Perincian dari 5 Fase Manajemen Proyek
Diterbitkan: 2022-06-12Setiap proyek memiliki lima fase yang berbeda. Pelajari semua tentang mereka untuk memberikan proyek yang sukses.
Pernah bertanya-tanya mengapa beberapa proyek gagal sementara yang lain berhasil? Apa yang membedakan proyek yang baik dari yang buruk? Jawabannya adalah efisiensi pengelolaan proyek—yang dipengaruhi oleh fase-fase manajemen proyek.
Proyek yang dijalankan dengan baik memiliki lima fase yang berbeda: inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan. Ini mengacu pada tahapan berbeda yang dilalui proyek dari awal hingga akhir. Mengelola proyek secara bertahap adalah cara yang terbukti untuk memastikan penyelesaian tepat waktu sesuai anggaran dan ruang lingkup.
Setiap fase memiliki tujuan tertentu, dan lima fase harus diselesaikan secara berurutan. Manajemen fase proyek yang tidak akurat dapat mengakibatkan tenggat waktu yang terlewat, anggaran yang membengkak, atau kegagalan proyek.
Jika Anda seorang manajer proyek yang ingin mengelola proyek secara efektif dan menghindari jebakan, blog ini cocok untuk Anda. Kami menjelaskan berbagai rangkaian peluang yang disajikan setiap fase dan tujuan berbeda yang dimiliki masing-masing fase. Tapi pertama-tama, mari kita pahami dasar-dasar fase manajemen proyek dan kepentingannya.
Mengapa Anda harus fokus pada fase proyek?
Fase proyek memungkinkan Anda melacak kemajuan dan mengidentifikasi potensi masalah sejak dini dengan memecah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini membantu menghindari kesalahan dan penundaan yang mahal yang dapat menjauhkan proyek Anda dari perkiraan anggaran dan jadwalnya.
Selain itu, fase manajemen proyek membantu meningkatkan komunikasi antara anggota tim dengan memperjelas peran dan tanggung jawab. Tugas dan tujuan yang ditetapkan dengan jelas memudahkan anggota tim proyek Anda untuk tetap berada di jalur dan bekerja sama secara efisien.
Fase 1: Inisiasi proyek
Fase proyek pertama adalah tentang memulai. Selama fase inisiasi, Anda mengembangkan pemahaman yang jelas tentang tujuan, ruang lingkup, dan sasaran proyek. Inilah saatnya untuk membentuk tim dan mulai membuat keputusan tentang bagaimana pekerjaan akan diselesaikan.
Tahap inisiasi proyek termasuk memutuskan metodologi manajemen proyek, membuat anggaran, dan mengambil persetujuan yang diperlukan dari para pemangku kepentingan untuk memajukan proyek. Inisiasi proyek adalah fase yang paling penting, karena menentukan nada dan arah untuk keseluruhan proyek. Anda perlu mendapatkan pemahaman yang jelas tentang tujuan, ruang lingkup, dan sasaran proyek selama tahap ini. Dan agar itu terjadi, Anda memerlukan piagam proyek.
Piagam proyek adalah pernyataan tentang ruang lingkup, tujuan, hasil, dan peserta proyek. Anda harus membuat satu untuk menemukan jawaban atas pertanyaan seperti: Apa tujuan proyek? Mengapa Anda harus melakukan proyek ini? Siapa saja yang akan terlibat sepanjang siklus hidup proyek? Piagam akan memberikan visi yang jelas untuk proyek dan memastikannya selaras dengan tujuan bisnis Anda.
Praktik terbaik untuk memaksimalkan fase inisiasi proyek:
- Pastikan untuk melibatkan setiap pemangku kepentingan proyek selama fase ini.
- Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengembangkan piagam proyek yang jelas dan ringkas yang menguraikan tujuan, sasaran, dan sasaran proyek.
- Buat jadwal proyek yang merinci semua tugas proyek yang perlu diselesaikan dan kapan harus diselesaikan.
- Kumpulkan tim individu yang memenuhi syarat yang memiliki keterampilan dan pengalaman untuk menyelesaikan pekerjaan proyek.
- Menyusun anggaran dan mendapatkan persetujuan dari semua pihak yang diperlukan.
- Buat rencana manajemen risiko untuk mengidentifikasi dan mengurangi potensi risiko proyek.
- Jadwalkan pertemuan awal proyek di akhir fase inisiasi untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama sejak awal dan menghindari kejutan di kemudian hari.
