Bagaimana merencanakan hari Anda dan tetap teratur

Mengalami masalah dalam menindaklanjuti rencana Anda? Mungkin mengulangi kesalahan yang sama berulang-ulang dan Anda tidak yakin bagaimana cara memperbaikinya? Atau Anda ingin memulai perencanaan, tetapi tidak tahu harus mulai dari mana?

Nah, panduan ini mencakup perencanaan harian yang berfokus pada menjaga Anda tetap konsisten dan termotivasi untuk mencapai tujuan Anda. Buang urgensi dan tenggat waktu yang ketat ke luar jendela, dan lihat bagaimana Anda bisa menjadi versi diri Anda yang paling produktif hanya dengan berfokus pada Anda .

Kami akan membahas seni menyusun waktu, mengapa impian jangka panjang Anda penting, dan bagaimana menjadi kreatif dengan jurnal Anda, antara lain, dapat mengeluarkan yang terbaik dari diri Anda.

Mengapa tujuan jangka panjang diperlukan untuk rencana harian

Katakanlah Anda memutuskan pada hari Minggu malam bahwa Anda ingin mulai merencanakan seluruh minggu Anda. Biasanya, pikiran kita akan langsung tertuju pada aplikasi, kalender, atau buku catatan favorit kita, dan mulai dengan hari Senin.

SALAH. /masukkan suara bel di sini/

Tentu, Anda mungkin tahu apa proyek Anda saat ini di tempat kerja, sehingga Anda dapat membagi tugas Anda. Atau Anda baru saja memutuskan ingin menurunkan 10 pon. Namun memulai dari unit terkecil terlebih dahulu – tugas – hanya akan membuat Anda berputar-putar. Bahkan, rencana harian Anda bisa gagal di hari pertama.

Mengapa? Karena kehilangan arah.

Dan itulah mengapa Anda membutuhkan perbatasan, tujuan menyeluruh yang ingin Anda capai. Dengan mengingat hal itu, Anda akan segera menemukan tugas yang lebih terarah, dan rencana yang layak.

Inilah caranya.

Mulai perencanaan dengan membuat tujuan jangka panjang yang spesifik

Sebagian besar produktivitas dan motivasi kita untuk menyelesaikan tugas berasal dari mengetahui tujuan kita, dan apa yang ingin kita capai.

Ketika Anda menetapkan tujuan jangka panjang untuk diri sendiri, merencanakan hari-hari individu menjadi sangat mudah. Dan itu karena dua alasan sederhana:

1. Jauh lebih mudah untuk tetap termotivasi ketika tujuan terlihat, selalu ada di benak Anda, dan
2. Perencanaan menjadi lebih sederhana, karena tugas lebih mudah.

Misalnya, mengatakan Anda ingin menjadi lebih sehat dalam enam bulan dan berhenti begitu saja, vs mengatakan Anda ingin menjadi lebih sehat dengan makan lebih banyak sayuran.

Di yang pertama, Anda tidak akan yakin bagaimana merencanakan hari Anda:

• Mulai dengan beberapa sayuran mentah sehari?
• Menghilangkan makanan cepat saji?
• Hilangkan makanan cepat saji, makan beberapa sayuran mentah dan masak lebih banyak?

Yang terakhir, ketika Anda menentukan ingin lebih banyak sayuran sebagai cara untuk menjadi lebih sehat, perencanaan Anda segera disederhanakan:

• Mungkin Anda memutuskan untuk memasak tiga kali seminggu.
• Buatlah daftar belanjaan yang perlu menyertakan setidaknya empat-lima sayuran.
• Habiskan satu jam mencari resep mudah untuk memulai.

Ini sudah menjadi tugas harian yang lebih nyata dan mudah dicapai, yang juga dapat diperluas ke pencapaian mingguan.

Buat target bulanan

Tetapkan pencapaian untuk setiap bulan, dan tentukan tujuan, atau hasil.

