Panduan produktivitas pribadi: Maksimalkan produktivitas dengan metode dan aplikasi ini

Produktivitas pribadi memainkan peran penting dalam aktivitas kita sehari-hari, terutama yang berkaitan dengan pekerjaan kita. Ada hari-hari keberuntungan ketika kita cukup efektif untuk menyelesaikan tugas kita dengan mudah. Sayangnya, ada juga saat-saat ketika kita berjuang dengan tugas-tugas yang paling sederhana sekalipun.

Tapi, coba tebak, ada banyak cara untuk mengalahkan waktu lesu ini.

Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda banyak langkah mudah diikuti yang akan meningkatkan produktivitas Anda, apa pun aspeknya yang mengganggu Anda; baik itu gangguan, kesulitan fokus, penurunan kualitas kerja, apa saja. Inilah yang dapat Anda harapkan:

Panduan langkah demi langkah untuk produktivitas pribadi

Langkah Satu: “Apakah saya benar-benar tidak produktif?”

Sebelum kita masuk ke seluk beluknya, mari kita bicara tentang apa sebenarnya produktivitas itu. Karena percaya atau tidak, konsep itu sendiri telah miring dari waktu ke waktu, dan citra yang kami dapatkan tidak dapat dipisahkan dari kenyataan.

Harapan yang tidak realistis

Seperti halnya dengan penampilan fisik dan kesehatan mental, ada citra orang produktif yang sempurna yang dikonstruksi oleh media sosial. Bekerja pada produktivitas Anda tidak berarti Anda akan tiba-tiba menjalani gaya hidup furnitur minimalis-terang-apartemen-dan-melamun-melamun. Tempat di mana Anda akan bangun jam 6 pagi setiap hari, sarapan, mandi, dan berolahraga sebelum jam 7 pagi dan menyelesaikan semuanya dengan sempurna tepat waktu.

Memang, beberapa orang dapat memiliki rutinitas itu, dan mempertahankan kehidupan minimalis seperti itu.

Tetapi untuk kewarasan kita sendiri, yang terbaik adalah melihat gambar dan posting yang sempurna seperti itu sebagai tujuan yang dicapai melalui kerja dan dedikasi selama bertahun-tahun. Saat memulai dari nol, langkah kecil jauh lebih baik untuk membuat Anda tetap termotivasi daripada papan visi hari-dalam-kehidupan Pinterest.

Apa sebenarnya produktivitas itu?

Konsep produktivitas seperti yang kita kenal – rasio input terhadap output – berakar dalam perekonomian. Dan dalam konteks itu, masuk akal, karena produktivitas berdampak langsung pada keberhasilan berbagai industri.

Namun, masalahnya dimulai ketika kita menerapkan konsep yang sama pada produktivitas dalam kehidupan pribadi kita. Kami bukan mesin, kami juga tidak dapat menghitung tenaga kerja secara kuantitatif dengan cara yang sama, itulah mengapa perlu untuk mendefinisikannya kembali.

Produktivitas dalam kehidupan pribadi seseorang dapat berarti hal yang berbeda tergantung pada tujuan orang tersebut:

• Bagi sebagian orang, produktivitas berarti bekerja lebih cepat, dan memangkas waktu dari proses yang lama;
• Bagi orang lain, menjadi produktif berarti fokus lebih baik, memastikan hasil yang lebih berkualitas;
• Dan kemudian bagi sebagian orang, produktivitas adalah tentang belajar bagaimana menjadi lebih terorganisir, menggunakan hari mereka sepenuhnya.

Ketika kita melihatnya seperti itu, produktivitas menjadi keterampilan dengan jalur yang berbeda, semua mengarah ke satu tujuan yang sama: melakukan pekerjaan yang lebih baik.

Jadi, panduan ini akan didasarkan pada penentuan area produktivitas mana yang ingin Anda tingkatkan, dan bagaimana melakukannya.

Langkah Kedua: Pilih area produktivitas untuk ditingkatkan

Kecepatan adalah apa yang biasanya kita pikirkan pertama kali ketika seseorang menyebutkan produktivitas. Kami paling sering menghubungkannya dengan bekerja lebih cepat dan melakukan lebih banyak dalam waktu yang ditentukan.

Ingin lebih cepat dan efisien?

Bagi mereka yang merasa kesulitan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu karena bekerja lambat, ada beberapa cara untuk meningkatkan kecepatan.

• Tumbuh menjadi jadwal tidur yang stabil

Anda harus menjadi yang terbaik jika ingin tampil lebih cepat. Dan tentu saja, Anda tidak bisa berharap berada di 100% jika Anda bangun di 60%. Sekarang bagi mereka yang memiliki anak dan bayi, atau bekerja lebih dari satu pekerjaan, mungkin sulit untuk mempertahankan jadwal tidur yang normal.

Tapi, jika memungkinkan, ada baiknya untuk pensil di hari-hari ketika Anda ingin tidur lebih awal. Pada hari-hari itu, Anda dapat merencanakan pekerjaan dan tugas Anda, sehingga Anda memiliki waktu untuk mengurus jadwal tidur Anda. Cobalah untuk membidik setidaknya 7 jam, dan tidak lebih dari 8.

