10 Alasan Untuk Mengalihdayakan Penulisan Teknis

Penulis teknis adalah anggota penting dari tim Anda. Mereka memberi tahu dunia tentang produk Anda, mengkomunikasikan fungsi dan kemampuan kepada semua orang mulai dari tim pemasaran hingga pengguna akhir. Mereka sangat diperlukan – namun mempekerjakan mereka secara penuh waktu bisa jadi mahal dan menyita waktu. Selain itu, tim penulis Anda tidak selalu membutuhkan tingkat staf yang konsisten.

Solusinya adalah dengan melakukan outsourcing proyek penulisan teknis. Pengalihdayaan adalah solusi hemat biaya yang memberi Anda akses ke penulis terkemuka tanpa komitmen perekrutan penuh waktu. Pertimbangkan 10 manfaat ini bagi perusahaan, pelanggan, dan keuntungan Anda.

1. Efisiensi Biaya Outsourcing

Mempekerjakan seorang penulis teknologi profesional penuh waktu bisa jadi mahal. Gaji sangat bergantung pada lokasi, tetapi gaji rata-rata untuk seorang penulis teknis pada tahun 2024 adalah lebih dari $80,000.

Di beberapa negara bagian, seorang penulis teknologi penuh waktu akan dikenakan biaya lebih dari $100.000, belum termasuk biaya perekrutan yang mahal. Menurut Society for Human Resource Management (SHRM), harga tersebut bisa mencapai tiga hingga empat kali lipat gaji untuk posisi tersebut.

Pengalihdayaan memotong biaya-biaya ini dan “biaya tambahan” lainnya dari perekrutan penuh waktu. Penulis outsourcing adalah kontraktor, bukan karyawan, jadi Anda tidak membayar tunjangan. Anda membayar waktu dan usaha yang mereka sumbangkan.

2. Akses terhadap Keahlian Khusus

Konten teknis mengharuskan penulis untuk memahami industri dan teknologi yang mereka tulis. Menemukan kandidat dengan spesialisasi yang tepat bisa sangat memakan waktu, terutama bagi perusahaan di industri khusus.

Pencocokan keterampilan menjadi semakin sulit seiring dengan beragamnya kebutuhan proyek Anda. Jika Anda merekrut pekerja penuh waktu, Anda akan menghadapi kendala karena harus menyelesaikan semua kebutuhan tersebut dengan segelintir anggota tim. Anggota tim tersebut juga harus mampu menangani semua proyek yang sedang berjalan.

Dengan outsourcing, Anda dapat menemukan penulis khusus untuk setiap proyek. Anda dapat mempekerjakan seseorang yang ahli dalam menulis buku putih teknis dan tidak perlu khawatir apakah mereka dapat menulis dokumentasi antarmuka pemrograman aplikasi (API). Jika Anda memerlukan dokumen API, Anda dapat menyewa seorang penulis untuk proyek tersebut. Anda membayar berdasarkan proyek, jadi satu orang tidak perlu melakukan semuanya.

3. Peningkatan Kualitas dan Konsistensi

Mempekerjakan berdasarkan proyek tidak memerlukan orang baru untuk setiap tugas. Pengalihdayaan memungkinkan Anda membangun hubungan dengan penulis kontrak dan mengetahui apa yang mereka lakukan dengan baik. Anda dapat mempekerjakan orang yang sama berulang kali untuk beberapa proyek atau beralih ke orang lain jika penulis Anda bukan orang yang cocok.

Model kepegawaian yang fleksibel ini memungkinkan Anda menetapkan standar yang lebih tinggi untuk kualitas proyek. Anda belum berkomitmen pada karyawan penuh waktu yang kinerja buruknya perlu Anda dokumentasikan sebelum Anda melepaskannya. Seorang penulis kontrak memberikan karya terbaiknya, dan Anda memutuskan apakah akan menggunakannya lagi berdasarkan karya tersebut.

Kontraktor memahami bahwa pekerjaan mereka berbicara sendiri, sehingga kontraktor yang cerdas dan sukses akan mengedepankan yang terbaik. Layanan juga sama. Di Compose.ly, kami berhasil jika Anda berhasil, jadi kami hanya bekerja sama dengan penulis terkemuka yang kami yakini akan sangat cocok.

4. Peningkatan Fokus pada Kegiatan Inti

Pertimbangkan waktu dan uang yang dapat dihemat bisnis Anda dengan melakukan outsourcing penulisan teknis. Departemen dan fungsi inti apa saja yang mendapat manfaat?

Sebagian besar penulis teknis berkolaborasi dengan banyak orang di berbagai departemen, termasuk spesialis pengembangan produk, desainer pengalaman pengguna (UX), manajer kesuksesan pelanggan, serta tim pemasaran dan penjualan. Dengan jalur outsourcing penulis yang andal, para profesional yang berharga ini dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola hasil karya penulis yang kurang terampil. Tim dapat menghabiskan lebih banyak waktu dan energi pada tugas-tugas inti yang bernilai tambah yang mendorong keuntungan.

