21 Alat Kolaborasi Online untuk Meningkatkan Produktivitas Bisnis

Dengan munculnya Internet dan teknologi seluler selama beberapa dekade, dunia bisnis telah berkembang pesat. Dengan pertumbuhan yang ekspansif ini muncul permintaan konsumen yang luar biasa — dan untuk memenuhi persyaratan ini, meningkatkan produktivitas, tetap terdepan dalam persaingan, dan terus bergerak maju, sangat penting bagi bisnis untuk menerapkan alat, aplikasi, dan strategi yang tepat ke dalam operasi bisnis mereka.

Untungnya, tenaga kerja saat ini lebih fleksibel dari sebelumnya, dan bisnis mempekerjakan karyawan jarak jauh untuk mendistribusikan sebagian pekerjaan mereka. Hasilnya: lebih banyak pekerjaan yang diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat dengan anggaran yang terjangkau.

Untuk menemukan kesuksesan dengan strategi bisnis ini, kolaborasi sangat penting.

Apa itu kolaborasi di tempat kerja?

Menurut definisi Merriam Webster, kolaborasi adalah “pekerjaan dan aktivitas sejumlah orang yang secara individu berkontribusi terhadap efisiensi keseluruhan.”

Dalam bahasa sederhana, itu berarti bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Di tempat kerja, kolaborasi mengacu pada anggota tim yang bekerja bersama secara online dalam waktu nyata.

Mengapa kolaborasi di tempat kerja begitu penting?

Produktivitas perusahaan Anda dapat meningkat 20 hingga 30% dengan menggunakan berbagai alat kolaborasi web.

Dengan solusi kolaboratif sejati, tidak perlu lagi berada di ruangan yang sama pada waktu yang sama untuk mengerjakan proyek yang sama. Kolaborasi memungkinkan tim untuk bertukar pikiran, menyumbangkan ide dan perspektif individu, berbagi sumber daya, membuat keputusan, dan mencapai tujuan bersama — semuanya dari lokasi yang berbeda. Singkatnya, ini menjembatani kesenjangan antara diskusi dan tindakan yang belum pernah ada sebelumnya.

Manfaat tambahan dari kolaborasi meliputi:

• Lebih banyak pekerjaan diselesaikan tanpa mengorbankan hasil
• Keputusan kritis dibuat di awal proyek
• Pemecahan masalah yang efisien karena beragam bidang kecerdasan
• Individu yang lebih dihargai berdasarkan keahlian yang unik
• Kohesi tim secara keseluruhan

Jenis alat kolaborasi online

Istilah "perangkat lunak kolaborasi" bukan hanya satu produk yang mencakup semua. Ada berbagai macam aplikasi, alat, dan layanan di luar sana yang masing-masing berperan dalam kolaborasi tim. Ini sangat masuk akal mengingat tim pemasaran besar tidak memerlukan alat kolaborasi yang sama dengan perusahaan pemula kecil.

Jadi sebelum kami memberi tahu Anda tentang beberapa perangkat lunak kolaborasi online terbaik di pasar, penting untuk mengetahui berbagai jenisnya. Meskipun sebagian besar orang mengetahui alat kolaborasi dokumen tradisional, seperti G Suite dan Microsoft Office Online, mereka mungkin tidak terlalu mengenal alat kolaborasi online yang lebih canggih yang termasuk dalam kategori berikut:

• Komunikasi
• Desain
• File sharing
• Manajemen proyek
• Pengembangan perangkat lunak
• Video

Sekarang mari kita periksa beberapa alat kolaborasi online teratas yang unik untuk setiap kategori.

21 alat kolaborasi online

(Harap perhatikan bahwa banyak dari aplikasi ini masuk ke beberapa kategori, dan mereka tidak terbatas hanya mengidentifikasi dengan kategori yang termasuk dalam daftar ini.)

