Contoh dan Tip Umpan Balik Profesional

Istilah "umpan balik" digunakan secara luas dalam bisnis dan sering kali diminta dan diberikan kepada pelanggan dan karyawan . Ini adalah salah satu sumber daya paling berharga untuk meningkatkan kinerja, kualitas kerja, dan meningkatkan kepuasan keseluruhan dalam perusahaan. Umpan balik tidak terbatas pada hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas bisnis organisasi; itu juga mencakup sentimen individu terhadap perusahaan.

Dalam lingkungan organisasi, umpan balik dapat berasal dari dan dicari oleh pemimpin tim serta profesional lainnya. Hal ini dapat terjadi pada tingkat pribadi di antara sekelompok kecil individu atau dalam skala yang lebih besar sebagai bagian dari strategi bisnis yang melibatkan banyak pemangku kepentingan. Memang benar, banyak organisasi secara teratur mencari dan menawarkan umpan balik kepada para profesional mereka yang beragam untuk mengukur arah organisasi dan meningkatkan berbagai aspek.

Baik Anda seorang profesional yang ingin memberi atau menerima umpan balik kepada kolega atau pemimpin tim, atau Anda adalah perusahaan yang ingin menerapkannya ke seluruh tim atau klien Anda, berikut adalah 9 tips yang akan membantu Anda memberi dan menerima umpan balik yang konstruktif dan meningkatkan bisnis Anda.

Memberi dan Menerima Umpan Balik: 9 Aturan Emas

9 aturan berikut diambil dari buku berwawasan luas "Smart Feedback" oleh Jane dan Rosa Rodriguez del Tronco dan Noemi Vico Garcia.

1. Jelaskan Fakta-Faktanya

Saat memberikan umpan balik, umpan balik akan lebih konstruktif dan diterima dengan lebih baik jika Anda menahan diri dari evaluasi pribadi dan hanya berfokus pada pemberian informasi yang obyektif . Oleh karena itu, ada baiknya untuk menekankan fakta.

Misalnya, daripada menyatakan "kamu tidak terlalu teliti dalam mengerjakan pekerjaanmu", akan lebih efektif jika mengatakan "Saya menemukan beberapa kesalahan dalam pekerjaanmu".

Perbedaan antara fakta dan opini adalah bahwa opini merupakan penafsiran terhadap fakta yang bersifat subjektif, sedangkan opini dapat diverifikasi dan dibuktikan .

Menyampaikan pendapat sering kali menimbulkan lebih banyak konflik dan perlawanan. Sebaliknya, akan lebih sulit untuk membantah kenyataan jika disajikan dengan fakta yang dapat diverifikasi, sehingga data objektif lebih mudah diterima .

2. Bersikaplah Ringkas

Umpan balik yang Anda berikan kepada seseorang harus spesifik, artinya tidak memberikan ruang untuk interpretasi atau kemungkinan orang lain memahami sesuatu yang berbeda dari apa yang sebenarnya Anda maksudkan.

Memang benar bahwa kita bertanggung jawab atas kata-kata kita dan bukan atas cara orang menafsirkannya . Namun, kami dapat berupaya untuk memastikan pesan kami dipahami sejelas mungkin.

Bersikap singkat tidak hanya berfungsi untuk memastikan pemahaman yang jelas tetapi juga untuk mencegah salah tafsir atau berlebihan terhadap umpan balik yang diberikan.

Sangat penting untuk menghindari berbicara dalam istilah umum atau menggunakan kata sifat yang terlalu luas. Misalnya, daripada mengatakan “Anda perlu meningkatkan keterampilan berbicara di depan umum,” akan lebih efektif untuk menentukan area-area yang dapat ditindaklanjuti untuk ditingkatkan seperti “ketika berbicara di depan umum, fokuslah untuk bergerak di sekitar panggung, mengartikulasikan dengan jelas, dan menjaga kontak mata dengan orang-orang.” audiens daripada membaca dari catatan atau slide."

Selain itu, ketika menyampaikan umpan balik negatif, ada baiknya untuk memulai dengan catatan positif untuk menyemangati individu dan menumbuhkan penerimaan terhadap hal-hal yang kurang positif .

Selain itu, umpan balik negatif paling baik disampaikan dalam suasana pribadi untuk menghindari rasa malu atau ketidaknyamanan bagi penerimanya.

3. Bersikaplah Langsung

Untuk memastikan pemahaman yang jelas, penting untuk mengkomunikasikan pesan secara langsung tanpa penjelasan yang tidak perlu. Bersikaplah singkat dan hindari bertele-tele , karena hal ini dapat melemahkan signifikansi dan dampak dari umpan balik pusat.

Berusahalah untuk memfokuskan kritik konstruktif Anda pada tidak lebih dari dua atau tiga aspek utama , yang menunjukkan selektivitas. Menyajikan terlalu banyak informasi sekaligus dapat membuat penerimanya kewalahan dan menghambat kemampuan mereka memproses umpan balik secara efektif.

Mendedikasikan waktu hanya untuk memberikan umpan balik juga bermanfaat, dibandingkan memasukkannya ke dalam diskusi lain. Pendekatan ini memungkinkan perhatian terfokus pada umpan balik dan meningkatkan efektivitasnya.

4. Lakukan Tepat Waktu

Tidak ada gunanya terlambat memberikan kritik yang membangun, ketika orang lain tidak dapat melakukan apa pun untuk memperbaikinya atau ketika detail dan perspektif tentang apa yang telah dilakukan telah dilupakan.

Semakin dekat umpan baliknya dengan masalah yang ingin Anda diskusikan, semakin baik . Idealnya, lakukan dalam waktu 24 jam agar dampaknya maksimal, karena orang tersebut akan memiliki pengalaman yang segar dalam ingatannya dan akan lebih termotivasi untuk mengatasinya.

