai proposal Anda ke pustaka konten yang telah disetujui sebelumnya untuk diambil, ini membantu tim Anda membuat proposal yang akan membuat prospek bersemangat untuk bekerja sama.

Selama beberapa tahun terakhir, kami telah menerima ratusan, jika tidak, ribuan pertanyaan tentang perangkat lunak manajemen proposal. Namun seiring waktu, kami menyadari bahwa ada beberapa yang muncul lebih sering daripada yang lain. Kami membayangkan bahwa jika klien dan prospek kami bertanya kepada kami, mungkin ada banyak orang lain yang mencari jawaban.

Tanpa kata perpisahan lebih lanjut, berikut adalah pertanyaan teratas tentang perangkat lunak manajemen proposal:

Apa itu perangkat lunak manajemen proposal?

Perangkat lunak manajemen proposal persis seperti yang terdengar – ini adalah aplikasi yang membantu Anda membuat, mengelola, mengirim, dan melacak proposal. Ini menyatukan semua aspek dari proses proposal di bawah satu atap, untuk membuat pengiriman proposal dan menanggapi RFP lebih mudah dan lebih efektif dari sebelumnya.

Siapa yang menggunakan perangkat lunak manajemen proposal?

Siapa pun yang secara teratur mengirim proposal bisnis atau menanggapi RFP (permintaan proposal). Dari akuntansi hingga desain UX dan segala sesuatu di antaranya, perangkat lunak manajemen proposal dapat digunakan di sejumlah industri, dan Proposify bahkan memiliki sejumlah templat proposal gratis untuk membantu Anda memulai.

Apa manfaat perangkat lunak manajemen proposal?

Di mana kita bahkan mulai? Tanpa perangkat lunak manajemen proposal, membuat proposal dapat memakan waktu, rawan kesalahan, dan seringkali membosankan. Jika Anda ingin menonjol dari pesaing Anda, Anda perlu membuat dan mengirim proposal yang menarik, akurat, dan lebih unggul dari pesaing Anda.

Perangkat lunak manajemen proposal melakukan hal itu. Ini memungkinkan Anda membuat proposal cantik yang cocok dengan merek Anda dan memastikan bahwa semua informasi di dalamnya akurat dan terkini, semuanya dalam waktu yang sangat singkat untuk membuat proposal dari awal. Ini menyederhanakan proses proposal untuk membantu Anda menghindari hambatan dan meningkatkan kolaborasi, dan memberi Anda kekuatan untuk melacak proposal setelah dikirim, sehingga Anda selalu tahu apa yang terjadi dengan setiap transaksi Anda di setiap tahap proses penjualan.

Apakah kita memerlukan aplikasi eSignature terpisah untuk menangkap tanda tangan pelanggan?

Tidak! Sebagian besar perangkat lunak manajemen proposal memiliki fungsionalitas tanda tangan elektronik bawaan untuk membuatnya lebih mudah untuk menangkap tanda tangan pelanggan Anda dan membuat mereka bergabung.

Dapatkah perangkat lunak manajemen proposal digunakan untuk menanggapi RFP?

Sangat. Baik Anda mengirim proposal yang diminta atau tidak, perangkat lunak manajemen proposal dapat membantu Anda membuat, mengelola, dan mengirim proposal yang menonjol dari pesaing Anda. Anda dapat memulai dengan template proposal yang sudah jadi atau membuat sendiri, lalu menyesuaikannya dengan setiap proyek dan klien.

Apa perangkat lunak proposal terbaik?

Bukan untuk membunyikan klakson kami sendiri, tetapi kami pikir Proposify cukup bagus. Tetapi tidak semua perangkat lunak manajemen proposal dibuat sama. Perangkat lunak manajemen proposal terbaik adalah yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Untuk membantu Anda memulai, kami telah menyusun panduan tentang cara memilih perangkat lunak manajemen proposal terbaik. Tetapi jika Anda baru memulai pencarian, Anda mungkin ingin menjelajahi beberapa versi gratis terbaik untuk melihat apakah opsi tersebut terdengar cocok.

Apakah aplikasi lain terintegrasi dengan perangkat lunak manajemen proposal?

Sangat. Proposify memiliki daftar panjang mitra integrasi yang memungkinkan Anda menambahkan video ke dokumen Anda, mengaktifkan pemrosesan pembayaran dalam proposal Anda, menyinkronkan kiriman dengan perangkat lunak manajemen proyek Anda, dan banyak lagi. Perangkat lunak manajemen proposal dapat membantu Anda menghubungkan tumpukan teknologi Anda dan mendorong otomatisasi kesepakatan untuk membawa proses penjualan Anda ke tingkat berikutnya.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengaktifkan dan menjalankan perangkat lunak manajemen proposal?

Itu tergantung pada proses yang ada dan ukuran bisnis Anda, tetapi biasanya memakan waktu antara empat dan enam minggu. Dengan Proposify, sebagian besar waktu dihabiskan untuk mendesain template baru Anda secara khusus. Tetapi jika Anda sudah menyukai tampilan Anda, Anda bisa bangun dan berlari dalam waktu sekitar tiga minggu.

Apakah kita akan memiliki manajer sukses pelanggan atau melayani diri sendiri?

Tergantung. Untuk tim penjualan yang lebih besar, CSM sering kali ditugaskan untuk membawa Anda melalui tahap awal penyiapan dan orientasi. Namun dalam kebanyakan kasus, tim yang lebih kecil biasanya dapat bangkit dan berjalan!

Apakah mungkin untuk melacak kesepakatan setelah mengirim proposal?

