Mengapa dan bagaimana membuat standar kinerja dalam suatu organisasi (ditambah contoh)

Setiap pekerjaan memiliki deskripsinya sendiri tentang apa yang perlu dilakukan ketika bekerja di posisi itu. Selain itu, ada standar kinerja. Mereka membuktikan bagaimana melakukan tugas-tugas ini untuk melakukan pekerjaan dengan baik.

Jadi, ketika mengevaluasi karyawan Anda, Anda akan membandingkan kinerja mereka dengan standar yang telah ditentukan – standar kinerja. Pastikan bahwa standar ini didasarkan pada posisi tertentu, bukan individu.

Artikel ini akan memandu Anda melalui semua detail tentang standar kinerja, seperti:

• tujuan standar kinerja,
• tiga tingkat kinerja,
• apa yang harus dipertimbangkan ketika menetapkan standar kinerja,
• cara membuat standar kinerja, dan
• contoh standar kinerja.

Apa tujuan standar kinerja?

Sebelum kita menjelajahi tujuan standar kinerja, mari kita mundur selangkah dan mendefinisikan manajemen kinerja.

Manajemen kinerja adalah proses komunikasi antara pengusaha dan karyawan.

Proses ini juga melibatkan pemberian umpan balik kepada para pekerja. Untuk mengetahui bagaimana melakukan pekerjaan mereka dengan sukses, karyawan pertama-tama perlu melihat standar kinerja untuk posisi itu.

Tujuan dari standar kinerja adalah untuk memastikan bahwa baik pemberi kerja dan karyawan berada pada halaman yang sama mengenai harapan pekerjaan. Itu sebabnya manajer perlu memberikan standar kinerja kepada karyawan baru mereka selama bulan pertama kerja.

Standar kinerja juga membekali karyawan dengan pandangan kinerja khusus untuk setiap keterampilan.

Selanjutnya, standar kinerja mendorong komunikasi antara manajer/majikan dan pekerja.

Dalam hal evaluasi, manajer menggunakan standar kinerja sebagai pedoman. Kemudian, mereka membandingkan kinerja karyawan dengan pola tetap ini. Dengan cara ini, ada evaluasi yang sama untuk semua karyawan di posisi yang sama.

Mengenai standar kinerja, semua pekerja adalah sama dan harus diperlakukan dengan cara yang sama. Menurut US Equal Employment Opportunity Commission, baik karyawan penyandang disabilitas maupun yang tidak memilikinya, “harus memenuhi standar produksi yang sama, baik kuantitatif maupun kualitatif.”

Standar kinerja harus:

• spesifik,
• dapat dicapai,
• mudah dimengerti,
• relevan dengan posisi, dan
• mudah diukur.

Setelah pemberi kerja atau manajer mengevaluasi karyawan, harapan mereka dapat berupa:

1. Met – jika seorang karyawan menunjukkan kinerja yang memadai,
2. Melebihi – jika kinerjanya sangat baik, dan
3. Tidak terpenuhi – jika kinerja di bawah tingkat standar kinerja.

Jadi, dalam hal kinerja tidak mencukupi, pemberi kerja atau atasan harus menerbitkan Rencana Peningkatan Kinerja (PIP). Tujuan dari dokumen ini adalah untuk membantu seorang karyawan meningkatkan kinerjanya.

PIP terjadi pada fase terakhir dari siklus manajemen kinerja – fase peninjauan. Singkatnya, ini adalah fase ketika manajer melacak kinerja karyawan dengan melakukan evaluasi. Kami sebutkan sebelumnya bahwa siklus ini dimulai dengan menetapkan standar kinerja.

Sekarang, manajemen kinerja mencakup tiga tingkatan dalam organisasi.

Apa tiga tingkat kinerja?

Manajemen kinerja dapat difokuskan pada seluruh organisasi atau departemennya. Selain itu dapat menekankan kinerja individu karyawan. Jadi, ada tiga tingkatan manajemen kinerja:

1. manajemen kinerja strategis,
2. manajemen kinerja operasional, dan
3. manajemen kinerja individu.