• Latih kecepatan pada tugas harian lainnya

Bekerja lebih cepat tidak datang tiba-tiba. Anda menjadi lebih baik seiring berjalannya waktu, seperti halnya keterampilan lain: membaca, menulis, menghafal, dll. Jadi, sangat mungkin untuk melatih kecepatan dalam aspek lain kehidupan Anda, dan lihat bagaimana kecepatan itu ditransfer ke pekerjaan Anda.

Misalnya, Anda mencuci piring saat makan siang dimasak di atas kompor. Dengan cara yang sama, Anda dapat memeriksa email di ponsel Anda saat pembaruan windows, misalnya.

Demikian juga, jika Anda ingin lebih cepat mengetik, cukup ketik lirik lagu yang Anda dengarkan, atau acara memasak, atau film. Lihat seberapa banyak teks koheren yang bisa Anda dapatkan darinya, saat audio masih berjalan.

• Tetap pada jadwal

Di satu sisi, kecepatan ditunjukkan pada seberapa cepat Anda melakukan tugas individu. Di sisi lain, ini tentang berapa banyak tugas yang dapat Anda selesaikan dalam beberapa jam, sehari, atau seminggu. Dalam kasus ini, kecepatan tercermin dalam seberapa baik Anda dapat mematuhi jadwal Anda.

Untuk menghindari penundaan, dan mempertahankan produktivitas melalui kecepatan, patuhi jadwal Anda "ke T". Itu berarti membuat blok waktu dalam jadwal Anda (kerangka waktu untuk berapa lama Anda akan menghabiskan setiap tugas), dan memulai dan mengakhiri tugas pada titik.

Bagaimana ini membantu? Anda hanya tidak mengizinkan satu tugas meresap ke dalam waktu yang dibutuhkan untuk tugas lainnya. Katakanlah Anda memulai A dan menyelesaikannya setengah jam lebih lambat dari yang dimaksudkan. Itu berarti Anda akan memiliki waktu 30 menit lebih sedikit untuk menyelesaikan tugas B atau memindahkan seluruh jadwal hingga 30 menit. Dalam setiap kasus, Anda memperlambat kemajuan Anda.

Selain itu, menjaga tenggat waktu untuk setiap tugas akan memastikan Anda fokus lebih baik dan lebih bijaksana tentang pendekatan Anda terhadap tugas tersebut, untuk mengikutinya.

• Pecahkan tugas Anda

Ini adalah nasihat yang terkenal. Langkah-langkah yang lebih kecil membantu Anda menjalankan proyek atau tugas yang lebih besar.

Menyelesaikan tugas yang kompleks secara keseluruhan dapat menghabiskan banyak waktu dan energi. Terlebih lagi jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, atau banyaknya pekerjaan yang membuat Anda kewalahan. Tetapi, jika Anda pertama-tama memecahnya menjadi langkah-langkah kecil, Anda tidak hanya akan memulai lebih cepat, tetapi juga membuat diri Anda lebih mudah untuk maju melaluinya dengan kecepatan tetap.

Tugas yang lebih kecil dan mudah ditangani memberikan motivasi yang diperlukan untuk terus bekerja.

• Jauhkan semuanya dalam jangkauan tangan

Sekarang, nasihat ini sedikit lebih praktis. Ketika Anda melihat meja Anda, dapatkah Anda benar-benar mengatakan bahwa semua yang Anda butuhkan untuk pekerjaan ada dalam jangkauan? Hal-hal seperti pena, pensil, kertas ekstra, post-it, printer, bahkan!

Jika Anda bertujuan untuk menjadi lebih cepat, maka Anda tidak dapat benar-benar melompat dari kursi Anda kapan pun Anda membutuhkan sesuatu. Kecuali untuk istirahat atau peregangan, tentu saja.

Yang terbaik adalah menyimpan semua barang kecil yang berguna baik di meja Anda atau di laci kecil dalam jangkauan tangan. Hal-hal seperti:

• Perlengkapan kantor: gunting, tempel, spidol, penjepit kertas, kalkulator, selotip, dll;
• Camilan (kacang, buah) untuk momen penting penurunan gula darah;
• Cairan (air, jus, kopi, smoothie).

Semakin sedikit Anda bangun, semakin kecil kemungkinan sesuatu yang tidak terkait menarik perhatian Anda, menyebabkan gangguan.

• Pelajari tentang pintasan PC Anda

Trik kecil lainnya untuk menjadi lebih cepat adalah dengan mengenal PC Anda dan mengaturnya sebaik mungkin. Kurangi waktu istirahat dengan tidak harus mengobrak-abrik folder, memfilter email, menanggapinya satu per satu, dan bahkan menggunakan mouse Anda.
Inilah yang dapat Anda lakukan:

• Bersihkan desktop Anda. Jangan tinggalkan apa pun kecuali folder penting di dalamnya;
• Jika Anda pengguna Windows, pindahkan semua program Anda ke pita bawah, karena hanya perlu satu klik untuk memulainya, bukan dua, dan mereka tidak akan memakan ruang desktop yang diperlukan;
• Setiap sistem operasi memiliki banyak pintasan – cari daftar secara online dan temukan yang membantu Anda menavigasi sistem tanpa memerlukan mouse. Sama seperti ctrl+C dan kemudian ctrl+V jauh lebih cepat daripada mengklik kanan untuk menyalin dan menempel, ada ratusan pintasan untuk membuka email, folder baru, memindahkan file, dll.

