8 tren terkini dalam manajemen proyek yang perlu diketahui setiap PM

Selama bertahun-tahun, manajemen proyek telah menyaksikan beberapa perubahan mendasar – dari disiplin yang masih baru, telah bergeser menjadi area terkonsolidasi yang didorong oleh teknologi dan inovasi. Saat ini, manajer proyek memainkan peran intrinsik dalam mengembangkan proyek jangka panjang yang sangat kompleks, dan peran mereka tidak terbatas pada pengelolaan tugas. Bahkan, itu jauh melampaui itu.

Dalam manajemen proyek, perubahan adalah satu-satunya yang konstan dan tidak dapat dihindari. Itulah mengapa penting bagi manajer proyek untuk tidak menolak beradaptasi dengan perubahan.

Lalu bagaimana lanskap manajemen proyek pada tahun 2022? Mari kita cari tahu!

8 tren manajemen proyek TI saat ini

Beberapa tren mungkin datang dan pergi, tetapi beberapa tetap ada. Di sini, kami menggali tren terkini yang paling kuat dalam manajemen proyek. Lihat dan temukan bagaimana manajer proyek dan manajer non-proyek dapat mempersiapkan perubahan.

1. Gunakan solusi dan otomatisasi berbasis AI

Artificial Intelligence (AI) berkembang ke titik di mana ia menyentuh hampir setiap aspek kehidupan kita saat ini. Jadi, tidak mengherankan jika beberapa solusi bertenaga AI juga diterapkan dalam manajemen proyek.

Dan mengapa mereka menjadi pengubah permainan bagi manajer proyek? Untuk satu alasan sederhana – mereka membuat pekerjaan sehari-hari mereka jauh lebih mudah dan lebih efektif.

Banyak manajer proyek membuang waktu mereka melakukan tugas manual berulang yang dapat dengan mudah diotomatisasi. Dan di sini, AI datang untuk menyelamatkan untuk membawa banyak perbaikan bagi manajer proyek, seperti:

• Manajemen risiko : Dengan membuat analisis prediktif dan mendeteksi risiko pada tahap awal, AI dapat meminimalkan efek mahal dari keputusan yang salah.
• Pemantauan kemajuan proyek : Algoritme ML dapat memperkirakan jumlah anggaran dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai aktivitas proyek sehingga sumber daya apa pun akan dialokasikan dengan lebih baik.
• Otomatisasi proses : Solusi yang didukung AI dapat secara efektif mengotomatiskan banyak proses berulang, seperti operasi administratif, memberi manajer proyek lebih banyak ruang untuk melakukan tugas yang lebih penting.

Seperti yang Anda lihat, manajer proyek dapat berhasil menerapkan kecerdasan buatan dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Pergeseran ke arah penggunaan teknologi akan semakin terlihat di tahun-tahun mendatang. Perkenalkan AI ke proyek Anda sekarang dan buat keputusan berdasarkan data yang lebih akurat.

2. Pentingnya kecerdasan emosional

Mencapai hasil bisnis yang luar biasa, mengelola tugas dengan lancar, membuat tenggat waktu, dan menjaga anggaran tetap terkendali - semua keterampilan ini memainkan peran sentral dalam mengelola proyek. Tapi ini bukan satu-satunya kualitas yang membedakan manajer proyek yang baik dari yang sangat baik.

Manajer proyek yang ingin mencapai hasil bisnis, mendorong tim mereka ke depan, dan membangun hubungan profesional dengan klien mereka membutuhkan kecerdasan emosional (EI) yang menyeluruh. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa PM dengan kekurangan keterampilan ini berjuang dengan sebagian besar tantangan, seperti ruang lingkup merayap, kurangnya kesepakatan pemangku kepentingan atau berurusan dengan proses yang terlalu terbatas.

Pemimpin dengan EI yang sangat berkembang dapat bekerja secara efektif dengan anggota tim, terlibat dan berempati dengan mereka. Sederhananya, dengan berfokus pada kecerdasan emosional di tempat kerja, PM dapat sangat meningkatkan produktivitas tim, yang mengarah pada hasil bisnis yang lebih baik dalam jangka panjang .

Kecerdasan emosional terbukti sangat membantu dalam bidang-bidang ini:

• Membangun hubungan dengan anggota tim
• Menyelesaikan situasi konflik
• Bernegosiasi dan mencari solusi terbaik tidak hanya dengan tim tetapi juga dengan pemangku kepentingan eksternal
• Menyediakan lingkungan yang ramah dan mendukung yang mendorong penyelesaian tugas dengan lancar

Saat mengejar tenggat waktu, terburu-buru menyelesaikan tugas atau menyelesaikan banyak laporan, mudah sekali kehilangan faktor manusia. Meskipun pekerjaan Manajer Proyek bermuara pada angka dan angka, masih ada satu elemen yang tetap tidak dapat diprediksi: kombinasi kepribadian yang berbeda dalam tim proyek.
Manajer yang berempati harus tahu bagaimana memanfaatkannya dan menggunakannya untuk keuntungan proyek. Oleh karena itu, sangat penting untuk terus mengembangkan kecerdasan emosional Anda karena soft skill ternyata tidak kalah pentingnya daripada memiliki pengetahuan ahli tentang kerangka kerja atau teknik manajemen.

