Email Outlook untuk Bisnis | Pengaturan, Alternatif dan Perbandingan

Di era informasi ini, meskipun aplikasi perpesanan semakin meningkat, email masih menjadi pilihan utama banyak orang. Email tetap menjadi alat yang sangat efektif bagi bisnis untuk berkomunikasi dengan rekan kerja dan pelanggan, berapa pun ukurannya. Email adalah bentuk komunikasi profesional yang paling populer. Dengan 4 miliar pengguna email di seluruh dunia, email bisnis diperlukan untuk menciptakan kesadaran merek.

Banyak sistem email yang beredar di pasaran, dan Microsoft Outlook adalah salah satunya. Ada banyak keuntungan dari email bisnis Outlook . Blog ini akan memandu Anda melalui fitur Outlook untuk bisnis kecil , cara menyiapkannya, dan beberapa alternatifnya.

Apa itu Email Outlook Bisnis?

Outlook adalah perangkat lunak manajemen informasi yang kuat dan pribadi dari Microsoft. Tidak perlu menggunakan banyak platform untuk operasi Anda, karena platform ini menawarkan kemampuan email yang komprehensif, kalender terintegrasi, daftar tugas, dan banyak lagi. Hal ini menjadikannya solusi serbaguna untuk komunikasi bisnis dan organisasi.

Ini memberikan opsi integrasi multi-platform, fitur canggih seperti perlindungan ransomware, dan alat saran penulisan. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan layanan email pihak ketiga, seperti Gmail, dengan Outlook.

Berapa Biaya Email Outlook Business?

Untuk menggunakan email Outlook untuk bisnis, Anda memerlukan langganan Microsoft 365. Biayanya bervariasi tergantung pada paket yang Anda pilih. Bahkan paket dasarnya, Microsoft 365 Business Basic, memberi Anda akses ke Outlook dan aplikasi penting lainnya seperti Word, Excel, dan PowerPoint.

Paket Mircosoft 365 Family Home ($99,99 per tahun atau $9,99 per bulan) mungkin cukup untuk solopreneur. Namun, rencana bisnis disarankan jika Anda ingin menggunakannya untuk perencanaan bisnis, menggunakan Outlook di seluruh organisasi, atau berkolaborasi dengan tim.

Paket dan Fitur Langganan Microsoft 365 untuk Outlook

Semua paket bisnis Microsoft 365 menyertakan Outlook versi web dan seluler. Namun, untuk aplikasi desktop, Anda memerlukan paket Standar atau Premium. Berikut gambaran singkatnya:

Bagaimana cara menyiapkan Email Outlook Business dengan langganan Microsoft 365?

Anda dapat mendaftar untuk paket Microsoft 365 atau Outlook. Kami akan membahas kedua metode tersebut. Menyiapkan email Outlook untuk bisnis itu mudah. Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1. Pilih Paket Microsoft 365.

Kunjungi situs web resmi Microsoft 365 untuk memilih paket terjangkau untuk bisnis Anda.

• Cari paket dengan email bisnis Outlook dengan mengklik “Microsoft 365” di bagian atas halaman.
• Selanjutnya, pilih tombol “Bisnis”.
• Setelah Anda memiliki alat yang dibutuhkan bisnis Anda, tekan tombol “Beli Sekarang”.
• Anda akan diminta untuk melengkapi informasi yang diperlukan, termasuk rincian pembayaran Anda.

Langkah 2. Hubungkan Domain Anda (atau Beli yang Baru).

Pada langkah berikutnya, pilih apakah Anda ingin menggunakan nama domain bisnis yang sudah Anda miliki atau membeli yang baru untuk penyiapan email bisnis Outlook.

• Jika Anda memiliki domain sendiri, pilih “Gunakan nama domain yang sudah Anda miliki”.

