Estimasi parametrik dalam manajemen proyek

Berapa kali Anda mencoba memprediksi durasi proyek Anda, hanya untuk menemukan bahwa perkiraan Anda benar-benar keluar jalur?

Bagaimana dengan memperkirakan anggaran proyek Anda atau jumlah orang yang dibutuhkan dari awal sampai akhir?

Jika perkiraan Anda tidak mencapai sasaran setiap saat, atau Anda baru dalam manajemen proyek, Anda berada di tempat yang tepat. Kami akan mendalami salah satu metode estimasi manajemen proyek yang paling sering digunakan yang mungkin bisa menyelamatkan hari Anda — estimasi parametrik .

Tapi, apa tepatnya estimasi parametrik, dan yang lebih penting, bagaimana Anda mempraktikkannya?

Baiklah, teruslah membaca, karena dalam posting blog ini, kami akan:

• Memperkenalkan Anda pada definisi estimasi parametrik (+ contoh estimasi parametrik),
• Biarkan Anda mengetahui perbedaan antara estimasi parametrik dan analog,
• Menjelaskan beberapa manfaat utama menggunakan estimasi parametrik dalam manajemen proyek, dan
• Memandu Anda melalui 4 langkah untuk menggunakan estimasi parametrik dalam proyek Anda sehingga Anda akan tahu persis apa yang harus dilakukan jika Anda ingin segera mulai menggunakan metode ini.

Apa itu estimasi parametrik?

Estimasi parametrik adalah salah satu metode statistik paling akurat untuk memperkirakan jumlah keseluruhan dari:

• Waktu,
• Uang, dan
• Sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek tertentu.

Menurut PMBOK, estimasi parametrik adalah “Metode estimasi di mana algoritma digunakan untuk menghitung biaya atau durasi berdasarkan data historis dan parameter proyek.”

Jadi, hanya dengan menggabungkan data statistik dan historis seorang manajer proyek dapat menemukan korelasi statistik antara variabel yang relevan dan mendapatkan estimasi paling akurat mengenai proyek mereka saat ini.

Namun, penting untuk diingat bahwa estimasi parametrik biasanya digunakan selama tahap perencanaan proyek, jauh sebelum pelaksanaan proyek yang sebenarnya.

Namun, jika Anda masih sedikit bingung dengan metode estimasi ini, mari kita lihat lebih dekat cara kerja estimasi parametrik.

Contoh dan rumus estimasi parametrik

Ini adalah rumus yang perlu Anda gunakan untuk estimasi parametrik:

E_parametrik = (A_old / P_old) x P_curr

Rumus estimasi parametrik di atas mencakup unsur-unsur berikut:

• E_parametric adalah estimasi parametrik ,
• A_old adalah jumlah historis biaya atau waktu ,
• P_old adalah nilai historis dari parameter, dan
• P_curr adalah nilai parameter di proyek Anda yang akan datang.

Sekarang, mari kita lihat bagaimana sebenarnya perhitungan ini bekerja.

Katakanlah Anda ingin memprediksi berapa banyak waktu yang dibutuhkan desainer Anda untuk menyelesaikan 20 ilustrasi. Sebelum Anda menghitung, pertama-tama Anda harus mendapatkan semua nilai historis.

Jadi, proyek Anda sebelumnya melibatkan 1 orang yang bertugas mendesain 15 ilustrasi, dan butuh waktu 70 jam untuk menyelesaikan semuanya. Dengan mengingat hal itu, berikut adalah bagaimana unit Anda akan ditumpuk:

• A_old , waktu historis dari tugas sebelumnya adalah 70 jam,
• P_old , nilai historis parameternya adalah 15 ilustrasi , dan
• P_curr , nilai parameter di proyek mendatang Anda adalah 20 ilustrasi .

Sekarang setelah Anda memperoleh informasi ini, Anda dapat menggunakannya untuk sampai pada perkiraan baru:

E_parametrik = (70/15) x 20

Seperti yang terlihat pada rumus di atas, pertama-tama Anda menghitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu ilustrasi:

70/15 = 4,66

Kemudian, setelah Anda mendapatkan jumlah jam yang tepat, kalikan unit ini dengan nilai parameter di proyek mendatang:

4,66 jam x 20

Akhirnya, Anda sampai pada perkiraan parametrik, yaitu 93,3 dalam kasus ini.

