Manajemen biaya proyek: Dasar-dasar, langkah-langkah, dan tujuan utama

Ketika bisnis Anda menjalankan proyek baru, keberhasilan atau kegagalan pekerjaan Anda bergantung pada efisiensi upaya manajemen proyek Anda — dan elemen terpenting dari upaya manajemen proyek Anda adalah menangani biaya manajemen proyek .

Terlebih lagi, perkiraan biaya proyek yang tidak akurat dapat menjadi salah satu alasan utama mengapa proyek melebihi anggaran atau gagal total.

Untuk dapat menyelesaikan proyek Anda dengan sukses, Anda harus dapat mengontrol, menganalisis, dan meramalkan biaya dengan lebih tepat dan mencegah hasil yang buruk.

Untuk membantu Anda tetap dalam anggaran proyek Anda, kami akan menjelaskan hal berikut:

• Definisi manajemen biaya proyek,
• Tujuan utama dari manajemen biaya proyek,
• Cara menghitung biaya manajemen proyek, dan
• 4 langkah dalam manajemen biaya proyek.

Kami juga akan membahas beberapa pertanyaan umum tentang manajemen biaya proyek, jadi tetaplah bersama kami.

Apa itu manajemen biaya proyek?

Manajemen biaya proyek adalah proses yang melibatkan estimasi dan alokasi anggaran proyek dan biaya selanjutnya, serta pengendalian biaya proyek.

Manajemen biaya proyek memungkinkan Anda memiliki gambaran yang jelas tentang status keuangan proyek Anda. Ini membantu manajer proyek memprediksi biaya masa depan dan bertindak sesuai.

Beberapa manfaat dari manajemen biaya proyek adalah:

• Penurunan biaya,
• Peningkatan efisiensi, dan
• Pelacakan kemajuan.

Istilah manajemen biaya proyek yang penting

Untuk memudahkan Anda memahami beberapa istilah penting terkait manajemen biaya proyek, kami akan menjelaskannya lebih detail.

Pada bagian ini, kami akan menjelaskan istilah-istilah berikut:

• Biaya proyek, dan
• Anggaran proyek.

Berapa biaya proyek?

Secara keseluruhan, biaya proyek adalah total dana yang dibutuhkan untuk menutupi dan menyelesaikan transaksi bisnis atau proyek kerja secara moneter.

Biaya proyek melibatkan:

1. Biaya langsung - Biaya langsung adalah mereka yang terlibat langsung dengan proyek dan diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
2. Biaya tidak langsung - Biaya tidak langsung untuk suatu proyek adalah biaya yang tidak secara langsung mengarah pada penyelesaian proyek tetapi masih penting bagi perusahaan atau individu yang mengerjakan proyek tersebut. Dengan demikian, mereka adalah bagian dari biaya proyek individu.

Biaya langsung meliputi biaya:

• Profesional yang mengerjakan proyek — yaitu karyawan perusahaan atau kontraktor outsourcing dan pekerja lepas.
• Peralatan — yaitu alat dan mesin yang digunakan karyawan, kontraktor, atau pekerja lepas untuk menyelesaikan proyek.
• Bahan — yaitu bahan fisik (yang bukan alat atau mesin) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
• Tugas manajemen proyek — yaitu semua tugas dimaksudkan untuk memfasilitasi penyelesaian proyek sebelum waktu tertentu, dan sesuai dengan persyaratan tertentu.
• Tugas teknik (jika diperlukan) — yaitu semua penelitian, pekerjaan desain, dan pemasangan peralatan dilakukan untuk menyelesaikan proyek.
• Transportasi (jika ada) — yaitu tarif bea cukai, membawa produk jadi ke pengecer, dll.

Biaya tidak langsung meliputi biaya:

• Biaya overhead operasi — yaitu sewa kantor, utilitas, asuransi, peralatan kantor umum, dan material.
• Targetkan gaji tahunan — yaitu laba bersih yang ingin diperoleh perusahaan atau individu, selain uang yang dibutuhkan untuk menutupi biaya overhead dan pengeluaran lainnya.

