Bagaimana pelacakan waktu dapat membuat Anda lebih produktif saat bekerja dari rumah

Saat bekerja dari rumah, Anda dapat menikmati keistimewaan pengaturan kerja ini, seperti tidak bepergian, memiliki kesempatan untuk tidur lebih lama, atau membuat makanan buatan sendiri untuk makan siang.

Namun, ada beberapa tantangan dari pekerjaan jarak jauh, seperti menghadapi gangguan di rumah, kurangnya rutinitas, atau menjadi kurang produktif daripada di kantor. Seperti yang sudah Anda ketahui, ketika Anda tidak efisien, Anda biasanya menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja, untuk menyelesaikan semua tugas Anda.

Menurut survei baru oleh Chubb, beberapa karyawan di AS sebenarnya mencatat lebih banyak jam saat bekerja jarak jauh. Lebih tepatnya:

• 37% peserta bekerja lebih lama, dan
• 17% mencatat lebih dari 10 jam ekstra per minggu.

Sekarang, kunci untuk mencegah kerja berlebihan adalah menemukan metode yang tepat untuk mendapatkan kembali produktivitas, seperti melacak jam kerja Anda. Kami mengumpulkan daftar 7 cara melacak waktu dapat membuat Anda lebih produktif saat bekerja dari rumah.

Dengan pelacakan waktu, Anda akan belajar bagaimana mengadopsi kebiasaan ini:

• atur hari Anda sesuai dengan puncak produktivitas Anda,
• bekerja dalam interval yang telah dijadwalkan sebelumnya,
• mengelola beban kerja Anda dengan lebih baik,
• lacak tugas berulang Anda, dan
• buat batasan antara waktu kerja dan waktu luang Anda.

Selain itu, pelacakan waktu akan membantu Anda:

• menghindari penundaan,
• menghindari multitasking.

Sebelum kami menunjukkan cara meningkatkan produktivitas Anda dengan mencatat waktu saat bekerja dari rumah, mari kita lihat keuntungan signifikan lainnya dari waktu pelacakan.

Manfaat melacak waktu saat bekerja dari rumah

Salah satu manfaat utama pelacakan waktu saat telecommuting adalah Anda akan belajar bagaimana menjadi lebih efisien. Selain itu, ada aspek positif lain dari mencatat waktu Anda, seperti:

• Menjaga kinerja Anda tetap transparan . Manajer dan atasan Anda ingin tahu apa yang Anda kerjakan sepanjang hari. Jika Anda mencatat setiap tugas yang diselesaikan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, Anda akan mendapatkan gambaran yang jelas tentang hari kerja Anda. Kemudian, Anda dapat membagikan ikhtisar ini dengan supervisor Anda.
• Melacak penghasilan Anda. Jika Anda seorang freelancer, Anda harus mencatat jumlah waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan sebuah proyek. Laporan ini akan memastikan Anda dibayar dengan benar, apa pun metode pembayaran yang Anda gunakan.
• Memiliki bukti lembur Anda. Kapan pun pekerjaan Anda mengharuskan Anda untuk membakar minyak tengah malam, pastikan untuk mencatat jam tambahan ini. Kemudian nanti, Anda dapat memberi tahu manajer Anda tentang lembur Anda.
• Melihat kemajuan Anda. Dengan melacak waktu yang Anda habiskan untuk semua tugas, Anda akan dapat mengikuti kemajuan pekerjaan Anda, yang dapat menjadi informasi yang sangat berharga, terutama saat bekerja jarak jauh.

Dalam hal metode pelacakan waktu, Anda dapat menggunakan spreadsheet atau pena dan kertas untuk memantau waktu Anda. Jika Anda memilih perangkat lunak pelacakan waktu, Anda dapat melacak waktu Anda baik dengan timer, menambahkan jam Anda secara manual, atau dengan timesheet. Cobalah dengan pelacak waktu kami dengan mendaftar di sini.

7 cara melacak waktu dapat membuat Anda lebih produktif saat bekerja dari rumah

Sekarang, mari kita lihat lebih dekat bagaimana pelacakan waktu dapat membuat Anda lebih produktif saat bekerja dari rumah. Ini dapat membantu Anda untuk:

1. atur hari Anda sesuai dengan puncak produktivitas Anda,
2. bekerja dalam interval yang telah dijadwalkan sebelumnya,
3. mengelola beban kerja Anda dengan lebih baik,
4. lacak tugas berulang Anda,
5. membuat batasan antara waktu kerja dan waktu luang,
6. meminimalkan penundaan, dan
7. cobalah untuk tidak multitasking.

