Manajemen kinerja: Kiat untuk membuat kerangka kerja yang efektif untuk organisasi Anda

Manajemen kinerja telah berubah secara signifikan selama sepuluh tahun terakhir. Dan karena wajah tempat kerja modern terus berubah bahkan hingga hari ini, cara kita memandang kinerja karyawan juga berubah. Banyak perusahaan telah membuang tinjauan kinerja tahunan dan memilih manajemen kinerja berkelanjutan. Mereka lebih fokus pada kebahagiaan dan pertumbuhan individu di perusahaan dan bermanfaat bagi manajer yang ingin melakukan yang terbaik untuk menjaga tingkat turnover tetap rendah.

Jika Anda ingin merevitalisasi sistem manajemen kinerja Anda, maka tidak perlu mencari lagi. Di bawah ini kami telah menyusun daftar langkah-langkah yang menetapkan dasar untuk sistem manajemen kinerja yang efektif dan berpusat pada karyawan.

Mengapa Anda harus mengubah proses manajemen kinerja Anda?

General Electric telah memiliki manajemen kinerja dan metode peninjauan yang sama sejak tahun 70-an, hingga tahun 00-an. Kepala SDM mereka, Susan Peters, menyebutkan dalam sebuah wawancara bahwa praktik-praktik ini lebih merupakan ritual, daripada alat untuk membuat perusahaan terus maju. Dia senang melihat restrukturisasi sistem mereka, karena dia sendiri mengatakan bahwa ruang kerja menjadi lebih "milenium".

Manajemen kinerja yang berusia puluhan tahun tidak akan berfungsi lagi.

Mungkin contoh yang paling menggema dalam dunia bisnis, pergeseran Microsoft 180 ke sistem manajemen kinerja yang sama sekali berbeda menyebabkan beberapa perusahaan mengikutinya. Orang-orang seperti Adobe, Cisco, dan IBM, untuk beberapa nama, menjatuhkan metode "kurva lonceng" yang terkenal untuk metode yang lebih fleksibel dan mencerminkan tenaga kerja modern.

Dan sementara mereka belum melihat perubahan yang luar biasa, mereka mencatat bahwa karyawan menjadi lebih termotivasi, ada lebih sedikit pergantian, dan hasilnya lebih baik.

Sebaliknya, tinjauan tahunan, bersama dengan metode manajemen kinerja yang tidak terstruktur dengan baik memiliki kecenderungan untuk mengadu karyawan satu sama lain, menyebabkan gesekan, stres, dan tingkat turnover yang tinggi.

Blok bangunan dari sistem manajemen yang efektif

Melalui penelitian kami, kami telah menemukan bahwa empat elemen penting terus diulang beberapa kali selama wawancara CEO, webinar dan laporan SDM, dan jurnal bisnis.

1. Mempelajari apa yang membuat proses Anda saat ini salah
2. Membuat kerangka kerja manajemen kinerja
3. Tetap di atas manajemen waktu, dan
4. Memberikan umpan balik yang berarti melalui ulasan

1. Analisis praktik Anda saat ini

Ketika datang untuk menerapkan praktik manajemen kinerja baru, pertama-tama Anda harus memperhatikan baik-baik yang Anda miliki sejauh ini. Carrie Herzog dari Terra Information Group mengadakan webinar tentang manajemen kinerja di mana dia membahas ini sebagai langkah pertama untuk perusahaan mana pun.

Seperti yang disarankan Herzog berdasarkan pengalaman mereka sendiri, HR perlu melihat secara objektif proses manajemen kinerja yang ada saat ini dan mengapa itu tidak berhasil. Anda harus menganalisis:

• Bagaimana karyawan melihat ulasan kinerja mereka;
• Seberapa sering Anda melakukan review tersebut;
• Jika diarsipkan dan dilupakan atau digunakan untuk dokumentasi dan perbaikan lebih lanjut;
• Jika ulasan menyebabkan gesekan antara karyawan, membentuk tempat berkembang biak untuk daya saing, bukan kolaborasi;
• Seberapa rinci laporannya;
• Seberapa dekat Anda memperhatikan prosesnya, bukan hanya hasil akhir dari pekerjaan seorang karyawan;
• Apakah peringkat kinerja Anda bergantung pada kotak centang atau sistem penilaian 1-5?

2. Buat kerangka kerja manajemen kinerja

Langkah selanjutnya dalam proses ini terdiri dari membentuk rencana teguh yang akan Anda ikuti sepanjang tahun. Di bawah ini adalah daftar hal-hal penting yang harus diperhatikan untuk manajemen kinerja yang efektif.

Tetapkan tujuan tahunan

Pertama dan terpenting, Anda perlu mengadopsi sikap berpikiran maju.