Kelola waktu dengan lebih baik

• Dapatkan awal yang kuat

Tip ini diadaptasi dari artikel Simon Reynolds di Forbes . Dia berpendapat bahwa kita harus "berpura-pura hari kita berakhir pada jam 11 pagi", yang berarti Anda membuat batasan waktu di mana Anda harus menyelesaikan semua tugas penting saat itu.

Reynolds juga mengemukakan poin bagus: biasanya, saat kita duduk untuk bekerja, kita tidak langsung mulai bekerja. Ini kopi dulu, mungkin membaca berita online, atau video, memperbarui di Twitter, atau mengobrol pagi dengan rekan kerja.

Apa yang dia sarankan adalah menghindari ritual ini, dan alih-alih terjun langsung ke pekerjaan. Meskipun awal yang santai untuk bekerja di pagi hari dapat menjadi bagian dari jadwal Anda, itu lebih mungkin menjadi gangguan awal. Itu bisa membuat Anda memulai tugas Anda lebih lambat dan lebih lamban.

• Tingkatkan prioritas

Di blog Clockify, kami sangat percaya bahwa prioritas adalah inti dari manajemen waktu yang hebat. Kami telah melakukan banyak artikel dan contoh tentang prioritas sebagai teknik manajemen waktu. Dan itu salah satu yang kami yakini mengarah pada manajemen waktu yang lebih baik dalam kehidupan pribadi juga.

Ada beberapa pendekatan untuk penentuan prioritas, tetapi yang paling terkenal adalah Matriks Eisenhower, di mana Anda memutuskan tugas mana yang (tidak) mendesak, dan mana yang (tidak) penting.

Mengetahui tugas apa yang memiliki prioritas tertinggi berdasarkan kepentingan dan urgensinya mengangkat beban berat dari pundak seseorang. Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat tentang bagaimana Anda mengatur waktu. Dan juga, aspek mana dari pekerjaan Anda yang membutuhkan lebih banyak perhatian, versus mana yang mengejutkan – jangan.

• Tetapkan tujuan yang jelas

Luangkan waktu setengah jam setiap Minggu malam untuk berdiskusi dengan diri sendiri tentang apa yang seharusnya menjadi tujuan Anda untuk minggu berikutnya. Apa yang Anda inginkan atau butuhkan untuk dicapai?

Mungkin Anda ingin menyelesaikan proyek karena tenggat waktu yang melanggar batas?
Atau apakah Anda memiliki pertemuan setelah itu yang lebih penting?

Sejalan dengan tip prioritas, ada baiknya untuk mengetahui tugas (atau lebih) apa yang vital bagi karier Anda untuk minggu itu, sehingga mendapat prioritas utama. Kemudian, Anda dapat menjadwalkan waktu Anda sebelumnya untuk memastikan Anda memberikan waktu sebanyak mungkin. Pendekatan ini membutuhkan waktu untuk membiasakan diri, tetapi menganggapnya sebagai persiapan makan, begitu banyak rumah tangga bersumpah.

Mereka biasanya ingin menghemat waktu dengan tidak memikirkan masak apa untuk makan siang setiap hari. Jadi, mereka menemukan resep untuk minggu ini, membeli semua bahan dan merencanakan serta mempersiapkan sebanyak mungkin selama akhir pekan. Ini memberikan waktu makan mereka struktur untuk minggu depan, yang menghilangkan banyak stres dari proses memasak. Jadi, mereka bisa fokus pada hal lain yang lebih penting.

Anda dapat menerapkan metode yang sama dengan setiap aspek kehidupan Anda yang menggagalkan manajemen waktu Anda.

Lebih fokus/Hilangkan gangguan

Beberapa mencari peningkatan produktivitas dalam membebaskan diri dari gangguan. Mereka bekerja dengan cepat dan efisien ketika “di zona”, tetapi masalah mencapai zona itu. Dengungan konstan, pemberitahuan, obrolan, percakapan film yang menggoda di ruang obrolan, dll.

• Hindari multitasking

Multitasking dikenal untuk membuat penurunan fokus. Saat Anda berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya, biasanya untuk:

• Menerima panggilan;
• Menjawab pesan obrolan yang mendesak;
• Gangguan dari luar (seperti hewan peliharaan, keluarga, anak-anak);
• Rapat,
• Tugas yang lebih mudah (lebih cepat) yang Anda pikirkan, dll.

Setiap kali Anda terganggu atau pindah ke tugas lain, Anda melakukan apa yang disebut "pengalihan konteks". Memindahkan fokus dari satu tempat ke tempat lain tanpa jeda diketahui menyebabkan penurunan fokus yang signifikan. Dan dengan setiap tugas baru yang Anda mulai, tugas itu semakin menurun. Jadi, jika memungkinkan, tetaplah pada satu tugas sampai Anda menyelesaikannya, dan tempatkan pengingat untuk tugas baru yang muncul di kepala Anda.

