Mengatasi kekeliruan perencanaan dan dampak negatifnya
Diterbitkan: 2023-01-26Pernahkah Anda meremehkan jumlah waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas atau proyek? Atau berakhir melebihi anggaran awal Anda?
Sangat mungkin Anda memilikinya, bahkan jika keterampilan manajemen waktu, organisasi, dan perencanaan Anda tepat sasaran.
Selain itu, tampaknya kita semua melakukan ini — secara sistematis dan berulang kali.
Tentu, kami selalu dapat menyalahkan hukum Murphy dan tidak bertanggung jawab atas ramalan yang salah.
Namun, kebenaran terletak pada bagian paling dalam dari otak kita — khususnya, salah satu jenis bias kognitif yang disebut kekeliruan perencanaan.
Pada artikel ini, kita akan membahasnya dengan membahas topik-topik berikut:
- Apa kesalahan perencanaan itu,
- Bagaimana mengenali bias kognitif,
- Langkah-langkah untuk menjadi lebih objektif, dan
- Pentingnya pelacakan waktu dalam mengembangkan kebiasaan sehat dan memantau kemajuan.
Kami juga akan memberikan contoh kehidupan nyata, serta membagikan beberapa tip dan trik berharga untuk membantu Anda mengatasi masalah kesalahan perencanaan, jadi baca terus.
Fenomena kekeliruan perencanaan
Mari kita mulai dengan mendefinisikan fenomena yang harus disalahkan atas angan-angan kita dan menetapkan ekspektasi dan tenggat waktu yang tidak realistis.
Istilah planning fallacy diperkenalkan pada tahun 1977 oleh Daniel Kahneman dan Amos Tversky, psikolog yang mencoba menjelaskan kecenderungan ini pada manusia.
Mereka merumuskan definisi fenomena tersebut, dengan mengatakan bahwa planning fallacy adalah:
“ Kecenderungan untuk meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek sementara mengetahui bahwa proyek serupa biasanya memakan waktu lebih lama di masa lalu. Jadi itu adalah kombinasi prediksi optimis tentang kasus tertentu di hadapan pengetahuan yang lebih umum yang akan menyarankan sebaliknya. ”
Sederhananya, planning fallacy mengacu pada fenomena prediksi dan optimisme yang tidak realistis dalam memperkirakan waktu yang kita butuhkan untuk menyelesaikan tugas di masa depan.
Kedengarannya terlalu akrab? Anda tidak boleh menyalahkan diri sendiri tentang hal itu, seperti yang terjadi pada kita yang terbaik.
Dan untungnya, ada strategi untuk menjadi lebih realistis dalam perencanaan ke depan .
Namun sebelum kita sampai pada langkah-langkah untuk mengalahkan planning fallacy, mari kita telaah mengapa fenomena tersebut bisa terjadi.
Kiat Clockify Pro
Ingin menjadi ahli dalam estimasi waktu? Simak tips dan trik berikut ini:
- Cara membuat estimasi waktu kerja yang tepat
Mengapa orang cenderung mengalah pada masalah kekeliruan perencanaan?
Ada beberapa alasan mengapa orang terus terlalu percaya diri dengan prediksi mereka (walaupun mereka selalu salah), seperti:
- Bias optimisme,
- Keberpihakan saat ini,
- Motivasi, dan
- Tekanan sosial.
Berbicara dari perspektif perilaku, kekeliruan perencanaan berdampak pada 2 aspek penting dari perilaku manusia:
- Berpikir kritis, dan
- Proses pengambilan keputusan .
Ketika 2 aspek terganggu, kita cenderung mengantisipasi konsekuensi dan membuat asumsi yang benar, yang membuat kita kurang rasional dan cenderung melihat tugas dari perspektif yang berbeda .
Selain itu, keterampilan organisasi dan manajemen waktu kami sangat bergantung pada pemikiran kritis dan pengambilan keputusan, yang selanjutnya meningkatkan kemungkinan dampak berbahaya.
Selain itu, ada segudang alasan yang lebih dipersonalisasi yang dapat ditambahkan oleh masing-masing dari kita ke daftar di atas, seperti ketidakmampuan kita untuk memecah tugas menjadi komponen yang lebih kecil. Itu sebagian besar akan bergantung pada tugas tertentu dan bagaimana perasaan kita tentang menyelesaikannya.