Komunikasi

1. Kendur

Slack, salah satu startup dengan pertumbuhan tercepat hingga saat ini, adalah aplikasi perpesanan tim yang kuat, yang digunakan oleh jutaan anggota tim jarak jauh di seluruh dunia. Alat komunikasi real-time ini beroperasi di saluran agar tetap teratur dengan berbagai proyek dan menampilkan pengaturan notifikasi dan pengingat untuk membantu melacak percakapan.

Anda juga dapat menggunakan tagar untuk menyorot kata kunci selama diskusi sehingga Anda (dan anggota lainnya) nantinya dapat menggunakan fitur pencarian Slack untuk menemukan riwayat obrolan yang relevan dengan cepat. Dengan akun berbayar tertentu, semua pesan disimpan dan diarsipkan di dalam platform.

Slack memungkinkan pengiriman pesan langsung ke satu orang, sekelompok individu, atau seluruh tim menggunakan @everyone. Ini mendukung panggilan suara dan obrolan video dengan anggota tim juga. Integrasi dengan layanan seperti Dropbox, Google Drive, dan Box memungkinkan berbagi file dengan kemampuan drag and drop.

2. Yamer

Yammer, jaringan sosial perusahaan dengan lebih dari 7 juta pengguna, menyediakan platform bagi kolega untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan aman dan pribadi. Karyawan harus bergabung dengan jaringan menggunakan alamat email perusahaan, dan kemudian dapat mengakses platform melalui desktop atau seluler.

Pengguna dapat melakukan percakapan pribadi dengan kolega individu, dan obrolan publik dalam grup tertentu. Mereka juga dapat memposting pembaruan, dan "menyukai" pembaruan pengguna lain (mirip dengan Facebook).

Kini dimiliki oleh Microsoft, Yammer dapat diintegrasikan dengan SharePoint untuk kolaborasi dokumen yang mudah dan nyaman. Selain itu, pengguna dapat berkolaborasi dengan mitra dan pelanggan menggunakan Grup Eksternal Yammer.

3. Chanti

Mirip dengan alat komunikasi lain yang tersedia, Chanty memungkinkan komunikasi dan kolaborasi tanpa batas di antara tim kecil. Ini menampilkan pesan instan, panggilan audio dan video, riwayat pencarian tak terbatas dengan transkrip suara, berbagi file dengan mudah, dan opsi pemberitahuan.

Yang membedakan Chanty dari yang lain adalah algoritmenya yang memprediksi respons, dan menghemat waktu Anda yang berharga.

Desain

4. Instagram

Instapage adalah solusi kolaboratif yang sempurna untuk desain halaman arahan pasca-klik, karena ini adalah satu-satunya platform halaman arahan pasca-klik yang menawarkan kemampuan kolaborasi terintegrasi untuk tim dan agensi pemasaran.

Sepenuhnya terintegrasi dengan pembuat halaman arahan pasca-klik kami, solusi kolaborasi kami memungkinkan anggota tim dan klien untuk berbagi dan menanggapi komentar, memberikan umpan balik, dan menyelesaikan masalah — semua secara real-time dan tepat di dalam platform halaman arahan pasca-klik.

Alih-alih berurusan dengan tangkapan layar yang membingungkan dan ditandai serta komunikasi yang tersebar di berbagai saluran yang tidak terhubung, pemasar kini dapat merancang dan membuat halaman arahan pasca-klik mereka dengan proses peninjauan yang lancar dan efisien.

5. Sketsa

Sketch adalah aplikasi kolaborasi desain khusus yang berfokus pada UI yang ditujukan hanya untuk pengguna Mac. Ini ideal untuk membuat prototipe desain seluler, web, dan grafis dengan cepat dan tanpa kekacauan yang tidak perlu. Karena alat kolaborasi online ini membuat hubungan langsung antara fase desain web dan fase pengembangan web, ini sangat sejalan dengan kerangka kerja front-end.