Manajemen kinerja strategis

Tujuan dari level ini adalah untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Dengan demikian, ini adalah peringkat tertinggi dalam penggunaan standar manajemen kinerja dalam organisasi.

Untuk mencapai tujuan ini, manajemen perusahaan berusaha untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apakah perusahaan ini memiliki strategi untuk mencapai tujuannya? Jika demikian, apakah perusahaan menerapkan strategi ini?
• Apakah organisasi membawa hasil yang diharapkan?

Manajemen kinerja operasional

Maksud di sini adalah untuk mendapatkan tujuan operasional. Tingkat ini berfokus pada proses dalam organisasi, seperti proyek atau kegiatan. Jadi, tujuannya adalah untuk mengetahui apakah proyek/kegiatan tertentu ini berhasil.

Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen perusahaan harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah setiap departemen atau proyek memenuhi targetnya?
• Apakah kegiatan operasional selaras dengan strategi organisasi? Jika demikian, bagaimana kegiatan ini mempromosikan strategi organisasi?
• Apakah proyek atau kegiatan cukup efisien atau haruskah diubah?

Manajemen kinerja individu

Terakhir, level ini menekankan pada kinerja setiap karyawan di perusahaan. Proses ini dimulai dengan menetapkan tujuan dan standar kerja, meninjau kinerja karyawan, dan meningkatkan keterampilan belajar setiap karyawan.

Untuk melaksanakan tujuan tersebut, manajemen perusahaan perlu mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini:

• Bagaimana cara kerja individu?
• Bagaimana mereka dapat meningkatkan kinerja mereka?

Saat meninjau pekerjaan karyawan, standar kinerja adalah titik acuan Anda. Standar-standar ini sangat penting karena mereka menganalisis berbagai bidang kinerja. Mari kita lihat bagaimana menentukan standar kinerja dengan benar dan apa yang harus dipertimbangkan saat melakukannya.

Apa yang harus dipertimbangkan ketika menetapkan standar kinerja?

Untuk memastikan bahwa standar cocok untuk posisi tertentu, berikut adalah empat poin yang harus Anda pertimbangkan:

1. Standar perlu menjadi motivasi.
2. Standar tidak boleh terlalu mudah atau terlalu sulit untuk dicapai.
3. Biarkan karyawan Anda tahu bahwa Anda sedang menganalisis kinerja mereka.
4. Tetapkan masa percobaan.

Standar perlu menjadi motivasi

Memiliki standar kinerja yang memotivasi akan membuat pekerja lebih terinspirasi untuk melakukan pekerjaannya dengan lebih baik. Selain itu, jika mereka dapat melihat kemajuan mereka dalam suatu proyek, ini juga akan menjadi kekuatan pendorong mereka. Dengan demikian, mereka akan lebih mungkin mencapai tingkat kinerja yang luar biasa.

Sebagai seorang pemimpin, Anda dapat mendorong pekerja Anda untuk melacak jam kerja mereka. Pelacakan waktu karyawan juga bermanfaat bagi karyawan Anda, karena mereka dapat meninjau kemajuan proyek mereka. Jadi, mereka akan menemukan bagian mana dari proyek yang telah mereka selesaikan, dan apa yang masih perlu dilakukan. Selain itu, pekerja akan terus menyelesaikan tugas mereka sebaik mungkin.

Jika Anda perlu memantau siapa yang mengerjakan tugas apa dan untuk berapa lama, Anda dapat menggunakan Clockify sebagai pelacak kehadiran karyawan gratis.