• Jangan mengandalkan motivasi

Menunggu ide muncul, atau berada dalam "suasana hati yang tepat" untuk mengerjakan tugas tertentu, Anda pasti akan melihat penurunan produktivitas. Meskipun Anda mungkin berpikir bahwa motivasi membantu Anda fokus, sebenarnya ini adalah masalah disiplin. Anda dapat feng shui seluruh meja Anda, membuat jadwal terbaik yang pernah ada - tetapi pada akhirnya, tidak ada rangsangan luar yang akan membuat Anda fokus lebih baik daripada otak Anda sendiri.

Jadi, untuk mendisiplinkan diri Anda agar fokus dan menghindari penundaan, Anda dapat:

• Beri diri Anda hitungan mundur dua puluh detik, setelah itu Anda benar-benar harus mulai bekerja;
• Siapkan pena dan kertas di sisi tempat Anda akan mengeluarkan semua ide buruk sampai Anda menemukan ide yang tepat;
• Berlatih berdamai dengan draft kasar, kesalahan awal, dan email atau presentasi yang buruk, karena ketakutan akan ketidaksempurnaan inilah yang sering membuat kita menunda-nunda;
• Buat daftar gangguan

Apa cara yang lebih baik untuk menghilangkan gangguan yang merusak fokus Anda dengan membuat daftarnya? Jalani hari kerja yang teratur, dan catat setiap gangguan yang menghadang Anda. Tidak selalu media sosial atau email dan pertemuan tak terduga.

Ini bisa berupa memikirkan apa yang harus dimakan untuk makan siang, atau bahan makanan apa yang perlu dibeli, atau mungkin rekan kerja menyebutkan film di ruang obrolan, dan sekarang Anda googling ulasan (atau merencanakan kapan harus menontonnya).

Mencatat gangguan dapat memberikan hasil yang mengejutkan. Tetapi terutama, ini memberi Anda gambaran yang lebih akurat tentang apa yang harus Anda lawan.

• Bekerja dengan seseorang, bahkan jika Anda jauh

Beberapa orang lebih fokus ketika bekerja dengan orang lain. Mereka menemukan dorongan dan energi dari orang lain di dekat mereka yang bekerja juga, berkontribusi pada suasana sibuk. Sekarang, pada saat begitu banyak dari kita bekerja dari jarak jauh dan sendirian, mungkin sulit untuk menemukannya. Tidak ada jumlah video suara kedai kopi ASMR atau musik kerja yang dapat menggantikannya.

Untungnya, ada dua solusi yang relatif baru bagi mereka yang suka memiliki "teman" kerja:

• hari gua

Caveday.org adalah situs web tempat orang dapat mendaftar untuk menjadi anggota komunitas pekerja online. Mereka memiliki sesi kerja fokus yang mendalam melalui zoom, dengan mikrofon yang dimatikan. Sebelum setiap sesi, Anda mengirim admin ruangan apa yang ingin Anda kerjakan, lalu mulai. Di akhir setiap sesi, Anda memeriksa bersama untuk melihat apakah tugas telah terpenuhi. Sementara kelompok pekerja jarak jauh lainnya ada di webcam juga, memberikan setidaknya beberapa kemiripan ruang kantor.

• "Belajar-dengan-saya"s

Jika Anda tidak menyukai ide melakukan webcam dengan orang asing, selalu ada pilihan untuk bertanya kepada rekan kerja atau teman apakah mereka ingin mencoba pendekatan yang sama. Namun, jika itu juga "tidak", Anda dapat memilih YouTube. Yaitu, video pra-rekaman orang yang belajar atau bekerja.

Mereka bisa tenang, dengan musik, dengan suasana yang berbeda, dan bahkan memberi tahu Anda jika mereka menggunakan teknik Pomodoro dan bagaimana struktur video mereka.

Memiliki hasil yang lebih baik

Produktivitas juga dapat mencerminkan kualitas pekerjaan Anda. Lebih khusus lagi – seberapa banyak kualitas pekerjaan yang Anda lakukan dalam waktu tertentu. Berikut adalah beberapa saran tentang cara meningkatkan hasil akhir Anda:

• Miliki orang "penjaminan kualitas" Anda sendiri

Sama seperti perusahaan yang memiliki departemen QA, Anda juga dapat memilikinya sendiri. Jika mereka mau dan mampu, Anda dapat meminta teman dari bidang yang sama atau rekan kerja untuk menilai pekerjaan Anda saat Anda melakukannya, atau pada tahap awal.

Selain itu, semakin beragam dan sering umpan balik yang Anda dapatkan, semakin baik hasil akhirnya.

• Jangan menunggu untuk bertanya

Kelanjutan dari poin sebelumnya adalah meminta umpan balik segera setelah Anda memiliki sesuatu untuk ditunjukkan. Menunggu sampai akhir untuk meminta komentar dapat menyebabkan kemunduran besar tepat sebelum tenggat waktu (berbicara dari pengalaman pribadi di sini).

Meskipun Anda mungkin berpikir pekerjaan Anda tidak cukup baik untuk dilihat atau dievaluasi oleh seseorang dan membutuhkan lebih banyak waktu, kenyataannya adalah – tidak akan pernah. Kuncinya adalah mengesampingkan perfeksionisme, karena umpan balik awal akan membuat Anda memperbaiki keadaan tepat waktu, lebih cepat, dan dengan lebih sedikit stres.