Jika kita menggunakan contoh di atas, Anda dapat mempersempit tujuan makan lebih banyak sayuran dengan melakukan ini:

Semakin mandiri dan terkendali tujuan Anda, semakin besar kemungkinan Anda untuk menindaklanjutinya. Dan sejauh perencanaan harian berjalan, Anda selangkah lebih dekat untuk membentuk rencana kedap udara untuk setiap hari.

Buat rencana mingguan berdasarkan target bulanan

Sekarang, jika tujuan bulanan Anda di bulan April adalah membuat 12 makanan vegetarian, Anda telah menetapkan tujuan mingguan Anda untuk seluruh periode – membuat tiga makanan vegetarian seminggu.

Dengan segera, Anda bisa menjadi lebih kreatif – sarapan, makan siang, dan makan malam vegetarian setiap minggu, atau mencoba sarapan vegetarian, atau makan malam… mana pun yang Anda suka. Buatlah semudah atau sesulit Anda sendiri.

Jadikan rencana harian sebagai batu loncatan untuk mencapai milestone

Dan ketika Anda membuat rencana harian yang berkaitan dengan diet Anda, inilah saatnya untuk memecah tujuan mingguan menjadi langkah-langkah kecil. Misalnya, untuk makan tiga kali seminggu, Anda dapat melakukan:

Minggu – tentukan hari makan vegetarian, temukan resep dan buat daftar belanjaan

Senin – berbelanja bahan makanan

Selasa – telur dan keju di atas roti bakar untuk sarapan (mungkin coba susu gandum kali ini)

Rabu – /

Kamis – pizza vegetarian untuk makan siang

Jumat – /

Sabtu – nasi butternut dengan daun bawang dan bayam untuk makan malam

Minggu – tulis kesan, temukan resep baru, buat daftar belanjaan

Prinsip yang sama dapat diterapkan pada hal lain – menyelesaikan proyek, membuat kebiasaan baru, atau bergerak maju dalam karier Anda. Terlebih lagi, metode perencanaan dari tujuan yang lebih besar ke langkah-langkah terkecil membuat tugas sehari-hari jauh lebih mudah dikelola dan memuaskan.

Metode merencanakan hari Anda

Perencanaan harian adalah kegiatan subjektif yang tidak pernah hanya "mengisi kalender Anda dengan tugas". Tidak ada dua orang yang bekerja persis sama, dan dari cara mereka memproses informasi penting hingga bagaimana mereka menghabiskan energi mereka sepanjang hari akan bervariasi.

Di bagian ini, kita akan menjelajahi berbagai metode yang dapat Anda terapkan untuk mengatur tugas Anda.

Andalkan “aplikasi perencanaan batin” Anda

Anda tidak ingin terikat oleh aplikasi organisasi atau produktivitas. Karena apa yang terjadi ketika itu hilang, atau tidak diperbarui lagi? Anda akan terjebak harus mempertimbangkan kembali membangun kebiasaan perencanaan Anda dari bawah ke atas.

Sebaliknya, ahli strategi manajemen waktu Mike Vardy menyarankan untuk menjadi lebih baik dalam menggunakan "aplikasi batin" Anda. Artinya, menciptakan pola pikir yang lebih terorganisir yang tidak hanya mengandalkan bantuan aplikasi digital (seperti kalender, daftar tugas, dll.). Alat-alat ini di sini hanya untuk itu – alat. Namun, kita menjadi terlalu bergantung pada mereka dari waktu ke waktu.

Vardy berpendapat bahwa, setelah Anda menangani "aplikasi dalam", Anda akan merasa mudah untuk menjelajah antar aplikasi, tanpa risiko perencanaan harian Anda gagal.

Metode penyusunan waktu Mike Vardy

Pada ceramah singkat untuk Prod Con pada tahun 2019, Vardy menjelaskan bagaimana dia percaya bahwa waktu adalah konsep buatan manusia. Bahwa, alih-alih melacak setiap jam dari waktu kita, kita perlu melihat kepentingan tugas, pertama dan terutama. Bergeser ke sudut pandang semacam ini, menurutnya, memberi kita kesempatan untuk menyusun jadwal kita sendiri berdasarkan kepentingan tugas, dan kurang pada urgensinya.