Menangani biaya langsung dan tidak langsung dan menjaganya sesuai anggaran sangat penting untuk kelancaran manajemen biaya proyek.

Berapa anggaran proyek?

Anggaran proyek adalah jumlah total uang yang direncanakan dan dialokasikan untuk pelaksanaan proyek dalam jangka waktu tertentu (deadline).

Anggaran proyek didasarkan pada perkiraan biaya awal proyek dan biasanya bergantung pada efektivitas pengendalian biaya proyek. Ada 4 teknik manajemen anggaran proyek utama:

1. Inkremental — Anda melacak waktu pada tugas-tugas Anda dalam suatu proyek dan mendapatkan pemahaman tentang waktu sebenarnya yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut di masa mendatang.
2. Berbasis aktivitas — Anda menghitung pendapatan ideal Anda, pertimbangkan berapa banyak proyek yang perlu Anda kerjakan sepanjang tahun dan harganya untuk mencapai pendapatan tersebut, dan tentukan setiap anggaran proyek dengan menghitung biaya untuk proyek itu.
3. Proposisi nilai — Anda menambahkan item ke anggaran Anda berdasarkan nilai yang dibawanya ke proyek Anda. Jika item/tugas/profesional penting untuk proyek, item/tugas/profesional tersebut akan ditambahkan ke anggaran yang Anda rencanakan.
4. Berbasis nol — Teknik pengelolaan anggaran ini mirip dengan proposisi nilai. Perbedaannya (dan syarat item yang akan dimasukkan dalam anggaran) adalah bahwa item tersebut harus dibenarkan dan terbukti bermanfaat untuk setiap periode bisnis baru dan bukan hanya satu proyek. Semua item yang penting untuk jangka waktu bisnis baru disetujui untuk anggaran.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara terbaik mengelola semua biaya yang terkait dengan anggaran proyek, lihat teknik manajemen biaya anggaran ini.

Teknik manajemen biaya anggaran

Untuk memastikan Anda tetap berpegang pada anggaran (dan memangkas biaya sebisa mungkin), Anda harus:

• Latih karyawan agar efisien dengan waktu mereka — Mengikuti tip manajemen waktu yang tepat dan meningkatkan keterampilan manajemen waktu yang tepat akan membantu tim Anda menjadi lebih efisien waktu, yang pada gilirannya akan membantu Anda menghemat biaya.
• Manfaatkan teknologi terbaru — Selain alat manajemen proyek, coba perkenalkan alat bisnis lain untuk membantu mengotomatiskan pekerjaan karyawan dengan cara yang hemat biaya.
• Tugas outsourcing — Mempekerjakan profesional terkemuka dari luar perusahaan untuk menangani sebagian pekerjaan Anda (pekerjaan terkait bisnis atau khusus proyek) akan membantu Anda memangkas biaya.
• Kurangi biaya overhead Anda — Asuransi adalah biaya overhead yang tidak dapat dinegosiasikan, tetapi ada beberapa biaya overhead yang tidak dapat Anda gunakan untuk bekerja (dan hidup). Contohnya termasuk kantor bergaya di pusat kota untuk pekerjaan lepas Anda atau utilitas yang modis tetapi kurang berguna. Potong apa yang Anda bisa untuk memaksimalkan anggaran Anda.

Pentingnya manajemen biaya dalam proyek dan teknik manajemen biaya yang tercantum hampir cukup jelas - ketika Anda bertujuan untuk mengelola biaya Anda untuk mematuhi anggaran proyek yang ditetapkan, pada dasarnya Anda membiarkan anggaran yang ditetapkan memandu keputusan Anda.

Jika Anda tidak bertujuan untuk mengelola biaya proyek Anda, kemungkinan akan lepas kendali, dan seluruh proyek Anda mungkin berantakan karena manajemen yang salah.

