Panduan Utama untuk Memindahkan PBX Anda ke VoIP

“Kami ingin melakukan segala sesuatunya secara perlahan, dengan banyaknya masalah teknologi, membutuhkan waktu berjam-jam untuk menjawab panggilan pelanggan atau memecahkan masalah dasar mereka.”

…mengatakan tidak ada urusan, selamanya.

Ketika pelanggan menaruh kepercayaan dan uang mereka pada bisnis Anda, mereka mengharapkan hal yang sebaliknya. Dan itulah yang diupayakan oleh perusahaan-perusahaan besar – baik usaha kecil maupun perusahaan besar – untuk memberikannya.

Namun cara bisnis tersebut bekerja saat ini – sering kali menggabungkan pekerjaan di kantor dengan pendekatan jarak jauh dan hybrid – benar-benar menantang sisi komunikasi bisnis.

Bagaimana Anda dapat memastikan komunikasi Anda, secara internal dan dengan pelanggan, tetap berjalan lancar dan menyelesaikan masalah secara efisien?

Dengan sistem telepon PBX konvensional, tidak bisa. Namun dengan PBX berbasis cloud , segalanya adalah batasnya karena Anda dapat membentuknya sesuai kebutuhan bisnis dan gaya kerja Anda.

Jika Anda berpikir untuk mengganti PBX Anda dengan sistem telepon VoIP, panduan ini cocok untuk Anda.

Mengapa Bisnis Mengganti Sistem PBX

Pertukaran cabang swasta ( PBX ) beroperasi pada jaringan telepon internal perusahaan. Ini sangat kuat. Ini menangani panggilan ke dan dari dunia luar dan menyediakan fitur seperti salam yang disesuaikan dan perutean panggilan.

Namun, pengaturan PBX memiliki keterbatasan yang signifikan. Semakin cepat, fleksibel, dan modern bisnis Anda, semakin besar hambatan yang dihadapi PBX tradisional.

Inilah yang membuat sistem telepon lokal Anda merepotkan:

• Biaya setup yang tinggi: Peralatan, instalasi, dan ruang, seperti ruang server, memerlukan biaya yang cukup besar. Biaya pengaturan PBX sekitar $1.000 untuk setiap pengguna, ditambah biaya perangkat keras.
• Tantangan pemeliharaan: Anda memerlukan ahli IT yang siap dipanggil atau ahli TI internal untuk pemecahan masalah apa pun. Biaya berkelanjutan sistem PBX bisa mencapai $100 per bulan untuk setiap pengguna.
• Skalabilitas, fleksibilitas, dan opsi peningkatan yang terbatas: Setiap pengguna baru memerlukan penambahan saluran telepon fisik baru, dan membuka lokasi atau kantor baru adalah upaya yang besar dan mahal.
• Ketergantungan pada infrastruktur fisik: Banyak perubahan yang ingin Anda lakukan pada sistem telepon PBX Anda memerlukan kehadiran seorang ahli, serta potensi downtime.
• Kurangnya integrasi dengan alat bisnis modern: Ingin berintegrasi dengan CRM, alat webinar, atau aplikasi obrolan tim? Nasib yang buruk.

Cara yang lebih baik? Pendekatan komunikasi terpadu yang dapat melakukan semuanya — telepon bisnis, email, video, dan kolaborasi di satu tempat dan di perangkat apa pun.

Keuntungan Memilih Layanan Telepon VoIP

Menggunakan rute berbasis cloud membuat segalanya tentang sistem telepon bisnis Anda menjadi lebih baik, termasuk:

Skalabilitas dan fleksibilitas

Apakah kebutuhan bisnis Anda akan saluran telepon berubah seiring waktu? Pikirkan: menambah saluran telepon baru untuk karyawan baru, memperluas kapasitas pusat panggilan Anda selama liburan dan menguranginya setelahnya, atau membuka lokasi dan kantor baru sementara atau permanen.

Dengan cloud PBX, Anda tidak memerlukan infrastruktur fisik tambahan, kabel tembaga baru, atau konsultan di lokasi Anda. Yang diperlukan hanyalah penyesuaian pada dasbor admin sistem telepon Anda sehingga Anda dapat menskalakan sistem telepon Anda dalam hitungan jam, bukan minggu.