• Terapkan umpan balik dengan benar

Terakhir tentang umpan balik, meskipun Anda tidak boleh menerima setiap kritik yang datang kepada Anda, Anda juga tidak boleh menolaknya dengan cepat. Ini sejalan dengan menerima bahwa umpan balik pada pekerjaan Anda bukanlah kritik terhadap Anda sebagai pribadi.

Pilih orang yang Anda kenal objektif, dan pendapatnya Anda hargai, meskipun Anda tidak menyukainya. Pastikan untuk menganalisis kritik, dan menerapkan perubahan dengan bijaksana, bukan hanya kata demi kata. Sebagai contoh:

Jika mereka mengatakan: “Saya tidak suka A, Anda harus menggunakan C”, tindakan yang benar adalah menanyakan mengapa mereka tidak menyukai A, bukan segera mengubahnya menjadi C. Anda ingin tahu mengapa sesuatu bekerja (atau tidak), jadi Anda mungkin dapat menerapkan saran itu di masa mendatang. Dan mungkin, setelah mereka menjelaskan alasannya, Anda menyadari itu tidak benar-benar bekerja dengan baik, dan Anda memutuskan untuk tidak menerimanya.

Jadi, berhati-hatilah dengan semua umpan balik yang Anda dapatkan.

• “Gagal lebih cepat”

Ini harus menjadi salah satu tip terbaik yang ditakuti semua orang. "Gagal lebih cepat" adalah konsep yang mendukung Anda untuk membuat kesalahan. Karena jika kita takut melakukan kesalahan, kita menunda mengerjakan sesuatu, dan itu sangat mempengaruhi seberapa produktif dan termotivasi yang kita dapatkan. Belum lagi itu menghambat pertumbuhan intelektual kita.

Jadi, jika Anda ingin mendapatkan hasil yang lebih baik, Anda harus menghadapi tugas, proyek, dan tenggat waktu yang gagal secara langsung. Dengan mempelajarinya, Anda dapat belajar dan berkembang. Menunggu ide yang sempurna, memperpanjang tenggat waktu, menghindari bantuan – semuanya berkontribusi pada produktivitas yang buruk dan membuang-buang waktu.

Seorang mantan majikan saya pernah berkata: tuliskan 30 ide. Tidak lebih atau kurang. Karena dari 30 itu, 25 akan sangat buruk, tetapi Anda akan mengeluarkannya dari otak Anda. Dan kemudian akan ada 5 lainnya yang mungkin berhasil. Jadi Anda membangun mereka.

• Tetapkan standar yang realistis

Meskipun kita semua suka memotret bintang (seperti yang diajarkan film), kenyataannya adalah... tidak ada salahnya mengetahui batasan kita. Kita tidak dilahirkan secara instan luar biasa dalam segala hal. Beberapa hal secara alami akan membutuhkan waktu untuk sempurna. Jadi, ketika Anda memilih tugas, metode, atau tenggat waktu, pastikan untuk mengetahui seberapa baik tingkat keahlian Anda sesuai dengan standar yang Anda atau orang lain tetapkan.

Pikirkan tentang lowongan pekerjaan – Anda tidak akan melamar posisi yang membutuhkan level C3 bahasa Spanyol jika Anda hanya memiliki A2.

Hal yang sama berlaku untuk pekerjaan dan keterampilan Anda sendiri. Kesampingkan harga diri Anda, dan lakukan tugas yang Anda tahu dapat Anda lakukan dengan baik, dan cukup menantang untuk mengembangkan keahlian Anda. Menggigit lebih dari yang bisa Anda kunyah akan menghasilkan hasil akhir yang berkualitas buruk, atau pekerjaan yang terburu-buru.

Belum lagi stres berat.

Tingkatkan keterampilan pemecahan masalah Anda

Terkadang, produktivitas menderita karena kita tidak dapat menyelesaikan masalah dengan cukup cepat. Atau kita menghadapi banyak tantangan pekerjaan yang membutuhkan kerja sama tim, atau "mematikan api kecil" setiap hari. Dukungan pelanggan, manajer proyek, dan QA hanyalah beberapa departemen yang memiliki jenis pekerjaan ini setiap hari.

• Jangan menghindar dari bantuan

Kebanyakan orang ingin menyelesaikan masalah sendirian. Ada stigma seputar meminta bantuan di tempat kerja: itu menunjukkan kelemahan atau kurangnya keterampilan, mungkin majikan akan memasukkannya ke dalam catatan sebagai cacat, itu memengaruhi kepercayaan diri mereka, dll.

Tapi kebenaran tidak bisa jauh dari itu. Semakin banyak CEO mendukung kolaborasi terbuka dan rekan kerja saling meminta bantuan. Bagaimanapun, ini mendorong proyek ke depan, memastikan tidak ada tenggat waktu yang terlewatkan, dan memungkinkan orang mempelajari trik baru dalam perdagangan.

• Sering bertukar pikiran (dan bahkan di luar jam kerja)

Brainstorming adalah tindakan berdiskusi, atau "memantulkan ide satu sama lain" dengan sekelompok orang. Ketika Anda memiliki masalah tertentu yang tampaknya tidak dapat Anda pecahkan, salah satu cara untuk mempercepat prosesnya adalah dengan mengajak rekan kerja Anda dan mengatur pertemuan singkat.