Salah satu fitur terhebat Sketch adalah kemampuan untuk membuat simbol, atau grup khusus yang dapat digunakan di sejumlah halaman. Aplikasi ini juga dapat membuat dan menyimpan berbagai gaya teks untuk header, teks isi, tombol, dll., dan memungkinkan pengguna berbagi gaya ini sehingga anggota dapat dengan cepat dan mudah mengubah satu set teks sekaligus.

Fitur unik lainnya dari Sketch termasuk skalabilitas yang nyaman, alat pengukur yang mudah digunakan, dan ekspor yang mudah.

6. Penglihatan

InVision adalah platform kolaborasi desain yang memungkinkan tim mengelola proyek dari satu dasbor. Pertama, pengguna mengunggah desain mereka sebagai prototipe interaktif dengan semua gerakan, transisi, animasi, dll., lalu kolega dan klien dapat memberikan umpan balik instan dalam bentuk komentar.

Semua anggota tim didorong untuk tetap mengikuti perkembangan proyek secara real-time dengan daftar tugas yang dapat ditindaklanjuti dari platform ini.

7. Papan Waktu Nyata

RealtimeBoard adalah perangkat lunak populer untuk perusahaan SaaS karena berbagai alasan — yang utama adalah mereka berintegrasi dengan Sketch untuk memungkinkan pengguna menambahkan artboards Sketch mereka ke RealtimeBoard mereka tanpa harus mengunggah setiap gambar satu per satu.

Daripada membuat pengguna memulai dengan kanvas yang benar-benar kosong (walaupun ini juga merupakan pilihan), RealtimeBoard menawarkan pilihan templat siap pakai untuk membantu menyusun dan mengatur proyek dengan lebih efisien. Dengan semua kanvas, navigasi menjadi mudah dengan kontrol mouse yang unik dan ukuran bingkai tertentu. Pengguna juga dapat menambahkan catatan tempel untuk menuliskan ide dan memberikan umpan balik, dan pada akhirnya meningkatkan kolaborasi dengan rekan kerja.

8. Lakukan Secara Visual

GoVisually sedikit lebih maju daripada InVision, karena alat ini memungkinkan klien dan kolaborator meninggalkan komentar dan menandai anotasi pada proyek. Anotasi dapat diterapkan sebagai elips, persegi panjang, atau laso, dan warna serta berat dapat disesuaikan juga. Revisi proyek dapat dengan mudah dikunjungi, dan mudah untuk beralih di antara versi yang berbeda kapan saja.

Saat beberapa anggota tim mengerjakan halaman yang sama, lapisan berbeda diterapkan untuk setiap pengguna (mirip dengan Photoshop). Lapisan ini dapat disembunyikan atau ditampilkan, yang sangat berguna saat berkolaborasi dengan banyak anggota tim atau berbagai departemen. Kolaborator tidak terbatas dengan alat ini.

9. Kotak masuk konsep

Kotak masuk konsep memungkinkan tim dan klien untuk meninggalkan komentar dan anotasi waktu nyata pada proyek desain, dengan kontrol penuh atas transisi antar versi. Pengguna dapat mengunggah desain mereka sebagai prototipe yang sepenuhnya aktif dan berkualitas tinggi untuk menunjukkan dengan tepat cara kerja aplikasi interaktif.

Fitur lain termasuk pemberitahuan email ketika ada komentar pada desain, serta berbagi video, gambar, dan dokumen.

File sharing

10. Ekor tinggi

Hightail dirancang untuk membantu bisnis mengelola proyek mereka dari awal hingga selesai, dengan memungkinkan pengguna berbagi gambar, video, PDF, dan lainnya dengan anggota tim lainnya. Klien dapat ditambahkan kapan saja untuk memberikan umpan balik pada file sebelum selesai, dan semua perubahan dilacak dan disimpan. Selain itu, keamanan tingkat administratif dapat diterapkan untuk memastikan privasi proyek tertentu.

