Apa Itu Rencana Proyek Transparan & Mengapa Anda Membutuhkannya?

Anda baru saja mendapatkan kontrak besar, kontrak yang bisa diberikan kepada pesaing terbesar Anda. Tetapi Anda meremehkan ikan besar di kolam dengan menjanjikan kecepatan, kelincahan, dan keterampilan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai dengan parameter pelanggan.

Sebagai pemilik bisnis, Anda tidak perlu khawatir dengan kemampuan dan keterampilan tim pemasaran Anda untuk memukau klien. Namun, dengan semua perubahan karir yang terjadi akhir-akhir ini, Anda tidak ingin detail penting dari proyek bocor ke pesaing Anda di bidang yang sangat diperebutkan untuk mendapatkan bisnis baru dalam industri Anda. Anda juga ingin tim Anda berhasil dalam pemasaran Anda sendiri dengan proyek internal.

Namun, Anda juga ingin memberdayakan tim Anda di setiap langkah proyek karena mereka membutuhkan setiap keuntungan yang mungkin untuk memberikan di atas harapan pelanggan. Memprioritaskan transparansi dalam komunikasi manajemen proyek adalah aspek penting yang Anda butuhkan untuk berhasil.

Rencana yang transparan dimulai dengan komunikasi manajemen proyek terbuka untuk memastikan semua pemangku kepentingan memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan. Mereka mungkin memerlukan akses ke dokumen, email, rapat, pelatihan, atau aset digital dan fisik. Item ini harus efisien dan mudah ditemukan, sementara integrasi perangkat lunak kolaborasi mewakili elemen penting lain yang dapat Anda bawa ke manajemen proyek.

Anda perlu semua orang berada di halaman yang sama dalam hal proyek secara keseluruhan, tetapi Anda juga perlu memastikan setiap orang mengetahui siapa yang melakukan setiap tugas. Manajer proyek juga harus memiliki cara yang cepat dan mudah untuk mengakses dokumen, catatan, dan komunikasi di antara para pemangku kepentingan untuk memastikan proyek tetap sesuai jadwal.

Transparansi membantu anggota tim tetap pada tugas dalam jadwal proyek, memecahkan masalah yang muncul, dan memindahkan proyek untuk memenuhi hasil tepat waktu.

Faktanya, orang yang menggunakan perangkat lunak manajemen proyek lebih suka memiliki fitur kolaborasi, menurut survei terhadap 243 profesional industri yang menggunakan perangkat lunak manajemen proyek (PM) setiap minggu. Sebanyak 54% responden lebih menyukai alat kolaborasi dan komunikasi terintegrasi, sementara 13% lebih menyukai alat kolaborasi mandiri, menurut Saran Perangkat Lunak. ^[1] Fitur kolaborasi membantu pemilik dan manajer menjaga komunikasi dan transparansi manajemen proyek dalam tim.

Di era kerja jarak jauh, komunikasi dan kolaborasi bahkan lebih penting untuk usaha kecil. Karyawan di usaha kecil hibrida, yang berarti mereka bekerja secara langsung dan jarak jauh untuk sebagian hari kerja, mengatakan dua tantangan utama dari model kerja hibrida termasuk mempertahankan produktivitas (40%) dan memiliki komunikasi dan kolaborasi yang efektif (35%) selama proyek , menurut survei GetApp 2021 ^[*] terhadap 503 pengambil keputusan dan 488 karyawan staf di bisnis kecil AS. Sejak adopsi model hibrida telah terjadi di sebagian besar perusahaan ini, dua tantangan konstan termasuk mengelola produktivitas dan mempertahankan komunikasi dan kolaborasi yang efektif dalam tim proyek. Alat manajemen proyek Anda sangat penting untuk komunikasi berkelanjutan ini dengan tim jarak jauh.

Sebagai pemilik proyek atau pemilik bisnis, Anda mungkin enggan memiliki transparansi penuh dengan semua orang di perusahaan. Tidak semua orang perlu mengetahui nilai kontrak atau rincian kontrak. Namun, Anda memiliki solusi jika manajer dan anggota tim khawatir tentang profitabilitas. Daripada menentukan berapa nilai kontrak, tunjukkan jam maksimum yang dibutuhkan setiap staf untuk mengerjakan tugas tertentu. Kemudian berikan kesan kepada mereka bahwa akan lebih menguntungkan jika tim dapat menyelesaikan proyek lebih cepat.

Pemilik dan manajer masih dapat dengan jelas mendefinisikan aspek proyek tanpa membocorkan keuangannya.

Tenggat waktu sangat penting untuk memindahkan proyek dan menyelesaikannya tepat waktu. Setiap orang harus memiliki cara untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek untuk mengetahui apakah mereka memenuhi tujuan mereka. Setiap tujuan dalam sebuah proyek harus jelas dan memiliki tenggat waktu yang jelas.

Pemangku kepentingan harus tahu persis tugas apa yang harus mereka selesaikan di seluruh proyek. Meskipun mungkin ada tumpang tindih untuk ketidakhadiran staf atau jika seseorang membutuhkan bantuan, memiliki peran yang jelas akan membantu semua orang tetap pada tugas tanpa menduplikasi upaya.