Penghematan biaya

Biaya di muka untuk PBX yang di-host tidak terlalu mahal karena satu-satunya perangkat keras yang Anda perlukan hanyalah router internet dan perangkat yang tersambung ke internet seperti laptop dan ponsel cerdas, bukan ruang server besar atau telepon analog. Menggunakan telepon IP dengan sistem Anda memang bagus, tetapi itu opsional.

Selain itu, Anda membayar langganan bulanan yang stabil dan dapat diprediksi, mulai dari $25 per bulan per pengguna, dan penyedia VoIP Anda menangani segala pemeliharaan yang diperlukan. Ini mudah dilakukan dan hemat biaya.

Artikel Terkait

Berapa Biaya VoIP Bisnis pada tahun 2023?

Fitur dan integrasi lanjutan

Anda mungkin senang dengan panggilan telepon dasar sejauh ini, namun VoIP melengkapinya dengan fitur panggilan seperti pesan suara-ke-email, penjawab otomatis, rekaman panggilan, manajemen panggilan tingkat lanjut, perutean, dan banyak lagi. Ada juga bonus saluran tambahan seperti konferensi video dan pesan SMS.

Ini juga memungkinkan Anda mengintegrasikan telepon Anda dengan alat canggih yang sudah Anda gunakan, seperti platform meja bantuan, alat CRM, atau platform kolaborasi. Daripada berpindah dari satu alat ke alat lainnya untuk mencatat percakapan pelanggan, semuanya terjadi secara otomatis.

Mobilitas dan pekerjaan jarak jauh

Apakah Anda memiliki karyawan yang bekerja dari rumah atau sering bepergian? VoIP memungkinkan siapa pun di bisnis Anda mengakses sistem telepon Anda di mana pun mereka memiliki koneksi internet.

Hal ini berkat softphone : aplikasi seluler yang memungkinkan Anda membuat dan menerima panggilan dari nomor telepon bisnis Anda.

Dengan cara ini, Anda dapat terus berbicara dengan pelanggan atau berkolaborasi secara internal tanpa adanya gesekan.

Keandalan dan waktu aktif

Telepon berbasis cloud aman dan andal. Misalnya, jaringan Nextiva bergantung pada beberapa pusat data tingkat operator — jika ada masalah dengan salah satunya, yang lain akan ada di sana sehingga sistem telepon Anda dapat tetap bekerja dengan lancar.

Enkripsi panggilan, standar keamanan tertinggi, dan pemantauan sepanjang waktu menjamin waktu aktif 99,999%. Dengan VoIP, Anda tidak akan pernah ketinggalan dengan pelanggan Anda.

Daftar Periksa Migrasi PBX Terbaik

Rencana penggantian PBX yang sukses terdiri dari empat tahap:

• Tahap 1: Perencanaan pra-migrasi
• Tahap 2: Persiapan teknis
• Tahap 3: Migrasi
• Tahap 4: Pasca migrasi

Kami mencakup setiap langkah yang perlu Anda ambil di setiap tahap untuk kelancaran transisi dari sistem telepon PBX Anda ke sistem Voice over IP berbasis cloud.

Tahap 1. Perencanaan sistem telepon pra-migrasi

Pada tahap perencanaan, ada tiga tugas penting yang harus Anda selesaikan. Anda mungkin sudah memiliki langkah awal dalam meningkatkan sistem telekomunikasi perusahaan Anda.

Buat daftar persyaratan yang Anda perlukan dari sistem telepon Anda

Untuk memilih layanan telepon bisnis yang tepat bagi Anda, mulailah dengan daftar apa yang Anda perlukan sehingga nantinya dapat mencocokkannya dengan penyedia yang menawarkan fitur tersebut.