Manajer Proyek Izabela Doniec Miquido

3. Mengelola tim jarak jauh

COVID-19 telah membuat seluruh dunia terbalik. Meski sudah dua tahun merebaknya pandemi, banyak perusahaan yang masih belum tersentuh oleh “kenormalan baru” dan memaksa pekerja untuk datang ke kantor. Menariknya, mengizinkan untuk bekerja sepenuhnya dari jarak jauh mungkin bukan ide yang buruk. Menurut laporan The 2022 State of Remote Work, sebanyak 68% pengembang perangkat lunak mengklaim bahwa kantor pusat telah meningkatkan produktivitas secara signifikan. Terlebih lagi, mereka menganggap pekerjaan jarak jauh sebagai solusi paling nyaman bagi mereka.

Jadi, apakah kita mau atau tidak, pekerjaan jarak jauh akan tetap ada, dan peluang jarak jauh hanya akan meningkat di masa depan . Pergeseran ini juga mengharuskan manajer proyek untuk membuat beberapa penyesuaian pada strategi manajemen mereka. Karena jauh lebih menantang untuk mengontrol pekerja jarak jauh, PM perlu membangun hubungan kepercayaan dua arah . Di sini, aturan "kurangi kontrol, lebih banyak kepercayaan" bekerja dengan sempurna.

Manajemen proyek jarak jauh membawa manfaat besar seperti:

• Lebih banyak fleksibilitas : Anggota tim dapat bekerja dari mana pun mereka inginkan dan memulai pekerjaan kapan pun mereka mau, selama mereka memenuhi semua tenggat waktu dan mengelola pekerjaan mereka secara efisien. Terlebih lagi, jauh lebih nyaman untuk mengadakan rapat tim karena tidak melibatkan ruang fisik apa pun untuk dipesan.
• Biaya operasional yang lebih rendah : Dengan tim yang bekerja dari jarak jauh, perusahaan dapat mengurangi biaya pemeliharaan ruang kantor.
• Mempromosikan keseimbangan kehidupan kerja : Pekerjaan jarak jauh berkontribusi pada keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik, meningkatkan produktivitas karyawan, dan kepuasan kerja.

4. Merawat kesehatan mental

Bekerja di lingkungan yang penuh tekanan dengan perasaan terus-menerus dikejar oleh tenggat waktu dapat menyebabkan konsekuensi mental yang parah. Itulah mengapa manajer proyek harus memberikan perhatian khusus terhadap kesehatan mental mereka dan anggota tim mereka dan selalu menjadikannya sebagai prioritas utama.

Dan apa yang dapat Anda lakukan sebagai manajer proyek untuk memastikan kesehatan mental tim Anda dijaga dengan baik? Anda harus mulai dengan:

• Meminta tim Anda untuk umpan balik secara teratur jika mereka kelebihan beban dengan pekerjaan mereka.
• Menciptakan suasana yang mendukung di mana kebutuhan setiap anggota tim diperhatikan, dan tidak ada yang merasa ditinggalkan.
• Memimpin dengan memberi contoh .
• Memberikan dukungan mental profesional dari psikolog.
• Memberikan lebih banyak kebebasan kepada karyawan di mana mereka dapat bekerja sesuai keinginan mereka.

5. Fokus pada analitik data

Mengelola proyek yang kompleks berarti membuat banyak keputusan. Tetapi bagaimana Anda bisa memastikan bahwa setiap keputusan benar-benar sempurna? Di sini, data ikut bermain. Baik itu perencanaan tugas, pengalokasian sumber daya, manajemen risiko atau pengendalian anggaran, data dapat menjadi faktor penentu di balik setiap keputusan di seluruh siklus hidup proyek.

PM yang berpikiran maju perlu merangkul pentingnya data dalam penyampaian proyek dan mendukung setiap keputusan dengan data nyata. Melalui Business Intelligence (BI) atau Business Analytics (BA), manajer proyek diberikan akses konstan ke berbagai metrik untuk mendukung proses pengambilan keputusan mereka. Terlebih lagi, data juga dapat memberikan wawasan prediktif yang berharga dan mencegah PM membuat keputusan yang buruk.

Jadi, jika Anda ingin mendorong hasil proyek yang lebih baik dan menyelesaikan setiap masalah proyek dengan mudah, pilih pendekatan berbasis data dan manfaatkan data yang sudah dimiliki organisasi Anda dengan baik.