Semua hal dipertimbangkan, dapat dikatakan bahwa desainer Anda akan menyelesaikan 20 ilustrasi dalam 93,3 jam.

Estimasi parametrik vs estimasi analog

Jika Anda pernah menemukan metode estimasi dalam manajemen proyek, Anda pasti memperhatikan bahwa estimasi parametrik sering berjalan seiring dengan estimasi analog.

Tetapi mengapa demikian? Apakah mereka metode yang sama?

Yah, tidak persis.

Meskipun estimasi analog mengharuskan Anda untuk menggunakan data yang tersedia dari proyek Anda sebelumnya, seperti halnya dengan metode parametrik, kedua metode ini berbeda dalam hal akurasi dan cakupannya .

Dengan kata lain, Anda akan sampai pada perkiraan analog berdasarkan data historis, tetapi Anda tidak perlu terlalu mendetail seperti pada metode estimasi parametrik. Anda hanya perlu mengingat proyek sebelumnya dengan cakupan yang sama, lihat durasi/biaya/anggaran proyek tersebut, dan buat perkiraan berdasarkan analogi.

Jadi, jika Anda akan memulai sebuah proyek yang melibatkan desainer Anda membuat 20 ilustrasi, dan Anda ingin mengetahui dengan tepat berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek baru, inilah cara Anda memprediksi durasi proyek Anda berdasarkan analogi metode estimasi:

Karena Anda pernah bertanggung jawab atas proyek serupa sebelumnya, Anda tahu bahwa terakhir kali desainer Anda mengerjakan tugas serupa, mereka membutuhkan 70 jam untuk menyelesaikannya. Berdasarkan ini, Anda memperkirakan bahwa proyek baru Anda akan memakan waktu sekitar 80 jam untuk diselesaikan, diberikan atau diambil.

Estimasi parametrik, di sisi lain, memperhitungkan perbedaan antara proyek lama dan proyek baru pada tingkat unit. Ini berarti bahwa alih-alih mendasarkan prediksi Anda pada kesamaan, pertama-tama Anda harus menghitung jumlah jam yang dibutuhkan desainer untuk menyelesaikan satu ilustrasi. Kemudian, hanya dengan mengalikan produk dengan jumlah ilustrasi yang harus diselesaikan sekarang, Anda akan mendapatkan perkiraan waktu yang Anda cari.

Manfaat utama menggunakan estimasi parametrik

Meskipun ada berbagai metode estimasi proyek yang dapat Anda gunakan untuk menjaga agar angka Anda tetap terkendali, estimasi parametrik hadir dengan beberapa keuntungan yang dapat mengubah cara Anda membuat prediksi proyek.

Mari kita bahas beberapa yang paling umum.

Manfaat #1: Estimasi parametrik membantu Anda mendapatkan angka yang akurat

Jika dibandingkan dengan metode estimasi manajemen proyek lainnya, estimasi parametrik tampak seperti metode satu atap untuk prediksi yang akurat. Sementara metode lain, seperti PERT, bergantung pada bagaimana-jika, estimasi parametrik membantu memprediksi:

• Anggaran,
• Sumber daya, dan
• Durasi proyek Anda berdasarkan data sebelumnya.

Karena data yang Anda andalkan adalah bukti yang sangat kuat (itulah bagaimana proyek Anda terungkap), ketika Anda menerapkan rumus estimasi parametrik, Anda harus dapat memprediksi setiap aspek proyek dengan presisi.

Selain itu, untuk dapat melakukan proses penghitungan sejak awal, Anda harus membahas unit terpisah dari proyek Anda sebelumnya, yang membantu meningkatkan ketepatan estimasi akhir Anda.

Manfaat #2: Estimasi parametrik mengarahkan Anda untuk menetapkan tujuan yang dapat dicapai

Segera setelah Anda selesai dengan perkiraan akhir Anda, Anda akan dapat menemukan dengan tepat di mana Anda harus melakukan perubahan sehingga Anda dapat menyelesaikan hasil proyek utama Anda.

Terkadang, Anda dapat meningkatkan kapasitas tim atau menambah anggaran. Di lain waktu, Anda harus mengambil sedikit perubahan dari hasil yang Anda inginkan.

Apa pun itu, mengandalkan estimasi parametrik dapat membantu Anda menetapkan sasaran proyek yang benar-benar dapat dicapai oleh Anda dan tim Anda.