Sumber

• Kemudian, ketikkan nama domain Anda pada bilah di bawah dan tekan “verifikasi kepemilikan” untuk memulai proses verifikasi domain. Verifikasi dilanjutkan setelah menambahkan pengaturan DNS domain Anda.

Sumber

• Jika Anda tidak memiliki domain sendiri, Anda dapat membelinya dari Microsoft.

Langkah 3. Buat Alamat Email Anda.

• Selanjutnya, Anda harus menambahkan ID pengguna email Anda dan membuat kata sandi yang dikonfirmasi untuk menyelesaikan proses penyiapan email bisnis Outlook.
• ID pengguna Anda adalah nama pengguna yang Anda inginkan untuk alamat email Anda (misalnya, [email protected]).
• Setelah mengisi alamat email dan kata sandi yang Anda inginkan, klik tombol “Daftar”.

Langkah 4. Selesaikan Pembelian Anda.

Langkah terakhir adalah menambahkan detail pembayaran dan penagihan Anda ke email bisnis Outlook Anda.

• Sebelum melakukan penagihan, Anda akan diminta untuk memilih jumlah akun yang ingin Anda beli. Di sini, Anda dapat menambahkan lebih banyak pengguna untuk bisnis Anda dengan paket yang sama.
• Setelah memasukkan jumlah akun yang akan dibeli, tekan tombol “Berikutnya” dan masukkan detail penagihan Anda.
• Sekarang, klik “Berikutnya” lagi dan masukkan informasi pembayaran Anda.
• Setelah Anda menyelesaikan pembayaran, Anda dapat mengakses akun yang baru Anda buat menggunakan email bisnis Outlook Anda.

Bagaimana cara menyiapkan akun bisnis Outlook tanpa membeli Microsoft 365?

Karena Outlook adalah platform email individual di Microsoft 365 Suite, Outlook dapat dibeli dan digunakan sebagai aplikasi mandiri. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ikuti untuk menyiapkan akun Outlook:

Langkah 1. Pilih Paket Anda.

• Pilih salah satu paket bisnis yang tersedia.
• Tambahkan detail yang sesuai untuk membeli langganan Anda.

Sumber

Langkah 2: Tambahkan Domain Anda.

• Sama seperti saat membeli Microsoft 365, Anda dapat menambahkan domain yang sudah ada atau membeli domain baru.
• Verifikasi Sistem Nama Domain (DNS) Anda.

Langkah 3: Siapkan email dan kata sandi Anda

• Anda juga dapat menambahkan pengguna dan alias lain untuk memudahkan pengelolaan.

Menggunakan Email Outlook Bisnis

Setelah email Outlook untuk bisnis Anda disiapkan, penggunaannya mudah:

• Buka Outlook dan tambahkan kredensial akun email Anda.
• Tulis email baru, atur kotak masuk Anda dengan folder dan aturan, dan kelola beberapa akun email.
• Sesuaikan tampilan Anda, tandai email penting, dan ikuti jadwal Anda dengan kalender dan tugas terintegrasi.

6 Cara Menggunakan Email Microsoft Outlook Seperti Profesional

Berikut adalah 6 cara terbukti yang harus diikuti setiap industri untuk pembuatan email Outlook untuk bisnis yang efektif:

1. Atur Kotak Masuk Anda Secara Efisien.

Jangan biarkan kotak masuk Anda berantakan! Manfaatkan sistem folder Outlook untuk mengkategorikan email Anda berdasarkan kepentingan, proyek, atau pengirim. Buat aturan untuk mengurutkan pesan masuk ke dalam foldernya, menjaga kotak masuk Anda tetap rapi dan teratur secara otomatis.

2. Kuasai Seni Mengingat Email.

Outlook memungkinkan Anda menarik kembali atau membatalkan pengiriman email, asalkan penerima juga menggunakan Outlook. Buka email yang terkirim, cari menu tarik-turun “Tindakan”, dan pilih “Ingat Pesan Ini.”