Sangat! Dengan perangkat lunak manajemen proposal, perwakilan Anda akan mendapatkan penglihatan x-ray ke dalam semua aktivitas saluran. Mereka tidak akan lagi dibiarkan dalam kegelapan begitu proposal dikirim, atau menebak-nebak kapan mereka harus menindaklanjuti prospek mereka. Sebagai gantinya, mereka akan menerima peringatan setiap kali seseorang membuka proposal, dapat melihat bagian mana yang dilihat klien, dan mendapatkan pemberitahuan yang memberi tahu mereka waktu terbaik untuk menindaklanjuti.

Metrik ini telah terbukti membantu perwakilan memprioritaskan kesepakatan yang kemungkinan besar akan ditutup, mendorong prospek yang lambat jika mereka tidak membuka proposal, dan menghidupkan kembali kesepakatan yang tidak aktif jika prospek membuka proposal beberapa bulan ke depan.

Siapa yang perlu dilibatkan dalam menyiapkan perangkat lunak manajemen proposal?

Biasanya, penjualan, operasi, dan pemasaran. Kepemimpinan penjualan untuk memandu tim sukses pelanggan melalui alur kerja proposal dan proses persetujuan kesepakatan, kepemimpinan pemasaran untuk memiliki konten, dan operasi untuk merampingkan integrasi dan alur kerja operasional.

Apakah ada cara untuk mengetahui konten atau bagian mana yang paling dipedulikan oleh prospek?

Tentu saja! Setiap kali mereka mengirim proposal, perwakilan Anda akan mendapatkan data proposal individual yang menunjukkan berapa lama prospek dihabiskan di setiap halaman dan bagian, tetapi sebagai pemilik akun, Anda juga memiliki kemampuan untuk meninjau data untuk keseluruhan akun.

Anda dapat memfilter semua metrik untuk mengetahui konten atau bagian mana yang paling banyak dilihat di berbagai jenis proposal, mengungkapkan bagian mana yang paling banyak dilihat pada transaksi menang vs. kalah, dan banyak lagi. Dengan bantuan perangkat lunak pelacakan penjualan ini, Anda dapat meningkatkan bagian yang Anda perlukan dan memotong bagian yang tidak sepenting yang Anda kira!

Bagaimana kita memulai dengan perangkat lunak manajemen proposal?

Beralih ke perangkat lunak manajemen proposal mungkin tampak menakutkan, tetapi tidak harus demikian. Di Proposify, kami membawa tim Anda melalui proses orientasi menyeluruh yang dimulai dengan membangun template khusus sesuai dengan kebutuhan Anda. Kami kemudian akan menyiapkan integrasi Anda dan mengonfigurasi berbagai tingkat akses akun Anda. Setelah selesai, kami akan melakukan panggilan pelatihan pengujian dengan beberapa tenaga penjualan Anda, dan melengkapi semuanya dengan pelatihan untuk seluruh tim Anda. Dan dukungan tidak berakhir di situ. Anda akan memiliki akses ke antrian dukungan prioritas kami untuk semua lisensi pengguna Anda! Jika tim Anda membutuhkan bantuan, kami akan ada di sana.

Kami ingin mempertahankan penjual di Salesforce, dapatkah tim kami membuat proposal langsung dari peluang?

Ya! Dengan integrasi Salesforce, proposal akan terisi secara otomatis dengan detail peluang, kontak, dan akun. Aktivitas proposal (seperti tampilan, misalnya) akan dicatat sebagai aktivitas pada transaksi, dan Anda dapat mengeklik cuplikan untuk mendapatkan ikhtisar proposal.

Bisakah Anda secara otomatis melampirkan proposal ke transaksi di CRM?

Ya, tentu saja. Saat Anda mengintegrasikan perangkat lunak manajemen proposal dengan CRM Anda, melacak proposal dan kesepakatan Anda menjadi jauh lebih mudah. Setelah kesepakatan ditandatangani atau ditandai sebagai menang, proposal yang telah diselesaikan akan diteruskan ke peluang sebagai PDF.

Apakah mungkin untuk mengontrol siapa yang dapat membuat perubahan pada template dan proposal?

Tentu saja! Saat beberapa dan manajer mengerjakan template dan proposal Anda, mereka dapat mulai berubah menjadi sesuatu yang sama sekali berbeda. Agar dokumen Anda tetap konsisten, CSM Anda akan bekerja dengan Anda selama orientasi untuk mengonfigurasi peran dan izin Anda. Misalnya, Anda dapat memberi perwakilan Anda akses untuk membuat dan menyesuaikan proposal dari template Anda, tetapi bukan kemampuan untuk mengeditnya.

Anda bahkan bisa mendapatkan granular dalam template Anda dengan mengatur izin yang menentukan bagian mana yang dapat diedit oleh peran mana. Misalnya, Anda dapat mengizinkan tim pra-penjualan teknis untuk memperbarui Lingkup Pekerjaan tetapi mencegah staf penjualan mengeditnya.

Pikiran terakhir

Perangkat lunak manajemen proposal tidak diragukan lagi merupakan cara termudah untuk meningkatkan proses proposal Anda dan memenangkan lebih banyak penjualan. Tetapi sebelum Anda meninggalkan proposal Anda saat ini, Anda mungkin memiliki beberapa pertanyaan. Kami berharap artikel ini memberikan jawaban yang Anda cari, tetapi jika Anda masih penasaran, jangan ragu untuk memeriksa basis pengetahuan kami, memesan demo, atau mengobrol dengan tim penjualan kami untuk mengetahui apa yang dibicarakan.