Sekarang mari kita jelaskan hubungan antara planning fallacy dan alasan utama dari daftar di atas.
Alasan #1: Bias optimisme
Bias optimisme tertanam kuat di otak kita dan pada dasarnya mengacu pada kecenderungan untuk selalu melihat gelas setengah penuh.
Orang-orang di seluruh dunia cenderung memiliki ilusi ini, jadi terlalu optimis bukanlah hal budaya, seperti yang dijelaskan oleh ahli saraf kognitif Tali Sharot dalam bukunya The Optimism Bias: A Tour of the Irrationally Positive Brain .
Poin kunci lain yang relevan dari buku yang sama adalah bahwa persepsi kita tentang dunia sering kali bergantung pada ekspektasi positif terhadap hasil — yang bukan merupakan hal yang buruk.
Kami hanya perlu mengingat bahwa hasil tidak akan selalu diinginkan seperti yang kami perkirakan , dan dengan demikian mempertimbangkan bagaimana-jika.
Menariknya, sebuah studi tentang bias optimisme melaporkan bahwa bias optimisme juga terjadi pada spesies lain, seperti burung dan tikus — menunjukkan bahwa ini adalah fenomena evolusi yang mengakar.
Di sisi lain, kurangnya kecenderungan optimis terlihat pada orang yang menderita depresi. Menurut The Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders, pesimisme adalah gejala utama dari berbagai gangguan depresi.
Jadi, apa yang bisa kita simpulkan tentang hubungan antara planning fallacy dan optimisme?
Optimisme adalah mekanisme otak yang sehat yang membantu kita menjadi lebih bahagia dan lebih percaya diri untuk mengatasi tantangan yang diberikan kehidupan kepada kita.
Namun, jika kita ingin menuai keuntungan dan menghindari kekeliruan perencanaan, kita harus sepenuhnya sadar bahwa kita bias . Itulah satu-satunya cara untuk tidak meremehkan risiko dan berhasil dalam dunia yang penuh ketidakpastian.
Alasan #2: Bias saat ini
Bias lain yang membentuk proses pengambilan keputusan kita, sehingga memungkinkan adanya kesalahan perencanaan, adalah bias saat ini.
Hubungan antara diri kita di masa lalu, sekarang, dan di masa depan sering bermuara pada pencarian imbalan langsung — yang bermanfaat bagi diri kita saat ini — bahkan jika kita tahu bahwa diri di masa depan akan menyesali keputusan tersebut.
Kiat Clockify Pro
Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang bias saat ini, panduan ini harus dibaca:
- Present bias: bagaimana mengatasinya untuk mengejar tujuan masa depan
Dalam konteks kekeliruan perencanaan, bias saat ini membuat sulit untuk bersikap objektif tentang kejadian di masa depan. Untuk membenarkan kepuasan diri kita saat ini , kita akan membuat skenario ideal untuk menyelesaikan tugas, tidak memperhitungkan hambatan atau gangguan apa pun.
Atau, menurut salah satu karakter kartun favorit kami:
“Itu masalah untuk Homer masa depan! Astaga, aku tidak iri pada pria itu!”
Alasan #3: Motivasi
Ada 2 jenis motivasi - intrinsik dan ekstrinsik - dan keduanya berperan dalam adanya kekeliruan perencanaan.
Motivasi intrinsik adalah yang mendorong kita secara internal, kasus ketika kepuasan kita sendiri adalah hadiah itu sendiri. Di sisi lain, motivasi ekstrinsik berkisar pada faktor penghargaan eksternal, seperti uang, pujian, dll.
Hubungan dengan kekeliruan perencanaan cukup jelas di sini — motivasi yang rendah dapat melumpuhkan kita untuk mengambil tindakan, tetapi kita tidak dapat benar-benar mengantisipasi seberapa besar motivasi yang akan kita rasakan di masa mendatang .
Selain itu, tingkat motivasi awal kita biasanya paling tinggi pada tahap ketika tugas atau proyek masih abstrak. Saat itulah kita menyadari manfaatnya, namun tetap tidak menyadari tantangan seperti:
- Hambatan yang mungkin kita temui,
- Penundaan dan dampak negatifnya, dan
- Realisasi tugas yang menurut kami tidak menyenangkan.
