Apa itu peramalan dalam manajemen proyek?

Jika Anda pernah bertanggung jawab atas sebuah proyek, Anda mungkin sudah tahu betapa stresnya mengelola proyek dari awal hingga akhir. Selain memastikan bahwa setiap tahap proyek memiliki dana dan sumber daya yang cukup, Anda juga perlu menghindari pembengkakan anggaran dan penundaan — dan ini dapat membuat Anda berada di ambang ketidakpastian hingga penyelesaian proyek.

Namun, tidak harus seperti ini.

Jika Anda ingin menghindari keluar dari cara Anda untuk melihat proyek selesai, yang perlu Anda lakukan hanyalah membuat perkiraan manajemen proyek.

Tapi, apa itu ramalan manajemen proyek, dan bagaimana tepatnya cara kerjanya? Baca terus karena kami akan mengungkap semua yang perlu Anda ketahui tentang peramalan dalam manajemen proyek — mulai dari elemen dasarnya hingga tip yang dipilih dengan cermat untuk membantu Anda menerapkan peramalan proyek dengan sukses, terlepas dari panjang proyek Anda.

Dalam posting blog ini, Anda akan:

• Pelajari lebih lanjut tentang dasar-dasar perkiraan proyek,
• Cari tahu tentang unsur-unsur peramalan dalam manajemen proyek, dan
• Temukan 7 tips untuk membantu Anda melaksanakan peramalan proyek Anda dengan sukses.

Apa itu peramalan proyek?

Peramalan dalam manajemen proyek adalah proses membuat prediksi tentang kemungkinan hasil di masa depan dari proyek yang sedang berlangsung. Estimasi ini, bagaimanapun, tidak didasarkan pada lemparan koin, tetapi harus didasarkan pada pengamatan dan analisis yang cermat terhadap data terkini dari proyek yang sedang berjalan.

Faktanya, peramalan proyek harus dimulai ketika 20% dari proyek telah selesai, sehingga Anda memiliki informasi yang cukup untuk membuat prediksi berdasarkan data yang dikumpulkan. Selain itu, seiring berjalannya proyek, terkadang Anda perlu memperbarui prakiraan, terutama jika Anda sering harus menanggapi kejadian yang tidak terduga.

Sederhananya, jika Anda ingin meramalkan hasil proyek Anda, Anda harus menggunakan semua informasi dan pengetahuan yang Anda miliki setelah menyelesaikan sekitar sepertiga dari proyek Anda, dan membuat prediksi tentang titik akhir proyek Anda.

Apa elemen terpenting dari peramalan proyek?

Sebelum Anda mulai membuat perkiraan proyek, Anda harus mempertimbangkan tiga elemen penting jika Anda ingin memastikan proyek Anda berjalan semulus mungkin. Pikirkan tentang proyek Anda:

• Durasi,
• Biaya, dan
• Kualitas.

Elemen #1: Durasi proyek

Bahkan sebelum Anda mempertimbangkan untuk melaksanakan suatu proyek, mulailah dengan bertanya pada diri sendiri pertanyaan:

Berapa lama proyek akan berlangsung?

Jika Anda ingin membuat ramalan proyek yang akurat, Anda harus terlebih dahulu menentukan berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk keseluruhan proyek. Kemudian, coba bagi proyek Anda menjadi tugas, fase, atau langkah yang lebih kecil, sehingga Anda dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas.

Manajer proyek sering menggunakan perangkat lunak penjadwalan proyek untuk membantu mereka mengotomatiskan proses perencanaan proyek dan meningkatkan akurasi peramalan. Jenis alat ini selanjutnya dapat membantu Anda melacak waktu setiap tugas dan membantu Anda mengumpulkan data penting — yang semuanya disimpan di satu tempat dan dapat membantu Anda membuat prakiraan di masa mendatang.

Elemen #2: Biaya proyek

Setelah Anda menentukan perkiraan durasi proyek Anda, lanjutkan dengan membuat estimasi biaya proyek Anda.

Meskipun membuat prediksi pengeluaran yang paling akurat tidak selalu merupakan tugas yang paling sederhana, melacak pengeluaran Anda dapat menyederhanakan proses ini secara signifikan dan membantu Anda mendapatkan angka paling akurat untuk disertakan dalam perhitungan Anda.