• Jumlah saluran dan ekstensi: Berapa banyak karyawan Anda yang memerlukan saluran telepon sendiri? Bagaimana dengan departemen dan ekstensi telepon khusus untuk masing-masing departemen?
• Fitur komunikasi yang harus dimiliki: Pertimbangkan menit nasional dan internasional, panggilan telepon HD, penjawab otomatis, perutean panggilan, fitur pesan suara, penyaringan dan perekaman panggilan, penerusan panggilan, dan musik khusus yang ditahan.
• Integrasi alat bisnis: Cantumkan jenis alat dan penyedia spesifik yang ingin Anda integrasikan dengan sistem telepon baru Anda. Misalnya, jika Anda memerlukan integrasi CRM, perhatikan apakah itu Salesforce, HubSpot, atau yang lainnya. Ambil pendekatan yang sama dengan meja bantuan, produktivitas, dan alat kolaborasi.

Tentukan anggaran Anda dan biaya yang akan Anda keluarkan

Migrasi ke sistem telepon cloud alias pengaturannya sendiri tidak akan memakan biaya besar. Anda tidak memerlukan waktu berjam-jam sebagai teknisi. Pada sebagian besar penyedia, yang Anda perlukan hanyalah vendor untuk memberikan detail akun Anda dan mentransfer nomor yang ada atau membuat yang baru.

Jika Anda belum memilikinya, inilah yang mungkin menambah biaya VoIP Anda: koneksi broadband berkualitas, port Ethernet, adaptor, dan telepon IP (jika Anda membutuhkannya).

Pada titik ini, luangkan waktu untuk mengukur jumlah yang sudah Anda bayarkan secara berkelanjutan untuk sistem telepon PBX Anda, mungkin sekitar $100 per pengguna setiap bulan, ditambah pemeliharaan rutin dan perangkat keras yang perlu Anda ganti seiring waktu.

Bandingkan dengan tarif yang dikenakan sebagian besar penyedia layanan VoIP setiap bulan per pengguna, biasanya berkisar antara $30 hingga $50 untuk rangkaian fitur yang kaya.

Gunakan informasi ini untuk memperkirakan biaya awal dan anggaran bulanan yang Anda perlukan.

Teliti dan pilih penyedia layanan ideal Anda

Lakukan riset untuk menemukan penyedia yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.

Anda akan menemukan opsi terbaik di pasar adalah situs ulasan seperti GetVoIP, G2, dan Trustpilot. Analisis situs web masing-masing penyedia dan catat:

• Fitur yang ditawarkan: Termasuk fitur penting dan add-on opsional
• Harga: Perubahannya berdasarkan fitur yang Anda perlukan, frekuensi pembayaran yang Anda pilih, dan jumlah pengguna yang Anda miliki
• Nomor telepon yang ada: Apakah mereka mentransfer nomor Anda saat ini sehingga Anda dapat terus menggunakannya tanpa gangguan
• SLA: Perjanjian tingkat layanan penyedia dan waktu aktif rata-rata

Terakhir, analisis ulasan dari pelanggan serupa dengan Anda — dari industri yang sama, berukuran sama, dan dengan kebutuhan yang sebanding dengan Anda — untuk mempersempit pilihan penyedia VoIP Anda.

Artikel Terkait

Ulasan Nextiva: Apa Kata 8.400+ Ulasan Pelanggan Terverifikasi

Tahap 2: Persiapan jaringan dan lingkungan

Inilah yang penting dalam tahap persiapan teknis:

Melakukan penilaian jaringan

Sistem telepon VoIP Anda tidak akan berfungsi tanpa koneksi internet. Dan bukan sembarang jenis — Anda memerlukan koneksi broadband berkecepatan tinggi dengan kecepatan minimal 100 kbps untuk setiap saluran telepon, pengunggahan, dan pengunduhan.

Hal ini seharusnya mudah dilakukan bagi sebagian besar penyedia layanan internet berkualitas, namun luangkan waktu untuk menanyakan hal ini kepada penyedia telekomunikasi Anda untuk mengetahui jumlah saluran telepon yang Anda perlukan saat ini dan jumlah saluran telepon yang mungkin akan Anda kembangkan di masa mendatang.