Di sini, kita akan melihat lebih dekat bagaimana kerajinan waktu membuat perencanaan harian, mingguan, atau bulanan menjadi lebih mudah.

1. Jangan hiper jadwal sendiri

Tepat di luar gerbang, Vardy memperingatkan untuk tidak merencanakan setiap jam dalam hari Anda. Itu hanya membuat segalanya lebih sulit jika hari Anda tergelincir. Seperti keadaan darurat keluarga, rapat yang mendesak, atau deadline yang tiba-tiba bergeser.

Jadwal yang ketat seperti rumah kartu. Dan jika satu peristiwa mengancam untuk menggulingkannya, akan semakin membuat stres untuk merencanakan hal yang sama lagi, mengalokasikan sumber daya, waktu, dan energi. Sama seperti membangun kembali rumah kartu secepat mungkin.

Di situlah Vardy menyarankan untuk tidak terlalu fokus pada batasan waktu yang ketat dan mencoba tema hari.

2. Metode bertema hari

Dalam sebuah artikel di produktivitasist.com, Vardy menulis tentang penemuannya sendiri tentang tema hari. Tema hari bergantung pada pembatasan pilihan Anda (dan dengan demikian menyederhanakan) proses perencanaan Anda. Tujuannya adalah untuk membebaskan otak Anda dari beberapa stres yang datang dengan perencanaan, dengan menetapkan tugas-tugas tertentu pada hari-hari tertentu.

Vardy pertama-tama akan menulis tugas-tugasnya, dan kemudian melabelinya ke dalam kategori-kategori terpisah. Kemudian, berdasarkan kategori-kategori itu, dia akan menyimpulkan tema seperti apa yang akan dia tetapkan untuk setiap hari. Tema yang dia buat adalah (mulai dari hari Senin):

Pengoptimalan, Video, Audio, Pelatihan, Pekerjaan Mendalam, Keluarga/Pekerjaan Rumah Tangga, Perencanaan

Dengan cara yang hampir sama, untuk orang lain, temanya mungkin terlihat seperti:

Pendidikan, Keluarga/Pekerjaan, Menulis, Komunikasi (media sosial, email, dll), Klien, Perencanaan

Itu semua tergantung pada bidang pekerjaan masing-masing individu, gaya hidup mereka, dan tingkat energi. Beberapa orang bahkan mungkin meninggalkan salah satu hari mereka tanpa tema, untuk beristirahat dalam beban kerja mingguan. Seperti yang telah kami sebutkan, perencanaan adalah hal yang sangat subjektif yang mengharuskan Anda membangun kerangka kerja yang akan bekerja untuk Anda.

3. Tema vertikal dan horizontal

Vertikal tema adalah proses tema hari dari sebelumnya, di mana tugas-tugas tertentu akan jatuh pada hari tertentu. Dalam kasus Vardy, jadwalnya terlihat seperti ini:

Tema horizontal adalah tugas yang perlu diulang setiap hari – seperti memeriksa email, meditasi, panggilan penting, dll. Pada kalender atau jadwal, biasanya terlihat seperti ini, maka namanya:

Ketika digabungkan, tema vertikal dan horizontal menjadikan Anda seorang ahli perencanaan.

Mengapa?

Karena tema vertikal memungkinkan Anda menyisihkan hari untuk tugas-tugas tertentu yang penting untuk tujuan Anda. Itu bukan tenggat waktu yang ketat, hanya kerangka kerja yang membantu otak Anda fokus lebih baik. Dan tema horizontal adalah metode penjadwalan yang dirancang untuk tugas-tugas yang perlu Anda lakukan setiap hari.

Secara alami, Anda tidak akan menjadikan "hari latihan" sebagai tema, dan hanya pergi ke gym pada hari Selasa. Temanya terlalu sempit, dan berfungsi lebih baik sebagai potongan teka-teki dalam tema horizontal.