5. Skalabilitas untuk Kebutuhan Proyek Variabel

Kebutuhan dokumentasi teknis berfluktuasi berdasarkan proyek yang sedang berjalan. Anda mungkin memiliki tumpukan dokumentasi di kuartal pertama, beberapa laporan di kuartal kedua, dan banyak lagi panduan dan manual di kuartal ketiga. Jika Anda hanya mengandalkan penulis internal, hal ini akan membuat Anda kesulitan untuk tidak memanfaatkan anggota staf tersebut secara berlebihan atau kurang.

Penulisan teknis yang dialihdayakan beradaptasi dengan perubahan kebutuhan tersebut. Jika Anda memiliki banyak proyek dalam satu bulan atau kuartal, Anda dapat membuat kontrak dengan lebih banyak penulis untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Jika proyek pada periode berikutnya lebih sedikit, tidak masalah — Anda tidak menerbitkan kontrak apa pun.

Sistem ini jauh lebih baik untuk keuangan Anda. Daripada membayar gaji agar orang-orang tersedia sesuai permintaan, Anda membayar pekerjaan ketika pekerjaan itu tiba. Jika pekerjaan tidak tersedia, Anda dapat menyisihkan uang itu untuk lonjakan permintaan berikutnya.

6. Waktu Penyelesaian Lebih Cepat

Skalabilitas penulisan teknis yang dialihdayakan berarti Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu lebih singkat. Staf internal dengan jumlah penulis tetap memiliki kapasitas produksi yang tetap. Saat Anda melakukan outsourcing, Anda bisa menyelesaikan lebih banyak tugas penulisan teknis dalam jumlah waktu yang sama hanya dengan mempekerjakan lebih banyak penulis.

Misalnya, Anda memiliki enam panduan pengguna untuk enam produk baru. Anda ingin dokumentasinya sesegera mungkin sehingga Anda tidak perlu menunda tanggal rilis apa pun.

Jika Anda mengandalkan talenta internal, Anda memiliki dua pilihan yang kurang diinginkan: berpotensi membebani tim Anda secara berlebihan atau mencoba merekrut karyawan tepat waktu untuk memenuhi tenggat waktu Anda. Atau, Anda dapat melakukan outsourcing penulisan keenam panduan tersebut, memilih berapa banyak penulis yang akan dipekerjakan berdasarkan tenggat waktu Anda.

Jika dibutuhkan tiga penulis untuk menyelesaikan enam panduan tepat waktu, Anda mempekerjakan tiga orang. Jika dibutuhkan enam orang, Anda menyewa enam orang. Anda biasanya akan membayar jumlah yang sama karena Anda memesan jumlah pekerjaan yang sama — meskipun Anda mungkin memiliki opsi untuk mengeluarkan sedikit uang ekstra untuk mempercepat prosesnya. Pengeluarannya bisa bermanfaat, terutama sebagai biaya satu kali saja.

7. Peningkatan Standar Dokumentasi

Penulisan internal mungkin terasa seperti menawarkan kontrol lebih besar, namun pertimbangkan hal lain yang harus menjadi fokus tim Anda. Bahkan ketika mereka dapat memberikan perhatian penuh pada peninjauan dokumen, mereka memiliki bidang keahlian lain.

Penyedia penulisan teknologi ahli dalam dokumentasi teknis. Mereka memahami standar yang diterima untuk setiap jenis dokumen teknis, mulai dari format hingga praktik atribusi sumber yang diterima. Yang terpenting, mereka menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk mengikuti perkembangan standar yang terus berubah.

Pengalihdayaan memungkinkan Anda memanfaatkan keahlian tersebut tanpa menginvestasikan waktu dan uang untuk melatih tim Anda. Ini memastikan dokumentasi Anda mematuhi standar tertinggi sehingga Anda dapat fokus pada bisnis Anda.

8. Fleksibilitas dalam Alokasi Sumber Daya

Proyek penulisan teknis hanyalah sebagian dari tugas yang ada di tangan Anda. Pengalihdayaan memungkinkan Anda mengalihkan sumber daya ke atau keluar dari dokumentasi sesuai kebutuhan, sehingga Anda tidak mengeluarkan uang secara berlebihan atau terlalu sedikit. Fleksibilitas itu memberi Anda kontrol lebih besar terhadap anggaran Anda.

9. Perspektif dan Ide Segar

Layanan penulisan teknis outsourcing membuka jalur komunikasi dengan para profesional yang terampil dan berwawasan luas. Para profesional ini telah mengerjakan banyak proyek seperti proyek Anda dan melihat berapa banyak bisnis berbeda yang berhasil. Berbeda dengan penulis internal yang hanya mengetahui cara Anda melakukan sesuatu, kontraktor dapat menawarkan wawasan baru yang berharga.

Misalnya, Anda perlu membuat dokumentasi untuk produk baru. Anda telah menggunakan alur kerja dokumentasi dan panduan gaya yang sudah mapan, namun bagian-bagiannya sepertinya tidak cocok. Tapi kemudian penulis teknis outsourcing Anda menawarkan sebuah ide.