1. Atur hari Anda sesuai dengan puncak produktivitas Anda

Sepanjang hari, Anda mungkin memperhatikan bahwa produktivitas Anda berkembang pesat pada waktu-waktu tertentu. Di sisi lain, ada saat-saat ketika Anda tidak dapat menjaga fokus Anda di tempat kerja dan Anda tidak efektif. Ini terjadi karena waktu utama biologis Anda, sebuah istilah yang ditemukan oleh Sam Carpenter.

Waktu utama biologis Anda mencakup jam-jam paling produktif Anda dalam sehari. Jam-jam ini bergantung pada ritme ultradian Anda – siklus yang dialami tubuh Anda dalam sehari.

Setiap orang memiliki waktu utama biologisnya sendiri. Itulah mengapa beberapa orang merasa lebih mudah untuk bekerja di pagi hari, seperti CEO Twitter Jack Dorsey, yang tumbuh subur di pagi hari. Di sisi lain, beberapa orang lebih suka melakukan tugas mereka di sore hari, atau di malam hari.

Bagaimana pelacakan waktu dapat membantu Anda mengatur hari Anda?

Jika Anda ingin menghitung waktu utama biologis Anda, Anda harus melacak tingkat energi Anda selama 3 minggu. Dan cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan melacak waktu dan semua aktivitas kerja Anda. Berikut cara menghitung waktu produktif Anda:

• Catat jam kerja Anda selama 3 minggu – termasuk semua tugas Anda.
• Kemudian, analisis hasil Anda. Lihatlah tugas yang sama yang Anda lakukan setiap minggu dan bandingkan waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Berikut adalah contoh untuk tugas berulang "Membuat laporan mingguan".

Minggu pertama : Selama minggu pertama, tugas selesai setelah satu setengah jam. Pengerjaan dilakukan pada pagi hari, dari pukul 9 pagi hingga 10.30 pagi.

Minggu kedua : Selama minggu kedua, tugas diselesaikan dalam tiga jam. Tugas dilakukan pada sore hari, dari jam 2 siang hingga jam 5 sore.

Minggu ketiga : Selama minggu ketiga, tugas selesai setelah dua setengah jam. Tugas itu dilakukan pada sore hari, mulai pukul 12 siang hingga 14.30 siang.

Jika kita menganalisis ketiga hasil ini, kita dapat menyimpulkan bahwa waktu tersingkat adalah satu setengah jam, di pagi hari. Oleh karena itu, orang yang melakukan tugas paling produktif di pagi hari, yang menyiratkan bahwa waktu utama biologisnya adalah pada pagi hari.

• Setelah Anda mengetahui tentang waktu utama biologis Anda, data ini menjadi sangat berharga. Anda akan dapat memilih tugas Anda yang paling penting dan paling mendesak dan mengerjakannya terlebih dahulu, selama waktu utama biologis Anda. Pada saat yang sama, Anda akan meninggalkan tugas-tugas yang kurang penting untuk waktu lain di siang hari.

Singkatnya, pelacakan waktu membantu Anda mengidentifikasi waktu utama biologis Anda sendiri, yang memberi Anda kesempatan untuk mengelola waktu Anda dengan lebih baik dan untuk meningkatkan produktivitas.

2. Bekerja dalam interval yang telah dijadwalkan sebelumnya ️

Dalam lingkungan kerja tradisional, gangguan kantor yang paling umum adalah rekan kerja yang suka mengobrol, rapat terdekat, dan bahkan kebisingan di luar. Tapi, saat bekerja dari rumah, Anda mungkin diganggu oleh anak-anak, hewan peliharaan, atau teman sekamar Anda. Jadi, mengarahkan perhatian pada tugas Anda bisa tampak seperti tugas yang mustahil.

Jika Anda mencari cara untuk berkonsentrasi penuh pada pekerjaan, tetapi sesekali beristirahat sejenak, pastikan untuk mencoba bekerja dalam interval yang telah dijadwalkan sebelumnya. Aturannya sederhana: Anda harus memilih panjang interval kerja dan menaatinya.

Kami menyarankan untuk menggunakan teknik manajemen waktu Pomodoro. Metode ini akan membantu Anda:

• tingkatkan efisiensi Anda dengan menjaga semua perhatian Anda pada tugas Anda selama sesi kerja, dan
• reboot otak Anda dengan mengambil istirahat teratur.