Tanyakan pada diri Anda tentang tujuan perusahaan untuk tahun depan. Bagaimana setiap departemen, tim, dan individu, dalam urutan itu, berkontribusi pada gambaran yang lebih besar? Tujuan dan sasaran masing-masing tim (dan individu, selanjutnya) perlu diselaraskan dengan tujuan seluruh perusahaan.

Karena kinerja seorang individu harus memiliki efek riak yang membantu mendorong perusahaan maju.

Bisnis yang menggunakan satu ulasan kinerja tahunan bisa terlambat untuk mengetahui bagaimana pekerjaan karyawan telah menyimpang dari tujuan menyeluruh. Dan dalam kebanyakan kasus, itu terjadi karena mengabaikan untuk melacak kemajuan mereka dan menyetel kembali tujuan individu mereka tepat waktu. Cukup sering, karyawan tidak menyadari apa tujuan dan sasaran perusahaan!

Buat tujuan yang lebih kecil

Rencana tahunan berfokus pada area peningkatan yang lebih besar, tetapi untuk dapat menjaga manajemen kinerja Anda pada kecepatan yang stabil, Anda akan membutuhkan lebih banyak waktu yang "mudah dicerna".

Bergantung pada tujuan dan arah perusahaan, periode pelacakan Anda tidak boleh lebih dari enam bulan. Idealnya, Anda akan membagi tahun Anda menjadi tiga atau empat periode penting, dan pada akhir setiap periode, akan ada penilaian kinerja karyawan.

Ini adalah cara yang bagus untuk melacak kemajuan dalam peningkatan yang lebih kecil. Anda menangani tujuan yang lebih besar dengan cara selangkah demi selangkah, memberi karyawan atau tim cukup waktu untuk belajar dan beradaptasi.

Buat rencana kinerja (peningkatan)

Inti dari setiap proses manajemen kinerja adalah rencananya.

Bersama dengan departemen SDM Anda, Anda dapat menyusun rencana triwulanan atau bulanan yang lebih rinci untuk:

• Area untuk dilacak (produktivitas, efisiensi, komunikasi, ketepatan waktu, kecerdikan, dll);
• Pembelajaran tambahan apa yang dapat Anda berikan kepada mereka;
• Tanggal tinjauan manajemen kinerja;
• Rencana kontinjensi jika tujuan untuk jangka waktu tersebut belum tercapai.

Kami telah membahas poin-poin ini dan lebih banyak lagi dalam dua artikel terperinci tentang panduan perencanaan kinerja individu dan tim. Anda dapat melihat mereka di sini:

• Segala sesuatu tentang rencana kinerja
• Kembangkan rencana kinerja tim dalam empat langkah

Setelah membentuk rencana kinerja, menjadi lebih mudah untuk mengawasi kemajuan yang dibuat karyawan.

Lacak kemajuan

Meskipun Anda dapat melacak bagaimana kinerja karyawan dengan waktu mereka melacak repots atau menilai efisiensi mereka berdasarkan tenggat waktu yang mereka penuhi, ada cara lain yang membentuk kinerja karyawan.

Thomas Kolopoulos dari Delphi Group menulis tentang praktik yang telah digunakan perusahaannya: evaluasi 360 waktu nyata . Itu bergantung pada penilaian kemajuan kinerja karyawan juga menurut keandalan mereka, komunikasi dengan rekan-rekan, interaksi, konsistensi, dan sebagainya.

Dengan cara ini, seseorang mendapatkan pandangan penuh tentang bagaimana kinerja seorang karyawan dalam skala yang jauh lebih besar daripada sekadar statistik. Melalui formulir anonim, karyawan sesekali diminta untuk menggambarkan hubungan kerja mereka dengan rekan kerja tertentu (komunikasi mereka, dinamika, pemecahan masalah, dll). Kemudian data yang terkumpul ditinjau dan dinilai oleh HR atau manajer, dan digunakan dalam laporan manajemen kinerja.

Tetap pada waktu check-in yang ditentukan

Meskipun Anda akan berpikir bahwa mengadakan pertemuan dengan seorang karyawan setiap tiga bulan itu melelahkan, pertimbangkan alternatifnya.

Tinjauan tahunan akan mengharuskan Anda menghabiskan berjam-jam mengumpulkan data dari lebih dari 11 bulan terakhir dan membuat komentar umum tentang etos kerja seseorang. Ditambah fakta bahwa Anda mungkin harus melakukan beberapa tinjauan kinerja dalam satu hari – Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu dalam rapat untuk melakukan hal yang sama berulang-ulang.

Dengan manajemen kinerja berkelanjutan, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk persiapan, dan rapat itu sendiri berlangsung lebih singkat. Anda dapat menyelesaikan semua tinjauan kinerja lebih cepat dan dengan waktu persiapan yang lebih singkat (karena Anda telah melacak datanya secara teratur).

