Sistem Manajemen Pesanan: Pengertian, Manfaat & Bagaimana Cara Memilihnya?

Dalam kegiatan bisnis pada umumnya dan e-commerce pada khususnya, pedagang dan pelanggan telah menyepakati tujuan bersama yaitu membawa produk dari masuknya pesanan pelanggan ke pelanggan secepat dan seakurat mungkin. Untuk mencapai hal ini, bisnis harus memiliki sistem manajemen pesanan yang efisien dan fleksibel yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda untuk memenuhi harapan dan persaingan pembeli modern.

Selain itu, agar bisnis Anda dapat beroperasi secara efektif, tidak hanya pemasaran, pencarian pelanggan, dll., itu penting, tetapi manajemen pesanan pelanggan Anda juga merupakan faktor inti. Dalam kegiatan distribusi, manajemen pesanan sangat penting untuk; manajemen pesanan yang efektif, harus memastikan informasi secara menyeluruh, tepat waktu, cepat, dan akurat di antara anggota sistem distribusi. Namun, mengelola pesanan secara manual akan menyebabkan banyak masalah bagi bisnis. Sistem manajemen pesanan (OMS) lahir untuk membantu perusahaan mengurangi beban manajemen pesanan.

Jadi apa itu sistem manajemen pesanan, dan bagaimana Anda memilih sistem yang baik yang sesuai dengan model bisnis Anda? Dalam artikel hari ini, saya akan memperkenalkan Anda semua informasi tentang sistem manajemen Pesanan .

Apa itu sistem manajemen pesanan?

Manajemen pesanan adalah proses penjualan berbasis pesanan yang menjadi inti dari setiap perusahaan berbasis komoditas B2C dan B2B. Sederhananya; ini adalah siklus end-to-end yang lengkap untuk menerima dan memproses pesanan pelanggan. Manajemen pesanan tidak dapat dilakukan sendiri tetapi membutuhkan kombinasi dari hampir setiap bagian perusahaan: dari layanan pelanggan ke gudang, akuntansi hingga pengiriman mitra. Melakukan good in order management memastikan proses bisnis berjalan lancar, menjaga kepuasan pelanggan, dan melindungi reputasi perusahaan.

Manajemen pesanan terdiri dari serangkaian titik kontak dan pemangku kepentingan yang terhubung untuk memungkinkan pelanggan memesan produk yang tepat, dengan harga yang tepat, dan mendapatkannya pada waktu yang tepat. Sistem pemenuhan pesanan memastikan bahwa proses pemesanan berjalan dengan lancar dan memungkinkan bisnis untuk membuat catatan pelanggan dan melacak inventaris dan catatan penjualan.

Namun, semakin banyak kontak dan pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses manajemen pesanan, semakin banyak hambatan yang dihadapi bisnis. Beberapa tantangan utama bagi perusahaan termasuk kesalahan manusia dan backlog, visibilitas inventaris, kesalahan pengiriman, dll. Semua itu dapat membuat bisnis kehilangan kepuasan pelanggan dan pada akhirnya melukai loyalitas pelanggan. Solusi optimal untuk masalah ini tidak lain adalah sistem manajemen pesanan. Untuk membangun siklus manajemen pesanan yang cepat, efisien, dan hemat biaya, baik perusahaan B2C maupun B2B memilih untuk menggunakan sistem manajemen pesanan (OMS) yang terintegrasi dan responsif.

Sistem manajemen pesanan adalah alat atau platform yang membantu bisnis melacak penjualan, pesanan, inventaris, dan pengisian. Ini juga menghitung orang, proses, dan kemitraan yang dibutuhkan produk untuk menemukan jalan mereka ke pelanggan. Manajemen pesanan memerlukan sistem multidimensi yang mencakup hampir setiap aspek bagaimana bisnis beroperasi, termasuk:

• Pelanggan
• Saluran penjualan
• Informasi produk
• Tingkat dan lokasi inventaris
• Pemasok untuk membeli dan menerima
• Pelayanan pelanggan; yaitu pengembalian dan pengembalian dana
• Pesan cetakan, pengambilan, pengemasan, pemrosesan, dan pengiriman

Sistem manajemen pesanan modern memperlakukan rantai pasokan lengkap sebagai ekosistem yang saling berhubungan. Mereka memungkinkan pedagang untuk mengotomatisasi proses internal mereka dari pesanan hingga eksekusi.

Apa fungsi dari sistem manajemen pesanan?