3. Perkenalkan Sedikit Penundaan.

Pertimbangkan untuk mengatur penundaan singkat untuk email keluar Anda untuk menghindari pengiriman yang tidak disengaja. Dengan cara ini, Anda dapat menemukan kesalahan atau membuat perubahan di menit-menit terakhir sebelum email meninggalkan kotak masuk Anda. Opsi "Delay Delivery" di Outlook memudahkan Anda melakukan hal ini.

4. Atur Balasan Otomatis Di Luar Kantor.

Apakah Anda akan berlibur atau berencana untuk jauh dari meja kerja Anda untuk waktu yang lama? Beri tahu kontak Anda dengan menyiapkan balasan otomatis di luar kantor. Langkah sederhana ini memastikan bahwa orang-orang mengetahui ketidaktersediaan Anda dan dapat mengalihkan masalah mendesak ke orang lain.

5. Kosongkan Kotak Masuk Anda dengan Satu Klik.

Jika Anda tidak ingin melihat banyak email dari percakapan yang sama, fitur “Pembersihan” Outlook akan berguna! Ini menghapus pesan-pesan yang berlebihan, memberi Anda rangkaian email yang bersih untuk setiap percakapan.

6. Buat Template Email yang Dapat Digunakan Kembali

Jika Anda berulang kali mengetik konten email yang sama, hemat waktu dengan membuat templat yang dapat digunakan kembali. Fitur “Ouick Parts” Outlook memungkinkan Anda menyimpan cuplikan teks yang sering digunakan, yang dapat Anda masukkan ke email baru hanya dengan beberapa klik.

2 Alternatif Email Outlook Teratas Untuk Penggunaan Bisnis

Microsoft Outlook memiliki fitur-fitur terbaik, tetapi mungkin tidak cocok untuk semua orang. Jika Anda masih ragu, kami telah menguraikan empat alternatif terbaik untuk email bisnis Outlook: Neo dan Google Workspace. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan untuk membantu Anda membuat pilihan yang lebih baik.

1. Baru

Neo adalah platform hosting email luar biasa yang dirancang untuk bisnis dan wirausaha. Hal ini bertujuan untuk menghubungkan para profesional bisnis dengan audiens target mereka melalui kampanye email yang efektif dan fitur manajemen yang efisien. Selain itu, ia menawarkan uji coba gratis jangka waktu terbatas, paket berbayar terjangkau, dan beberapa fitur yang ditingkatkan.

Fitur Utama Neo

• Smart Write untuk komposisi email yang dibantu AI
• Pembuatan website satu halaman pelengkap dengan alamat email Neo sebagai domain website
• Baca tanda terima untuk mendapatkan wawasan tentang tarif pembukaan email
• Templat email yang telah dirancang sebelumnya untuk memudahkan pembuatan kampanye
• Fitur Desainer Tanda Tangan, Pemesanan Janji Temu, dan Aturan Email

Kelebihan Neo

• Alamat email profesional dengan domain khusus gratis
• Situs web satu halaman gratis untuk meningkatkan kehadiran web Anda
• Kinerja yang dapat diandalkan dan dukungan pelanggan 24/7
• Perlindungan antispam dan antivirus tercanggih
• Templat email untuk kampanye pemasaran email yang efektif

Kontra Neo

• Masa uji coba gratis terbatas
• Domain gratis hanya memiliki ekstensi .co.site
• Ruang penyimpanan di tingkat tertinggi hanya 100 GB per akun

2. Ruang Kerja Google

Email bisnis Outlook yang kaya fitur bisa sangat membingungkan bagi pemula. Jika tim Anda sudah terbiasa dengan Google Suite, menggunakan Gmail untuk bisnis (bagian dari Google Workspace) bisa menjadi opsi yang lebih ramah bagi pemula. Google Workspace, sebelumnya G Suite, adalah platform email yang terintegrasi dengan Google Apps yang membantu menjalankan operasional Anda dengan lancar.