Pastikan juga untuk menerapkan Quality of Service (QoS), yaitu metode yang memprioritaskan lalu lintas jaringan yang melalui router. VoIP dapat mengalami kemacetan dan jitter jaringan, menimbulkan gema, kelambatan, dan panggilan terputus.

Anda ingin pengaturan Anda memprioritaskan lalu lintas suara. Inilah yang perlu Anda ketahui:

Ambil langkah-langkah keamanan yang relevan

Setiap panggilan telepon, baik dengan pelanggan atau kolega, harus dienkripsi. Jika tidak, bisnis Anda berpotensi terkena pelanggaran data, phishing, spam, dan malware — dan penurunan kepercayaan pelanggan.

Langkah-langkah keamanan VoIP utama mencakup kepatuhan SOC 2 (untuk privasi, keamanan, ketersediaan, dan integritas data), kepatuhan PCI (untuk pembayaran kartu), dan ISO/IEC 20071 (untuk ancaman keamanan).

Anda juga memerlukan enkripsi panggilan dengan standar seperti Transport Layer Security dan Secure Real-Time Transport Protocol, yang melindungi semua panggilan Anda dari intersepsi.

Dan jika Anda bekerja dengan data yang sangat sensitif, seperti informasi pasien, pastikan penyedia pilihan Anda mematuhi HIPAA.

Uji setiap integrasi yang ingin Anda gunakan

Pada tahap perencanaan, Anda mengidentifikasi alat yang ingin Anda integrasikan dengan layanan VoIP Anda. Sekarang saatnya menguji integrasi tersebut.

Misalnya, jika Anda mengintegrasikan layanan telepon Anda dengan CRM seperti HubSpot, uji apakah informasi dari penyedia VoIP Anda masuk dengan lancar ke HubSpot dan sebaliknya. Jika tidak, hubungi penyedia Anda untuk mencari perbaikan dan menyelidiki apakah hal tersebut dapat menjadi masalah dalam jangka panjang.

Anda ingin memastikan semuanya berjalan lancar sehingga Anda dapat mengandalkan penyedia Anda selama bertahun-tahun yang akan datang.

Tahap 3. Pengaturan sistem telepon

Tahap migrasi secara teknis tidak ada dalam daftar tugas Anda — ini adalah langkah-langkah yang akan ditangani oleh penyedia layanan Anda.

Namun, ada baiknya mengetahui apa yang akan terjadi; proses-proses penting ini akan berlangsung pada tahap proses penggantian PBX Anda.

Cadangkan semua konfigurasi PBX Anda, pesan suara, dan semua data yang relevan

Anda tidak ingin memulai dari awal dengan sistem komunikasi baru Anda.

Tidak ada yang lebih buruk daripada mengetahui bahwa ada nomor telepon, catatan, pesan suara, pengaturan yang sudah ada, hanya untuk menyadari bahwa Anda tidak lagi memilikinya.

Skenario tersebut memperlambat pekerjaan Anda, membuat pelanggan menunggu dukungan Anda lebih lama, dan membuat frustrasi semua orang yang terlibat.

Dokumentasikan konfigurasi PBX Anda yang ada sebaik mungkin agar Anda tidak menebak-nebak nanti. Itu sebabnya penyedia yang solid akan memastikan Anda dapat memulai dan menjalankan tepat di tempat yang Anda tinggalkan dengan pengaturan PBX sebelumnya.

Transfer nomor telepon Anda yang ada ke layanan telepon baru

Porting nomor adalah proses mentransfer nomor telepon Anda yang ada antara operator dan penyedia layanan sebelumnya ke yang baru.

Bagi Anda, itu berarti Anda harus membuktikan bahwa Anda pemilik nomor yang ingin Anda transfer. Spesialis porting penyedia Anda kemudian akan bekerja sama dengan operator untuk memastikan semuanya berjalan dengan benar.

Bicaralah dengan penyedia Anda untuk menguji nomor yang ada setelah porting untuk memverifikasi bahwa nomor tersebut berfungsi dan berfungsi dengan sempurna — Anda ingin memastikan pelanggan Anda tidak menemui jalan buntu saat menghubungi Anda.

Artikel Terkait

Apa Itu Panggilan Masuk Langsung (DID) & Apakah Saya Membutuhkannya?