Mereka mengerjakan panduan serupa dengan pesaing dan menemukan bahwa jenis diagram yang berbeda mengkomunikasikan fungsi-fungsi ini dengan lebih efektif. Mencoba ide mereka memerlukan penyimpangan dari norma Anda, namun pakar materi pelajaran dan pengguna akhir Anda memuji kejelasan panduan baru Anda.

Anda mungkin tidak memikirkan pendekatan baru itu tanpa melihat dari luar.

10. Mitigasi Resiko dalam Dokumentasi

Dokumentasi teknis memengaruhi cara orang berinteraksi dan menggunakan produk Anda. Ada banyak risiko yang terlibat, namun tim penulis yang berpengetahuan luas dapat mengelola risiko tersebut.

Misalnya, apa yang akan terjadi jika seseorang menggunakan produk Anda secara tidak benar karena petunjuknya tidak jelas? Salah tafsir dapat membuat pengguna frustasi dan berpotensi berbahaya, bergantung pada jenis teknologi yang digunakan.

Beberapa dokumentasi berisiko mengungkap kepemilikan pengetahuan, terutama jika teknologi tersebut dilindungi hak kekayaan intelektual. Mengkomunikasikan informasi yang diperlukan sekaligus melindungi informasi sensitif memerlukan tingkat keterampilan yang tinggi.

Terakhir, jika Anda beroperasi di industri yang diatur, Anda mungkin memerlukan dokumentasi kepatuhan terhadap peraturan untuk mematuhi hukum. Hubungan outsourcing dapat membantu proses ini, sehingga Anda tidak perlu mengalokasikan sumber daya untuk proses tersebut.

Masalah Umum Saat Mempekerjakan Penulis Teknis dan Tips Mengatasinya

Kualifikasi Khusus

Pekerjaan komunikasi teknis sering kali memerlukan pengetahuan mendalam tentang industri atau ceruk tertentu. Menemukan kandidat yang benar-benar memahami bidang Anda mungkin sulit, terutama bila Anda juga membutuhkan orang tersebut untuk memiliki keterampilan menulis teknis terbaik. Semakin kompleks kebutuhan Anda, semakin sulit pula proses perekrutannya.

Solusinya: Gunakan jasa penulisan dengan tim penulis teknis yang telah diperiksa sebelumnya. Layanan seperti Compose.ly memiliki sumber daya dan jangkauan untuk menemukan penulis dengan beragam keahlian. Kami telah menyelesaikan pekerjaannya, jadi yang perlu Anda lakukan hanyalah menelepon.

Proses Wawancara yang Diperpanjang

Mempekerjakan seorang penulis teknologi melibatkan beberapa putaran wawancara, sering kali termasuk tugas yang dibawa pulang. Bagi perusahaan perekrutan, hal ini berarti banyak waktu staf yang dihabiskan untuk berbicara dengan kandidat, meninjau tugas, dan mengikuti wawancara kelompok. Itu adalah jam-jam yang tidak akan dihabiskan tim Anda untuk mengerjakan proyek klien.

Solusinya: Lakukan outsourcing perekrutan dan penulisan bersama. Daripada memposting di papan pekerjaan freelance dan menelusuri pelamar, seperti yang Anda lakukan untuk perekrutan in-house, buatlah kontrak dengan layanan yang telah melakukan kerja keras.

Kompetisi untuk Talenta Terbaik

Jika Anda menginginkan hasil terbaik, Anda memerlukan orang-orang terbaik. Namun persaingan untuk mendapatkan talenta terbaik lebih ketat dari sebelumnya. Anda dapat dengan mudah membagi anggaran Anda dengan merayu para superstar penulis teknologi dengan pemasaran merek, gaji yang kompetitif, dan fasilitas tingkat atas.

Solusinya: Pengalihdayaan ke suatu layanan juga memecahkan masalah ini. Daripada merayu penulis individu yang karyanya tidak Anda ketahui, mintalah penulis dari perusahaan yang mengetahui timnya. Anda akan mendapatkan kecocokan yang lebih baik dan terhindar dari kekecewaan.

Bagaimana Compose.ly Dapat Membantu Anda Menemukan Penulis Teknis Terbaik

Di Compose.ly, kami memahami kebutuhan akan penulis teknis yang memahami industri Anda. Kami merekrut dan memeriksa penulis teknis papan atas dengan pengalaman di berbagai domain teknologi sehingga Anda mendapatkan penulis yang sempurna untuk niche Anda.

Penulis kami adalah pendongeng terampil yang fokus pada kebutuhan audiens Anda. Mereka menerjemahkan jargon ke dalam bahasa manusia yang menarik, meningkatkan pengalaman pengguna Anda, dan memperkuat koneksi yang berharga.

Pelajari lebih lanjut tentang layanan penulisan teknologi outsourcing Compose.ly hari ini. Penulis kami siap membantu Anda menjangkau audiens Anda, di mana pun mereka berada.