Fitur Utama Google Workspace

• Penyimpanan email gratis sebesar 15 GB
• Hampir 99% perlindungan spam
• Saran teks untuk komposisi email yang lebih cepat
• Kemampuan untuk membatalkan pengiriman email
• Aksesibilitas di seluruh perangkat dan browser

Kelebihan Google Workspace

• Opsi integrasi aplikasi pihak ketiga yang luas
• Antarmuka yang ramah pengguna dan fitur kolaborasi
• Versi gratis dengan penyimpanan dan fitur yang cukup
• Bekerja pada semua sistem operasi
• Integrasi yang mulus dengan aplikasi Google

Kekurangan Google Workspace

• Opsi dukungan pelanggan terbatas
• Ada lebih sedikit opsi penyesuaian bawaan dibandingkan dengan Outlook

Perbandingan Cepat dan Peringkat Kami

Kami akan membandingkan berbagai fitur Outlook dengan alternatifnya. Kami akan memilih peringkat berdasarkan beberapa faktor dari platform ini, termasuk kemudahan penggunaan, fitur unik, dan kemampuan untuk memenuhi persyaratan umum.

Membungkus

Di dunia saat ini, di mana miliaran orang menggunakan email, strategi pemasaran yang unik menjadi penting untuk menarik perhatian orang. Setiap organisasi kini melakukan pembicaraan profesional dan pertukaran informasi resmi melalui email.

Microsoft Outlook bisa menjadi mitra sempurna dalam upaya Anda untuk meningkatkan skala. Ini dapat melakukan lebih dari sekedar menyimpan informasi kontak, mengirim pengingat, dan mengatur kalender Anda dengan daftar tugas. Meskipun Microsoft Outlook for Business adalah pilihan yang populer, namun mungkin tidak cocok untuk semua orang.

Platform seperti Neo layak dipertimbangkan bagi mereka yang mencari solusi yang lebih ramah bagi pemula atau hemat biaya. Jika Anda ingin meningkatkan kehadiran merek Anda melalui kampanye pemasaran email yang efektif sambil menikmati kemampuan email profesional, Neo muncul sebagai pesaing utama.

Jangan lupa bahwa menguji beberapa opsi adalah cara terbaik untuk menentukan penyedia layanan email mana yang merupakan alternatif email bisnis Outlook terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda. Jadi, pilih paket Anda dan daftar sekarang untuk mengembangkan bisnis dan membangun merek Anda!

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Bagaimana cara membuat email Outlook Business dengan membeli paket Microsoft 365?

Menyiapkan email bisnis Outlook itu sederhana. Berikut langkah-langkah yang dapat Anda ikuti:

• Kunjungi situs web Microsoft 365.
• Pilih rencana.
• Hubungkan domain Anda (atau beli yang baru).
• Buat alamat email Anda.
• Selesaikan pembelian.

2. Apa sajakah fitur utama Outlook untuk bisnis?

Berikut ini adalah fitur utama Outlook untuk bisnis:

• Pencarian intuitif,
• Penjadwalan dan penyesuaian email,
• Keamanan tingkat lanjut,
• Manajemen email yang efisien dan
• Kemampuan otomatisasi tugas/alur kerja.

3. Bisakah saya mengingat atau membatalkan pengiriman email di Outlook?

Outlook memungkinkan Anda menarik kembali atau membatalkan pengiriman email, asalkan penerima juga menggunakan Outlook. Buka opsi terkirim, buka menu “Tindakan”, dan pilih “Panggil Kembali Pesan Ini.”

4. Apakah Outlook menawarkan templat email?

Fitur "Bagian Cepat" Outlook memungkinkan Anda menyimpan cuplikan teks yang sering digunakan dan memasukkannya ke dalam email baru sebagai templat yang dapat digunakan kembali. Ini membantu Anda menghemat waktu dengan mengotomatiskan tugas Anda.