Fase 2: Perencanaan proyek
Fase kedua adalah tentang merencanakan proyek Anda. Ini adalah saat Anda mengambil semua informasi yang dikumpulkan selama fase inisiasi dan menggunakannya untuk membuat rencana aksi yang terperinci untuk mencapai tujuan proyek. Fase perencanaan termasuk menetapkan tugas, mengembangkan rencana komunikasi, dan menyiapkan kiriman atau tujuan proyek.
Pastikan tujuan Anda dapat dicapai dengan menggunakan metode Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timely (SMART). Pendekatan ini akan membantu Anda menciptakan tujuan nyata yang terukur, dapat dicapai, relevan dengan tujuan perusahaan Anda, dan memiliki batas waktu.
CLEAR, yang merupakan singkatan dari Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable, and Refineable, adalah metode penetapan tujuan berbasis hasil lain yang dapat Anda gunakan. Pendekatan ini memastikan tujuan Anda bersifat kolaboratif (dibagikan oleh tim), terbatas dalam lingkup, emosional (memotivasi), dapat diterima, dan dapat disempurnakan sesuai kebutuhan.
Praktik terbaik untuk memaksimalkan fase perencanaan proyek:
- Buat rencana proyek terperinci yang mendefinisikan semua tugas, tenggat waktu, dan pihak yang bertanggung jawab.
- Tetapkan tugas kepada anggota tim proyek dan berikan mereka sumber daya yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
- Kembangkan rencana komunikasi yang jelas dan ringkas agar semua orang mengetahui kemajuan proyek.
- Memantau kemajuan proyek secara real time dan melakukan penyesuaian terhadap rencana proyek sesuai kebutuhan.
- Gunakan perangkat lunak perencanaan proyek untuk membuat rencana proyek yang dipikirkan dengan matang. Perangkat lunak akan membuat pemantauan kemajuan proyek lebih mudah dan membantu mengidentifikasi potensi masalah sebelum terjadi.
Fase 3: Eksekusi proyek
Fase ini berfokus pada penerapan rencana proyek Anda dan menyelesaikan pekerjaan. Ini adalah saat anggota tim mulai mengerjakan tugas yang diberikan kepada mereka dan mulai maju menuju tujuan proyek. Peran Anda selama fase ini adalah mendelegasikan tugas dengan bijak, memberikan dukungan dan bimbingan kepada tim Anda, serta melacak kemajuan untuk memastikan proyek tetap pada jalurnya.
Untuk memastikan tugas dijalankan secara efektif, delegasikan kepada orang yang tepat. Pastikan Anda menetapkan tugas berdasarkan keterampilan, pengalaman, dan ketersediaan masing-masing individu. Juga, berikan instruksi yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan bagaimana hal itu harus dilakukan. Ini akan membantu menghindari kebingungan dan memastikan tugas diselesaikan seperti yang Anda inginkan.
Praktik terbaik untuk memaksimalkan fase pelaksanaan proyek:
- Periksa dengan anggota tim secara teratur untuk memberikan dukungan dan menjawab pertanyaan yang mungkin mereka miliki.
- Pertahankan saluran komunikasi terbuka dengan pemangku kepentingan proyek agar mereka selalu mengetahui perkembangannya.
- Bersiaplah untuk menyesuaikan rencana proyek, sesuai kebutuhan, berdasarkan umpan balik dan informasi baru.
- Lacak kemajuan dan pencapaian untuk memastikan proyek tetap pada jalurnya.
- Gunakan perangkat lunak pelacakan proyek untuk melacak kemajuan dan pencapaian secara akurat.
- Tetap fleksibel. Hal-hal yang tidak Anda rencanakan pasti akan muncul, jadi penting untuk dapat beradaptasi dan melakukan perubahan sesuai kebutuhan.
Fase 4: Pemantauan dan pengendalian proyek
Fase keempat adalah tentang memantau proyek secara teratur untuk memastikannya tetap pada jalurnya. Ini adalah saat Anda memantau dengan cermat kemajuan dan kinerja tim proyek, dan membandingkannya dengan rencana awal.
Untuk memastikan Anda tetap pada rencana awal, identifikasi faktor keberhasilan kritis (CSF) proyek Anda—yaitu, faktor-faktor penting untuk menentukan keberhasilan proyek Anda—serta indikator kinerja utama (KPI)—yaitu, metrik yang digunakan untuk menilai kinerja proyek.
CSF adalah seperangkat kondisi yang harus dipenuhi agar proyek berhasil, sedangkan KPI adalah metrik yang mengukur apakah CSF terpenuhi atau tidak. Misalnya, CSF untuk proyek pengembangan situs web dapat meluncurkan situs tepat waktu, sementara KPI-nya dapat menyelesaikan sejumlah tugas per minggu.
