5 Manfaat Layanan Penggajian Teratas

Temukan apakah dan mengapa Anda harus menyewa penyedia layanan penggajian untuk bisnis Anda.

Mempekerjakan karyawan baru dapat menjadi pencapaian yang menarik untuk bisnis apa pun. Ini berarti perusahaan Anda berkembang, tetapi itu juga berarti Anda harus melakukan penggajian. Apakah Anda hanya memiliki beberapa karyawan atau seluruh tim, tetap berada di atas daftar gaji dapat memakan waktu dan menambah kerumitan pada jadwal kerja Anda yang sudah sibuk.

Mendapatkan gaji yang salah juga bisa mahal. Jika Anda salah membayar kotor, bisnis Anda dapat membayar lebih banyak pajak FICA. Kesalahan dalam penggajian juga bisa berarti Anda harus membayar denda kepada IRS. IRS mengumpulkan denda hampir $7 miliar pada tahun 2021 saja ^{[ 1 ]} . Tidak semua hukuman ini berkaitan dengan penggajian, tetapi IRS memperkirakan bahwa sekitar sepertiga pemberi kerja membuat kesalahan penggajian setiap tahun.

Menyewa layanan penggajian bisa menjadi solusi untuk bisnis Anda. Jika Anda bertanya-tanya apa yang dapat dilakukan penyedia penggajian untuk bisnis Anda dan apa manfaat mempekerjakannya, artikel ini cocok untuk Anda.

Apa itu layanan penggajian?

Penyedia layanan penggajian adalah bisnis yang memproses perhitungan penggajian, pajak penggajian, pajak akhir tahun, dan lainnya untuk bisnis lain. Banyak pemberi kerja menggunakan penyedia penggajian untuk merampingkan operasi bisnis dan memastikan bahwa karyawan dan pajak mereka dibayar secara akurat dan tepat waktu.

Layanan mana yang disediakan oleh layanan penggajian bergantung pada penyedia dan tingkatan harga yang tersedia. Berikut adalah beberapa layanan umum yang ditawarkan oleh layanan penggajian:

• Pemrosesan penggajian: Layanan penggajian menghitung gaji kotor, penghasilan kena pajak, dan gaji bersih untuk karyawan Anda, dan memotong cek untuk mereka atau menyetorkan gaji mereka ke rekening bank mereka.

• Pemotongan pajak: Layanan penggajian memastikan bahwa penghasilan kena pajak setiap karyawan benar dan menahan penghasilan dan pajak FICA. Beberapa layanan mungkin menawarkan jaminan bebas kesalahan dan membayar denda yang diakibatkan oleh kesalahan.

• Pemotongan upah: Jika karyawan memiliki perintah pengadilan yang mengharuskan gaji mereka dipotong, penyedia penggajian dapat menangani ini.

• Pelaporan perekrutan baru: Pemerintah federal memerlukan informasi tentang setiap perekrutan atau perekrutan kembali dalam waktu 20 hari sejak tanggal perekrutan mereka, dan ini adalah sesuatu yang dapat dilakukan oleh layanan penggajian untuk Anda.

• Manajemen PTO: Banyak penyedia penggajian memiliki fitur sumber daya manusia yang dibangun ke dalam perangkat lunak mereka yang melacak kehadiran karyawan. Sistem ini memungkinkan karyawan untuk meminta hari libur dan manajer untuk menyetujuinya.

• Pelaporan penggajian: Banyak layanan penggajian memberi klien laporan terperinci atau fitur pelaporan yang memungkinkan para pemimpin bisnis untuk menggali lebih dalam rincian penggajian.

• Integrasi: Sebagian besar sistem penggajian terhubung ke sistem lain yang Anda gunakan, seperti perangkat lunak akuntansi Anda, sehingga data dapat mengalir dengan bebas di antara mereka untuk pelaporan dan wawasan keuangan yang akurat dan terkini.

• Swalayan: Sebagian besar layanan penggajian menyediakan portal online di mana manajer dapat melihat laporan dan karyawan dapat melihat potongan gaji mereka atau memperbarui informasi mereka sendiri.

Layanan penggajian modern beroperasi di cloud dan tidak mengharuskan Anda atau karyawan Anda mengunduh dan menginstal perangkat lunak, yang berarti Anda dapat menjalankan penggajian, dan karyawan dapat melihat dan memperbarui detail mereka dari mana saja dan dari perangkat apa saja.

