Merencanakan Migrasi CRM Anda ke Cloud

Sejak awal 2000-an, teknologi perangkat lunak berbasis cloud yang dapat diskalakan dan fleksibel perlahan-lahan menggantikan sistem tradisional dan solusi lokal di tempat kerja. Dan dengan maraknya pekerjaan jarak jauh akibat pandemi COVID-19, tempat mereka dalam sistem kerja modern telah berubah dari sebuah kemewahan menjadi sebuah kebutuhan. Apakah Anda berpikir untuk memindahkan sistem CRM Anda ke cloud? Langkah penting apa yang harus Anda ambil terlebih dahulu? Dalam artikel ini, kami akan membahas hal-hal yang harus Anda rencanakan sebelum migrasi cloud CRM.

Apa itu Migrasi Cloud CRM?

Migrasi CRM adalah proses pemindahan data, sumber daya, dan file penting lainnya dari platform CRM Anda ke cloud. Karena ada biaya dan waktu yang diperlukan dalam proses pemindahan, terutama jika Anda memiliki bisnis besar atau mentransfer data dalam jumlah besar, ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan sebelum memigrasikan CRM Anda. Pelajari apa itu dan bagaimana Anda dapat membuat transisi lancar untuk semua orang di perusahaan.

Apa manfaat memindahkan CRM Anda ke cloud? Selain membuka peluang untuk berbagai integrasi dengan sistem teknologi baru, pindah ke cloud juga menguntungkan bisnis Anda dalam hal kinerja, kecepatan, dan keamanan.

Bisnis yang mengoperasikan CRM-nya dari cloud dapat mengoptimalkan data dengan lebih efisien. Ini juga meningkatkan kecepatan Anda memproses data untuk analisis atau integrasi. Sebagian besar perangkat lunak berbasis cloud juga dibuat dengan perlindungan keamanan berlapis. Hal ini membuat pendeteksian ancaman menjadi lebih mudah dan memberikan perlindungan yang lebih baik pada data Anda dari peretas.

Hal yang Perlu Diingat Sebelum CRM Anda Bermigrasi ke Cloud

Ada banyak manfaat untuk memindahkan CRM Anda ke cloud. Ini termasuk fleksibilitas, skalabilitas, dan kemudahan akses. Namun, memigrasikan platform CRM perusahaan Anda ke cloud bisa sangat melelahkan. Apalagi jika dilakukan tanpa rencana migrasi. Namun dengan perencanaan yang tepat dan eksekusi yang tepat, seluruh proses migrasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Jadi, tanpa basa-basi lagi, berikut adalah hal-hal yang perlu diingat sebelum migrasi CRM ke cloud:

Beri tahu Semua Orang di Tim

Migrasi CRM adalah perubahan alur kerja penting yang memengaruhi semua orang di kantor. Jadi, jangan memulai migrasi tanpa terlebih dahulu memberi tahu semua orang di tim Anda. Ini akan memastikan bahwa tim Anda dapat mempersiapkan diri dengan baik untuk perubahan baru. Mereka juga dapat diinformasikan jika ada data yang akan hilang atau gangguan yang akan terjadi selama atau setelah migrasi dilakukan. Jangan lupa untuk mendiskusikan alasan migrasi, keuntungan, kerugian, dan tanggung jawab baru staf Anda setelah migrasi selesai.

Migrasi cloud biasanya dilakukan oleh tim TI internal perusahaan Anda sendiri atau dengan mempekerjakan profesional terlatih atau perusahaan konsultan. Apa pun yang Anda pilih, pastikan semua orang mengikuti prosesnya.

Tetapkan Tujuan

Menentukan tujuan migrasi Anda adalah langkah penting untuk memastikan bahwa seluruh proses migrasi menjadi sukses. Anda harus dapat memvisualisasikan keuntungan yang dapat dicapai bisnis Anda dengan bermigrasi ke cloud dan dapat mengukur serta mendokumentasikannya setelah proses tersebut.

Apakah untuk meningkatkan kinerja bisnis? Untuk meningkatkan kecepatan dalam operasi Anda? Untuk meningkatkan keamanan? Menentukan sasaran membantu Anda menetapkan metrik yang sesuai untuk keberhasilan strategi migrasi cloud Anda.

Tinjau Sumber dan Target CRM

Langkah ini termasuk mengidentifikasi penggunaan yang tepat dari CRM baru dalam operasi Anda. Anda juga harus membuat inventaris lengkap infrastruktur yang ada, termasuk perangkat lunak, server, dan database. Ini membantu Anda dan tim Anda untuk memahami data apa yang harus dipindahkan. Anda dapat memilih untuk melewati parameter usang dari CRM lama yang ada dan hanya menyertakan bidang yang diperlukan di CRM cloud Anda. Saat meninjau sumber, coba visualisasikan semua aset data yang harus Anda pindahkan ke cloud atau CRM target.