Buat ulasan tahunan

Dalam hal manajemen kinerja berkelanjutan, tinjauan tahunan jauh lebih masuk akal. Dalam contoh yang kami berikan di sini, pada akhir tahun Anda akan memiliki tiga check-in yang lebih besar dengan karyawan (atau tim). Ini akan memberi Anda gambaran yang lebih rinci tentang kemajuan keseluruhan yang telah mereka buat.

Selain itu, karyawan tersebut memiliki gagasan yang jauh lebih jelas tentang apa yang menjadi fokus Anda sebagai manajer saat Anda melacak kemajuan mereka. Jadi, mereka memiliki cukup kesempatan untuk mengatasi masalah atau celah apa pun secara tepat waktu.

3. Buat jadwal yang padat

Manajemen waktu adalah bagian besar dari setiap sistem manajemen kinerja yang baik. Berikut adalah contoh faktor yang perlu Anda kerjakan, untuk membangun manajemen waktu yang berkualitas di tingkat departemen.

Individu:

• Lacak waktu pada tugas mereka sendiri;
• Catat tugas mana yang memakan waktu lebih sedikit dan lebih lama dari yang diharapkan;

(ini digunakan untuk tinjauan dan analisis kinerja selanjutnya, karena ini adalah wawasan yang berharga)

• Berkomunikasi dengan rekan kerja mereka dengan jelas dan tanpa hambatan;

(seperti rasa malu, introversi, diskusi terus-menerus, dll.)

• Atasi gangguan dan selesaikan sendiri atau dengan bantuan manajer;
• Tetap waspada saat mendekati tenggat waktu.

Seorang karyawan diperlakukan sebagai satu kesatuan yang memiliki beban kerja sendiri-sendiri yang harus dipenuhi dalam sehari, seminggu, atau sebulan. Teknik dan peningkatan manajemen waktu individu diserahkan kepada preferensi mereka, dengan bantuan dan bimbingan dari manajer.

Tim:

• Di atas tenggat waktu dan tugas individu, tim memiliki tenggat waktu (tonggak pencapaian) dan kriteria yang harus dipenuhi. Ini harus menjadi jumlah dari semua tugas individu.

(mis: tim pemasaran perlu mencapai 10 posting blog baru dalam sebulan, yang dibagi di antara staf penulis untuk kuota masing-masing)

• Menyetujui kode komunikasi;

(ketika mereka berkomunikasi melalui obrolan, ketika melalui email, ketika mereka harus mengirim pesan teks atau menelepon, atau datang ke meja seseorang untuk mendiskusikan berbagai hal secara langsung)

• Rapat memiliki seperangkat aturan sendiri yang memastikan efisiensi maksimal;

(batas waktu berapa lama rapat dapat berlangsung, berapa kali per minggu, pada jam berapa, serta siapa yang perlu menghadirinya dan menjaga jadwal).

• Tinjau hasil kolektif mereka untuk mengidentifikasi masalah dan keberhasilan terkait manajemen waktu mereka, dan temukan cara untuk meningkatkan atau mengulangi praktik yang baik.

Tim terdiri dari banyak karyawan, tetapi dengan mereka, manajemen waktu perlu ditangani dalam skala yang lebih besar. Praktik manajemen waktu tertentu akan digeneralisasi dan digunakan oleh seluruh tim, terlepas dari preferensi individu. Demikian pula, tim bersama-sama memilih kesamaan mengenai komunikasi, etiket lembur, dan transparansi beban kerja. Anda tidak akan melihat kinerja setiap orang, tetapi hasil kolektif, yang akan bergantung pada seberapa baik anggota tim berkolaborasi.

4. Jadikan ulasan Anda bermakna

Bahkan ulasan memiliki etiketnya sendiri. Proses manajemen kinerja modern menyarankan pertemuan satu lawan satu yang sering dengan karyawan untuk mengevaluasi kembali tujuan, mendiskusikan kemajuan, dan langkah lebih lanjut. Tentu saja, umpan balik Anda dalam pertemuan ini harus seinformatif dan berguna mungkin.

Sebagai bantuan kecil, kami telah menyusun daftar hal-hal yang dapat Anda ingat selama pertemuan tersebut, serta umpan balik tertulis.

1. Analisis kegagalan dan keberhasilan

Meskipun mungkin tergoda untuk hanya berfokus pada hal-hal negatif dan bagaimana Anda dapat belajar darinya, itu bisa sangat menurunkan motivasi. Penting juga untuk menganalisis keberhasilan.

Cari tahu apa yang membuat hasil tertentu begitu sukses dan identifikasi praktik hebat. Mungkin beberapa karyawan terbukti menjadi komunikator yang hebat, sehingga metode mereka dapat berguna bagi orang lain, atau seseorang menangani tekanan tenggat waktu yang hebat dengan mudah dan Anda akan membutuhkan wawasan mereka tentang manajemen stres.