Oleh karena itu, kami membuat rencana atau jadwal yang meyakinkan bahwa level tersebut akan tetap setinggi itu, yang sayangnya, seringkali tidak demikian.
Kiat Clockify Pro
Ingin meningkatkan permainan Anda dan belajar tentang berbagai metode dan teori motivasi? Artikel ini dapat membantu Anda, jadi periksalah:
- Panduan motivasi: Cara mendapatkan dan tetap termotivasi
Alasan #4: Tekanan sosial
Manusia pada dasarnya adalah makhluk sosial — hidup kita dibentuk oleh norma sosial , serta hubungan dan interaksi kita dengan orang lain.
Kita tumbuh dalam keluarga, bekerja dalam tim, dan mengembangkan persahabatan dan hubungan romantis, jadi wajar jika orang-orang di sekitar kita memengaruhi perilaku kita.
Namun, pengaruh tersebut dapat berubah menjadi tekanan untuk menyesuaikan diri dan menyesuaikan diri dengan standar tertentu .
Jenis tekanan itu disebut tekanan sosial .
Pertimbangkan skenario berikut:
Ini hari Senin, dan Anda sedang menelepon rekan bisnis Anda. Anda berdua sedang mendiskusikan garis waktu dan tanggung jawab untuk minggu berikutnya, jadi Anda berdua sepenuhnya menyadari apa yang perlu dilakukan.
Pada titik tertentu, Anda membuat pernyataan percaya diri seperti "Anggap selesai pada akhir minggu!"
Dan kemudian kendala tak terduga terjadi, dan Anda akhirnya harus mengambil hari yang sakit. Minggu berlalu, dan Anda berhasil menyelesaikan hanya 70% dari aktivitas yang direncanakan. Sekarang Anda harus meminta perpanjangan tenggat waktu, dan kemungkinan besar merasa tidak enak karenanya.
Wajar jika kita semua ingin membuat kesan yang baik pada orang lain , bukan? Di situlah tekanan sosial muncul, bersamaan dengan kecenderungan untuk terlalu optimis dan mungkin terlalu percaya diri dengan masa depan kita.
Namun, pada kenyataannya, sementara kami ingin mengesankan orang lain dan menunjukkan kepada mereka betapa mampunya kami, sekali lagi — kesalahan perencanaan terjadi, seperti yang dijelaskan oleh Dyedra KC Morrissey dalam tesis doktoralnya di Universitas Oxford.
Alasannya banyak, mulai dari mengambil hari sakit yang tidak direncanakan hingga sekadar inti dari masalah kekeliruan perencanaan — meremehkan waktu yang kami butuhkan untuk menyelesaikan tugas.
Efek negatif dari kekeliruan perencanaan
Membuat prediksi yang tidak realistis bisa berbahaya baik dalam aspek kehidupan pribadi maupun profesional kita.
Pada skala individu, sebagai permulaan, hal itu akan membuat kita melewatkan tenggat waktu dan merusak reputasi atau hubungan kita — dengan membuat kita tampak tidak dapat diandalkan. Selain itu, dapat memiliki konsekuensi keuangan dan menyebabkan penurunan kesehatan mental seseorang.
Tapi ada juga gambaran besarnya, seperti ekonomi dunia dan perubahan iklim.
Inilah (yang tidak terlalu) fakta yang menyenangkan : beberapa ekonom dan ahli saraf, termasuk Tali Sharot yang disebutkan di atas, mengklaim bias optimisme, jadi secara implisit kesalahan perencanaan juga, adalah " salah satu penyebab utama kejatuhan finansial pada tahun 2008 ."
Sekarang mari kita lihat beberapa contoh lain dari efek negatif dari isu planning fallacy.
Efek negatif #1: Hasil proyek kurang optimal
Kami telah menyebutkan bahwa kesalahan perencanaan berdampak negatif pada pemikiran kritis dan proses pengambilan keputusan kita. Jadi mari kita lihat dampak penetapan tujuan dan tenggat waktu yang tidak realistis dalam lingkungan bisnis, khususnya untuk perencanaan dan realisasi proyek.
Ketika datang ke manajemen proyek, beberapa dampak umum dari kekeliruan perencanaan adalah:
- Hasil yang kurang optimal terkait kualitas,
- Melewatkan tenggat waktu, dan
- Kerugian finansial.
