Panduan utama untuk akuntansi proyek: Definisi, kepentingan, dan tip

Akuntansi proyek adalah aspek yang sangat berharga dari manajemen proyek. Ini membantu pemilik bisnis dan manajer proyek:

• Rencana,
• Kontrol, dan
• Mengevaluasi aspek keuangan dari setiap proyek.

Melacak keuangan sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun, oleh karena itu mempelajari lebih lanjut tentang akuntansi proyek adalah suatu keharusan!

Dalam posting blog ini, kita membahas info akuntansi proyek yang harus diketahui oleh setiap manajer proyek, termasuk:

• Apa itu akuntansi proyek,
• Apa manfaatnya,
• fase akuntansi proyek,
• Kiat tentang akuntansi proyek yang sukses, dan
• Bagaimana menemukan perangkat lunak akuntansi proyek yang bagus.

Apa itu akuntansi proyek?

Akuntansi proyek adalah proses yang melibatkan pelacakan keuangan proyek dan menggunakan informasi tersebut untuk mengelola proyek itu secara efektif. Sederhananya, ini adalah bentuk akuntansi khusus yang digunakan untuk melacak kemajuan keuangan proyek tertentu.

Bahkan proyek yang lebih pendek memiliki banyak fase dan bisa sangat rumit. Dengan demikian, mungkin sulit untuk melacak semua perubahan dan pengeluaran yang terkait dengannya. Untungnya, akuntansi proyek ada untuk menjaga agar semuanya lebih teratur.

Akuntansi proyek mencatat setiap biaya yang terkait dengan proyek tertentu. Biaya ini meliputi:

• Bahan,
• Buruh, dan
• Semua biaya lain yang mungkin timbul darinya.

Informasi yang dikumpulkan dari akuntansi kemudian digunakan untuk memastikan bahwa proyek tetap sesuai anggaran.

Terlebih lagi, akuntansi proyek sangat berharga dalam memperkirakan biaya untuk proyek masa depan. Ini memungkinkan pemilik bisnis dan manajer proyek untuk dengan mudah menghasilkan laporan dan membuat prediksi serta memberi informasi kepada pemangku kepentingan yang relevan.

Akuntansi proyek umumnya terdiri dari:

• Membuat sistem akuntansi untuk proyek,
• Menentukan indikator kinerja utama (KPI),
• Melacak setiap transaksi,
• Mengelola informasi tentang sumber daya, dari bahan dan peralatan yang tersedia hingga waktu yang dihabiskan,
• Memperbarui informasi biaya secara berkala, dan
• Peramalan berdasarkan informasi yang diterima.

Siapa yang menggunakan akuntansi proyek?

Siapa pun yang memiliki wawasan tentang keuangan suatu proyek dapat memperoleh manfaat dari akuntansi proyek. Pengguna akuntansi proyek yang paling sering adalah:

• Manajer proyek,
• Akuntan, dan
• Pemilik bisnis.

Sistem dapat berguna dalam semua jenis proyek di mana biaya dan pendapatan, anggaran, dan pencapaian harus dilacak. Itulah sebabnya industri di mana akuntansi proyek sangat penting adalah:

• Konstruksi,
• Rekayasa,
• Manufaktur,
• TI, dan
• Konsultasi.

Apa contoh akuntansi proyek di industri TI?

Akuntansi proyek dapat digunakan untuk proyek apa pun yang dapat Anda pikirkan di industri TI.

Katakanlah perusahaan TI tertentu menggunakan akuntansi proyek untuk proyek pengembangan perangkat lunak untuk aplikasi baru.

Manajer proyek ini akan menggunakan akuntansi proyek untuk:

• Melacak anggaran proyek,
• Memantau biaya dan pendapatan,
• Catat biaya untuk mempekerjakan pengembang,
• Beli lisensi perangkat lunak,
• Sewa ruang kantor, serta
• Pantau pendapatan dari penjualan aplikasi yang sudah jadi.