4. 5 mode untuk mengkategorikan tugas Anda

Untuk memulai dengan mengkategorikan tugas Anda ke dalam tema, Vardy membuat panduan singkat tentang 5 kategori pekerjaan berbasis mode. Mode-mode tersebut adalah:

1. Berbasis tema: tugas dikumpulkan bersama berdasarkan kategorisasi serupa
   Contoh: Family Mode, Deep work, Writing, dll.
2. Berbasis sumber daya: tugas dikelompokkan berdasarkan alat yang Anda butuhkan untuk mereka atau tempat di mana Anda menyelesaikannya
   Contoh: Mode Dokumen Word
3. Berbasis energi: tugas dikumpulkan bersama tergantung pada jumlah energi yang dibutuhkan
   Contoh: Mode High, Medium, Low-energy
4. Berbasis aktivitas: Vardy juga menyebutnya berbasis kata kerja. Mereka terkait erat dengan tujuan jangka panjang Anda.
   Contoh: Menjalankan tugas, Mendidik, Melatih, dll.
5. Berbasis waktu: yang paling akrab – tugas dikelompokkan bersama berdasarkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
   Contoh: mode 5 menit, mode 25 menit, dll.

Contoh yang bagus tentang bagaimana mode bekerja dengan rencana harian, dan bagaimana mode tersebut terkait dengan tujuan keseluruhan Anda berasal dari presentasi Vardy sendiri.

Sumber: themorningeffect.com

Di sini, tugas membalas faktur termasuk dalam mode email (karena dia mengkategorikannya berdasarkan alat yang dia butuhkan), termasuk dalam proyek pelatihan bulanannya (sebagai tujuan yang lebih besar), dan dijadwalkan pada saat dia melakukan emailnya.

Sementara perencanaan semacam ini tampak sedikit rumit, Vardy meyakinkan dalam ceramahnya untuk ProdCon bahwa hanya perlu beberapa waktu dan langkah-langkah kecil untuk dengan cepat memahami bagaimana kerajinan waktu dan kategori mode bekerja. Mempelajarinya menyediakan alat mandiri yang hebat untuk membuat kerangka kerja Anda sendiri yang hampir tidak bergantung pada batasan waktu, dan alih-alih fokus pada apa yang penting bagi Anda.

Metode pengelompokan tugas

Metode lain yang umum digunakan untuk merencanakan hari Anda disebut tugas-batching. Ini kurang kompleks daripada kerajinan waktu, tetapi menangkap inti yang sama. Jadi itu bisa menjadi titik awal yang baik.

Saat mengelompokkan tugas, Anda cukup mengelompokkan tugas yang serupa – misalnya, di pagi hari, Anda menangani semua korespondensi email. Itu termasuk faktur, umpan balik, pengaturan rapat, dll. Sementara di sore hari, Anda fokus pada tugas pekerjaan yang mendalam, dan meninggalkan masalah email lainnya untuk hari berikutnya.

Mengelompokkan tugas Anda sepanjang hari mencegah peralihan konteks – saat otak Anda merasa lebih sulit untuk fokus pada tugas baru, karena sangat berbeda dari yang baru saja Anda lakukan.

Misalnya, saat menyiapkan rapat, Anda: menyusun daftar orang, memberi tahu mereka tentang hal itu dan topiknya, mengoreksi undangan, dan setelah 30 menit, Anda tiba-tiba beralih ke menulis umpan balik kepada desainer untuk halaman depan baru. desain.

Otak kita membutuhkan waktu 20 menit untuk sepenuhnya fokus pada tugas baru, jika tidak memiliki kesamaan dengan apa yang kita lakukan sebelumnya.

Jadi, pengelompokan tugas membantu pikiran Anda tetap berada di jalur yang benar, dan tetap produktif tanpa mengerahkan lebih banyak usaha.

Metode permainan

Aplikasi seperti Habitica, LifeRPG, dan EpicWin memperlakukan jadwal harian sebagai video game. Bagi mereka yang tidak dapat melihat diri mereka terikat pada jadwal yang ketat dan antarmuka pengguna atau jurnal yang minimalis, perencanaan gamified mungkin menjadi solusinya.