Siapkan konfigurasi sistem agar sesuai dengan kebutuhan dan alur kerja Anda

Periksa kembali bagaimana sistem telepon Anda diatur dan apakah sesuai dengan kebutuhan Anda.

Ini dapat mencakup:

• Skema penomoran ekstensi untuk setiap lokasi atau departemen.
• Nomor bebas pulsa untuk pelanggan non-lokal di geolokasi utama.
• Perutean panggilan tingkat lanjut dan alur panggilan berdasarkan jam kerja, menu, ekstensi, atau departemen.
• Kotak masuk pesan suara, termasuk salam, penerusan, pesan suara ke email, dan pesan suara ke teks.
• Musik khusus untuk penelepon yang ditahan, dalam antrian, atau sedang ditransfer.

Ini adalah cara Anda memastikan bahwa Anda dapat memulai dengan baik sejak hari pertama sistem telepon baru Anda diterapkan — tanpa gangguan atau frustrasi pelanggan.

Latih dan berdayakan karyawan Anda

Alat bisnis terbaik adalah alat yang benar-benar Anda gunakan secara rutin.

Itu sebabnya Anda perlu memastikan semua karyawan siap dan nyaman menggunakan sistem telepon baru Anda.

Ada dua cara utama untuk memastikan hal ini:

• Jalankan sesi pelatihan terfokus yang menyoroti fitur dan fungsi penting ponsel dan aplikasi baru Anda. Ketika karyawan mengetahui kemampuan sistem Anda, mereka akan diberdayakan untuk memanfaatkannya semaksimal mungkin dan bekerja secara efisien.
• Berikan akses ke basis pengetahuan sumber daya, panduan, dan tutorial untuk referensi di masa mendatang. Bersandarlah pada penyedia Anda untuk hal ini — misalnya, pusat dukungan Nextiva dikemas dengan video dan panduan untuk berbagai fitur, perangkat, dan sasaran.

Tahap 4: Peluncuran sistem telepon VoIP Pasca Migrasi

Ini adalah tugas terakhir Anda setelah migrasi PBX selesai:

Uji fitur manajemen panggilan secara menyeluruh

Uji semua hal yang penting bagi Anda dengan layanan telepon baru Anda secara menyeluruh.

Itu bisa mencakup:

• Melakukan panggilan telepon secara bersamaan untuk memastikan audio yang jernih dan berkualitas bahkan selama periode sibuk
• Memanggil ekstensi dan nomor telepon yang berbeda pada waktu yang berbeda untuk memastikan aliran panggilan berjalan sesuai yang diharapkan
• Memeriksa apakah integrasi alat bisnis berfungsi dua arah
• Meninggalkan pesan suara percobaan untuk memastikan kotak masuk dan penerusan pesan suara Anda berfungsi
• Panggilan perutean uji untuk memastikannya berfungsi dengan benar

Pantau kinerja sistem dan optimalkan jika diperlukan

Jalankan tes kinerja rutin, seperti tes kecepatan, untuk menciptakan kondisi optimal untuk panggilan suara berkualitas tinggi. Masalah jaringan apa pun, bandwidth yang lebih rendah dari yang diharapkan, atau pengaturan jaringan yang kurang ideal dapat memengaruhi pengalaman pelanggan Anda.

Dengan Tes Kecepatan Nextiva , Anda dapat memeriksa:

• Latensi
• Kecepatan unduh dan unggah
• Kehilangan paket
• Naik opelet

Jika Anda melihat kurang dari setidaknya 100 kbps untuk setiap saluran telepon, kehilangan paket lebih dari 0%, ping lebih dari 70 ms, atau jitter lebih dari 70 ms, ada baiknya menghubungi penyedia layanan internet Anda. Ada baiknya juga meninjau konfigurasi QoS Anda

Kumpulkan umpan balik tentang sistem baru dari karyawan

Secara proaktif mencari umpan balik dari karyawan tentang sistem baru dan pengalaman mereka dengan sistem tersebut.