Karena Anda mungkin ingin perkiraan anggaran Anda sedekat mungkin dengan biaya akhir proyek Anda, pastikan untuk memasukkan gaji karyawan Anda serta alat yang mereka gunakan selama durasi proyek.

Elemen #3: Kualitas Proyek

Pada saat Anda memutuskan untuk menjalankan proyek, Anda mungkin ingin mendapatkan hasil kualitas terbaik. Namun, kinerja berkualitas tinggi sejalan dengan anggaran yang lebih besar.

Jadi, jika anggaran Anda terbatas, Anda mungkin ingin menilai prioritas Anda dan memutuskan apakah Anda siap mengorbankan kualitas untuk dapat menyelesaikan proyek Anda tanpa biaya yang membengkak.

Karena Anda mungkin tidak dapat membayar karyawan yang paling memenuhi syarat atau membeli bahan dengan kualitas terbaik dengan anggaran yang ketat, pikirkan tentang bagaimana sumber daya yang terbatas akan memengaruhi hasil akhir Anda dan sertakan temuan Anda dalam perkiraan proyek Anda.

Selain itu, perlu diingat bahwa jika Anda memutuskan untuk memilih proyek dengan kualitas lebih tinggi, pilihan ini juga dapat memengaruhi durasi proyek Anda, karena Anda memerlukan lebih banyak waktu untuk menemukan dan memilih orang yang paling memenuhi syarat untuk pekerjaan itu atau mendapatkan bahan kelas satu. .

Contoh peramalan dalam manajemen proyek

Asumsikan Anda menjalankan perusahaan pemasaran, dan klien meminta Anda membuat strategi media sosial untuk mereka. Setelah semua informasi terkumpul dan 20% proyek Anda selesai, Anda dapat mulai membuat prakiraan proyek.

Untuk perkiraan proyek yang akurat, Anda harus mempertimbangkan:

• Waktu yang diperlukan untuk setiap langkah, tugas, dan keseluruhan proyek (termasuk waktu ekstra jika diperlukan atau apakah klien meminta pengiriman mendesak),
• Pekerjaan yang akan dilakukan selama proyek (termasuk mengembangkan strategi, memutuskan desain, menulis konten, menjadwalkan posting di profil, dan sebagainya), dan
• Karyawan yang akan terlibat dalam proyek ini dari awal hingga akhir dan gaji mereka (termasuk memeriksa apakah Anda perlu mempekerjakan karyawan tambahan, atau apakah karyawan Anda saat ini cukup terampil, apakah Anda memiliki rencana cadangan jika terjadi keadaan darurat , dan seterusnya).

Mengapa peramalan dalam manajemen proyek penting?

Peramalan dalam manajemen proyek membantu Anda dengan:

• Memperkirakan hasil yang mungkin,
• Mengurangi risiko pelaksanaan proyek, dan
• Meningkatkan peluang keberhasilan proyek.

Namun, tidak selalu mudah untuk memprediksi hasil akhir dari sebuah proyek, terutama di awal ketika Anda tidak memiliki semua informasi. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengidentifikasi semua kemungkinan hasil dan menentukan hasil mana yang ingin Anda capai. Peramalan dalam manajemen proyek dapat membantu Anda dalam mengantisipasi semua kemungkinan hasil dan menentukan mana yang paling menguntungkan bagi perusahaan Anda.

Selain itu, peramalan proyek dapat membantu Anda mempersiapkan semua perubahan yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proyek serta menghitung dan mengurangi risiko. Dengan menurunkan risiko, Anda mendapatkan lebih banyak kendali atas proyek Anda dan meningkatkan peluang Anda untuk sukses.

Karena mengelola proyek berputar di sekitar menggunakan keterampilan dan pengetahuan Anda untuk membuat keputusan yang bijaksana untuk memastikan keberhasilan proyek, peramalan proyek hadir sebagai alat yang berguna untuk membantu Anda membuat keputusan berdasarkan prediksi yang paling akurat. Oleh karena itu, dengan membuat prakiraan yang akurat, Anda meningkatkan peluang keberhasilan proyek Anda.

Selain itu, persetujuan proyek seringkali mengandalkan hasil yang diperkirakan — jika hasilnya tidak menguntungkan, proyek tersebut bahkan mungkin ditolak.

7 Tips untuk peramalan sukses dalam manajemen proyek

Peramalan dalam manajemen proyek adalah proses yang kompleks karena mengharuskan Anda mempertimbangkan banyak faktor, seperti:

• Waktu,
• Biaya,
• Kualitas,
• Sumber daya,
• Staf, dan sebagainya.