Pasalnya, saat kita menyepelekan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas, ada 2 faktor tambahan yang tidak kita perhitungkan . Faktor yang dimaksud adalah :
- Konsekuensi negatif dari pengambilan keputusan yang buruk, dan
- Biaya keuangan yang terjadi karena keterlambatan jadwal yang direncanakan atau perkiraan yang tidak akurat.
Jadi, semakin kompleks proyeknya, semakin merusak konsekuensinya. Ini untuk menyebutkan beberapa contoh:
- Ketidakpuasan dan perputaran karyawan,
- Potensi tuntutan hukum, dan
- Kebangkrutan.
Itu berlaku tidak hanya untuk proyek individu tetapi keseluruhan reputasi bisnis perusahaan atau organisasi.
Efek negatif #2: Penurunan produktivitas dan efisiensi
Menyadari bahwa kita berada di belakang jadwal yang kita rencanakan sungguh membuat frustrasi.
Kita menetapkan ekspektasi tertentu atas kemampuan dan penilaian kita sendiri, dan ketika ekspektasi tersebut tidak terpenuhi, wajar jika kita merasa kecil hati atau bahkan kecewa pada diri sendiri.
Saat itulah tingkat stres kita meningkat, dan alih-alih berada di saat ini, kita cenderung mengkhawatirkan hasil di masa depan.
Perasaan negatif tersebut berdampak pada motivasi kita dan akibatnya, tingkat produktivitas dan efisiensi kita berkurang.
Jadi selain tidak berada di jalur yang benar, margin kesalahan meningkat, dan kita cenderung menunda-nunda dan berpikir berlebihan.
Alih-alih menyalahkan diri sendiri sekali lagi, kita harus mengingatkan diri sendiri bahwa rencana awal salah dan terlalu optimis. Menerima itu sebagai fakta adalah langkah pertama untuk mengalahkan kesalahan perencanaan di masa depan.
Lagi pula, hanya jika kami mengetahui masalahnya, kami dapat mencatat dan kemudian menganalisis data untuk mencegah masalah serupa terjadi lagi dan menjadi lebih baik dalam membuat perkiraan yang tepat.
Kiat Clockify Pro
Ingin menjadi master produktivitas? Maka Anda harus memeriksa panduan menyeluruh kami:
- Panduan produktivitas pribadi: Maksimalkan produktivitas dengan metode dan aplikasi ini
Efek negatif #3: Harga diri dan kesejahteraan psikologis yang buruk
Seperti yang telah kami sebutkan di atas, gagal memenuhi harapan kita langsung mengarah pada kekecewaan, terlalu banyak bekerja, dan stres.
Tanpa memahami dengan baik peran perencanaan yang salah, kita akan menyalahkan diri kita sendiri dan mulai merasa rendah diri dan tidak mampu, dan bahkan mengalami sindrom penipu.
Seperti yang dijelaskan Tchiki Davis dari Berkley Well-Being Institute, perasaan seperti itu terkait langsung dengan harga diri dan kepercayaan diri yang rendah.
Mengikuti itu, salah satu studi tentang harga diri menunjukkan harga diri terkait erat dengan kesejahteraan psikologis kita, dan merupakan prediktor penting untuk itu.
Yang menarik adalah kebalikan dari apa yang terjadi ketika kita membuat garis waktu tidak realistis yang sama. Jadi, kebalikan dari terlalu bersemangat, kita malah mengalami penurunan motivasi, diikuti dengan keraguan akan keahlian dan kemampuan kita.
Kiat Clockify Pro
Jika Anda pernah kesulitan mengendalikan waktu, solusinya mungkin ada di artikel ini:
- Bagaimana mengambil kembali kendali atas waktu Anda
Efek negatif #4: Rusaknya hubungan interpersonal
Selain mengecewakan diri sendiri, kekeliruan perencanaan mengakibatkan mengecewakan orang lain. Ketika melewatkan tenggat waktu dan melanggar janji menjadi sebuah pola, semua orang yang terlibat atau terpengaruh akan menganggap Anda tidak dapat diandalkan dan tidak dapat dipercaya.
Integritas dan reputasi Anda akan dikompromikan , karena Anda akan dianggap sebagai seseorang yang tindakannya tidak sesuai dengan kata-kata dan janji Anda .
Dalam hal kehidupan pribadi, misalnya, Anda mungkin akan menjadi orang itu — yang selalu diharapkan semua orang untuk datang terlambat ke pertemuan keluarga.