Praktik terbaik untuk memaksimalkan fase pemantauan proyek:
- Lakukan pertemuan tim secara teratur untuk melacak kemajuan dan mengidentifikasi masalah apa pun yang perlu ditangani.
- Lakukan check-in secara teratur dengan para pemangku kepentingan agar mereka tetap mendapat informasi terbaru tentang kemajuan dan mengatasi masalah apa pun yang mungkin mereka miliki.
- Analisis data proyek secara teratur untuk memastikan proyek Anda berada di jalur yang benar.
- Perbarui dokumentasi proyek setiap saat sehingga Anda dapat dengan mudah merujuknya kembali saat dibutuhkan. Ini juga akan membantu Anda ketika tiba waktunya untuk menulis laporan akhir proyek.
- Dokumentasikan pelajaran yang didapat selama proyek untuk meningkatkan proses untuk proyek mendatang.
Fase 5: Penutupan proyek
Fase kelima dan terakhir tidak lain adalah menyelesaikan proyek dan mengikat semua ujung yang longgar. Pada fase ini, Anda akan membuat laporan akhir yang mendokumentasikan keseluruhan proyek dari awal hingga akhir. Laporan ini harus mencakup rincian tujuan proyek, hasil, pembelajaran, dan informasi relevan lainnya.
Praktik terbaik untuk memaksimalkan fase penutupan proyek:
- Bandingkan tujuan proyek dengan hasil untuk memastikan mereka terpenuhi.
- Identifikasi pelajaran yang didapat selama proyek dan dokumentasikan untuk referensi di masa mendatang.
- Mengadakan pertemuan tim untuk menanyai proyek dan berterima kasih kepada anggota tim.
- Pastikan untuk merayakan keberhasilan dan pencapaian proyek dengan tim Anda setelah proyek selesai. Ini akan membantu untuk meningkatkan moral dan motivasi untuk proyek-proyek masa depan.
Kelola fase proyek secara efisien untuk memastikan kesuksesan
Mengelola proyek secara efektif sangat penting untuk bisnis apa pun, besar atau kecil. Lima fase manajemen proyek ini akan membantu memastikan proyek Anda terorganisir dengan baik, sesuai jalur, dan berjalan dengan lancar dari awal hingga akhir.
Ingatlah untuk bersikap fleksibel dan mudah beradaptasi, karena hal-hal yang tidak Anda rencanakan (seperti perubahan persyaratan proyek, anggaran, atau masalah tak terduga lainnya) dapat muncul kapan saja. Dan yang paling penting, jangan lupa untuk merayakan keberhasilan setelah proyek selesai.
Kiat cepat untuk manajemen fase proyek yang efektif
- Tentukan ruang lingkup proyek dan buat rencana terperinci. Tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang dibutuhkan proyek Anda dan apa yang perlu dilakukan, akan sulit untuk memastikan keberhasilan proyek. Membuat rencana terperinci akan membantu Anda melacak kemajuan dan memastikan semua tugas yang diperlukan diselesaikan tepat waktu.
- Kumpulkan tim yang kuat dan berkomitmen. Mencapai kesuksesan membutuhkan upaya tim yang kuat dan bertekad. Oleh karena itu, kumpulkan tim yang siap menghadapi tantangan dan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
- Delegasikan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan kekuatan masing-masing anggota tim. Untuk memaksimalkan kekuatan tim Anda, delegasikan tugas dan tanggung jawab yang sesuai. Ini akan membantu memastikan semua tugas diselesaikan secara efisien.
- Tetapkan tujuan dan pencapaian yang jelas, dan lacak kemajuan sepanjang siklus hidup manajemen proyek. Tanpa tujuan yang jelas, akan sulit untuk mengukur keberhasilan proyek Anda. Pastikan untuk menetapkan pencapaian dan melacak kemajuan sehingga Anda dapat membuat penyesuaian yang diperlukan di sepanjang jalan.
- Bersiaplah untuk menyesuaikan dan menyesuaikan rencana Anda saat proyek berkembang: Seiring kemajuan proyek Anda, bersiaplah untuk menyesuaikan dan menyesuaikan rencana manajemen proyek Anda. Fleksibilitas ini akan membantu Anda menghadapi tantangan tak terduga dan memastikan keberhasilan proyek Anda.
Saat mengelola fase proyek yang berbeda, Anda mungkin menghadapi beberapa risiko. Berikut adalah beberapa sumber daya manajemen risiko proyek untuk membantu mengatasi risiko tersebut:
|