Apa tujuan utama dari manajemen biaya proyek?

Manfaat manajemen biaya proyek yang tepat berasal dari tujuan utama manajemen biaya proyek , yang meliputi:

• Berfokus pada pengiriman proyek berdasarkan kriteria nilai yang ditetapkan pada awal proyek,
• Memantau dan mendokumentasikan semua transaksi, pembayaran, dan perubahan terkait proyek, dan
• Melakukan upaya untuk mengurangi biaya bisnis secara keseluruhan.

Secara umum, tujuan utama manajemen biaya proyek yang tepat adalah membantu manajer proyek berhasil menyelesaikan proyek, tetapi juga mengurangi biaya proyek yang tidak perlu. Sebuah proyek hanya dapat benar-benar berhasil jika Anda melacak biaya dan tetap berada dalam anggaran proyek.

Bagaimana menghitung biaya manajemen proyek

Saat menentukan biaya manajemen proyek untuk proyek fasilitas utamanya, Universitas Northwestern menganut prinsip berikut — semakin besar proyek, semakin rendah biaya pengelolaan proyek dibandingkan dengan total biaya proyek itu sendiri.

Untuk melihat bagaimana mereka menghitung biaya manajemen proyek berdasarkan ukuran proyek mereka, lihat tabel di bawah ini.

Karena proyek menjadi lebih mahal dan lebih besar, biaya manajemen proyek secara bertahap menurun — menurut sistem biaya manajemen proyek bertahap yang mereka gunakan.

Biaya mereka didasarkan pada anggaran proyek yang ditentukan pada awal proyek itu sendiri, dan juga harus tetap sama selama durasi proyek tersebut.

Intinya, biaya manajemen proyek Anda akan bergantung pada ukuran proyek Anda, tetapi juga akan bergantung pada harga perangkat lunak manajemen proyek yang Anda pilih untuk digunakan, yang juga harus dimasukkan dalam anggaran.

Apa saja 4 langkah dalam manajemen biaya proyek?

Untuk mengelola biaya proyek Anda dengan cara terbaik, ikuti 4 langkah sederhana ini:

• Rencanakan sumber daya,
• Perkirakan biayanya,
• Menentukan anggaran biaya, dan
• Mengontrol biaya.

Langkah #1: Rencanakan sumber daya

Perencanaan sumber daya mencakup meninjau ruang lingkup proyek dan kemudian memikirkan sumber daya masa depan — sumber daya ini diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Ruang lingkup proyek adalah garis besar proyek yang menentukan semua aspek pekerjaan yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek.

Sumber daya untuk proyek dapat meliputi:

• Orang-orang yang diperlukan untuk melaksanakan proyek,
• Peralatan dan alat, dan
• Waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas.

Segala sesuatu yang memungkinkan Anda menyelesaikan proyek dengan sukses dianggap sebagai sumber daya.

Untuk membuat rencana sumber daya yang komprehensif, Anda harus menentukan:

• Berapa banyak orang yang akan dibutuhkan untuk sebuah proyek,
• Jenis pengalaman apa yang perlu mereka miliki,
• Jenis peralatan apa yang akan dibutuhkan, dan
• Apa jadwal yang tepat untuk setiap kegiatan.

Namun, terlepas dari upaya yang Anda lakukan dalam perencanaan sumber daya, selalu ada kemungkinan munculnya beberapa kendala yang tidak dapat dihindari. Jika hal ini terjadi, Anda perlu memperhitungkan kemungkinan sumber daya tertentu menjadi tidak tersedia.

Penting juga untuk melacak alokasi sumber daya. Melacak alokasi sumber daya memberi manajer proyek gambaran yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan membantu mereka memfasilitasi pendelegasian tugas.

Setelah kami memiliki inventaris lengkap dari semua sumber daya yang kami butuhkan, kami akan dapat memperkirakan biayanya, seperti yang dapat kita lihat di langkah selanjutnya.