Apakah saya memerlukan layanan penggajian?

Jika Anda sudah memiliki seorang akuntan atau pemegang buku di tim Anda yang memiliki bandwidth, atau Anda memiliki keterampilan finansial dan waktu, jawabannya mungkin tidak. Tetapi sebelum Anda memutuskan, pastikan Anda menambahkan cukup waktu untuk tugas ini. Menurut Bloomberg, ini adalah sesuatu yang salah menilai banyak perusahaan, dan meskipun 80% pemberi kerja berpikir mereka paling memenuhi syarat untuk menangani penggajian mereka sendiri, 65% mengatakan mereka lebih suka melakukan outsourcing ^{[ 2 ]} .

Inilah sebabnya mengapa banyak bisnis memilih untuk mengalihdayakan penggajian mereka sejak mereka mempekerjakan karyawan pertama mereka. Mereka tidak perlu khawatir tentang penggajian dan pajak yang tidak akurat atau waktu yang diperlukan untuk melakukannya dengan benar. Saat memutuskan apakah menggunakan layanan penggajian tepat untuk Anda, tanyakan pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apakah Anda ingin menghitung gaji karyawan secara akurat?

• Apakah Anda ingin menghitung dan membayar pajak gaji menjadi lebih sederhana karena Anda tidak perlu melakukannya?

• Apakah Anda ingin mematuhi peraturan dokumen perekrutan baru?

• Apakah Anda ingin penggajian bebas dari kesalahan?

Ya, Anda bisa melakukan semua ini sendiri, tetapi pastikan Anda tahu apa yang Anda hadapi. Anda bisa menyewa seorang akuntan, tetapi itu akan merugikan Anda. Mari kita lihat beberapa manfaat penggajian outsourcing sebelum Anda memutuskan.

Manfaat outsourcing penggajian

Ada beberapa manfaat untuk menangani penggajian secara internal, tetapi ada banyak alasan mengapa lebih dari separuh pemimpin bisnis memilih untuk mengalihdayakan penggajian ^{[ 3 ]} . Berikut adalah keuntungan utama menggunakan layanan payroll jika Anda masih bertanya-tanya mengapa Anda harus menggunakan layanan payroll:

Penghematan waktu

Menangani penggajian tidaklah mudah, dan butuh waktu—bahkan untuk orang yang melakukannya setiap hari. Melacak pemotongan tunjangan, garnishmen, karyawan baru, pemutusan hubungan kerja, dan cuti berbayar, sambil memastikan bahwa bisnis Anda mematuhi peraturan federal dan negara bagian, adalah tindakan juggling yang hanya sedikit orang anggap menyenangkan.

Selain itu, jika menangani penggajian adalah sesuatu yang tidak Anda atau seseorang dalam tim Anda lakukan setiap hari, akan memakan waktu lebih lama daripada waktu yang dibutuhkan seorang profesional untuk menyelesaikan penggajian secara akurat. Dan saat tim Anda mengerjakan penggajian, kemungkinan besar mereka harus menyeimbangkan tugas lain yang masih harus mereka selesaikan secara efisien.

Outsourcing penggajian ke layanan penggajian berarti setiap orang melakukan sesuatu yang mereka kuasai. Tim Anda dapat fokus pada tugas yang membangun bisnis Anda, dan profesional penggajian yang Anda pekerjakan dapat menyelesaikan penggajian dengan cepat dan akurat. Ini juga membantu untuk mengingat bahwa penggajian bukanlah hal satu kali. Setelah Anda mengambil tugas, Anda harus menyelesaikannya setiap periode pembayaran.

Tanggung jawab yang diminimalkan

Setiap tahun bisnis dari semua ukuran harus membayar denda yang besar kepada IRS karena pengajuan yang tertunda atau salah. Penggajian yang tidak tepat tidak akan membuat karyawan Anda senang dan dapat mengakibatkan kesalahan dalam pengisian pajak. Ini dapat menyebabkan penalti dan, dalam skenario terburuk, audit.

Majikan harus membayar pajak pendapatan federal, negara bagian, dan lokal, pajak FICA, dan pajak pengangguran federal dan negara bagian. Pengembalian gaji juga harus diajukan bulanan, triwulanan, dan tahunan dan pemotongan tahunan. Itu banyak yang harus diperhatikan, dan jika Anda memiliki karyawan dari lebih dari satu negara bagian, penggajian bahkan lebih rumit. IRS dan pemerintah negara bagian juga diketahui mengubah aturan dari satu tahun ke tahun lainnya.