Di sisi lain, seperti yang telah kami sebutkan di atas, dampak dari planning fallacy dalam bisnis berpotensi merusak kredibilitas Anda bahkan mengakibatkan perusahaan Anda bangkrut.
Salah satu alasannya adalah lebih banyak dependensi yang terlibat, jadi satu penundaan berdampak pada setiap langkah berikutnya.
Akibatnya, klien dan mitra bisnis Anda akan menganggap Anda tidak profesional dan tidak diinginkan untuk bekerja dan bekerja sama .
Kiat Clockify Pro
Jika Anda sedang mencari cara untuk menunjukkan dan mendorong kejujuran dan transparansi di tempat kerja, artikel ini akan sangat membantu:
- Bagaimana mendorong kejujuran di antara karyawan dan staf
7 Strategi yang berguna untuk menangani kekeliruan perencanaan
Sekarang kita telah membahas dasar-dasarnya, mari kita lihat apa yang bisa kita lakukan untuk mengatasi masalah perencanaan yang salah . Sayangnya, tidak ada formula ajaib yang akan selalu berhasil, tetapi strategi dan teknik yang membantu memang ada.
Berikut adalah 7 contoh dan ide praktik yang baik yang dapat Anda gunakan untuk memperhatikan dan memerangi kekeliruan perencanaan.
Strategi #1: Penelitian berkelanjutan, analisis data, dan refleksi
Mari kita mulai dengan langkah paling penting — menggunakan data dan pengalaman sebelumnya untuk keuntungan Anda . Seperti yang sudah kami jelaskan, planning fallacy terjadi karena membuat asumsi dan mengikuti intuisi kita bukan?
Jadi sebaliknya, kita harus mencoba untuk lebih objektif dan membuat perkiraan masa depan berdasarkan bukti. Itu sebabnya melacak waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas dan aktivitas sangat penting untuk mengalahkan kesalahan perencanaan.
Solusi perangkat lunak dapat mempermudah proses ini, karena banyak yang menawarkan fitur Laporan dan Peramalan.
Itu sangat bermanfaat karena data untuk semua anggota tim dan semua proyek akan diperhitungkan untuk perkiraan di masa mendatang.
Seperti yang dapat Anda lihat dari tangkapan layar di atas, dengan cara itu Anda dapat memvisualisasikan kemajuan dan membandingkan waktu penyelesaian yang diharapkan vs waktu sebenarnya . Selain itu, laporan dan prakiraan proyek akan membantu Anda menemukan pola, jika ada.
Jadi, misalnya, Anda akan dapat menentukan kapan penundaan atau kegagalan terjadi dan dengan demikian mengambil tindakan untuk mencegahnya di masa mendatang.
Last but not least, Anda bahkan mungkin membuat beberapa masalah khusus yang dapat dengan mudah dipecahkan atau ditangani.
Misalnya, laporan ringkasan Anda mungkin menunjukkan bahwa:
- Salah satu anggota tim terus-menerus melewatkan tenggat waktu mereka, yang selalu mengakibatkan penundaan lebih lanjut dan perpanjangan keseluruhan proyek,
- Pengiriman eksternal dari perusahaan tertentu seringkali terlambat, dan demikian pula.
Kiat Clockify Pro
Butuh bantuan untuk meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda? Kalkulator gratis ini dapat membantu Anda, jadi lihat artikel ini:
- Kalkulator manajemen waktu gratis
Strategi #2: Pelacakan tim dan anggaran untuk proyek
Kami telah menunjukkan beberapa efek negatif dari kesalahan perencanaan yang terjadi dalam realisasi proyek. Sekarang mari kita lihat apa yang dapat kita lakukan untuk segera mengidentifikasi jika ada sesuatu yang keluar jalur dan menghindari konsekuensi yang merusak.
Pertama, penting untuk melacak dan mencatat waktu, serta setiap sumber daya lain yang digunakan lebih sering dari yang Anda kira perlu.
Semakin banyak tonggak yang Anda tentukan dalam peta jalan proyek, semakin besar peluang untuk memperhatikan dan bereaksi terhadap kegagalan atau kemungkinan penundaan.