11. Sinkronisasi Gula

Tidak seperti alat berbagi file lain yang hanya mencadangkan file Anda, SugarSync mencadangkan file Anda dan struktur folder yang ada. Ini berarti semuanya berada di lokasi yang sama di semua perangkat, jadi dari perangkat mana pun Anda mengakses file, file tersebut cepat dan mudah ditemukan.

Manajemen proyek

12. Menulis

Write adalah alat kolaborasi web yang dapat digunakan rekan kerja untuk berkolaborasi dengan lancar. Aplikasi ini menampilkan kemampuan pelacakan waktu, perencanaan proyek terperinci dengan dasbor, ikhtisar beban kerja dan tenggat waktu yang mudah dibaca, aliran aktivitas waktu nyata, dan banyak lagi.

Untuk meminta pertanggungjawaban semua anggota tim, Wrike memungkinkan pelacakan kemajuan individu dan menunjukkan kontribusi keseluruhan untuk tim. Untuk agensi dan bisnis berbasis klien lainnya, ada laporan khusus yang menunjukkan berapa banyak waktu dan uang yang dihabiskan untuk proyek tertentu untuk memastikan Anda tetap pada tenggat waktu dan di bawah anggaran.

13. asana

Diluncurkan pada tahun 2008, Asana adalah salah satu platform kolaborasi tertua dan paling terkenal di pasar, digunakan oleh perusahaan seperti Pinterest, Intel, Uber, dan TED.

Dirancang untuk perusahaan untuk melacak pekerjaan karyawan mereka, Asana memungkinkan pemilik bisnis membuat daftar tugas untuk proyek yang sedang berlangsung, mengatur pengingat untuk tenggat waktu yang akan datang, dan mengirim pesan dan permintaan ke rekan kerja. Semua proyek dapat diatur dalam format daftar atau papan, dan fungsi pencarian memungkinkan pengguna menemukan pekerjaan sebelumnya dengan cepat dan mudah.

14. Kamp dasar

Menampilkan seluruh rangkaian alat kolaboratif untuk manajemen proyek yang nyaman, Basecamp digunakan oleh ribuan tim proyek di seluruh dunia.

Fitur utamanya meliputi proyek dengan penetapan tugas dan daftar tugas, berbagi file, dasbor terpisah untuk masing-masing klien, papan pesan, pemberitahuan email dan desktop, dan komentar dalam aplikasi.

15. Trello

Trello adalah salah satu alat kolaborasi manajemen proyek yang paling terkenal, memberi perusahaan cara mudah untuk mengatur tim, proyek, dan tugas. Dengan menggunakan papan proyek bergaya Kanban dan kartu tugas individu (yang pada dasarnya seperti catatan Post-It), seluruh tim Anda dapat terus mengikuti semua aspek proyek hanya dengan melihat sekilas papan tersebut. Kartu dapat dengan mudah diedit, dihapus, dan dipindahkan, dan bahkan dapat berisi daftar tugas dan penetapan tugas tertentu.

Trello menawarkan integrasi dengan banyak aplikasi, termasuk Slack, Google Drive, GitHub, dan Evernote.

16. GanttPRO

GanttPRO Gantt chart software bisa menjadi pilihan bagi mereka yang membutuhkan perencanaan dan pelacakan proyek yang tepat. Pada saat yang sama, ia menawarkan banyak fitur kolaborasi yang memberi tim proyek cara sederhana untuk berkolaborasi di dalam alat.

Layanan ini memungkinkan pembuatan dan pemberian tugas kepada anggota tim dan melacak kemajuan mereka. GanttPRO memberikan peluang untuk komunikasi cepat tepat di dalam tugas, lampiran file, penyebutan anggota tim, dan notifikasi waktu nyata. Berkat fitur ekspor dan berbagi, proyek dapat dengan mudah disajikan kepada pemangku kepentingan atau siapa pun. Beban kerja sumber daya dan kalender pribadi akan menyederhanakan proses pengelolaan sumber daya secara signifikan.