Namun, untuk membantu Anda menghindari rasa kewalahan dengan terlalu banyak tugas di piring Anda, kami telah mengumpulkan beberapa petunjuk untuk membantu Anda memastikan perkiraan manajemen proyek Anda berjalan seperti jarum jam.

Tip #1: Buat beberapa prakiraan

Tidak peduli seberapa akurat ramalan itu, akan selalu ada risiko kejadian tak terduga yang mengubah hasil akhir proyek Anda. Oleh karena itu, daripada mengandalkan satu perkiraan proyek dan berharap yang terbaik, lebih baik mencoba dan membuat beberapa prediksi terperinci. Anda akan jauh lebih dekat untuk memprediksi hasil yang sebenarnya jika Anda memasukkan berbagai pendapat dan kemungkinan dan membuat banyak perkiraan. Seperti kata pepatah, “Jangan menaruh semua telur Anda dalam satu keranjang.”

Kiat #2: Terorganisir

Keterampilan organisasi yang hebat adalah salah satu kualitas terpenting yang harus dimiliki seorang manajer proyek. Melacak semua langkah dan memahami peran setiap anggota tim sangat penting untuk manajemen proyek yang efektif, dan di situlah pelacakan kemajuan proyek di setiap langkah bisa berguna. Dengan mengandalkan alat yang dapat membantu Anda melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk setiap tugas, Anda akan dapat memperoleh lembar waktu yang dapat digunakan untuk membuat prakiraan selama pelaksanaan proyek.

Tip #3: Gunakan alat peramalan

Anda dapat belajar banyak dengan mengamati data proyek dan menarik kesimpulan darinya. Namun, untuk menghasilkan prakiraan terbaik, coba terapkan perangkat lunak manajemen proyek seperti Plaky ke dalam bisnis Anda, yang akan membawa banyak manfaat bagi proyek Anda.

Dengan Plaky Anda dapat:

• Miliki data statistik paling akurat tentang waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas,
• Dapatkan semua informasi penting yang Anda butuhkan untuk perkiraan proyek yang tepat di ujung jari Anda,
• Memiliki gambaran yang jelas tentang semua kegiatan proyek seperti kemajuan proyek dan tenggat waktu,
• Tetapkan tugas kepada karyawan sehingga semua orang tahu apa yang harus dilakukan,
• Atur proyek ke dalam tahapan atau tugas,
• Tinggalkan komentar dan umpan balik,
• Dapatkan pemberitahuan saat seseorang memberi Anda tugas, saat ada pembaruan, atau seseorang menyebut Anda,
• Miliki representasi visual dari garis waktu proyek Anda, dan
• Dapat dengan cepat dan otomatis membuat perubahan pada proyek Anda, jadi Anda tidak perlu kehilangan waktu untuk melakukannya secara manual, dll.

Segera setelah Anda mulai menggunakan Plaky, Anda akan melihat betapa mudah dan cepatnya Anda mengatur anggota tim dan tugas. Anda akan memiliki gambaran yang jelas tentang keseluruhan proyek dan semua tugasnya sehingga Anda dapat membuat prediksi yang lebih baik tentang hasil proyek.

Tip #4: Jadwalkan waktu ekstra untuk tugas (untuk berjaga-jaga)

Peristiwa tak terduga dan penundaan proyek dapat terjadi meskipun Anda sudah berusaha sebaik mungkin dan menggunakan alat prakiraan dan manajemen terbaru. Anda tidak pernah tahu kapan seorang karyawan mungkin sakit atau apakah mereka akan membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan untuk menyelesaikan tugas. Itulah mengapa selalu merupakan pilihan yang aman untuk menjadwalkan waktu tambahan untuk setiap tugas.

Selain itu, coba pantau kemajuan proyek Anda di setiap langkahnya. Jika Anda melihat bahwa beberapa aktivitas atau tugas membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan selama pelaksanaan proyek, Anda dapat mengeditnya dan menambahkan waktu yang diperlukan.