Bagaimana pelacakan waktu dapat membantu Anda dengan teknik Pomodoro?

Untuk menggunakan teknik Pomodoro, Anda harus mencatat waktu Anda dengan timer atau stopwatch. Setiap sesi/siklus kerja disebut Pomodoro. Berikut adalah bagaimana prosesnya terlihat seperti:

• Atur timer selama 25 menit – ini adalah sesi kerja pertama Anda.
• Fokus pada pekerjaan selama 25 menit ini dan jangan biarkan siapa pun mengalihkan perhatian Anda.
• Saat alarm berbunyi, berhenti bekerja.
• Istirahat 5 menit. Sekarang saatnya untuk menikmati camilan sehat atau mengobrol dengan teman sekamar Anda.
• Saat istirahat Anda selesai, lanjutkan bekerja selama 25 menit lagi. Kemudian, istirahat sebentar lagi.
• Setelah menyelesaikan empat siklus (empat Pomodoro), saatnya istirahat lebih lama, 20 menit. Istirahat ini sangat cocok untuk makan siang bersama keluarga atau menelepon teman.
• Ulangi rutinitas ini sampai Anda menyelesaikan tugas Anda atau sampai hari kerja Anda selesai.

Melacak jam kerja Anda dengan teknik Pomodoro akan meningkatkan fokus dan tingkat produktivitas Anda. Selain itu, Anda cenderung tidak bekerja lebih lama dari yang dibutuhkan saat Anda melacak setiap menit. Jadi, Anda akan terhindar dari kelelahan dan dapat menikmati waktu luang Anda.

Terlepas dari sesi 25 menit ini, Anda juga dapat mencoba bekerja dalam interval yang sedikit lebih lama. Plus, tugas Anda terkadang membutuhkan sesi yang lebih lama.

Tony Schwartz, kolumnis produktivitas New York Times, merekomendasikan penggunaan metode ini: bekerja selama 90 menit, kemudian istirahat lebih lama, sekitar 15 menit. Idenya sejalan dengan ritme ultradian tersebut.

Juga, dalam artikelnya untuk HuffPost, Schwartz menyebut Nathan Kleitman, peneliti tidur. Kleitman terkenal karena menemukan siklus aktivitas istirahat dasar (BRAC). Siklus ini terjadi ketika kita tidur, dan berlangsung antara 85 dan 90 menit (untuk orang dewasa) dan 55–60 menit (untuk bayi). Selama 90 menit ini, otak kita bergerak melalui lima tahap tidur (termasuk fase istirahat dan aktivitas).

Sekarang, Schwartz menunjukkan bahwa Kleitman juga mengklaim bahwa tubuh kita mengalami siklus 90 menit ini di siang hari, ketika kita bangun. Oleh karena itu, Schwartz percaya bahwa bekerja dalam sesi 60-90 menit dengan fokus tanpa gangguan adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas.

3. Belajar mengelola beban kerja Anda dengan lebih baik

Karena telecommuting menyiratkan bekerja sendiri, tanpa manajer dan bos secara fisik, Anda akan merasa lebih santai saat bekerja. Itu bagus, tapi jangan terlalu nyaman. Anda masih bertanggung jawab atas pekerjaan Anda. Selain itu, Anda perlu mencari cara untuk memberikan kualitas pekerjaan yang sama seperti jika Anda bekerja di kantor. Plus, terserah Anda untuk menangani beban kerja Anda dan menyelesaikan tugas Anda sebelum tenggat waktu.

Seperti yang sudah Anda ketahui, tidak semua tugas harian sama. Tugas-tugas kompleks tersebut biasanya membutuhkan lebih banyak waktu dan energi untuk diselesaikan. Oleh karena itu, Anda harus mengatur beban kerja dengan benar, sehingga Anda dapat menyelesaikan semua tugas.

Bagaimana pelacakan waktu dapat membantu Anda dalam manajemen tugas?

Untuk menyelesaikan semua tugas harian tepat waktu, pastikan untuk melacak waktu Anda dan menuliskan setiap tugas. Saat memantau waktu Anda, Anda akan mengetahui:

️Berapa lama Anda harus menyelesaikan setiap tugas,

️tugas apa yang sudah kamu selesaikan untuk hari ini, dan

️tugas apa yang masih harus Anda selesaikan di penghujung hari.