Pengembangan perangkat lunak

17. GitHub

GitHub, salah satu repositori perangkat lunak paling populer di web, telah menampung lebih dari 9 juta proyek perangkat lunak hingga saat ini. Alat ini berfokus pada perangkat lunak sumber terbuka dan menampilkan sistem kontrol versi yang disebut Git, di mana pengembang dapat menghosting proyek perangkat lunak mereka secara gratis dan membicarakan "kode" dengan pengembang lain.

18. Bitbucket

Bitbucket adalah alat kolaborasi perangkat lunak lain yang banyak digunakan. Sementara GitHub berfokus pada perangkat lunak sumber terbuka, Bitbucket dirancang untuk kolaborasi antara pengembang di perusahaan berskala besar. Juga, platform kolaborasi ini menawarkan repositori pribadi tanpa batas, sedangkan GitHub tidak.

19. Naskah

Naskah memisahkan diri dari kerumunan dengan mengambil pendekatan yang lebih holistik untuk membangun perangkat lunak. Daripada hanya berkolaborasi dengan pengembang lain, pengguna platform ini dapat berkolaborasi dengan desainer, pemasar, dan staf pendukung. Alat ini bahkan memungkinkan komunikasi yang mudah dengan pelanggan tentang permintaan fitur dan bug.

Video

20. Tinjauan Video Vimeo

Awal tahun ini, Vimeo merilis alat kolaborasi ulasan video mereka sendiri untuk memungkinkan pengguna menyempurnakan video mereka sebelum merilisnya ke dunia.

Alat ini memungkinkan pengguna untuk membagikan potongan kasar video mereka dengan klien dan pengulas untuk mengumpulkan umpan balik dari mereka. Kapan saja selama penayangan, peninjau dapat mengeklik langsung video untuk menambahkan catatan kode waktu. Ini memberikan proses pembuatan dan pengeditan video yang lengkap dari awal hingga akhir, menghemat waktu dan uang pembuat konten yang berharga.

21. Perusahaan Frame.io

Frame.io Enterprise menyediakan organisasi besar, seperti perusahaan media dan biro iklan, dengan solusi kolaboratif yang menampilkan manajemen tim yang efektif, keamanan optimal, dukungan yang ditingkatkan, dan banyak lagi.

Mengenai manajemen tim, CEO diberikan visibilitas seluruh perusahaan, sementara tim individu dapat fokus pada proyek mereka. Administrator dapat membuat grup berdasarkan kebutuhan bisnis mereka, mengelola alokasi sumber daya, dan mengontrol akses dan visibilitas tim.

Sejauh keamanan, platform ini memberi organisasi langkah-langkah keamanan terdepan di industri. Karena pengguna dapat mengakses proyek mereka dari perangkat apa pun, jika perangkat hilang atau dicuri, anggota administratif dapat dengan cepat menonaktifkan sesi aktif, membantu melindungi dari pelanggaran keamanan.

Untuk memberikan dukungan yang ditingkatkan, Frame.io menawarkan perwakilan akun khusus, dukungan pelanggan yang diprioritaskan, dan orientasi yang disesuaikan.

Tingkatkan alur kerja Anda dengan alat kolaborasi online

Dengan semakin tersebarnya tenaga kerja yang kita lihat saat ini, berkolaborasi secara online adalah kunci untuk mengurangi jarak antar karyawan, dan meningkatkan produktivitas bisnis secara keseluruhan. Dengan berbagai solusi kolaboratif yang dibahas di atas, rekan kerja dapat mengerjakan proyek secara bersamaan, meningkatkan komunikasi, dan mengurangi waktu yang terbuang percuma.

Mulai tingkatkan kolaborasi halaman arahan pasca-klik tim Anda dengan Solusi Kolaborasi Instapage. Platform kami yang 100% dapat disesuaikan akan merampingkan proses komunikasi Anda dan meningkatkan alur kerja Anda dalam waktu singkat. Daftar untuk demo Instapage Enterprise hari ini.