Langkah #2: Perkirakan biaya sumber daya

Segera setelah Anda selesai menyusun rencana sumber daya, Anda harus memperkirakan semua biaya untuk sumber daya yang dialokasikan sebelumnya.

Menentukan biaya setiap sumber daya dan mempertimbangkan faktor variabel sangat penting untuk setiap proses pengambilan keputusan yang melibatkan persediaan, peralatan, dan keseluruhan anggaran proyek.

Setelah Anda mengumpulkan semua informasi harga yang diperlukan, Anda akan mendapatkan perkiraan perhitungan pengeluaran Anda.

Untuk memastikan Anda memperoleh angka yang paling akurat, Anda dapat:

• Lacak waktu dan pengeluaran proyek Anda,
• Memantau aktivitas semua orang yang terlibat dalam proyek, dan
• Dapatkan untuk melihat di mana uang itu pergi secara real-time.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang anggaran biaya, mari langsung ke langkah ketiga.

Langkah #3: Tentukan anggaran biaya

Menentukan anggaran biaya adalah inti dari manajemen biaya proyek.

Sederhananya, anggaran biaya adalah jumlah dari semua biaya yang diperlukan untuk semua tugas dan pencapaian yang ingin dicapai oleh proyek. Mengetahui anggaran biaya membantu Anda mengelola biaya aktual dibandingkan dengan perkiraan.

Penentuan anggaran biaya sangat tergantung pada jadwal proyek. Juga, menyadari durasi tugas dan tonggak membuat lebih mudah untuk melacak tenggat waktu proyek.

Memiliki strategi penganggaran biaya juga memungkinkan manajer proyek untuk membuat perkiraan anggaran yang lebih akurat untuk tahap mendatang atau bahkan mungkin mencegah overruns.

Langkah #4: Kontrol biaya

Mengontrol biaya Anda berarti mengawasi semua biaya saat proyek berlangsung, dan mencatatnya.

Proses ini memungkinkan Anda mengambil tindakan yang tepat bila ada penyesuaian tertentu, seperti perubahan harga bahan atau layanan. Pengendalian biaya penting karena membantu Anda mengurangi biaya dan memastikan proyek Anda tetap menguntungkan.

Untuk mengendalikan biaya dengan cara terbaik, inilah yang harus Anda lakukan:

• Pastikan proyek tetap dalam ruang lingkup,
• Bekerja sama dengan pemangku kepentingan,
• Ikuti jadwal dan atur waktu Anda, dan
• Gunakan perangkat lunak manajemen proyek.

Pertanyaan yang sering diajukan tentang manajemen biaya proyek

Jika Anda masih ragu tentang manajemen biaya proyek, mari kita bahas beberapa pertanyaan umum dan lihat semua yang perlu Anda ketahui:

• Perangkat lunak manajemen proyek, dan
• Estimasi biaya proyek.

Apakah Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek?

Salah satu biaya proyek yang lebih penting dalam manajemen proyek adalah perangkat lunak manajemen proyek — dan salah satu pertanyaan manajemen proyek yang lebih penting berkisar pada biaya perangkat lunak manajemen proyek.

Tentu saja, seluruh tujuan penggunaan perangkat lunak manajemen proyek adalah untuk mempercepat proses manajemen proyek dan membuatnya lebih:

• Tepat,
• Akurat, dan
• Hemat biaya.

Jadi, dengan menggunakan perangkat lunak semacam itu, pada dasarnya Anda menghemat uang dalam jangka panjang.

Ada banyak alat manajemen proyek yang tersedia untuk perencanaan proyek, tetapi menemukan perangkat lunak manajemen proyek yang tepat yang juga mudah digunakan dapat menyederhanakan proses pelacakan proyek.

Dalam alat manajemen proyek seperti Plaky, misalnya, Anda dapat:

• Berkolaborasi dengan rekan satu tim,
• Simpan semua tugas di satu tempat, dan
• Lacak kemajuan proyek Anda.