Sumber: androidauthority.net

Cara aplikasi ini dirancang adalah untuk memberi Anda kebebasan memberi nama dan memberi label pada setiap tugas dan menugaskannya sejumlah poin pengalaman tertentu (disingkat EXP). Dan saat Anda menyelesaikan masing-masing, Anda mendapatkan jumlah exp yang ditetapkan, meningkatkan diri Anda (atau karakter Anda) untuk menjadi lebih kuat. Ini adalah bantuan visual yang bagus bagi mereka yang mengalami kesulitan untuk benar-benar melihat kemajuan dalam tugas mereka.

Dengan cara yang hampir sama, penggemar pena dan kertas membuat jurnal dalam bentuk buku RPG. Ryder Carroll, pencipta Bullet Journal membuat entri blog yang sangat bagus yang menguraikan metode perencanaan harian RPG-nya.

Sumber: bulletjournal.com

Apakah Anda memutuskan aplikasi digital, atau menyusun buku pencarian Anda sendiri, gamifikasi perencanaan harian adalah metode yang sangat layak. Itu membuat perjalanan lebih menarik dalam mencapai tujuan, dan membuat kehidupan sehari-hari sedikit lebih menyenangkan.

Bagaimana memastikan rencana harian Anda tetap ada

Sekarang setelah kita membahas metode rencana harian, apa saja cara untuk memastikan Anda mematuhinya? Kami akan membahas tiga cara agar tugas Anda tetap dapat dikelola, sehingga perencanaan harian Anda tidak sia-sia.

Buat tugas sekecil mungkin

Pada titik ini, bahkan burung kecil pun tahu bahwa semakin kecil tugas Anda, semakin besar kemungkinan Anda akan menyelesaikannya.

Kapan pun Anda mulai merencanakan, pastikan tugas tersebut tidak memakan waktu lebih dari satu jam.

Gunakan metode penyelesaian tugas yang cocok untuk Anda

Jika Anda ingin tetap mengerjakan tugas Anda, ada banyak metode manajemen waktu yang dapat dipilih, berdasarkan cara Anda menangani pekerjaan. Beberapa yang lebih terkenal termasuk:

• Matriks Eisenhower

Menyortir tugas ke dalam empat kategori berbeda, tergantung pada urgensi dan kepentingannya ;

• Pemblokiran waktu

Atur hari Anda ke dalam blok waktu yang dimaksudkan untuk tugas yang berbeda (tergantung waktu);

• Makan katak itu

Membuat daftar tugas berdasarkan kepentingan tugas – yang paling penting didahulukan;

• Waktu utama biologis atau (ritme sirkadian)

Membuat jadwal berdasarkan tingkat energi Anda sepanjang hari;

Berkreasilah dengan membuat jurnal

Dalam beberapa tahun terakhir, kami telah melihat ledakan dalam jurnal peluru. Pinterest dipenuhi dengan ide-ide kreatif untuk melacak kebiasaan, membuat jurnal pemikiran, atau merencanakan kemajuan karir mereka.

Ini adalah pendekatan estetika, dan perasaan yang hampir meditatif pada proses yang menarik beberapa orang ke sana. Bagi sebagian orang, ini adalah rasa pencapaian saat mereka mengisi kotak centang dengan stabilo. Dan seiring berjalannya waktu, mampu merenungkan perjalanan penuh warna yang telah mereka lakukan. Penjurnalan peluru yang kreatif membuat perencanaan harian menjadi sesuatu yang dinanti-nantikan.

Sumber: fruitfullyalive.com

Jika Anda menganggap diri Anda lebih sebagai tipe visual, dan pada saat yang sama sedang mencari hobi baru yang menyenangkan, bullet journal mungkin cocok untuk Anda. Sebagai motivator dan catatan permanen pencapaian Anda, ini adalah tempat yang bagus untuk memulai.

Revisi dan coba lagi

Terakhir, tetapi mungkin bagian terpenting dari perencanaan harian, adalah revisi. Seseorang harus membuat kebiasaan melacak waktu dan kesan mereka, merevisi, menganalisis data, dan mengerjakan ulang jadwal mereka.