Selain itu, untuk proyek, memerangi kekeliruan perencanaan harus menjadi upaya tim, dan itulah mengapa sebaiknya menggunakan aplikasi pelacakan tim untuk tujuan ini. Dengan begitu, setiap orang dapat memeriksa kemajuan proyek dan melihat siapa mengerjakan apa.
Untungnya, ada alat yang lebih berguna dari sebelumnya — inilah contoh pelacakan tim dan anggaran di Clockify.
Kiat Clockify Pro
Alokasi sumber daya yang memadai sangat penting dalam manajemen proyek, dan jika Anda ingin memoles pengetahuan Anda tentang topik ini, artikel ini cocok untuk Anda:
- Cara melacak alokasi sumber daya
Strategi #3: Memecah tugas kompleks menjadi lebih kecil dan lebih mudah dikelola
Proses perincian yang solid dari tugas-tugas spesifik proyek dapat berjalan jauh dan secara signifikan mengurangi bahaya kekeliruan perencanaan.
Kemampuan Anda untuk mengidentifikasi tugas dengan benar akan membuat kerangka kerja untuk jadwal yang lebih mendetail, dan garis waktu dengan pencapaian yang lebih banyak . Kemampuan itu disebut sebagai mikroproduktivitas dan melayani tujuan membuat kita menggunakan strategi satu langkah pada satu waktu.
Mengapa ini penting?
Pertama, tugas yang lebih kecil menjadi lebih mudah dikelola, dan kami menganggapnya lebih bisa dilakukan , yang selanjutnya membuat kami lebih termotivasi untuk menyelesaikan tugas.
Kedua, melacak waktu yang Anda alokasikan untuk tugas yang lebih kecil akan memberi Anda informasi yang lebih relevan dan tepat tentang keseluruhan proses.
Dan alasan vital ketiga adalah lebih mudah untuk menentukan dan menanggapi penundaan yang lebih kecil dengan segera .
Misalnya, daripada memperkirakan bahwa diperlukan waktu 4 hari untuk menyelesaikan tugas "menulis laporan bulanan", cobalah memecahnya menjadi beberapa komponen.
Setelah perincian, Anda akan memiliki beberapa tugas yang lebih kecil (pengumpulan data, pembuatan visual, menulis email, dll.) dengan alokasi waktu yang lebih kecil, sehingga pemahaman yang lebih baik tentang langkah mana yang sebenarnya membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan untuk diselesaikan.
Dengan begitu, lain kali rencana Anda menyertakan langkah yang sama, Anda akan membuat perkiraan yang lebih baik dan lebih akurat.
Kiat Clockify Pro
Ingin mengetahui lebih lanjut tentang mengidentifikasi tugas secara memadai dalam sebuah proyek? Maka Anda akan menemukan posting blog ini cukup berguna:
- Bagaimana memecah proyek menjadi tugas
Strategi #4: Peningkatan keterampilan manajemen waktu secara terus-menerus
Selain memperkirakan dengan tepat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas, Anda juga harus fokus untuk menemukan cara untuk menyelesaikan tugas Anda dalam waktu yang lebih singkat.
Dan, bagaimanapun, keterampilan manajemen waktu utama kami meliputi:
- Penjadwalan,
- Perencanaan,
- Pengorganisasian, dan
- Memprioritaskan.
Di situlah pentingnya manajemen waktu menjadi jelas dalam kaitannya dengan kekeliruan perencanaan.
Anda tidak hanya akan secara signifikan mengurangi kemungkinan terjadinya kekeliruan perencanaan, tetapi langkah-langkah untuk meningkatkan seperangkat keterampilan juga akan mendorong perkembangan organik dari kebiasaan sehat.
Clockify ProTip
Inilah semua yang perlu Anda ketahui tentang pentingnya manajemen waktu (disertakan tip dan trik):
- Pentingnya manajemen waktu
Strategi #5: Estimasi tiga poin untuk menetapkan tenggat waktu yang lebih realistis
Saat membuat garis waktu dan memperkirakan waktu untuk tugas tertentu, menggunakan teknik estimasi tiga poin akan membantu Anda menjadi lebih objektif.
Proses itu sendiri membuat Anda setidaknya mempertimbangkan kemungkinan hasil terburuk , bersama dengan hasil lainnya, karena 3 metrik berikut digunakan:
- Perkiraan paling optimis,
- Skenario yang paling mungkin terjadi, dan
- Perkiraan paling pesimis.