Meskipun Anda harus memasukkan biaya perangkat lunak manajemen biaya proyek dalam perencanaan proyek Anda, ada beberapa opsi lain seperti Plaky di mana Anda dapat menggunakan banyak fitur, dan semuanya gratis.

Apa itu estimasi biaya proyek?

Estimasi biaya proyek adalah proses memprediksi:

• Biaya,
• Kuantitas, dan
• Harga semua sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Namun, mengingat estimasi dibuat sebelum penyelesaian proyek (artinya tidak dapat memperhitungkan pengeluaran dan perubahan tak terduga), seringkali tidak pasti dan hanya berfungsi sebagai titik awal untuk menetapkan anggaran proyek dan menangani manajemen biaya.

Saat memperkirakan biaya proyek Anda, pastikan untuk mencakup hal-hal berikut:

• Tepat — Cobalah untuk tidak melebih-lebihkan atau meremehkan biaya Anda. Buat estimasi sehubungan dengan apa yang ingin Anda capai, sumber daya Anda, dan jangka waktu.
• Akurat — Meskipun konsultan, pekerja, dan pekerja lepas Anda sangat penting untuk kesuksesan proyek Anda, elemen terpenting dalam estimasi proyek Anda adalah waktu yang akan Anda habiskan untuk itu. Jadi, penting bagi Anda untuk melacak waktu di semua proyek Anda. Dengan cara ini Anda akan mendapatkan jumlah jam yang akurat untuk setiap jenis proyek, sehingga akan lebih mudah memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek di masa mendatang.
• Pahami persyaratan (dan batasan) proyek — Berhati-hatilah untuk tidak meremehkan waktu, jumlah anggota tim, dan sumber daya moneter yang Anda perlukan secara keseluruhan untuk mengakhiri proyek Anda.

Para profesional yang berbeda mendekati perkiraan proyek dengan berbagai cara, jadi mari kita lihat jenis perkiraan biaya apa yang dapat Anda gunakan untuk mengelola proyek Anda.

Jenis perkiraan biaya dalam manajemen proyek

Ada beberapa jenis perkiraan biaya yang efektif dalam manajemen proyek:

1. Penilaian ahli — Estimasi ini paling cocok untuk profesional berpengalaman karena didasarkan pada pengetahuan dan pengalaman estimator sebelumnya.
2. Biaya kualitas — Estimasi ini didasarkan pada uang yang dikeluarkan untuk mengelola potensi kegagalan dan mencegah kualitas proyek yang buruk. Ini membantu Anda meminimalkan kerugian dan menganalisis di mana Anda dapat menghemat uang.
3. Analisis tawaran vendor — Estimasi ini terutama digunakan pada tender proyek publik karena mengharuskan Anda untuk menganalisis pesaing Anda dan menebak tawaran mereka sebelum membuat sendiri.
4. Menggunakan perangkat lunak estimasi proyek — Estimasi ini bergantung pada angka yang disediakan oleh perangkat lunak estimasi proyek khusus.
5. Analisis cadangan — Estimasi ini digunakan untuk mengakomodasi potensi risiko proyek dan sumber daya cadangan yang perlu diamankan untuk mengakomodasi risiko tersebut.
6. Estimasi tiga titik — Estimasi ini mencakup estimasi rata-rata dari estimasi yang paling mungkin (A), estimasi optimis (B), dan estimasi pesimistis (C). Contoh: A = $60.000, B = $55.000, C = $80.000. Menurut rumus, (B + 4A + C)/6, perkiraan tiga poin untuk perkiraan contoh adalah $62.000.
7. Estimasi analog — Estimasi ini didasarkan pada data yang dikumpulkan dari proyek serupa sebelumnya. Biasanya digunakan pada tahap awal proyek baru.
8. Estimasi parametrik — Teknik ini mirip dengan teknik estimasi analog, bedanya data historis yang digunakan didasarkan pada hubungan antara berbagai variabel proyek.
9. Estimasi dari bawah ke atas — Estimasi ini dihitung dengan membandingkan proyek saat ini dengan paket pekerjaan yang telah Anda buat. Setelah itu, Anda membuat perkiraan untuk proyek saat ini.