Hitung Biaya

Migrasi adalah biaya besar waktu dan usaha jadi pastikan Anda memiliki dana untuk berkomitmen untuk itu. Saat membuat rencana migrasi, buat daftar semua pengeluaran yang harus Anda hadapi. Ini termasuk biaya kekuatan pemrosesan, penyimpanan data, alat migrasi, pengujian, dan sebagainya.

Pilih Lingkungan Cloud Anda

Sekarang setelah Anda mengetahui apa yang Anda butuhkan, tentukan jenis model cloud yang Anda inginkan untuk diadopsi oleh bisnis Anda. Ada banyak jenis model cloud yang dapat Anda pilih. Berikut adalah beberapa contohnya: hybrid cloud, private, cloud, atau multi-cloud.

Sementara layanan cloud publik sering kali dilayani oleh penyedia untuk beberapa konsumen, cloud pribadi biasanya hanya memiliki satu infrastruktur yang dimiliki oleh penyedia cloud (seringkali merupakan layanan cloud eksklusif perusahaan). Awan hibrida, di sisi lain, menggabungkan kedua lingkungan bersama-sama. Untuk menentukan mana yang paling cocok untuk bisnis Anda, cobalah untuk menilai kebutuhan Anda saat ini dan masa depan.

Pilih Strategi Migrasi Cloud Anda

Setiap bisnis memiliki infrastruktur teknologinya sendiri, jadi apa yang berhasil untuk bisnis lain mungkin tidak cocok untuk Anda. Bergantung pada jenis bisnis yang Anda miliki, ada strategi migrasi cloud tertentu yang paling cocok untuk Anda. Berikut adalah beberapa contoh strategi migrasi yang umum: rehosting, replatforming, refactoring, atau repurchasing.

Dalam rehosting, Anda cukup memindahkan basis kode Anda ke lingkungan cloud baru. Replatforming melibatkan penulisan ulang sebagian dari basis kode, refactoring adalah penulisan ulang yang lengkap, dan pembelian ulang adalah yang paling mahal karena perlu mengganti aplikasi lama itu sendiri.

Rencanakan Waktu Henti

Migrasi bisa menjadi proses panjang yang sering ditakuti oleh banyak bisnis. Mereka biasanya menjadwalkan waktu henti berhari-hari hanya untuk proses tersebut. Cara terbaik untuk membuat waktu henti tidak terlalu mengganggu adalah dengan memilih tanggal dengan aktivitas bisnis atau CRM yang paling sedikit. Misalnya, selama akhir pekan atau pada tanggal ketika pekerjaan biasanya minim (ini akan bervariasi berdasarkan bisnis dan industri).

Cadangan Data

Jangan meremehkan betapa bermanfaatnya backup data. Terutama saat Anda memigrasikan data bisnis dari satu CRM ke CRM lainnya. Pencadangan data yang benar akan memberi Anda ketenangan pikiran mengetahui bahwa semua data Anda disimpan jika terjadi kegagalan selama proses migrasi. Jadi, sebelum memulai migrasi, buat rencana cadangan dengan tim Anda. Bergantung pada seberapa besar data dan operasi Anda, pencadangan data akan memakan waktu dari lima menit hingga beberapa jam. Banyak CRM yang baik saat ini seperti Zoho dan Pipeliner memiliki kemampuan integrasi luar biasa yang dapat membantu Anda melakukan pencadangan dengan mudah tanpa kehilangan data.

Bandingkan Struktur CRM

Luangkan banyak waktu untuk membandingkan struktur CRM lama dan baru Anda. Ini akan memastikan bahwa Anda memilih platform yang sesuai dengan bisnis Anda. Saat Anda membandingkan, Anda juga akan menemukan manfaat penting dari CRM baru yang mungkin tidak Anda sadari sebelumnya. Sistem CRM terbaik untuk bisnis biasanya berbasis cloud dan dihosting di server penyedia.

Tes Sebelum Migrasi

Setelah Anda melakukan semua persiapan di atas, lakukan impor sebagian hanya untuk melihat kemungkinan kesalahan. Anda juga dapat melakukan beberapa uji coba untuk menguji platform pada kluster data yang berbeda. Melakukan tes akan memungkinkan Anda untuk mengubah pengaturan atau penyesuaian lain yang diperlukan sebelum memindahkan semua data ke CRM baru. Bergantung pada seberapa rumit konfigurasi cloud Anda atau bisnis e-niaga Anda, Anda harus melakukan beberapa langkah untuk memastikan semuanya berjalan lancar selama proses akhir.

Apakah Anda siap untuk Migrasi Cloud CRM Anda?

Sekarang setelah Anda melakukan semua persiapan, saatnya untuk memindahkan CRM Anda ke cloud. Mengikuti tip di atas akan membantu Anda meminimalkan waktu henti dan masalah kompleks lainnya yang dapat memengaruhi migrasi Anda. Ingat, jika dilakukan dengan benar, migrasi CRM cloud Anda tidak hanya akan meningkatkan hubungan bisnis Anda, tetapi juga meningkatkan penjualan dan pertumbuhan organisasi.