Kemungkinannya adalah, saat membuat perkiraan yang paling pesimistis, Anda sudah menemukan beberapa faktor yang dapat berdampak negatif terhadap pelaksanaan proyek.
Intinya adalah menetapkan tenggat waktu yang lebih realistis, jadi fakta bahwa Anda mempertimbangkan faktor-faktor tersebut berarti Anda berada di jalur yang benar untuk mengatasi masalah kekeliruan perencanaan.
Kiat Clockify Pro
Pernah mendengar tentang alat statistik yang disebut Teknik Evaluasi dan Peninjauan Proyek? 3 metrik yang sama digunakan, jadi Anda harus memeriksa cara kerjanya:
- Panduan utama untuk analisis PERT (+ kalkulator PERT gratis)
Strategi #6: Berkonsultasi dengan pihak eksternal
Seperti yang telah kami sebutkan di awal, kekeliruan perencanaan terjadi karena kabel otak kita — artinya ini adalah masalah internal.
Meyakinkan diri sendiri bahwa kita akan menyelesaikan tugas tepat waktu dan kemudian terus-menerus gagal melakukannya, untungnya, dapat dicegah.
Untuk menghindari mengirimkan rencana Anda yang terlalu optimis, penting untuk meminta umpan balik eksternal dan mendengar pendapat orang lain sebelum melakukannya.
Menyajikan rencana Anda kepada rekan kerja atau teman akan membantu Anda menjauhkan diri dari pendekatan berorientasi intuisi .
Selain itu, pendapat dari pihak ketiga yang tidak memihak dapat membantu Anda dengan cara yang bahkan tidak Anda duga, dan Anda mungkin mendengar beberapa nasihat bagus.
Strategi #7: Belajar dari kesalahan Anda
Last but not least, ingatlah bahwa kita memiliki kekuatan untuk mencegah berbagai perasaan negatif yang telah kita sebutkan di atas, dan akhirnya penurunan kesehatan mental kita.
Bagaimana?
Pertama, kita harus menerima kenyataan bahwa terkadang kita menggigit lebih banyak daripada yang bisa kita kunyah .
Selain itu, akui bahwa itu terjadi pada semua orang.
Jadi, alih-alih menyalahkan diri sendiri, kita sebenarnya bisa belajar sesuatu dari kesalahan kita dan mempertimbangkan pengetahuan itu di lain waktu .
Sudah menjadi sifat manusia untuk membuat kesalahan dan, terkadang, bahkan gagal total. Yang paling penting adalah persepsi kita tentang peristiwa semacam itu — jadi kita harus melihatnya sebagai peluang untuk tumbuh dan berkembang .
Karena otak kita tidak benar-benar terprogram untuk menangani kesalahan secara "positif", kita harus bertindak secara proaktif dan menangani masalahnya sendiri.
Kiat Clockify Pro
Jika Anda kesulitan untuk bersikap proaktif, lihat artikel ini dan belajar menumbuhkan pola pikir proaktif:
- Bagaimana menjadi lebih proaktif di tempat kerja dan dalam kehidupan
Penutup: Rencanakan hal yang tidak direncanakan dan kalahkan kesalahan perencanaan
Seperti yang dapat Anda simpulkan dari artikel tersebut, tidak ada pendekatan sederhana dan cocok untuk semua untuk menangani kekeliruan perencanaan.
Selain itu, tidak diragukan lagi — mengatasi masalah yang berasal dari otak kita sendiri itu menantang dan membutuhkan upaya aktif dan terus menerus. Bukan tidak mungkin, tapi tetap saja, jika tidak ditangani, itu menjadi masalah yang menghalangi kesuksesan.
Jadi, intinya adalah — mengatasi masalah kekeliruan perencanaan bisa dilakukan. Ini hanya membutuhkan pendekatan strategis dan sedikit bantuan dari alat yang tepat.
️ Bagaimana Anda menangani masalah kesalahan perencanaan? Apakah Anda memiliki saran, ide, kiat, atau trik untuk dibagikan? Menulis kepada kami di [email protected], dan Anda akan mendapatkan kesempatan untuk ditampilkan dalam ini atau salah satu artikel kami yang akan datang. Dan, jika Anda menyukai pos ini dan merasa bermanfaat, bagikan dengan seseorang yang menurut Anda akan mendapat manfaat darinya.