Kirimkan survei dengan pertanyaan seperti:

• Fitur apa saja yang sudah Anda gunakan sejauh ini?
• Fungsi apa yang Anda gunakan sehari-hari?
• Pernahkah Anda mengalami masalah atau tantangan dengan sistem telepon baru?
  • Jika ya, apakah Anda dapat menyelesaikannya sendiri dan/atau dengan bantuan tim dukungan penyedia?
• Apakah Anda kehilangan kemampuan sistem telepon sebelum migrasi?
• Apakah Anda mampu menjalankan komunikasi secara efisien dan lancar secara rutin?

Gunakan jawaban ini untuk mengembangkan potensi perbaikan dan menghasilkan survei di masa depan setelah beberapa waktu berlalu.

Pastikan dukungan berkelanjutan dari penyedia Anda kepada semua karyawan

Penyedia VoIP bisnis Anda harus menawarkan dukungan dengan baik sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang setiap karyawan yang mengalami masalah layanan.

Selama pelatihan Anda dan secara berkelanjutan, informasikan dengan jelas kepada tim Anda tentang cara terbaik untuk mendapatkan dukungan dan standar yang diharapkan darinya.

Penyedia terbaik memastikan Anda selalu puas dengan layanan mereka, tidak hanya selama penyiapan dan orientasi — dukungan pelanggan mereka harus mencerminkan hal itu.

Pendekatan Nextiva terhadap dukungan pelanggan disebut Layanan Luar Biasa — kami memastikan teknologi kami berfungsi dengan baik. Namun jika Anda perlu menghubungi kami, kami akan mengurus semuanya.

Layanan sarung tangan putih yang berkelanjutan adalah cara pelanggan kami dapat menang, berkali-kali.

Daftar Periksa Migrasi PBX ke VoIP

Tahap 1. Perencanaan migrasi PBX

• Buat daftar semua yang Anda perlukan dari sistem telepon Anda
• Tentukan anggaran Anda dan biaya yang akan Anda keluarkan
• Teliti dan pilih penyedia layanan ideal Anda

Tahap 2. Persiapan jaringan dan lingkungan

• Melakukan penilaian jaringan
• Ambil langkah-langkah keamanan yang relevan
• Uji setiap integrasi yang ingin Anda gunakan

Tahap 3. Pengaturan sistem telepon

• Cadangkan semua konfigurasi PBX Anda, pesan suara, dan semua data yang relevan
• Transfer nomor telepon Anda yang ada ke layanan telepon baru
• Siapkan konfigurasi sistem dengan cara yang sesuai dengan kebutuhan dan alur kerja Anda
• Latih dan berdayakan anggota tim Anda

Tahap 4. Peluncuran sistem telepon VoIP

• Uji secara menyeluruh setiap fitur manajemen panggilan
• Pantau kinerja sistem dan optimalkan jika diperlukan
• Kumpulkan umpan balik tentang sistem baru dari karyawan
• Pastikan dukungan berkelanjutan dari penyedia Anda

Migrasi Telekomunikasi Menjadi Mudah Dengan Nextiva

Bisnis yang cerdas dan ambisius tahu bahwa waktu hampir habis untuk sistem PBX lama mereka. Mereka mendambakan layanan telepon modern dan fleksibel yang berkembang dan beradaptasi dengan kebutuhan mereka.

Ambil contoh dari Shelby American ketika mereka memindahkan sistem telepon PBX mereka ke cloud. Mereka ingin meningkatkan pengalaman pelanggan, meningkatkan komunikasi tim, dan menyederhanakan fungsi admin umum.

Migrasi PBX perusahaan berlangsung cepat dan lancar, dan panggilan yang sangat mereka andalkan untuk menjaga bisnis tetap berjalan lancar — bahkan di tengah meningkatnya permintaan pelanggan.

Itulah kuncinya: memilih penyedia yang akan membantu Anda mengganti sistem PBX Anda dengan memandu Anda di setiap langkah.

Anda akan mendapatkannya ketika memilih layanan telepon bisnis Nextiva. Anda akan meninggalkan kesulitan PBX Anda di masa lalu dan berkomunikasi lebih cerdas di masa kini dan masa depan.