Selain itu, lebih baik tidak berbicara mewakili pihak ketiga; selalu lebih baik untuk berbicara sebagai orang pertama dan tentang perilaku yang Anda amati sendiri . Jika tidak, orang lain mungkin merasa tidak nyaman mengetahui Anda membicarakannya di belakang mereka.

5. Memberikan Saran dan Pertanyaan

Masukan harus tetap terbuka untuk diskusi dan tantangan. Setelah menyampaikan masukan, penting untuk mendorong penerima menyampaikan sudut pandangnya dan mengajukan pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki . Sudut pandang Anda mungkin berkembang setelah berdialog dengan mereka.

Selain itu, selama proses umpan balik, ada baiknya untuk mengajukan pertanyaan yang mendorong refleksi, seperti "apakah Anda setuju dengan penilaian saya?" atau "apa pendapat Anda tentang masalah ini?"

Selain itu, disarankan untuk tidak bersikap terlalu asertif atau absolut dalam pernyataan masukan dan solusi yang disarankan.

6. Pertahankan Sikap Terbuka

Pindah ke menerima umpan balik, hal yang penting adalah mengesampingkan ego Anda dan mendekatinya dengan kemauan tulus untuk mendengarkan perspektif yang mungkin berbeda dari Anda , serta terbuka terhadap kemungkinan perubahan.

Aspek ini sangat penting agar kritik yang membangun dapat membuahkan hasil. Terlepas dari seberapa efektif umpan balik dikomunikasikan atau dipahami, jika penerima tidak mau menerima perubahan atau tidak mau mengakui kenyataan, kemajuan menjadi tantangan.

Hal ini menggarisbawahi fakta bahwa umpan balik merupakan pertukaran timbal balik, yang memerlukan partisipasi aktif baik dari pemberi maupun penerima .

7. Tingkatkan Rasa Percaya Diri

Saat menerima kritik yang membangun, akan sangat membantu jika kita berbelas kasih pada diri sendiri dan menyadari bahwa kita tidak sempurna dan bisa saja melakukan kesalahan. Kita harus menerima kritik yang membangun apa adanya, komentar yang bertujuan konstruktif dan bukan serangan pribadi.

Kesalahan bisa sama dengan pembelajaran, dan kritik tidak menentukan siapa Anda ; itu hanya komentar tentang bagaimana Anda melakukan tugas tertentu.

Misalnya, jika Anda diberi tahu "Anda lupa memberi tahu saya tentang pesan dari klien ini", Anda tidak boleh menafsirkannya sebagai "Anda orang yang sangat pelupa".

Prinsip ini berlaku tidak hanya pada umpan balik negatif tetapi juga pada umpan balik positif. Saat menerima tanggapan positif, wajar jika ada rasa bangga, namun penting untuk menjaga kerendahan hati.

Intinya, baik menerima umpan balik negatif atau positif, penting untuk tidak tersinggung. Umpan balik negatif tidak boleh diinternalisasikan sebagai cerminan nilai diri Anda, dan umpan balik positif tidak boleh membesar-besarkan ego Anda hingga Anda merasa lebih unggul dari orang lain. Sebaliknya, sangat penting untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang diri Anda dan tidak hanya mengandalkan evaluasi eksternal untuk validasi.

8. Kelola Emosi Anda

Terkait erat dengan poin sebelumnya, hal yang juga akan membantu Anda menerima kritik yang membangun dengan lebih baik adalah belajar mengelola emosi.

Saat menerima umpan balik negatif, wajar jika Anda mengalami perasaan tidak nyaman, sedih, atau putus asa. Daripada mencoba menekan emosi ini, penting untuk mengakuinya, memahami sumbernya, dan memberikan waktu pada diri Anda untuk memprosesnya . Periode refleksi ini dapat memberikan wawasan berharga tentang diri sendiri dan membantu meredakan ketegangan.

Saat menghadapi kritik yang membangun secara langsung, strategi yang berguna adalah berlatih pernapasan dalam dan perlahan serta menghitung sampai 5 atau 10 sebelum merespons . Jeda singkat ini memungkinkan adanya jawaban yang tenang dan bijaksana. Setelah sendirian, manfaatkan kesempatan ini untuk menganalisis lebih jauh respons emosional Anda dan penyebab utamanya.

Demikian pula, umpan balik positif juga dapat membangkitkan emosi yang kuat. Ada baiknya untuk mendekati perasaan ini dengan perhatian yang sama, tidak menekannya atau membiarkannya menguasai Anda.

Ini tentang mencapai keseimbangan — tidak menahan emosi Anda, tetapi juga tidak membiarkannya mendominasi pikiran dan tindakan Anda.

9. Mengembangkan Ketahanan

Ketahanan, yaitu kapasitas untuk beradaptasi dan mengatasi tantangan, bervariasi antar individu namun dapat dipupuk dan sangat berharga ketika menerima kritik yang membangun.

Mereka yang memiliki ketahanan cenderung mengalihkan fokus mereka dari masalah ke solusi potensial , mengambil lebih banyak hal positif daripada negatif dari umpan balik. Pada akhirnya, ketahanan melibatkan perubahan perspektif, memandang diri sendiri sebagai agen aktif yang mampu membentuk realitas seseorang.

Menerima kesulitan sebagai bagian alami dari kehidupan, mengenali keterbatasan pribadi, mencari bantuan ketika dibutuhkan, menahan diri untuk tidak menerima masukan secara pribadi, dan mengasah keterampilan mendengarkan secara aktif semuanya kondusif untuk membangun ketahanan. Praktik-praktik ini mendorong respons proaktif dibandingkan pasif terhadap kesulitan.