Metode itu sendiri mengharuskan Anda menggali lebih dalam data sebelumnya untuk perkiraan yang lebih akurat. Jadi, tujuan yang Anda tetapkan pada akhirnya akan lebih mudah dikelola karena Anda akan melihat dengan tepat aspek mana dari proyek Anda yang mungkin menjadi batu sandungan dan sesuaikan tujuan Anda.

Manfaat #3: Estimasi parametrik membantu Anda mengurangi tugas yang berulang

Meskipun tidak ada dua proyek yang persis sama, langkah-langkah tertentu cenderung mengulangi proyek masuk dan proyek keluar.

Ambil penganggaran, misalnya. Berapa kali Anda harus memetakan baseline biaya selama fase perencanaan proyek Anda? Dan berapa tahap perencanaan proyek yang telah Anda lalui hingga saat ini?

Jika jawaban Anda terdiri dari angka yang lebih besar dari 1, Anda pasti memperhatikan bahwa kadang-kadang Anda hanya membuang waktu untuk membahas aspek proyek tertentu beberapa kali saat merencanakan.

Misalnya, beban kerja tim konten Anda terdiri dari 20 artikel per minggu, dan ini tetap tidak berubah di lusinan proyek.

Jadi, alih-alih menilai setiap tugas satu per satu dari waktu ke waktu, Anda cukup mengandalkan perkiraan parametrik yang Anda buat sekali dan menggunakan kembali informasi itu kapan pun Anda akan memperkirakan anggaran atau durasi produksi konten.

Namun, perlu diingat bahwa jika ada perubahan tertentu terkait kapasitas, beban kerja, atau anggaran tim konten Anda, Anda juga perlu menyesuaikan nilai parameter, alias mengulang perhitungan Anda menggunakan rumus yang sama dari atas.

4 Langkah-langkah untuk menggunakan estimasi parametrik dalam manajemen proyek

Sekarang setelah kita membahas semua detail tentang metode estimasi parametrik, Anda mungkin bertanya-tanya — tetapi bagaimana tepatnya cara membuat estimasi parametrik berfungsi?

Untuk mencapai dasar angka sedapat mungkin, kami telah membagi eksekusi estimasi parametrik menjadi 4 langkah sederhana.

Mari kita lihat masing-masing.

Langkah #1: Cari tahu bagian proyek mana yang memenuhi syarat untuk estimasi

Bahkan sebelum Anda mulai meninjau data dari proyek sebelumnya, Anda harus menentukan dengan tepat di mana Anda harus menggunakan estimasi parametrik.

Dengan kata lain, pertama-tama Anda harus melihat proyek Anda dan membaginya menjadi tahapan yang berbeda. Anda dapat menggunakan struktur perincian kerja (WBS) untuk tujuan ini, dan memecah seluruh proyek menjadi bagian yang lebih kecil dan lebih mudah diatur.

Kemudian, setelah Anda memutuskan apakah Anda ingin memprediksi anggaran, durasi, sumber daya fase proyek Anda, atau semua hal di atas, selanjutnya muncul pertanyaan tentang akurasi dan data.

Karena keakuratan perkiraan Anda sejalan dengan jumlah data sebelumnya yang tersedia, bahkan sebelum Anda mempertimbangkan untuk melakukan perhitungan, tanyakan pada diri Anda sendiri tiga pertanyaan besar ini:

1. Seberapa tepat perkiraan saya?
2. Berapa banyak data yang saya miliki?
3. Apakah parameter saya terhubung dengan nilai historis?

Jadi, katakanlah Anda masih mencari cara untuk memperkirakan secara akurat berapa lama desainer Anda akan mengerjakan 20 ilustrasi tersebut. Ini berarti Anda ingin mengukur waktu. Karena Anda memiliki cukup data dari proyek serupa sebelumnya, Anda akan mengukur parameter ini terhadap waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan 15 ilustrasi.

Namun, jika Anda tidak cukup puas dengan jawaban yang Anda berikan untuk pertanyaan yang disebutkan di atas, Anda mungkin ingin mempertimbangkan kembali menggunakan metode ini karena mungkin tidak memberikan prediksi yang paling akurat.