Standar tidak boleh terlalu mudah atau terlalu sulit untuk dicapai

Jika standar kinerja berisi tugas-tugas yang terlalu sederhana, mereka akan terlalu mudah untuk dicapai. Jadi, karyawan tidak akan termotivasi karena mereka tidak akan tertantang untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Di sisi lain, standar kinerja tidak boleh terlalu rumit. Jika ya, pekerja akan berjuang untuk menyelesaikan hampir setiap tugas. Oleh karena itu, tingkat kinerja mereka mungkin menurun.

Tapi, bagaimana Anda menemukan keseimbangan yang tepat antara keduanya? Pastikan bahwa standar kinerja harus cukup berani. Dengan begitu, pekerja harus mencari strategi yang ideal untuk menyelesaikan tugas mereka. Setiap kali mereka berhasil, karyawan akan merasa bahwa mereka bekerja untuk mencapai tujuan mereka. Dengan demikian, mereka akan lebih bersemangat dalam bekerja.

Beri tahu karyawan Anda bahwa Anda sedang menganalisis kinerja mereka

Jika ada pegawai baru, atasan harus menginformasikan kepada pegawai tentang standar kinerja yang mengatur posisinya. Demikian juga, semua pekerja lain perlu tahu bahwa perusahaan sedang mengevaluasi kinerja mereka.

Jadi, seorang manajer harus transparan tentang standar kinerja. Sepanjang tahun, para pemimpin harus mengingatkan karyawan tentang langkah-langkah ini. Jika pekerja membutuhkan penjelasan untuk beberapa bagian dari standar, manajer harus memberi mereka klarifikasi.

Tetapkan masa percobaan

Sebagai seorang manajer, Anda tidak perlu menetapkan standar kinerja sendiri. Biarkan staf HR membantu Anda menuliskan langkah-langkah ini.

Selain tim HR, Anda juga dapat menyertakan anggota tim Anda. Langkah ini sangat penting karena karyawan Anda mungkin memiliki beberapa kekhawatiran tentang tindakan saat ini. Jika demikian, sesuaikan bagian-bagian ini dari standar kinerja.

Kemudian, Anda harus mulai menguji langkah-langkah baru ini dengan menetapkan masa percobaan, yang dapat berlangsung dari enam hingga delapan minggu. Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan umpan balik langsung dari karyawan Anda. Setelah masa percobaan selesai, tanyakan kepada pekerja Anda apakah standar ini cocok untuk mereka. Sekali lagi, jika ada masalah saat ini, pastikan untuk sedikit mengubah langkah-langkahnya.

Melibatkan karyawan Anda dalam menciptakan standar kinerja akan meningkatkan kepercayaan antara Anda dan mereka. Terlebih lagi, ketika pekerja mengambil bagian dalam proses seperti itu, mereka akan merasa seperti anggota perusahaan yang berharga. Plus, ini akan meningkatkan produktivitas karyawan juga.

Kami membahas beberapa pertimbangan umum untuk membuat standar kinerja. Sekarang, mari kita lihat beberapa aturan praktis untuk menulis ukuran ini.

Bagaimana Anda membuat standar kinerja?

Katakanlah Anda dan tim Anda ingin membuat standar kinerja baru untuk beberapa posisi dalam tim. Jika Anda masih tidak yakin bagaimana memulai dan persyaratan apa yang harus Anda penuhi, berikut adalah beberapa langkah sederhana untuk memudahkan proses ini.

Fokus pada posisi, bukan individu

Ingatlah bahwa ukuran yang Anda tulis harus tentang posisi, bukan individu. Jadi, jika ada empat karyawan di posisi yang sama, standar kinerja mereka harus sama.

Jika lebih dari satu karyawan melakukan tugas yang sama, standar harus identik untuk melakukan tugas khusus ini. Aturan ini berlaku bahkan jika para pekerja ini berada di berbagai posisi di dalam perusahaan.

Putuskan tugas apa yang harus dimasukkan dalam standar

Anda tidak boleh memasukkan setiap tugas ke dalam ukuran kinerja. Tentukan tugas apa yang paling penting untuk setiap posisi. Kemudian, tulis standar kinerja hanya untuk tugas-tugas ini.