Untuk mempermudah proses ini, manajer proyek atau akuntan dapat menggunakan pelacak waktu proyek, untuk membuat daftar tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Kemudian, mereka dapat mengaitkan biaya dengan setiap tugas, karena hal itu akan memberi mereka gambaran keuangan yang jelas tentang keseluruhan proyek.

Memiliki gambaran yang jelas tentang keuangan membantu manajer proyek memastikan bahwa proyek tetap sesuai anggaran.

Selain itu, akuntansi akan memungkinkan mereka untuk menentukan apakah manajer proyek harus melakukan penyesuaian keuangan terhadap rencana tersebut, agar proyek tetap berjalan sesuai rencana. Itu bisa melibatkan menemukan cara untuk meningkatkan pendapatan untuk mengimbangi kelebihan anggaran atau negosiasi untuk pengurangan biaya pengembangan.

Membedakan antara jenis umum akuntansi

Jika Anda baru saja mengenal istilah "akuntansi proyek", Anda mungkin mulai bingung dengan istilah serupa lainnya. Mari kita uraikan jenis-jenis akuntansi yang paling populer dan perbedaannya dari akuntansi proyek.

Akuntansi proyek vs. akuntansi biasa

Akuntansi proyek adalah bentuk khusus dari akuntansi reguler.

Akuntansi reguler berkaitan dengan masalah keuangan keseluruhan bisnis. Ini biasanya melibatkan pelacakan pendapatan dan pengeluaran bisnis secara keseluruhan. Sebaliknya, akuntansi proyek difokuskan pada aspek keuangan dari proyek tertentu, dan melibatkan pelacakan biaya dan pendapatan yang terkait dengan proyek tersebut.

Perbedaan utama lainnya antara akuntansi proyek dan akuntansi reguler adalah tingkat detailnya. Akuntansi proyek sering melibatkan pelacakan biaya pada tingkat yang sangat terperinci, seperti pelacakan biaya bahan individual atau jam kerja.

Akuntansi reguler, di sisi lain, biasanya melibatkan pelacakan pengeluaran dan pendapatan pada tingkat yang lebih tinggi, yang mencakup keseluruhan biaya departemen atau unit bisnis.

Akuntansi proyek vs akuntansi manajemen

Perbedaan utama antara akuntansi proyek dan akuntansi manajemen adalah fokus dari kedua disiplin tersebut.

Akuntansi proyek difokuskan pada aspek keuangan dari proyek tertentu, dan melibatkan pelacakan biaya dan pendapatan yang terkait dengan proyek tersebut.

Sebaliknya, akuntansi manajemen difokuskan pada penyediaan informasi yang dapat digunakan manajer untuk membuat keputusan tentang operasi bisnis. Ini biasanya melibatkan analisis data keuangan pada tingkat yang lebih tinggi, seperti melacak kinerja keseluruhan unit atau departemen bisnis.

Akuntansi proyek vs akuntansi biaya

Akuntansi biaya adalah jenis akuntansi yang menentukan biaya yang terkait dengan layanan atau proses pembuatan suatu produk dengan memeriksa setiap biaya dalam rantai pasokan. Jadi, itu tidak terhubung ke proyek tertentu, tetapi bisa saja.

Berdasarkan definisi ini, kita dapat menyimpulkan bahwa akuntansi proyek adalah salah satu bentuk akuntansi biaya. Dengan demikian, Anda dapat melihat akuntansi biaya sebagai istilah yang lebih luas yang melibatkan pengeluaran di luar lingkup akuntansi proyek.

Manfaat utama dari akuntansi proyek

Akuntansi proyek adalah alat berharga yang dapat membantu manajer proyek dan pemilik bisnis mengelola proyek mereka secara lebih efektif dan membuat keputusan yang lebih baik. Berikut adalah alasan utama mengapa Anda harus menggunakan akuntansi proyek untuk proyek Anda berikutnya.

Manfaat #1: Akuntansi proyek memungkinkan Anda mengendalikan biaya proyek

Akuntansi dan manajemen proyek berjalan beriringan! Saat mengerjakan proyek, Anda dapat menggunakan akuntansi proyek untuk mendapatkan informasi yang akurat dan terkini tentang status keuangan proyek Anda yang sedang berjalan.