Memiliki gambaran umum seperti itu memiliki satu manfaat utama – Anda akan dapat membuat daftar tugas pada malam sebelumnya. Jadi, di pagi hari, Anda hanya perlu mulai memeriksa item dari daftar.

Seperti yang Anda lihat, waktu pelacakan membantu Anda mengelola beban kerja dengan lebih baik, yang juga meningkatkan produktivitas Anda.

4. Lacak tugas berulang Anda

Tugas berulang adalah tugas yang biasanya sering Anda ulangi, baik harian, mingguan, atau bulanan. Misalnya, Anda harus menghadiri beberapa pertemuan per minggu. Atau, Anda harus memeriksa email Anda setiap hari.

Meskipun tugas-tugas ini tampak sepele, terkadang kita menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menanganinya.

Bagaimana pelacakan waktu dapat membantu Anda melacak tugas yang berulang?

Jika Anda tidak yakin mengapa produktivitas Anda menurun saat telecommuting, mulailah mencatat tugas berulang Anda. Anda mungkin menemukan bahwa Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk melakukan aktivitas ini.

Misalnya, inilah gambaran hari kerja. Kita dapat melihat banyak tugas yang berbeda, untuk berbagai proyek.

Salah satunya adalah “membalas email”, aktivitas yang dilacak di awal dan akhir hari kerja. Kita juga bisa melihat tugas “rapat” di sini, sebuah aktivitas yang terjadi sekali dalam seminggu.

Inilah jumlah total waktu yang dihabiskan untuk dua tugas berulang ini.

Jadi, orang ini mencurahkan satu setengah jam untuk email dan rapat. Ini mungkin tampak seperti terlalu banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas yang berulang, terutama ketika memiliki hari yang sibuk.

Melacak tugas berulang Anda membantu Anda mengetahui berapa jam Anda mendedikasikan untuk kegiatan ini per hari. Kemudian, Anda dapat membatasi tugas-tugas ini dengan mengotomatiskan beberapa di antaranya atau mendelegasikan ke rekan kerja lain. Memiliki lebih sedikit tugas berulang berarti Anda akan mengarahkan perhatian Anda ke tugas yang lebih penting dan menjadi lebih produktif.

• Kiat bonus: setiap kali Anda merasa tidak termotivasi untuk melakukan tugas berulang, manjakan diri Anda dengan beberapa ketukan yang menenangkan. Selain itu, jenis musik tertentu dapat meningkatkan produktivitas Anda. Misalnya, musik ceria tanpa lirik dapat membantu meningkatkan efisiensi Anda saat menangani tugas yang berulang. Jika Anda lebih suka mendengarkan percakapan yang menarik daripada musik, Anda dapat memilih podcast motivasi pilihan Anda.

5. Buat batasan antara waktu kerja dan waktu senggang

Ketika ruang tamu Anda adalah tempat Anda bekerja, menetapkan batasan antara waktu kerja dan waktu luang dapat menjadi tantangan. Tapi, Anda tidak sendirian.

Sebagaimana dinyatakan dalam studi Chubb yang disebutkan sebelumnya, hanya 43% karyawan AS yang percaya bahwa mereka berhasil memisahkan aktivitas pekerjaan dan keluarga. Berjuang dengan masalah ini sering kali berarti mencatat lebih banyak jam yang dihabiskan untuk bekerja daripada yang dibutuhkan.

Sekarang, apakah kita produktif ketika bekerja lebih lama? Tidak terlalu. Menurut studi Stanford, ketika kita bekerja 48 jam per minggu atau kurang, "output kita cenderung sebanding dengan jam kerja mingguan". Namun, ketika kita bekerja lebih dari 48 jam per minggu, produktivitas kita mulai menurun.

Bagaimana pelacakan waktu dapat membantu Anda membagi waktu kerja dan waktu luang?

Jadi, jika Anda tidak bisa berhenti bekerja di penghujung hari, mulailah memantau waktu Anda. Dengan melacak waktu Anda, Anda akan tahu persis kapan jam kerja Anda dimulai dan kapan Anda harus selesai. Setelah Anda menyadari hal ini, Anda akan memiliki alasan kuat untuk mengakhiri hari kerja Anda dan mengalihkan pikiran Anda dari pekerjaan ke aktivitas pribadi.