Selama sesi brainstorming, setiap orang menawarkan ide atau mengajukan pertanyaan tentang masalah tersebut, dengan tujuan untuk mencapai solusi terbaik bersama-sama. Sekali lagi, ini membuat Anda lebih produktif karena ide orang lain memberi makan "bank otak" Anda sendiri untuk referensi di masa mendatang, ditambah lagi mempercepat seluruh proses.

• Lihatlah peta pikiran dan teknik lainnya

Salah satu metode yang terkait erat dengan brainstorming adalah membentuk peta pikiran. Sebagai alat bantu visual, peta pikiran adalah jaringan frasa kunci yang berkaitan dengan masalah yang ingin Anda pecahkan, atau ide yang ingin Anda luncurkan.

Peta pikiran memungkinkan Anda menjauh (secara harfiah) dari masalah, dan mengeluarkan pikiran Anda dari kepala dan ke papan, atau selembar kertas. Ini membantu membentuk koneksi baru untuk mencapai solusi lebih cepat.

Menjadi lebih baik dalam berorganisasi

Organisasi adalah tentang menjadi prioritas yang lebih baik. Seperti yang dinyatakan Hukum Parkinson: "Pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya". Artinya, jika Anda memiliki tugas 30 menit, dan tenggat waktunya besok, Anda mungkin akan menyeretnya keluar hingga lima menit terakhir sebelum tenggat waktu. Namun, sepanjang waktu hingga hari berikutnya, pikiran Anda akan disibukkan dengan pemikiran itu dan kecemasan apakah Anda akan mencapai tenggat waktu atau tidak. Tapi, sepanjang waktu Anda akan menunda-nunda.

Jadi, untuk menjadi lebih baik dalam mengatur jadwal Anda, berikut adalah beberapa tips.

• Atur ruang fisik Anda

YouTuber produktivitas populer Thomas Frank memiliki satu saran brilian untuk siapa saja yang ingin meningkatkan keterampilan ini – atur ruang di sekitar Anda kapan pun Anda bisa. Anda pasti sudah sering mendengar bahwa ruangan yang bersih akan memotivasi Anda untuk lebih produktif. Namun, mengembangkan kebiasaan mengembalikan benda-benda fisik ke tempatnya lebih pada menciptakan ketertarikan pada keteraturan.

Setelah Anda menguasai menjaga peralatan ruang kerja Anda, dekorasi dan hal-hal lain dalam rangka, diberi label dan dalam jangkauan, itu akan mulai ditransfer ke ruang mental Anda. Anda akan tahu lebih baik bagaimana mengatur desktop, file kerja, tugas, dan arsip Anda.

• Temukan sistem yang cocok untuk Anda

Dalam videonya, Frank melanjutkan dengan menyarankan bahwa setiap orang memiliki sistem mereka sendiri untuk mengatur pikiran, bank memori, serta ruang fisik mereka. Jadi, untuk membentuk kebiasaan baru ini dengan benar, akan lebih baik jika Anda melakukan penelitian tentang jenis penyelenggara apa Anda.

• Tingkatkan prioritas Anda

Cara Anda memprioritaskan sesuatu (tugas, tujuan hidup, tujuan karier) secara langsung memengaruhi jadwal Anda, dan cara Anda mengaturnya. Ketika Anda mencapai akhir hari kerja dengan perasaan tenggelam bahwa Anda tidak melakukan pekerjaan yang cukup berarti, Anda mulai percaya bahwa Anda tidak produktif.

Padahal pada kenyataannya, Anda hanya tidak memprioritaskan tugas Anda dengan cukup baik untuk merasa produktif. Inilah cara Anda dapat mengerjakan prioritas Anda:

• Mulai gunakan Matriks Eisenhower (yang telah kita bahas di atas);
• Tetapkan nomor prioritas dari 1 hingga 10 (terendah hingga tertinggi);
• Coba metode “Makan Katak”;
• Bentuk daftar tujuan karir jangka panjang Anda, dan kemudian uraikan menjadi yang lebih rinci. Kemudian dasarkan jadwal Anda di sekitar tugas-tugas yang berkontribusi pada kemajuan tujuan jangka panjang.

Langkah Tiga: Temukan penyebab ketidakproduktifan Anda

Dekati masalah produktivitas Anda dengan melihatnya secara objektif. Kita sering mengalami kesulitan untuk mengakui pada diri sendiri betapa mudahnya kita terganggu dan menunda-nunda. Namun jika kita ingin memperbaiki diri, kita harus melihat “sisi jeleknya” terlebih dahulu.

Faktor yang mempengaruhi produktivitas

• Penundaan
• Harapan tinggi
• Tenggat waktu yang tidak realistis
• Beban kerja lebih besar
• Kelelahan dan kelelahan
• Komunikasi yang buruk, kurangnya informasi
• Umpan balik tidak cukup/Merasa tidak dihargai

Ini semua adalah alasan penurunan produktivitas yang signifikan. Apalagi jika terjadi dalam jangka waktu yang lama.