Sistem manajemen pesanan dianggap sempurna jika memiliki fitur yang sepenuhnya memenuhi persyaratan berikut:

1. Lacak pesanan

Hal penting dalam sistem manajemen pesanan adalah bahwa ia harus mengelola semua elemen pesanan Anda, terlepas dari salurannya. Ini sangat penting jika Anda beroperasi di bidang e-commerce di platform seperti Amazon atau eBay. Pesanan di telepon, di toko, dan yang terpenting di situs web Anda harus mudah dilacak dan dicatat. Pesanan ini harus tersedia di mana-mana, dan manfaat dari sistem manajemen pesanan difokuskan pada proses ini.

2. Cari inventaris

Penelitian menunjukkan bahwa 43% pengecer menganggap manajemen persediaan adalah tantangan nomor satu mereka. Masalah ini berasal dari tidak adanya struktur yang sesuai di tempat, waktu, dan laba kotor. Melacak periode inventaris di beberapa gudang dapat menjadi tantangan. Sistem manajemen pesanan dapat menyederhanakan proses ini dengan menggunakan praktik seperti penandaan tingkat item, teknologi RFID, dan kontrol stok otomatis.

3. Penuhi pesanan

Selama lima tahun terakhir, keragaman gudang telah meningkat sekitar 7%. Ini membantu toko memanfaatkan 3PL atau bahkan hanya menggunakan ruang gudang di area yang jauh lebih sederhana. Juga, kecepatan sangat penting. Memiliki inventaris yang dekat dengan pelanggan Anda adalah cara terbaik untuk memastikan pengiriman yang cepat dan konsisten. Utilitas manajemen pesanan Anda memungkinkan Anda mengirim melalui pesanan untuk dikemas dan dikirim dengan label pengiriman yang benar.

4. Kelola pengembalian

Dalam bidang bisnis pada umumnya dan bidang e-commerce pada khususnya, keuntungan menjadi prioritas utama. Jika melacak item yang dikembalikan secara tidak benar, sulit untuk secara signifikan mengimbangi jumlah pesanan yang sebenarnya, menyebabkan masalah di banyak aspek bisnis lainnya. Sistem manajemen pesanan yang dapat membantu toko e-commerce sangat membantu Anda dalam memproses pengembalian uang dan pengembalian uang kepada pelanggan.

5. Fungsi lainnya

Selain faktor utama yang disebutkan di atas, sistem manajemen pesanan yang baik dapat membantu pebisnis dalam banyak aspek lainnya termasuk dukungan, menerima pesanan dan pembayaran terlepas dari saluran atau mata uang, mengontrol proses pengiriman pesanan, memperbarui tingkat persediaan pada sistem dan saluran penjualan. , sediakan item inventaris atau 3PL untuk diselesaikan. Ini juga membantu melacak pesanan untuk pelanggan dan tim layanan pelanggan. Anda dapat sepenuhnya mengamati dan memperkirakan tingkat barang untuk menghindari persediaan. Beberapa sistem sekarang juga terintegrasi dengan fungsi kantor pendukung seperti piutang, hutang dan buku besar untuk membuat faktur, dan menerima pembayaran.

Manfaat utama dari sistem manajemen pesanan

Banyak sistem manajemen pesanan menyediakan solusi transaksional waktu nyata. Ini memungkinkan pengguna untuk mengungkapkan biaya pasar dan mengeksekusi pesanan di beberapa bursa secara instan dengan bantuan aliran harga waktu nyata. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan dari perangkat manajemen pesanan termasuk manajemen pesanan dan alokasi aset portofolio.

Sistem manajemen pesanan yang sangat baik yang dapat mendukung kepatuhan terhadap peraturan mencakup penilaian transaksi secara real-time baik sebelum maupun setelah masuk. Sistem manajemen pesanan membantu karyawan mematuhi siklus hidup transaksi untuk menentukan apakah ada hiburan atau penipuan keuangan sebagai pelanggaran peraturan dengan menggunakan Anggota perusahaan atau tidak. Sistem manajemen pesanan dapat meningkatkan alur kerja dan berkomunikasi secara verbal antara manajer portofolio, pedagang, dan karyawan kepatuhan.

Struktur manajemen pesanan adalah perbaikan yang diperlukan dalam industri uang beredar karena memonitor lokasi secara real-time, mencegah pelanggaran peraturan, dan memantau kecepatan dan akurasi eksekusi. Perubahan keuangan dan tabungan sangat berharga.

Bagaimana memilih sistem OMS yang tepat?

1. Identifikasi tujuan dan prioritas sistem Anda

Dengan mengidentifikasi tujuan dan prioritas dan berdiskusi dengan pemangku kepentingan internal, Anda akan benar-benar mengidentifikasi fitur mana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Anda juga harus mempertimbangkan aspek pengembangan bisnis ke depan untuk memilih sistem yang tepat tanpa harus mengeluarkan biaya terlalu banyak untuk setiap perubahan skala bisnis.