Cara terbaik memperkirakan proyek — contoh

Kami akan menunjukkan cara memperkirakan proyek melalui contoh estimasi biaya proyek . Contoh ini memperhitungkan:

• Para profesional yang mengerjakan proyek,
• Tarif per jam mereka,
• Bahan yang mereka gunakan juga
• Waktu yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Inilah yang perlu Anda lakukan jika Anda ingin memperkirakan proyek Anda:

1. Daftar semua profesional,
2. Cantumkan tarif per jam masing-masing,
3. Cantumkan semua sumber daya fisik yang Anda perlukan, termasuk semua peralatan dan bahan,
4. Buat perkiraan waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek, dan
5. Hitung harga akhir.

Sekarang Anda telah memperkirakan bahwa anggota tim Anda akan menghabiskan total 300 jam untuk tugas terkait proyek yang ditugaskan kepada mereka — lebih khusus lagi:

• Lisa Johnson (tarif per jam: $45) akan menghabiskan 30 jam untuk Tugas 1
• John Bautista (tarif per jam: $45) akan menghabiskan 70 jam untuk Tugas 2
• Katie Stark (tarif per jam: $50) akan menghabiskan 50 jam untuk Tugas 3
• Austin White (tarif per jam: $40) akan menghabiskan 120 jam untuk Tugas 4
• Thomas Clark (tarif per jam: $50) akan menghabiskan 30 jam untuk Tugas 5

Berikut rumus perkiraan total 300 jam:

Tarif per jam x waktu yang dihabiskan untuk bekerja (untuk setiap karyawan)

Berikut adalah persamaannya:

$45 x 30 + $45 x 70 + $50 x 50 + $40 x 120 + $50 x 30 = $13.300

Seperti yang kami sebutkan, selain termasuk karyawan Anda, Anda juga perlu memperhitungkan biaya bersih bahan dan peralatan Anda. Mengenai bahan, Anda harus menyertakan jumlah unit, tetapi juga harga per unit.

Selain itu, saat Anda membandingkan anggaran yang direncanakan dengan pengeluaran aktual, Anda akan melihat perbedaan di antara keduanya.

Akhirnya, jika Anda melacak kemajuan Anda, Anda akan dapat mengubah jadwal Anda untuk memberikan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas tertentu dan melacak kapan anggaran yang direncanakan akan mencapai batasnya.

Kesimpulan: Untuk proyek yang sukses, manajemen biaya proyek yang tepat adalah suatu keharusan!

Pada akhirnya, perkiraan waktu, sumber daya, dan pengeluaran Anda adalah yang mengatur anggaran Anda.

Anggaran dan ukuran proyek Anda, di sisi lain, menentukan biaya manajemen proyek dan biaya perangkat lunak manajemen proyek Anda.

Semua hal dipertimbangkan, keputusan terkait proyek Anda harus diatur oleh perkiraan anggaran proyek Anda.

Jika keseluruhan biaya proyek Anda tidak melebihi anggaran, Anda dapat menyimpulkan bahwa manajemen biaya proyek Anda berhasil.

️ Pernahkah Anda mencoba mengelola biaya proyek Anda sebelumnya? Mungkin Anda telah menemukan metode manajemen biaya proyek yang tepat yang membantu Anda mengarahkan anggaran proyek dengan sukses. Beri tahu kami di [email protected] agar kami dapat mencoba teknik Anda selanjutnya. Dan jika Anda menyukai postingan blog ini, bagikan dengan seseorang yang menurut Anda akan tertarik untuk membacanya.