Tip berguna lainnya adalah menyetel alarm agar berbunyi satu jam sebelum shift Anda berakhir. Ini akan mengingatkan Anda bahwa hari kerja Anda hampir berakhir. Selain itu, Anda dapat menggunakan jam terakhir Anda untuk menyelesaikan tugas Anda dan kemudian, untuk membuat daftar tugas untuk hari berikutnya. Kemudian, dengan mengikuti daftar, Anda dapat menguji perkiraan Anda dan membuat perubahan jika diperlukan.

6. Minimalkan penundaan

Kita semua terkadang cenderung menunda-nunda. Bahkan, hasil survei tentang prokrastinasi menunjukkan bahwa mayoritas partisipan, tepatnya 88%, menunda-nunda setidaknya satu jam sehari. Sekarang, ketika bekerja dari rumah, Anda dapat dengan mudah terganggu dan dengan demikian, memutuskan untuk mulai mengerjakan proyek baru nanti, atau besok. Hal berikutnya yang Anda tahu, hari kerja Anda berlalu dan Anda belum terlalu produktif.

Bagaimana pelacakan waktu dapat membantu Anda dengan penundaan?

Untuk mengakhiri penundaan, mulailah mencatat waktu Anda dengan menggunakan aplikasi pengatur waktu, seperti Clockify.

Berikut cara menggunakan aplikasi ini:

• Buat sebuah akun.
• Mulai penghitung waktu saat Anda mulai mengerjakan tugas. Pastikan untuk menambahkan deskripsi tugas yang sedang Anda lakukan.

• Hentikan penghitung waktu ketika Anda menyelesaikan tugas Anda.
• Ulangi proses ini untuk tugas Anda yang lain.

Dalam hal penundaan, menggunakan timer sangat penting, karena melihat timer berjalan akan membuat Anda tidak menyia-nyiakan momen berharga. Oleh karena itu, alih-alih menunda tugas Anda untuk nanti, Anda akan menanganinya pada saat itu, yang juga akan meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda. Akhirnya, Anda akan mendapatkan kembali produktivitas Anda dan Anda akan menyelesaikan hari Anda dengan sukses.

7. Cobalah untuk tidak melakukan banyak tugas

Berbagi kantor di rumah dengan anak-anak terkadang berarti harus memperhatikan apakah mereka sedang mengerjakan pekerjaan rumah sambil menangani sendiri masalah pekerjaan. Atau, mungkin Anda tidak mencampuradukkan aktivitas pekerjaan dan pribadi, tetapi Anda memiliki kebiasaan membalas email saat menghadiri rapat online.

Anda mungkin berpikir Anda dapat menangani melakukan kedua tugas secara bersamaan. Namun, kebanyakan orang tidak memiliki kemampuan kognitif untuk beralih antara proyek dan tugas tanpa membuat kesalahan, kecuali untuk supertasker. Hanya sekitar 2,5% dari populasi adalah supertasker dan bagi mereka, multitasking menghasilkan kinerja yang lebih baik.

Namun, jika Anda tidak memiliki kekuatan super ini (dan tidak apa-apa), kami sarankan Anda menjauh dari multitasking.

Bagaimana pelacakan waktu dapat membantu Anda menghentikan multitasking?

Cara paling mudah bagi Anda untuk berhenti bermain-main dengan dua aktivitas sekaligus adalah dengan mulai melacak jam kerja Anda. Saat mencatat waktu Anda, Anda harus memasukkan deskripsi tugas Anda. Oleh karena itu, Anda tidak akan dapat menuliskan dua tugas secara bersamaan. Itu sebabnya pelacakan waktu akan membantu Anda:

️arahkan perhatian Anda pada satu tugas pada satu waktu, dan

️memiliki gambaran yang akurat tentang hari kerja Anda.

Pada akhirnya, kinerja Anda juga akan meningkat.

Kesimpulan

Jika Anda merasa sulit untuk memusatkan perhatian pada pekerjaan dan tetap produktif saat telecommuting, mulailah melacak jam kerja Anda. Dalam posting blog ini, kami mengumpulkan daftar cara terbaik pelacakan waktu dapat meningkatkan produktivitas Anda. Teknik-teknik ini menunjukkan kepada Anda cara memperoleh kebiasaan baru yang konstruktif, seperti bekerja dalam interval yang telah ditentukan. Selain itu, metode ini mendorong Anda untuk mengakhiri rutinitas yang berbahaya, seperti menunda-nunda.