Karena tanpa refleksi diri yang cukup dan belajar dari kesalahan, kemungkinan besar seseorang akan menyerah pada perencanaan sama sekali. Jadi, bagaimana Anda harus merevisi untuk mempelajarinya secara maksimal?

Lacak waktu untuk mendapatkan data yang akurat

Pemain kunci dalam perencanaan dan revisi Anda adalah pelacak waktu. Meskipun Anda tidak harus terikat oleh tenggat waktu jika Anda memilih untuk tidak melakukannya, satu-satunya cara nyata untuk mengetahui berapa banyak waktu produktif atau terbuang yang Anda miliki adalah dengan melacak setiap aktivitas.

Sekarang, mungkin membosankan untuk mempertimbangkan aplikasi lain untuk digunakan, hanya untuk melacak waktu. Namun, aplikasi seperti Clockify, misalnya, dibuat untuk berintegrasi dengan mulus ke setiap browser, platform utama, dan aplikasi. Anda dapat memasukkannya ke dalam agenda harian Anda di Kalender Google, atau Todoist, dan klik hanya satu tombol untuk memulai pengatur waktu.

Dan dengan sedikit usaha, Anda mendapatkan laporan terperinci tentang bagaimana hari Anda dihabiskan, dan ke mana waktu itu pergi.

Tuliskan kesan Anda

Setiap kali terjadi sesuatu yang memengaruhi rencana Anda baik secara positif maupun negatif – tulislah. Rapat tiba-tiba muncul, dan itu merusak fokus Anda? Tuliskan. Sebuah tugas mengejutkan Anda kurang dari yang Anda kira? Tuliskan. Nasihat rekan kerja memberi Anda beberapa bahan untuk dipikirkan? Catat untuk merenungkannya nanti.

Ubah itu menjadi kebiasaan, dan gunakan catatan tempel untuk mengingat hal-hal dengan lebih mudah. Anda akan terkejut betapa sedikitnya informasi yang dapat kita ingat sepanjang hari.

Dan di penghujung hari, Anda dapat membuat ritual 10 menit untuk menggabungkan semua catatan harian Anda untuk tinjauan mingguan yang lebih besar.

Buat ulasan mingguan atau dua bulanan

Apakah Anda membuat hari bertema untuk perencanaan, atau menyisihkan blok waktu untuk itu, ada baiknya untuk menjaga kebiasaan memeriksa semua data yang telah Anda kumpulkan dan menganalisisnya. Anda dapat dengan mudah melihat gangguan terbesar Anda, bagaimana tingkat energi Anda berfluktuasi, atau jika tugas itu sendiri tidak dirumuskan dengan cukup baik.

Sungguh luar biasa apa yang dapat Anda temukan, hanya dengan melacak kemajuan Anda. Merevisi sesekali, Anda pasti akan mengingatkan diri sendiri tentang apa tujuan akhir, dan bagaimana mencapainya lebih cepat. Tanpa itu, Anda akan cenderung mengulangi kesalahan yang sama, atau kehilangan peluang untuk meningkatkan produktivitas dan alur kerja Anda.

Kesimpulan

Mulailah dengan menetapkan tujuan jangka panjang, lalu susun menjadi batu loncatan bulanan, mingguan, dan harian untuk memastikan tugas Anda memiliki tujuan. Dan dengan menghilangkan tekanan waktu dan urgensi, Anda dapat mulai menghargai tugas-tugas itu, dan apa tujuannya.

Merencanakan hari Anda lebih dari sekadar mengisi kalender dengan tugas. Ini tentang keterlibatan aktif dengan tujuan jangka panjang Anda, dan bagaimana Anda ingin meningkatkan aspek tertentu dalam hidup Anda. Terlebih lagi, jika kita fokus pada pentingnya tugas, daripada menyesuaikan sebanyak mungkin hal dalam 24 jam, perencanaan dapat membuat hidup kita lebih kaya.