Jadi, mengetahui apa yang negatif (dan positif) mempengaruhi produktivitas Anda sudah setengah dari pertempuran. Menemukan solusi permanen menjadi jauh lebih mudah. Untuk menghindari membahas lebih dalam tentang kurangnya produktivitas dalam artikel ini, kami memiliki lebih banyak sumber daya di tempat lain:

Bagaimana mengidentifikasi waktu yang terbuang dan inefisiensi

Berurusan dengan penundaan – mengapa itu terjadi dan bagaimana cara memperbaikinya

Langkah Empat: Tetapkan tujuan yang jelas

Setelah Anda mengetahui area produktivitas apa yang perlu Anda tingkatkan, langkah selanjutnya adalah menetapkan tujuan yang sangat jelas. Untuk membuat kemajuan yang sebenarnya, Anda perlu tonggak untuk diatasi. Ini satu-satunya cara untuk:

• Ketahui apakah Anda bergerak ke arah yang benar;
• Cari tahu metode mana yang bekerja lebih cepat daripada yang lain;
• Identifikasi rintangan baru;
• Dorong diri Anda ke depan.

Ketika ada kriteria yang tepat yang perlu Anda penuhi dalam waktu tertentu, Anda akan lebih terdorong, dan alur kerja Anda disederhanakan daripada jika Anda tidak memilikinya.

Bagaimana Anda menetapkan tujuan?

Kami telah menulis banyak artikel tentang topik ini, yang dapat Anda temukan di bawah. Namun pada intinya ada beberapa cara.

• Tetapkan tujuan dari perspektif pengembangan karir Anda secara keseluruhan;

Pikirkan dalam jangka pendek dan panjang, rencanakan pendidikan tambahan (kursus, tutor, seminar),…

• Gunakan metodologi tujuan SMART;

Spesifik , Dapat diukur , Dapat dicapai, R relevan , Terikat waktu

• Dapatkan beberapa aplikasi untuk membantu Anda melacak kemajuan dan mendorong Anda;
• Coba OKR (Tujuan dan Hasil Utama)

Metode yang membantu perusahaan seperti Google mencapai posisinya saat ini.

Apa tujuan yang perlu dimiliki

Selain metode, setiap tujuan perlu mencentang beberapa kotak agar dianggap berguna dan progresif.

Itu harus objektif – artinya Anda tidak boleh melebih-lebihkan atau meremehkan diri sendiri.

Tetapkan tujuan tergantung pada waktu realistis di mana Anda dapat menyelesaikan tugas atau proyek, dan atur kesulitannya juga.

Tujuannya harus dapat dicapai – jadi mulailah dengan langkah kecil, dan ketika Anda merasakan ritmenya (apa sebenarnya yang mendorong Anda untuk menjadi lebih produktif), cobalah membuat tujuan tersebut lebih luas.

Misalnya: Pertama, cobalah bekerja dengan fokus yang dalam, tanpa gangguan, selama 25 menit. Kemudian, setelah seminggu, tingkatkan angka itu hingga 40 menit. Setelah seminggu lagi, jika kebiasaan itu tetap ada, tetapkan tujuan baru selama 50 menit.

Tujuannya harus spesifik – contoh di atas menunjukkan cara kerja kriteria ini.

Setiap tujuan yang Anda tetapkan harus memiliki tingkat keterampilan yang harus Anda capai, dan jangka waktu untuk mencapainya. Jika tidak, tidak mungkin untuk melacak kemajuan.

Pastikan bahwa tujuan Anda memiliki tiga langkah ini termasuk dalam setiap tujuan yang Anda rencanakan, dan sisa perjalanan jauh lebih mudah.

Langkah Kelima: Tingkatkan kemampuan bicara Anda sendiri

Bagian lain dari perjalanan menjadi lebih produktif termasuk mengubah pola pikir Anda menjadi lebih mendukung.

Bekerja untuk meningkatkan keterampilan Anda dan membangun kebiasaan baru bukanlah hal yang mudah. Terutama jika Anda memiliki kebiasaan berharap terlalu banyak pada diri sendiri atau terlalu ketat dengan kemajuan Anda sendiri. Ketegasan dengan diri kita sendiri adalah salah satu alasan terbesar kita menyerah untuk membuat kebiasaan baru atau gagal di tengah jalan. Jadi, bagaimana Anda bisa menjadi pemandu sorak terbaik Anda sendiri, sambil tetap realistis?

• Tuliskan pembicaraan negatif Anda

Duduk dan gali lebih dalam. Pikirkan langkah ini sebagai semacam sesi terapi dengan diri Anda sendiri. Identifikasi semua cara di mana Anda berbicara negatif kepada diri sendiri, mencaci-maki diri sendiri atas kegagalan Anda, membuat alasan, dll. Tulis situasi, perasaan, dan hasil yang muncul dari pembicaraan negatif itu.

Namun, ini adalah proses, dan Anda tidak akan dapat mengidentifikasi semua cara Anda merendahkan diri. Namun, penting untuk mempelajari cara mengenali perilaku negatif, menghentikan diri sendiri, dan menemukan cara baru untuk mengatasi masalah atau rintangan. Misalnya, Anda melewatkan tenggat waktu sementara rekan kerja yang kurang terampil menyelesaikan lebih awal.