Langkah #2: Dapatkan data historis

Setelah Anda memilih fase proyek yang tepat, Anda harus menerapkan estimasi parametrik, dan memutuskan apakah metode ini tepat untuk Anda, sekarang saatnya untuk benar-benar mempelajari data historis.

Jika tim Anda telah melacak semua aktivitas terkait proyek mereka, Anda mungkin dapat memperoleh informasi paling detail tentang proyek Anda sebelumnya dengan cepat.

Misalnya, aplikasi pelacakan waktu dan pengeluaran dapat menyimpan data pengeluaran proyek Anda sebelumnya dan memberikan bantuan kapan pun Anda perlu memperkirakan anggaran proyek mendatang.

Namun, jika Anda belum terlalu memperhatikan untuk menyimpan informasi proyek Anda, atau Anda belum pernah mengerjakan proyek serupa sebelumnya, masih ada cara bagi Anda untuk menggunakan metode estimasi parametrik.

Anda dapat memeriksa database yang tersedia untuk umum untuk industri Anda dan melihat bagaimana data yang Anda peroleh dari sana sesuai dengan parameter proyek Anda saat ini.

Langkah #3: Periksa apakah parameter Anda valid

Setelah semua data historis Anda tersedia, pentingnya pertanyaan nomor 3 — apakah parameter Anda terhubung ke nilai historis — muncul ke permukaan.

Sekarang Anda harus menilai parameter Anda dan melihat bagaimana hubungannya dengan data historis yang Anda peroleh.

Misalnya, Anda mungkin memperhatikan bahwa jumlah ilustrasi berkorelasi dengan waktu yang dibutuhkan desainer untuk menyelesaikannya. Ini berarti bahwa Anda akan dapat menyertakan pengukuran satuan (15 ilustrasi) dan waktu (70 jam) dalam perhitungan Anda, mengalikannya dengan parameter Anda (20 ilustrasi), dan mendapatkan estimasi parametrik yang valid.

Namun, perlu diingat bahwa contoh di atas adalah ilustrasi sederhana tentang seperti apa pengujian parameter dalam praktiknya. Jika Anda berurusan dengan proyek yang lebih kompleks, Anda bahkan mungkin perlu meminta bantuan analis data dan/atau alat statistik.

Langkah #4: Hitung estimasi parametrik

Sekarang setelah Anda menilai validitas parameter Anda, memperoleh perkiraan parametrik menjadi hitungan detik.

Cukup terapkan rumus dengan mengalikan unit yang Anda peroleh dari data historis, dan membagi hasil kali dengan parameter Anda saat ini.

Untuk membantu Anda menghindari pengguliran yang tidak perlu, kami juga akan meninggalkan rumus estimasi parametrik di sini:

E_parametrik = (A_old / P_old) x P_curr

Penutup: Awasi proyek Anda dan cobalah estimasi parametrik

Bukan rahasia lagi bahwa estimasi proyek membutuhkan waktu.

Namun, metode estimasi proyek yang tepat mungkin hanya menghemat beberapa minggu dalam jangka panjang.

Estimasi parametrik, sebenarnya, memungkinkan Anda melakukan hal itu.

Dengan mendorong Anda untuk memikirkan kembali tujuan proyek Anda dan mengarahkan Anda untuk mengotomatiskan tugas yang berulang, metode estimasi proyek ini membantu Anda memaksimalkan setiap menit di kemudian hari selama fase pelaksanaan proyek Anda.

Namun, untuk berhasil menerapkan perkiraan parametrik, Anda harus memperhatikan setiap proyek Anda dan pastikan untuk mendokumentasikan setiap proses secara menyeluruh.

Kemudian, dengan database besar dan rumus estimasi parametrik, tidak ada yang menghalangi Anda untuk mendapatkan estimasi proyek yang paling tepat.

(Kecuali untuk variabel Anda tidak berkorelasi dengan parameter Anda, tapi itu tidak ada yang tidak bisa dipecahkan oleh sedikit statistik.)

️ Apakah Anda pernah menggunakan estimasi parametrik selama tahap perencanaan proyek Anda? Seberapa dekat perkiraan Anda dengan hasil proyek akhir? Beri tahu kami di [email protected] untuk kesempatan tampil di artikel ini atau salah satu artikel kami yang akan datang. Juga, jika Anda menyukai artikel ini, bagikan dengan orang lain yang menurut Anda mungkin berguna.