Ini semua adalah peluang bagus untuk belajar dari kesuksesan sama seperti kita melihat kemalangan kita dan melihat bagaimana kita bisa melakukan yang lebih baik. Berusahalah membedah praktik yang baik sehingga Anda dapat mengulangi hasil yang luar biasa.

2. Menahan diri dari umpan balik umum

Itu selalu plus untuk mengakui upaya karyawan. Ingatlah untuk menghindari frasa seperti:

• “Kami perhatikan Anda telah bekerja keras akhir-akhir ini”,
• “Etos kerja Anda bagus/hebat/mengagumkan”,

Atau pernyataan menyeluruh lainnya yang benar-benar akan mengungkapkan bahwa Anda tidak memperhatikannya. Jika Anda telah mengikuti kinerja seseorang dengan cermat, maka seharusnya tidak terlalu sulit untuk menemukan satu atau dua contoh di mana mereka berpotensi unggul. Mengatasi situasi tertentu lebih berharga, umpan balik yang tepat.

3. Rumuskan kritik Anda

Kritik perlu diucapkan dengan benar agar meresap. Jika Anda menyampaikannya dengan buruk, hanya ada dua cara yang bisa dilakukan:

• Karyawan menjadi defensif, mencari alasan, dan mulai menggali diri lebih dalam, mulai merasa tidak aman, atau
• Merasakan kritik sebagai serangan, dan kemungkinan besar akan mengabaikannya, tidak menerapkan saran atau saran baru.

Bekerja dengan perwakilan SDM untuk menemukan cara terbaik untuk mendekati setiap karyawan atau tim secara keseluruhan. Meskipun Anda ingin langsung dan to the point, kontekstualisasikan masalah, mintalah pendapat mereka tentang hal itu, dan apa yang akan mereka lakukan secara berbeda di belakang. Tunjukkan pada mereka bahwa Anda ada untuk membantu dan bukan menghakimi.

4. Menawarkan solusi dan saran

Tujuan dari pertemuan satu lawan satu ini adalah untuk membahas kinerja karyawan, apakah Anda perlu mengubah sesuatu dalam tujuan dan sasaran mereka, dan bagaimana mereka dapat meningkat di masa depan.

Kata kuncinya adalah diskusi. Perlu komunikasi dua arah.

Hindari membuang semua statistik, data, dan ulasan dari manajer dan rekan kerja lain, lalu menanyakan apakah orang tersebut memiliki pertanyaan. Luangkan waktu Anda untuk menelusuri informasi, dan berhenti sesekali untuk membiarkan mereka berbicara juga. Juga, biarkan mereka menanyakan apa pun yang mereka inginkan juga.

5. Cobalah untuk tidak menjadi “eksekutif”

Perlakukan satu sama lain dengan setara sebanyak yang Anda bisa. Ini bisa menjadi proses pembelajaran, tetapi semakin Anda mencoba, semakin mudah hasilnya. Anda mungkin tergoda untuk berbagi pengalaman bertahun-tahun dan menawarkan banyak saran dari posisi manajerial Anda.

Ini hanya dapat menciptakan jurang pemisah antara Anda dan karyawan, dan membuat mereka merasa direndahkan. Fokus pada mereka dan kinerja mereka, dan pertahankan posisi dan pengaruh Anda ke samping.

6. Ajukan pertanyaan dan libatkan

Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, jaga agar pertemuan tetap berjalan dua arah.

Jangan terlalu banyak bicara dan terlalu lama. Mintalah pendapat kapan pun Anda bisa, dan lihat bagaimana karyawan terbuka dari waktu ke waktu. Anda ingin membangun hubungan profesional yang didasarkan pada kepercayaan dan komunikasi terbuka.

Hanya dengan begitu mereka akan sepenuhnya menerima umpan balik, lebih cenderung untuk meningkatkan, dan bahkan menantikan tinjauan kinerja. Jadikan pertemuan ini sebagai percakapan, bukan tempat pembuangan informasi.

Kesimpulannya

Manajemen kinerja adalah proses multi-langkah. Banyak perusahaan telah menukar ulasan tahunan mereka dengan manajemen kinerja berkelanjutan yang ditawarkan. Dan meskipun kedengarannya seperti banyak pekerjaan, jika Anda menerapkan sistem manajemen kinerja yang solid, itu menjadi mudah untuk ditangani dan dikuasai. Yang Anda butuhkan hanyalah ikhtisar tentang apa yang perlu diperbaiki dalam manajemen Anda saat ini, kerangka kerja atau rencana manajemen kinerja baru, jadwal padat untuk dipatuhi, dan etiket tinjauan kinerja yang baik.