6. Ubah manajemen

Perubahan dalam organisasi besar, terutama yang berpusat di sekitar produk digital, tidak bisa dihindari. Menurut laporan Gartner, rata-rata perusahaan membuat 5 perubahan di seluruh perusahaan dalam 3 tahun.

Dengan itu, kita dapat melihat bahwa perubahan adalah satu-satunya yang konstan, dan hampir setiap perusahaan memperkenalkan beberapa inovasi yang kurang lebih kompleks. Dan karena perubahan perlu direncanakan dengan sempurna dan dilaksanakan dengan baik, permintaan pasar akan manajer perubahan meningkat setiap tahun .

Anda mungkin bertanya-tanya apa hubungan manajemen perubahan dengan manajemen proyek. Yah, banyak! Keduanya membutuhkan keterampilan analitis, perencanaan, dan organisasi dan bahkan prosesnya terlihat sangat mirip:

Meskipun manajer perubahan harus menjadi bagian integral dari setiap perusahaan skala besar, mereka sering kekurangan. Akibatnya, manajer proyek sering juga diharapkan untuk menunjukkan keterampilan manajemen perubahan.

Satu hal yang pasti: kemampuan manajemen perubahan adalah aset yang kuat bagi setiap PM yang ingin memimpin proyek perangkat lunak besar.

Dalam proyek perangkat lunak, Anda dapat menyertakan beberapa strategi manajemen perubahan mengenai:

• Kompleksitas proyek
• Tumpukan teknologi
• Alokasi sumber daya
• Manajemen tim
• Dampak proyek
• Arah pengembangan produk

Sebagai seorang PM, selalu siap untuk setiap perubahan potensial yang perlu diperkenalkan di seluruh siklus proyek.

7. Manajemen proyek terintegrasi

Salah satu keputusan paling penting yang perlu diambil oleh PM adalah memilih metodologi yang paling sesuai, karena ini menentukan arah proyek. Di sini, manajer memiliki berbagai pilihan metodologi yang mereka miliki. Mungkin Scrum, Kanban, Lean atau bahkan air terjun yang sedikit berdebu.

Tapi siapa bilang hanya satu yang bisa diterapkan dalam proyek? PM yang terampil dapat menggabungkan metodologi yang berbeda secara bersamaan , hanya memilih yang terbaik dari masing-masing metodologi tersebut. Dan era pascapandemi menunjukkan kepada kita bahwa organisasi membutuhkan pendekatan proyek yang diperbarui dan lebih fleksibel. Sederhananya, terkadang satu metodologi mungkin tidak cukup untuk memastikan keberhasilan proyek, jadi tidak ada gunanya berpegang teguh pada mereka.

Ternyata, pendekatan elastis berdasarkan metode manajemen proyek hibrida mungkin sangat bermanfaat bagi proyek , yang mengarah pada hasil bisnis yang lebih baik.

Di sini aturannya sederhana: pilih apa pun yang sesuai dengan kebutuhan anggota tim Anda. Karena setiap proyek berbeda dan memerlukan pendekatan yang sama sekali berbeda, tidak ada keputusan yang baik atau buruk.

Jika Anda ingin menemukan perbedaan yang paling berpengaruh antara Scrum dan Kanban, pastikan untuk membaca panduan kami!

8. Penggunaan berbagai alat secara ekstensif

Tidaklah mengejutkan ketika saya mengatakan bahwa tren ini pasti akan tetap ada dan akan menjadi lebih kuat di tahun-tahun mendatang. Manajemen proyek menjadi bidang yang sangat digital hingga hampir (jika tidak semua!) bidang pekerjaan PM dapat didukung oleh berbagai alat dan solusi teknologi yang sangat canggih.

Tidak heran PM lebih suka menggunakan alat daripada melakukan lebih banyak tugas secara manual dan menuliskan setiap informasi di atas kertas. Lagi pula, mengapa manajemen proyek cara kuno ketika alat dapat melakukan semua pekerjaan untuk Anda?

Di sini Anda akan menemukan ringkasan alat terbaik yang berhasil Anda gunakan untuk mengelola proyek perangkat lunak:

Kelola proyek Anda dengan cara yang benar!

Tren yang tercantum di atas dalam manajemen proyek akan membantu PM tidak hanya untuk memberikan proyek digital yang sangat baik dengan sukses tetapi juga untuk menciptakan lingkungan yang mendukung dengan anggota tim dan pemangku kepentingan.

Periksa proyek kami yang berhasil dikirim

Kunjungi portofolio kami

Seperti yang sudah saya katakan, tren datang dan pergi. Untuk alasan itu, sangat penting bagi manajer proyek untuk selalu mengikuti mereka dan menyesuaikan strategi mereka. Dengan membuat setidaknya beberapa dari mereka menjadi bagian integral dari manajemen proyek, mereka akan dapat memimpin proyek langsung menuju kesuksesan.

Mencari tim ahli untuk mengelola proyek digital Anda dari awal hingga akhir? Hubungi kami, dan mari kita bersama-sama membangun produk masa depan!