Selanjutnya, Anda dapat menggunakan akuntansi proyek untuk memeriksa kemajuan proyek di setiap fase. Manajer proyek dapat menggunakan informasi yang dihasilkan untuk mengidentifikasi potensi penghematan biaya dan menyesuaikan anggaran proyek saat bepergian.

Selain itu, kemungkinan keterlambatan dan apa artinya pengeluaran akhir suatu proyek lebih mudah dipahami dan dikelola dengan akuntansi proyek yang menyeluruh.

Manfaat #2: Akuntansi proyek memberi tahu Anda tentang potensi pengeluaran dan membantu Anda mempersiapkan proyek di masa mendatang

Akuntansi proyek memberi manajer proyek informasi keuangan yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan berdasarkan informasi tentang proyek mereka. Kemudian, manajer proyek dapat mengevaluasi kelayakan berbagai opsi proyek dan menentukan tindakan terbaik.

Terlebih lagi, manfaat akuntansi proyek tidak berakhir saat proyek selesai. Peramalan adalah aspek penting dari setiap bisnis dan penting untuk memprediksi pengeluaran di masa depan serta lamanya proyek serupa di masa depan. Dengan akuntansi proyek, data keuangan dari satu proyek dapat digunakan untuk referensi proyek serupa di masa mendatang.

Manfaat #3: Akuntansi proyek membantu Anda membuat laporan proyek terperinci

Dengan gambaran keuangan proyek yang jelas, manajer proyek dapat dengan mudah membuat laporan dan memperbarui pemangku kepentingan mereka tentang kemajuannya.

Selain itu, data akuntansi proyek berisi informasi penting yang harus disertakan dalam laporan proyek akhir untuk:

• investor,
• Manajemen, dan
• Stakeholder.

Akuntansi proyek membuat pembuatan laporan proyek akhir jauh lebih mudah, karena semua data sudah dicatat dan dilacak!

4 Fase penting dari akuntansi proyek

Jumlah fase yang akan dilalui oleh proses akuntansi proyek tergantung pada manajer proyek atau departemen akuntansi. Namun, ada empat fase dalam akuntansi proyek yang penting untuk tinjauan keuangan menyeluruh dari proyek tertentu:

• Perencanaan dan penganggaran,
• Pelacakan dan pemantauan,
• Pelaporan, dan
• Penutupan.

Kami akan menjelaskan setiap fase secara detail di baris berikut.

Fase #1: Perencanaan dan penganggaran

Tahap perencanaan dan penganggaran dimulai sebelum proyek dimulai. Fase ini menyajikan langkah penting untuk akuntansi proyek yang sukses karena mengantisipasi biaya potensial dan menetapkan tonggak yang harus dipenuhi.

Fase perencanaan dan penganggaran terdiri dari memperkirakan setiap biaya yang akan ditanggung proyek, termasuk:

• Tenaga kerja,
• Jam,
• Peralatan,
• Angkutan,
• Bahan, dan
• Atas.

Selanjutnya, manajer proyek datang dengan jadwal proyek dan menguraikan setiap tugas yang harus diselesaikan agar proyek berhasil.

Fase #2: Pelacakan dan pemantauan

Setelah proyek dimulai, kemajuan proyek dan anggaran harus dipantau secara ketat.

Pada fase ini, memiliki perangkat lunak akuntansi proyek atau menyewa akuntan proyek sangat penting untuk keberhasilan proyek. Itu karena akuntansi proyek melibatkan secara teratur membandingkan pendapatan dan biaya aktual dengan perkiraan anggaran. Dengan memantau situasi biaya secara rutin, manajer proyek dapat melakukan penyesuaian atau meminta kenaikan anggaran tanpa penundaan.

Perangkat lunak manajemen proyek yang bagus, seperti Clockify, memungkinkan Anda memantau kemajuan proyek dengan mudah. Anda dapat masuk ke semua tugas, durasinya, serta semua biaya yang terkait dengannya.

Kemudian, Anda juga dapat membandingkan waktu yang dilacak dan perkiraan waktu untuk proyek dan tugas.