Pembicaraan diri negatif: “Apa yang terjadi? Apa yang salah denganku? Saya terlalu banyak menunda-nunda/Tidak bekerja cukup keras. Apakah mereka bekerja lebih lembur daripada saya? Mungkin aku seharusnya bekerja lebih lama…”

Dan spiral berlanjut sampai Anda mulai berpikir betapa buruknya diri Anda, atau betapa tidak kompetennya Anda (dalam kepala Anda sendiri). Pemikiran seperti ini sama sekali tidak membantu mendorong Anda maju. Sebaliknya, itu mengunci Anda dalam lingkaran tidak pernah berpikir Anda cukup baik, atau bahwa Anda akan pernah meningkat.

Pembicaraan diri yang positif: “Oke, sesuatu terjadi di sini. Apa yang saya lewatkan? Apa yang bisa saya lakukan lebih baik? Ini adalah kesalahan dan terjadi pada siapa saja – jadi apa yang bisa saya pelajari dari ini? X dan Y sepertinya telah menggangguku, jadi lain kali aku akan mencoba sesuatu yang berbeda.”

Meskipun kita mungkin berpikir bahwa di balik pembicaraan negatif kita ada niat baik untuk mendorong diri kita sendiri, pembicaraan positiflah yang memberikan hasil nyata. Ini berorientasi pada tujuan dan solusi, tidak memikirkan penyebab dan konsekuensi lebih dari yang diperlukan, dan tidak pernah menyamakan kegagalan dan kesuksesan karier Anda dengan Anda sebagai pribadi .

• Belajar menerima kegagalan

Kegagalan adalah proses yang sangat normal, umum, dan diharapkan. Contoh terbaik ada di mana pun Anda melihat. Kita sudah tahu pepatah populer bahwa tidak ada yang harus membandingkan hidup mereka sendiri dengan "sorotan utama" seseorang. Tesla, Apple, Sony, dan banyak lagi adalah perusahaan yang menampilkan gulungan sorotan mereka, sementara di belakang panggung, ada ribuan kesalahan dan kegagalan produk mereka dibangun.

Thomas Edison pernah diduga ditanya bagaimana rasanya gagal berkali-kali ketika merancang bola lampu, dan dia menjawab: “Saya tidak gagal 1.000 kali. Bola lampu adalah penemuan dengan 1.000 langkah.”

Jadi, biasakan diri Anda dengan kegagalan, dan biasakan diri Anda dengannya. Karena ketika Anda menghadapi kesalahan langkah Anda, menjadi lebih mudah untuk belajar darinya, dan tidak mengulanginya di masa depan. Pisahkan mereka, analisis penyebab dan tanggapan Anda, dan lihat bagaimana Anda dapat melakukan yang lebih baik di lain waktu. Dan jika Anda gagal lagi – itu juga valid. Selama Anda terus mendorong dan maju sedikit demi sedikit.

Langkah Enam: Lacak dan catat kemajuan Anda

Setelah Anda mendapatkan rasa takut gagal dan sindrom penipu ke tingkat yang dapat dikelola, Anda dapat mulai dengan pekerjaan yang sebenarnya. Menggunakan jadwal yang telah dibuat sebelumnya dan mengikuti tujuan yang Anda tetapkan hanyalah setengah dari cerita. Melacak kemajuan Anda adalah separuh lainnya.

Mengapa penting jika saya melacak kemajuan atau tidak?

Agar produktivitas meningkat, Anda harus tahu di mana Anda membuat kesalahan, seberapa sering hal itu terjadi, menemukan jam sibuk Anda (saat Anda paling berkonsentrasi), dan bahkan cara istirahat makan memengaruhi alur kerja Anda.

• Makanan tertentu dapat membuat Anda lebih atau kurang produktif. Pemahaman tentang data ini dapat memberi tahu Anda makanan mana yang memperlambat metabolisme Anda, menyebabkan Anda merasa mengantuk dan kehilangan fokus. Burger keju ganda dengan kentang goreng dan bawang goreng akan membuat Anda ingin tidur siang, sementara ayam panggang rumahan dengan sayuran di sampingnya akan membuat Anda merasa kenyang tanpa rasa kantuk. Pelajari makanan peningkat produktivitas Anda dan buat rencana makan yang sehat dan dipersonalisasi.
• Dengan menggunakan pelacak waktu, Anda dapat mengetahui tugas mana yang membutuhkan waktu lebih lama atau lebih pendek untuk dilakukan, yang mengarah pada pembuatan perkiraan waktu yang lebih baik di masa mendatang. Anda dapat menyusun hari Anda dengan lebih baik, yang pada gilirannya menghasilkan lebih banyak waktu luang.
• Melacak waktu juga membantu Anda memperhatikan seberapa sering Anda terganggu. Bahkan jika itu selama 5 menit setiap kali, menit dapat terakumulasi menjadi satu jam atau bahkan lebih per hari!

Tanpa informasi penting seperti ini, kecil kemungkinan Anda akan membuat kemajuan. Ada risiko gagal terus-menerus dengan melanggar tenggat waktu, melompati tugas, dan kehilangan fokus, tanpa pernah benar-benar memahami alasannya.

How to track

Tracking time is the best and most accurate when you do it digitally. Well-established apps like Singkatnya

No one is born more or less talented in productivity. It is a learned skill. Something that requires plenty of time, patience, trial and error, and kindness to oneself. We've set out to give you a perspective on productivity that might help dispel its vague concept. After all, it's not just the ratio of input to output – in our personal lives and careers, it is a collection of skills to be used to work better, faster, and more mindfully.