Setiap orang membutuhkan alat dan sumber daya untuk mencapai tujuan mereka dalam kerangka waktu yang ditentukan. Berdayakan pemangku kepentingan dalam proyek dengan memastikan mereka memiliki alat, produk, dan layanan yang tepat. Komunikasi manajemen proyek sangat penting di sini karena pemimpin tim harus bertanya kepada rekan tim mereka apa yang mereka butuhkan untuk berhasil.

Setiap proyek, besar atau kecil, bisa salah karena beberapa alasan. Sangat penting untuk menangkap masalah saat itu terjadi karena lebih mudah untuk segera memperbaikinya daripada menunggu jika kesulitannya meningkat menjadi sesuatu yang lebih besar di kemudian hari.

Miskomunikasi internal di antara staf dapat menunda fase proyek. Kurangnya komunikasi dari pihak klien juga dapat menyebabkan tenggat waktu terlewat, meskipun itu bukan kesalahan tim Anda. Bangun garis waktu yang diubah jika terjadi kesalahan.

Seperempat proyek memiliki peluang kurang dari 50% untuk memberikan hasil tepat waktu, menurut survei kami terhadap 422 manajer proyek. ^[**] Hal ini berkontribusi pada pengurangan nilai bisnis yang diberikan kepada klien dan kemungkinan yang lebih besar untuk melampaui anggaran dan melampaui batas waktu awal untuk penyelesaian.

Tetap di atas snafus dan menyadari bahwa sesuatu tidak akan berjalan sesuai rencana adalah kunci untuk mengurangi masalah secara efisien.

Memiliki rencana proyek yang jelas membantu semua orang yang mengerjakannya dan proyek itu sendiri. Setiap orang memahami harapan dan tenggat waktu, melihat gambaran besar dan detail kecil, dan menggerakkan proyek menuju penyelesaian.

5.1 Mengoptimalkan kerja tim

Ketika semua orang tahu peran apa yang dimainkan orang lain, individu memiliki pemahaman yang lebih baik tentang fungsi tim mereka dalam lingkup proyek yang lebih besar. Mengetahui hal-hal ini meningkatkan komunikasi manajemen proyek, akuntabilitas, dan siapa yang harus meminta bantuan (jika diperlukan).

5.2 Mengurangi sakit kepala

Beberapa tugas tidak dapat dimulai hingga tugas lainnya selesai. Ketika penundaan terjadi, manajer proyek dan anggota tim dapat mengidentifikasi cara menghindari penundaan lebih lanjut. Ini juga berfungsi sebagai alat pembelajaran untuk membantu seluruh tim memahami pentingnya mencapai tenggat waktu.

5.3 Memotivasi karyawan

Tenggat waktu yang transparan dan komunikasi manajemen proyek yang jelas memotivasi karyawan dengan meminta pertanggungjawaban setiap orang atas tindakan mereka. Individu dapat melihat dengan tepat apa dampak tugas mereka pada orang lain saat mereka melacak proyek.

Beberapa solusi cepat dan solusi yang dapat memfasilitasi transparansi rencana proyek meliputi:

Bagikan kalender/garis waktu semua pemangku kepentingan. Hanya mengetahui kapan tugas lain selesai, terutama ketika ada ketergantungan, dapat memindahkan proyek dengan kecepatan yang tepat.

Mengadakan pertemuan untuk brainstorming dan pembaruan status. Check-in tim mingguan dan kemudian pembaruan status bulanan sesuai di sini. Check-in individu adalah ide yang baik untuk menanyakan apakah ada yang membutuhkan bantuan.

Gunakan alat digital seperti perangkat lunak manajemen proyek , perangkat lunak manajemen alur kerja , dan alat kolaborasi. Mereka dapat mengurangi tugas-tugas biasa sambil meningkatkan komunikasi dengan semua orang yang terlibat.

Rayakan keberhasilan dalam mencapai tujuan! Meskipun sebuah proyek belum selesai sepenuhnya, mencapai level baru menawarkan alasan untuk merayakannya.

Nantikan bagian kedua dari seri ini, di mana kita akan membahas petunjuk langkah demi langkah untuk membuat rencana proyek yang transparan.

Metodologi Survei

* Survei Kerja Hibrida GetApp dilakukan pada April 2021 di antara 503 pengambil keputusan dan 488 karyawan staf di bisnis kecil di AS dengan dua hingga 250 karyawan. Tujuan dari survei ini adalah untuk mempelajari tentang tantangan, preferensi, dan hasil yang terkait dengan model kerja hybrid.

** Survei Pengguna Manajemen Proyek Capterra dilakukan pada Maret 2021 di antara 422 manajer proyek yang berbasis di AS, 367 di antaranya adalah pengguna perangkat lunak manajemen proyek, untuk mengetahui siapa yang menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, fitur yang mereka gunakan atau tidak, yang mana mereka ingin menggunakannya, dan hasil apa yang mereka lihat dari investasi mereka. Responden yang memenuhi syarat adalah pembuat keputusan atau memiliki keterlibatan signifikan dengan manajemen proyek sehari-hari di organisasi mereka. Kami menyusun pertanyaan untuk memastikan bahwa setiap responden sepenuhnya memahami arti dan topik yang dibahas.

Sumber

1. Apa yang Diinginkan Tim Dalam Alat Kolaborasi, Saran Perangkat Lunak