Misalnya, pada tangkapan layar di atas, kita dapat melihat bahwa perkiraan waktu untuk tugas pengembangan lebih lama dari waktu yang dilacak.

Fase #3: Pelaporan

Akuntansi proyek membuat pembuatan laporan proyek jauh lebih mudah, karena mereka mengikuti setiap pengeluaran kecil dan besar yang harus dilalui proyek. Manajer proyek dapat menggunakan data yang dikumpulkan dari akuntansi proyek untuk membuat laporan dan menyajikannya kepada pemangku kepentingan dan investor.

Aspek hebat dari akuntansi proyek adalah bahwa hal itu dilakukan saat proyek sedang berlangsung. Dengan demikian, manajer proyek dapat secara teratur memperbarui semua pemangku kepentingan yang terlibat dan memberikan laporan selama setiap tahapan proyek.

Fase #4: Penutupan

Pada fase akhir ini, manajer proyek menyelesaikan catatan keuangan proyek dan menutup semua rekening yang belum diselesaikan.

Ini mungkin melibatkan rekonsiliasi catatan keuangan proyek dengan sistem akuntansi utama organisasi atau melengkapi formulir pajak atau kepatuhan yang diperlukan. Setelah proyek ditutup, catatan akuntansi proyek dapat diarsipkan untuk referensi di masa mendatang.

4 Kiat kunci untuk akuntansi proyek yang sukses

Memiliki akuntan proyek atau berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi tidak akan banyak membantu Anda kecuali Anda memastikan bahwa Anda telah mencakup semua dasar untuk pelacakan proyek yang sukses. Berikut adalah beberapa tip yang akan membantu Anda memaksimalkan keterampilan atau alat akuntansi proyek yang Anda miliki!

Tip #1: Tetapkan anggaran untuk proyek

Menurut penelitian, hampir 30% organisasi menyatakan manajemen sumber daya yang buruk sebagai tantangan besar bagi keberhasilan proyek mereka. Manajemen sumber daya mengacu pada penggunaan sumber daya yang tersedia, seperti waktu, peralatan, orang, dan dana, dengan cara yang paling efektif. Manajer proyek harus selalu menetapkan anggaran yang menguraikan apa yang dapat dilakukan dengan sumber daya yang dimilikinya.

Dengan menguraikan biaya dan pendapatan yang Anda harapkan sejak awal, Anda akan memiliki tolok ukur yang jelas untuk mengukur pengeluaran dan pendapatan aktual Anda saat proyek berlangsung. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah melacak setiap perubahan biaya serta memantau kemajuan proyek menggunakan akuntansi proyek.

Selain itu, Anda akan lebih siap untuk menangani pengeluaran tak terduga dan perubahan rencana proyek Anda.

Anda bisa mulai dengan membuat daftar semua pengeluaran yang diharapkan, seperti:

• Bahan,
• Buruh, dan
• Biaya overhead.

Jangan lupa sertakan beberapa ruang gerak untuk memperhitungkan hal-hal yang tidak terduga. Setelah Anda memiliki gambaran lengkap tentang biaya dan pendapatan yang diproyeksikan, Anda akan dapat memanfaatkan akuntansi proyek sepenuhnya.

Kiat #2: Lacak biaya dengan hati-hati

Jangan lupa untuk tetap memperhatikan biaya dan pendapatan Anda yang sebenarnya saat Anda pergi. Dengan melacak metrik ini secara akurat, Anda akan dapat mengidentifikasi potensi masalah atau area yang perlu ditingkatkan dan melakukan penyesuaian pada proyek sesuai kebutuhan.

Dengan melacak biaya proyek, Anda juga akan cenderung tetap sesuai anggaran. Terlebih lagi, Anda dapat mengetahui pengeluaran berlebih sebelum menjadi masalah besar.

Anda harus selalu menyimpan catatan terperinci tentang semua pengeluaran dan pendapatan Anda, serta jam kerja karyawan. Pengeluaran ini dapat mencakup kuitansi, faktur, dan dokumen lain yang menunjukkan berapa banyak pengeluaran dan penghasilan Anda. Pastikan untuk memperbarui catatan Anda secara teratur, dan bandingkan dengan anggaran asli Anda untuk mengetahui bagaimana kinerja Anda.