Dengan memilih yang paling signifikan, Anda akan memiliki standar singkat.

Pilih parameter yang membuat kinerja berhasil

Untuk melakukan pekerjaan dengan sukses, karyawan harus memenuhi kriteria tertentu. Berikut beberapa indikator kinerja yang efektif:

• presisi,
• melaksanakan tugas pekerjaan tepat waktu,
• kepuasan pelanggan,
• menunjukkan tanda-tanda kepemimpinan,
• menjadi produktif,
• menunjukkan inisiatif,
• menunjukkan kreativitas, dan
• kualitas pekerjaan.

Tapi, ada lagi. Seorang karyawan dengan kinerja di luar ekspektasi akan menampilkan kualitas-kualitas seperti:

• profesionalisme,
• selalu mengikuti protokol profesional,
• kinerja mereka terus meningkat,
• selalu menampilkan yang terbaik,
• teliti,
• memiliki ide dan solusi visioner, dan
• mengekspresikan pendapat mereka sendiri.

Pikirkan tentang tingkat kesalahan

Standar kinerja harus selalu jelas dan spesifik, sehingga karyawan dapat dengan mudah bekerja sesuai dengan standar tersebut. Jika Anda ingin mengevaluasi kinerja individu atau tim, Anda juga dapat melakukannya dengan Key Performance Indicators (KPI).

Secara umum, KPI dapat membantu Anda mengetahui bagaimana kinerja perusahaan Anda dan apakah itu akan mencapai tujuannya. Seperti yang dapat Anda bayangkan, semua pekerja perlu menyelaraskan kinerja mereka dengan tujuan perusahaan. Plus, mereka perlu melakukan pekerjaan mereka mengikuti standar kinerja.

Tapi, apa yang terjadi ketika seorang karyawan menunjukkan kinerja yang lebih rendah, di bawah standar yang dapat diterima? Rencana Peningkatan Kinerja tersebut di atas merupakan salah satu solusinya.

Sebelum memulai dengan rencana ini, pertama-tama, Anda harus memutuskan berapa banyak kesalahan yang terlalu banyak. Misalnya, seorang karyawan dapat memiliki kinerja di bawah level yang sesuai dua kali. Namun, jika ini terjadi lagi, Anda dapat memberinya peringkat "Perlu perbaikan".

Anda mungkin memiliki rencana yang berbeda untuk menetapkan tingkat kesalahan. Apa pun yang Anda pilih, tetap berpegang pada rencana itu.

Buat standar untuk kinerja yang solid terlebih dahulu, lalu yang lain

Saat membuat standar kinerja, mulailah dengan aspek positif terlebih dahulu. Jadi, Anda bisa mulai dengan menuliskan kualitas kinerja yang solid. Kemudian, lanjutkan dengan kualitas kinerja yang diharapkan di atas.

Setelah Anda memiliki dua kategori ini, fokuslah pada indikator yang berada di bawah level solid. Anda dapat menggunakan frasa seperti ini:

1. Seorang karyawan membuktikan kinerja yang solid ketika…
2. Seorang karyawan membuktikan kinerja di atas yang diharapkan ketika…
3. Seorang karyawan membuktikan kinerja di bawah yang sesuai ketika…

Penjelasan mendalam untuk setiap kalimat akan tergantung pada posisi karyawan.

Jika Anda ingin melihat bagaimana standar kinerja ini terlihat dalam praktik, teruslah membaca.

Apa saja contoh standar kinerja?

Standar kinerja dapat bervariasi tergantung pada posisi dan deskripsi pekerjaan. Satu-satunya hal yang umum untuk semua standar kinerja adalah bahwa standar tersebut menunjukkan bagaimana pekerjaan seseorang harus dilakukan dengan baik.

Standar kinerja untuk guru

Mari kita cari tahu seperti apa standar kinerja bagi guru.