Untuk membuat prakiraan proyek yang lebih baik selama pelaksanaan proyek Anda saat ini, Anda dapat menggunakan aplikasi pelacakan tugas yang membantu Anda menyimpan catatan waktu berlebih sehingga Anda akan tahu persis tugas mana yang membutuhkan lebih banyak waktu. Hasilnya, Anda dapat menggunakan ini sebagai referensi di masa mendatang untuk menyusun proyek yang akan datang dengan lebih baik, dan memastikan bahwa Anda memiliki lebih sedikit overrun dan penundaan.

Tip #5: Sajikan perkiraan proyek Anda dengan jelas

Kadang-kadang, bahkan tidak semua data Anda, karyawan yang memenuhi syarat, atau prakiraan sempurna mungkin cukup untuk membuat proyek berhasil. Setelah perkiraan Anda dikembangkan dan didokumentasikan, Anda harus mempresentasikannya dengan jelas kepada anggota tim Anda sehingga setiap orang menyadari tanggung jawab mereka.

Untuk memastikan bahwa semua fase dan tugas proyek disajikan dengan cara yang jelas, Anda dapat menggunakan perangkat lunak penjadwalan karyawan yang memungkinkan tim Anda mendapatkan gambaran yang jelas tentang semua tugas dan aktivitas mereka dan tahu persis apa yang seharusnya mereka lakukan untuk mencapai yang diinginkan. hasil proyek.

Tip #6: Lacak kinerja proyek Anda

Perlu diingat bahwa peramalan proyek hanyalah sebuah prediksi yang dapat berubah karena faktor eksternal atau internal, jadi Anda harus melacak proyek Anda di semua tahap pelaksanaannya.

Misalnya, saat melacak performa, Anda mungkin menyadari bahwa anggaran Anda terbatas. Mengetahui tentang defisit anggaran dapat membantu Anda membuat perubahan yang diperlukan dan menyelesaikan masalah tepat waktu. Misalnya, Anda dapat mengalihkan dana dari cabang lain, atau memberi tahu klien Anda tentang perubahan harga. Akibatnya, prediksi Anda akan berubah dan Anda akan memiliki perkiraan yang lebih akurat.

Selain itu, melacak kinerja proyek memastikan bahwa Anda akan melihat perubahan yang tidak terduga, berpotensi mengetahui cara menyelesaikannya, dan mengomunikasikannya dengan tepat waktu kepada klien Anda.

Tip #7: Tinjau setiap proyek dan periksa apakah ramalannya benar

Setelah menyelesaikan sebuah proyek, Anda harus meninjau hasilnya untuk melihat seberapa cocoknya dengan perkiraan Anda, karena keberhasilan proyek dapat diukur dengan seberapa dekat kesesuaiannya dengan perkiraan awal.

Misalnya, jika ada perubahan yang dilakukan dalam hal waktu atau biaya, Anda dapat memasukkannya ke dalam prakiraan mendatang untuk proyek serupa. Memahami apa yang hilang dalam perkiraan sebelumnya dapat membantu Anda meningkatkan perkiraan proyek di masa mendatang.

Kesimpulan: Tingkatkan peluang Anda untuk sukses proyek dengan peramalan proyek

Seperti yang mungkin sudah Anda ketahui, peramalan proyek yang efektif adalah yang membedakan proyek yang dijalankan dengan baik dari proyek yang salah.

Pada artikel ini, kami telah menjelaskan apa yang diperlukan peramalan dalam manajemen proyek. Kami juga menyertakan beberapa tip perkiraan yang akan berguna bagi Anda jika Anda memutuskan untuk mulai membuat perkiraan proyek.

Namun, perlu diingat bahwa peramalan proyek adalah proses yang kompleks dan membutuhkan banyak persiapan dan pemikiran.

Anda harus mencoba menjadwalkan waktu tambahan untuk tugas, melacak kinerja proyek Anda, dan menggunakan alat prakiraan untuk mendapatkan data yang lebih akurat.

Hasil proyek yang baik tidak dapat dijamin oleh perkiraan proyek karena bergantung pada banyak faktor, tetapi ini akan membuat Anda selangkah lebih dekat menuju kesuksesan.

️ Peramalan dalam manajemen proyek adalah proses berguna yang memungkinkan Anda untuk tetap mengendalikan proyek Anda. Apakah Anda memiliki tip berharga tentang cara meningkatkan perkiraan proyek? Menulis kepada kami di [email protected] untuk kesempatan ditampilkan di salah satu artikel kami yang akan datang. Juga, jika Anda menyukai artikel ini, bagikan dengan orang lain yang Anda kenal yang akan menganggapnya menarik.