Tip #3: Buat laporan keuangan secara teratur

Memiliki laporan keuangan reguler sangat penting untuk semua manajer proyek. Laporan berisi informasi terperinci tentang status keuangan proyek Anda. Mereka akan membantu Anda berkomunikasi dengan pemangku kepentingan, seperti investor atau manajemen eksekutif.

Langkah pertama untuk membuat laporan keuangan yang baik adalah mengumpulkan semua data keuangan yang relevan, seperti kwitansi, faktur, dan dokumen lain yang menunjukkan berapa banyak pengeluaran dan penghasilan Anda. Kemudian, Anda harus menyusun data ini menjadi laporan yang jelas dan ringkas yang menyajikan informasi paling penting dalam format yang mudah dipahami.

Laporan akuntansi proyek yang sukses harus mencakup:

• Ringkasan,
• Indikator kinerja utama,
• Grafik dan bagan untuk pemahaman yang lebih mudah,
• Interpretasi data,
• Tujuan tercapai, dan
• Proyeksi.

Selain itu, dengan memiliki semua info yang relevan tentang keuangan proyek di satu tempat, Anda dapat dengan mudah melihat apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk memenuhi tujuan keuangan Anda. Anda juga akan melihat bagaimana pengeluaran dan pendapatan Anda benar-benar berhasil. Jadi, Anda akan lebih siap untuk mengidentifikasi area di mana Anda dapat menghemat waktu, uang, atau sumber daya. Itu dapat membantu Anda merampingkan proyek Anda dan membuatnya lebih efisien secara keseluruhan.

Tip #4: Identifikasi potensi masalah dan perbaiki

Akuntansi proyek memungkinkan Anda untuk memiliki gambaran yang jelas tentang cakupan penuh masalah keuangan proyek Anda. Namun, itu tidak akan banyak membantu Anda jika Anda tidak siap meninjau keuangan secara teratur dan mengubah apa pun yang dapat dilakukan dengan lebih baik.

Selain itu, jika Anda menemukan potensi masalah dengan proyek Anda, sangat penting untuk segera mengambil tindakan. Ini mungkin berarti mengutak-atik jadwal proyek, mengubah ruang lingkup proyek, atau menerapkan strategi lain agar semuanya berjalan lancar.

Dengan mengatasi potensi masalah sejak awal, Anda dapat mencegah kemunduran besar dan memastikan bahwa proyek Anda tetap berjalan sesuai rencana. Selain itu, Anda dapat menggunakan pelajaran dari proyek ini untuk proyek serupa di masa mendatang. Oleh karena itu, dengan hati-hati memantau keuangan dan mengidentifikasi masalah yang dapat Anda perbaiki dapat membuat perbedaan besar untuk keberhasilan proyek Anda!

Bagaimana menemukan perangkat lunak akuntansi proyek yang bagus

Semoga Anda sekarang mengerti betapa pentingnya akuntansi proyek. Berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi proyek yang baik dapat membuat akuntansi proyek lebih mudah dan pasti akan menghemat banyak waktu Anda dalam jangka panjang.

Namun, dengan begitu banyak pilihan perangkat lunak yang tersedia, mungkin sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai. Itulah mengapa penting meluangkan waktu untuk meneliti pilihan Anda dan membandingkan fitur dan kemampuan setiap program. Dengan melakukan pekerjaan rumah Anda, Anda akan dapat menemukan perangkat lunak akuntansi proyek yang sempurna untuk bisnis Anda!

Berikut tips kami untuk membantu Anda membuat pilihan yang sempurna.

Tip #1: Identifikasi kebutuhan akuntansi proyek Anda

Sebelum Anda mulai mencari perangkat lunak, luangkan waktu untuk memikirkan apa yang Anda butuhkan dari sistem akuntansi proyek. Dengan berfokus pada perangkat lunak yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda, Anda akan dapat menghindari menghabiskan waktu dan uang untuk sistem yang tidak memenuhi kebutuhan Anda. Jadi, bagaimana Anda mengetahui apa yang Anda butuhkan dari sistem akuntansi proyek?