Seperti yang Anda lihat dari tabel di atas, setiap ukuran memiliki penjelasan yang mendalam. Jadi, setiap guru baru harus meninjau standar ini di bulan pertama kerja.

Tujuan dari langkah-langkah ini adalah untuk menemukan cara yang tepat untuk menyajikan kurikulum kepada siswa. Untuk itu, guru dapat menggunakan semua sumber daya yang tersedia, sehingga siswa dapat memahami semuanya dengan mudah. Selain itu, guru harus menjaga hubungan positif dengan orang tua atau wali siswa.

Standar kinerja untuk asisten administrasi

Berikut adalah contoh standar kinerja untuk asisten administrasi.

Dalam hal asisten administrasi, standar kinerja mereka termasuk mengawasi fungsi pendukung, mengatur korespondensi, dan memastikan bahwa semua file dan database diatur dan diperbarui dengan baik. Selain itu, asisten administrasi perlu memastikan bahwa pengaturan perjalanan sesuai anggaran dan dokumen perjalanan memiliki informasi yang akurat.

Standar kinerja untuk penyedia dukungan teknis

Sekarang, mari kita lihat contoh standar kinerja untuk penyedia dukungan teknis.

Seperti yang Anda lihat dari tabel ini, standar kinerja untuk pekerjaan ini adalah mempertahankan dukungan teknis, membuat rekomendasi kepada pengguna, dan tetap mengikuti perkembangan tren terbaru di bidang ini. Tujuan dari langkah-langkah ini adalah untuk memastikan bahwa penyedia dukungan teknis hanya menawarkan informasi yang akurat kepada pengguna. Selain itu, penyedia dukungan teknis harus bersikap ramah dan seresponsif mungkin.

Standar kinerja terkait dengan tujuan perusahaan

Sekarang, menurut Lenny Pollack, Profesor Praktek di Penn State University, Anda juga dapat menghubungkan standar kinerja dengan tanggung jawab dan tujuan perusahaan.

Jadi, misalnya, salah satu tujuan perusahaan adalah meningkatkan layanan pelanggan. Mari kita ambil sebuah hotel sebagai contoh dari perusahaan ini. Orang pertama yang Anda lihat saat masuk adalah resepsionis. Secara alami, tanggung jawab resepsionis adalah menyapa pengunjung.

Tapi, bagaimana resepsionis akan menyapa pengunjung adalah yang terpenting. Untuk meningkatkan layanan pelanggan, resepsionis harus ramah dan menyambut pengunjung dengan senyum. Plus, resepsionis perlu memberi mereka informasi tentang hotel sebanyak yang mereka butuhkan. Selain itu, jika pengunjung memiliki masalah, resepsionis harus menemukan cara untuk menyelesaikan masalah ini.

Dengan mengikuti standar kinerja tersebut, resepsionis akan menyajikan kinerja yang sangat baik dan mencapai tujuan perusahaan.

Kesimpulan

Bagi karyawan, standar kinerja adalah pedoman tentang bagaimana melakukan pekerjaan mereka dengan benar. Bagi para manajer, ukuran-ukuran ini merupakan titik perbandingan ketika mereka meninjau kinerja karyawan.

Standar kinerja harus spesifik, mudah dipahami, dan dapat dicapai. Dengan cara ini, karyawan akan termotivasi untuk menyelaraskan kinerja mereka dengan ukuran yang ditetapkan.

Bergantung pada kinerja karyawan selama periode terakhir, para pemimpin dapat menandai pekerjaan mereka sebagai kinerja yang solid, di atas yang diharapkan, atau di bawah yang sesuai. Terserah manajer untuk memutuskan apa batas ketika datang ke kinerja yang tidak memuaskan.

Artikel ini menggarisbawahi aspek yang paling signifikan dari standar kinerja. Juga, kami membahas beberapa contoh tindakan ini. Kapan pun Anda berjuang untuk menciptakan standar kinerja, Anda dapat melewatinya sekali lagi.