2. Draf permintaan proposal (RFP)

Ini akan membantu bisnis Anda mulai lebih mudah. Baik Anda dan penyedia Anda memahami kebutuhan teknis dan hambatan dari utilitas yang ingin Anda terapkan. Jangan lupa untuk menyertakan jumlah pesanan, jumlah SKU, konteks vendor saat ini, perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan yang ada, garis waktu untuk proses akuisisi sistem, serta detail dan dukungan instruksi.

3. Pilihan struktur penelitian

Teliti struktur sistem sebelum Anda memilih untuk menggunakan sistem manajemen pesanan. Menggunakan sistem atau sistem yang selalu diperkenalkan yang Anda tahu akan menyebabkan Anda kehilangan fitur unggulan atau struktur sistem yang lebih cocok untuk bisnis Anda. Jadi, kumpulkan daftar vendor untuk mengevaluasi dan mendapatkan demo atau jejak.

4. Tunggu dan pertimbangkan semua tanggapan

Anda harus memiliki file untuk mencatat semua keuntungan dan kerugian dari semua informasi dan tanggapan penyedia. Penilaian ini terutama didasarkan pada tujuan yang Anda tetapkan pada langkah 1 untuk memilih dari 2 hingga 3 sistem yang paling sesuai dan membuat pilihan akhir.

5. Tinjau trade-off

Ini tidak akan membantu Anda menemukan agen pencocokan seratus persen untuk kebutuhan Anda. Namun, pilihan akhir Anda terutama akan didasarkan pada kriteria trade-off. Fitur khusus dari setiap sistem tidak boleh menjadi satu-satunya kriteria Anda saat memilih sistem manajemen pesanan. Anda harus memutuskan untuk memperhitungkan seluruh hubungan bisnis komersial yang melibatkan Anda. Faktor-faktor yang harus Anda pertimbangkan adalah: Apakah perusahaan mereka berguna? Apakah mereka ahli di bidangnya? Dan apakah mereka terus mengembangkan platform untuk memberi pelanggan mereka pilihan untuk ekspansi dan pengembangan?

Jadi, ketika memilih sistem manajemen pesanan terbaik untuk perusahaan Anda, Anda harus membuat daftar periksa sendiri. Dalam daftar periksa itu, Anda harus mencantumkan pertanyaan yang Anda perlukan agar sistem dapat memenuhi dan mulai mengevaluasi apakah itu cocok dengan kriteria yang Anda tetapkan. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang harus dimasukkan dalam daftar periksa Anda, menurut saya:

• Apakah sistem itu memungkinkan Anda untuk menyingkirkan prosedur manual melalui otomatisasi?
• Apakah sistem memungkinkan Anda untuk mengontrol pendapatan di beberapa saluran, mata uang, dan geografi?
• Apakah sistem memandu lebih dari satu lokasi gudang?
• Apakah sistem menyediakan laporan dan prakiraan bagi Anda untuk mendeteksi masalah, bagan, dan perubahan?
• Apakah sistem menyediakan akses ke API dan memungkinkan Anda memperbarui dengan kecepatan Anda sendiri?
• Apakah sistem tersebut membantu mengintegrasikan pihak ketiga dan ketiga ke dalam ekosistem rantai pasokan yang lebih luas (yaitu, akuntansi, manajemen gudang, implementasi, 3PL, dll.)?
• Apakah sistem merupakan platform yang tertunda atau secara konsisten menggabungkan fungsi baru?

Ringkasan

Saat ini, platform e-commerce terus berkembang dan mendobrak hambatan secara internasional, sehingga sistem manajemen pesanan menjadi lebih penting dari sebelumnya. Jika Anda masih menemukan produk yang tepat untuk bisnis Anda, pastikan Anda mendefinisikan dengan jelas proses, tujuan, dan sasaran bisnis Anda. Jangan lupa untuk mengevaluasi manfaat, biaya, dan fitur yang sesuai dengan rencana Anda; teliti OMS untuk menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Manajemen pesanan adalah proses yang kompleks secara inheren. Memilih sistem manajemen pesanan yang tepat sangat penting untuk umur panjang dan kualitas bisnis, tetapi juga merupakan bidang yang sering diabaikan sehingga Anda dapat menang dengan mudah.

Mudah-mudahan, dengan informasi tentang Sistem manajemen pesanan yang diberikan di atas, Anda dapat dengan mudah memilih sendiri sistem manajemen pesanan yang sesuai dan mendukung Anda menuju tujuan terpenting dalam bisnis: Pertumbuhan.