Anda bisa mulai dengan membuat daftar kebutuhan spesifik Anda, seperti:

• Jenis tugas yang perlu Anda lacak, seperti desain, pengembangan, dan pemasaran,
• Jumlah pengguna yang membutuhkan akses ke sistem, dan
• Fitur lain yang Anda perlukan, seperti pelacakan waktu, jam yang dapat ditagih, kemampuan untuk mengelola banyak proyek, pembuatan faktur, dll.

Kemudian, Anda dapat mempersempit pilihan dan fokus pada perangkat lunak yang disesuaikan dengan kebutuhan khusus Anda.

Tip #2: Lakukan riset tentang kualitas fitur

Setelah Anda menentukan fitur apa yang Anda butuhkan dari perangkat lunak manajemen proyek untuk akuntan, manajer proyek, dan pemilik bisnis, saatnya untuk melihat kualitas fitur tersebut. Untungnya, internet menawarkan banyak cara untuk memastikan bahwa Anda membuat pilihan yang tepat.

Anda dapat menelusuri opsi populer dan membuat daftar opsi dengan fitur yang Anda butuhkan. Kemudian, Anda harus menjelajahi bagaimana fitur tersebut benar-benar bekerja. Anda dapat membaca ulasan, meminta rekomendasi dari bisnis lain, dan bahkan menggunakan uji coba gratis untuk melihat cara kerja perangkat lunak dalam praktiknya.

Tip #3: Lihatlah antarmuka

Perangkat lunak akuntansi proyek adalah alat canggih yang dirancang untuk tugas-tugas kompleks. Tapi, bukan berarti Anda harus menjadi ahli akuntansi ternama dunia untuk bisa menggunakannya!

Jadi, Anda harus mencari perangkat lunak yang memiliki antarmuka yang ramah pengguna. Ulasan, rekomendasi, dan versi uji coba tersedia untuk membantu Anda menemukan program yang mudah digunakan dengan fitur-fitur hebat.

Tip #4: Pertimbangkan harga

Perangkat lunak manajemen akuntansi proyek bisa mahal. Karenanya, Anda ingin memastikan bahwa Anda mendapatkan nilai terbaik untuk uang Anda. Itu sebabnya Anda harus mencari program yang menawarkan keseimbangan fitur yang bagus dan tidak akan membuat Anda melebihi anggaran.

Kesimpulan: Akuntansi proyek adalah alat penting untuk proyek yang sukses

Pentingnya Anda memberikan akuntansi proyek dapat membuat atau menghancurkan sebuah proyek! Itulah mengapa penting bagi Anda untuk memahami apa itu akuntansi proyek dan bagaimana memanfaatkannya sebaik mungkin.

Dalam artikel ini, Anda belajar lebih banyak tentang akuntansi proyek dan banyak kegunaannya.

Selain itu, Anda sekarang sudah terbiasa dengan semua manfaat yang ditawarkannya, seperti mengendalikan biaya dan mempersiapkan proyek masa depan, serta fase akuntansi proyek yang penting untuk proyek yang sukses.

Terlebih lagi, Anda selalu dapat mengandalkan perangkat lunak akuntansi proyek untuk mempermudah proses pelacakan biaya Anda! Anda harus menggunakan tip dari artikel ini untuk menemukan opsi terbaik di pasar. Misalnya, mendedikasikan waktu untuk meneliti dan menganalisis fitur dan harga yang sesuai dengan kebutuhan Anda akan sangat membantu dalam proses ini.

Kami harap posting blog ini akan membantu Anda mengawasi proyek Anda dan memaksimalkan akuntansi proyek.

️ Seberapa penting akuntansi proyek untuk Anda dan proyek Anda? Apakah Anda memiliki tip tentang cara memaksimalkan akuntansi proyek? Jangan ragu untuk berbagi pengalaman Anda dengan kami di [email protected]. Juga, jika Anda menyukai artikel ini, pastikan untuk menyebarkannya ke teman dan kolega Anda!