Mengapa mempertaruhkan hukuman dan melacak sendiri semua peraturan dan regulasi jika bisa diserahkan kepada profesional yang melakukan ini setiap hari? Layanan penggajian dapat memastikan bahwa penggajian Anda akurat tanpa mengkhawatirkan detail, penalti, atau audit. Beberapa penyedia bahkan menjamin keakuratan dan akan membayar denda jika mereka salah dalam penggajian.

Pengurangan biaya

Untuk usaha kecil dan menengah, outsourcing penggajian dapat menghemat uang. Perusahaan besar dan mapan mampu memiliki departemen penggajian sendiri, atau penggajian mungkin sesuatu yang dapat ditangani oleh tim akuntan yang sudah mereka miliki. Tetapi jika bisnis Anda memiliki sumber daya yang terbatas, mempekerjakan bahkan satu akuntan atau pembukuan mungkin tidak masuk dalam anggaran.

Beberapa pemilik usaha kecil mengira mereka menghemat uang dengan melakukan penggajian sendiri. Jika Anda salah satunya, ada cara mudah untuk menentukan apakah Anda benar-benar menabung. Perkirakan waktu yang dihabiskan tim Anda untuk menjalankan penggajian setiap tahun. Lalu hitung berapa bayaran yang mereka terima untuk menyelesaikan tugas yang satu ini. Jika Anda harus membeli perangkat lunak penggajian untuk melakukannya, tambahkan juga biayanya. Kemudian bandingkan biaya ini dengan apa yang akan dibebankan oleh layanan penggajian kepada Anda.

Kemungkinan besar, Anda akan menghemat uang. Satu hal yang tidak termasuk dalam perhitungan itu adalah berapa banyak keterlambatan dalam tugas-tugas penting lainnya yang menjalankan penggajian sendiri merugikan bisnis Anda.

Akses ke pakar profesional

Outsourcing akuntansi penggajian Anda berarti Anda memiliki ahli untuk menanganinya. Para ahli ini menghabiskan banyak waktu mereka mengikuti peraturan pemerintah untuk memastikan perhitungan gaji dan pajak klien mereka benar.

Anda dapat menugaskan diri sendiri atau anggota tim untuk melakukan hal yang sama, tetapi berapa banyak waktu yang mereka miliki untuk melakukannya? Apakah mereka akan tahu tentang kasus tepi? Butuh waktu bagi seseorang untuk terbiasa dengan semua seluk beluk tugas apa pun dan belajar ketika ada sesuatu yang salah. Apa yang terjadi jika mereka melakukan kesalahan yang tidak diketahui hingga akhir tahun?

Peningkatan teknologi dan skalabilitas

Kecuali Anda melakukan penggajian secara manual menggunakan kertas dan hanya membayar karyawan dengan cek, Anda memerlukan perangkat lunak penggajian. Ini berarti investasi besar di muka dan pembayaran reguler untuk pemutakhiran atau langganan bulanan untuk perangkat lunak yang tidak hanya harus digunakan bisnis Anda tetapi juga dikonfigurasi dan dikelola.

Banyak usaha kecil tidak mampu membeli perangkat lunak yang mahal atau memiliki staf dengan keahlian teknis untuk mengelolanya. Dengan layanan penggajian, Anda mendapatkan perangkat lunak penggajian terbaru yang akan disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis Anda sebagai bagian dari paket. Saat Anda mengalami masalah atau perlu melakukan perubahan, profesional penggajian akan siap membantu.

Cari tahu lebih lanjut tentang layanan penggajian

Jika Anda telah memutuskan bahwa outsourcing penggajian Anda akan bekerja untuk bisnis Anda, Anda tidak sendirian. Ini adalah fungsi non-inti yang penting untuk bisnis Anda. Hal ini membuat kandidat yang sangat baik untuk outsourcing dan mengapa lebih dari separuh bisnis melakukannya ^{[ 3 ]} . Untuk membantu Anda menemukan yang tepat, lihat direktori penyedia layanan penggajian kami, tempat Anda mempersempit pilihan agar sesuai dengan anggaran dan kebutuhan Anda. Baca lebih lanjut di panduan perekrutan perusahaan layanan penggajian Capterra.