Tidak Tergoyahkan oleh Pekerjaan Hibrida, Perusahaan Memilih Kantor yang Lebih Besar, Lebih Cerdas, dan Lebih Ramah Lingkungan

Ketika perusahaan melonggarkan rencana kerja pascapandemi mereka, pertanyaan seputar apa yang harus dilakukan dengan ruang kantor tampak besar. Apakah kantor pra-pandemi bekerja untuk kebutuhan bakat saat ini? Apakah masuk akal untuk memiliki kantor di dunia di mana pekerjaan jarak jauh telah ada di mana-mana?

Untuk membantu para pemimpin bisnis memutuskan apa yang harus dilakukan dengan kantor mereka, Capterra mensurvei ^[*] lebih dari 300 pengambil keputusan ruang kantor di perusahaan AS. Apa yang kami pelajari adalah bahwa kantor tidak akan pergi ke mana pun dalam waktu dekat (kecuali Anda adalah satu jenis perusahaan; lebih lanjut tentang itu nanti). Faktanya, pandemi COVID-19 telah memberikan kesempatan yang sempurna bagi pengusaha untuk memikirkan kembali kantor mereka agar lebih modern, lebih gesit, dan lebih sesuai dengan masa depan pekerjaan.

Di dunia hybrid, kantor sangat penting

Faktor terbesar yang mempengaruhi apa yang akan dilakukan bisnis dengan kantor bergerak maju adalah seberapa sering karyawan akan benar-benar bekerja dari mereka. Dalam hal ini, satu hal yang pasti: model hybrid, di mana karyawan membagi waktu mereka bekerja di kantor dan di rumah, telah menjadi standar .

Meskipun hanya 20% organisasi yang menjadi hybrid sebelum COVID-19, data survei kami menunjukkan bahwa 64% berencana untuk menjadi hybrid dalam jangka panjang. Paket ini konsisten di seluruh ukuran bisnis.

Pada satu titik di awal pandemi COVID-19, kantor menjadi beban mati. Pada Mei 2020, hampir setengah dari semua karyawan AS bekerja secara eksklusif dari rumah ^[1] , dan bisnis yang perlu memangkas biaya sangat tergoda untuk menyingkirkan kantor yang tidak digunakan jika ada peluang.

Seiring meredanya pandemi, filosofi perusahaan terhadap kantor telah bergeser. Meskipun format hibrid berarti pekerja tidak berada di kantor sepanjang waktu, 80% DM kantor dalam survei kami mengatakan bahwa perusahaan mereka membutuhkan kantor untuk beroperasi. 18% lainnya mengatakan bahwa sementara kantor secara teknis tidak diperlukan, manfaat memilikinya lebih besar daripada biayanya.

Kantor semakin besar (dengan satu pengecualian utama)

Bahkan jika kantor Anda sangat penting, kami berharap sebagian besar bisnis mengurangi jejak kantor mereka jika mereka pindah ke model hibrida jangka panjang untuk menghemat uang (lebih sedikit karyawan di kantor pada satu waktu berarti lebih sedikit ruang yang dibutuhkan secara keseluruhan) . Sebaliknya, kita menemukan sebaliknya.

Ketika ditanya perubahan apa yang telah dilakukan pada ukuran kantor mereka selama pandemi COVID-19, 76% DM kantor yang disurvei mengatakan bahwa majikan mereka telah atau berencana untuk pindah ke kantor yang lebih besar. Hanya 23% yang mengatakan hal yang sama tentang pindah ke kantor yang lebih kecil.

Apa yang tampak berlawanan dengan intuisi di permukaan masuk akal ketika Anda mempertimbangkan dua faktor penting:

1. Bisnis rata-rata tumbuh: Sejak awal 2021, jumlah perekrutan yang dilakukan oleh bisnis AS terus meningkat, meskipun omset lebih tinggi yang disebabkan oleh Pengunduran Diri Hebat. ^[2] Bahkan dalam format hybrid, perusahaan masih membutuhkan kantor yang lebih besar untuk mengakomodasi peningkatan jumlah karyawan.
2. Perusahaan menginginkan ruang kerja yang lebih fleksibel: Ketika diminta untuk menentukan peringkat faktor terpenting yang dipertimbangkan pemberi kerja mereka saat merancang kantor ke depan, DM kantor memberi peringkat fleksibilitas (56%) hanya di belakang produktivitas (63%) dalam survei kami. Alih-alih menjejalkan pekerja ke dalam konsep satu ukuran untuk semua, perusahaan memilih ruang yang lebih besar untuk memungkinkan lingkungan kerja yang lebih fleksibel (lebih lanjut tentang ini nanti).

Namun, untuk perusahaan di mana semua karyawannya akan bekerja dari rumah dalam jangka panjang, kantor merupakan pengeluaran yang tidak perlu. Akibatnya, 69% DM kantor di bisnis semacam itu mengatakan bahwa mereka sudah memiliki atau berencana untuk menghilangkan kantor mereka sepenuhnya.

Untuk perusahaan rintisan jarak jauh dan perusahaan kecil dengan karyawan yang tersebar di seluruh negeri, tidak memiliki kantor sama sekali menjadi cara yang populer untuk memangkas biaya.

COVID-19 mempercepat adopsi teknologi tanpa kontak dan ruang konferensi video

Menyelam lebih dalam ke desain kantor, kami menemukan bahwa dua tren desain lepas landas selama pandemi COVID-19. Yang pertama adalah teknologi contactless, yaitu penggunaan kartu kunci, smartphone, atau perangkat lain untuk membuka atau membuka jalur akses kantor tanpa karyawan harus menyentuhnya secara fisik.

Empat puluh empat persen DM kantor dalam survei kami mengatakan organisasi mereka menerapkan teknologi nirsentuh selama pandemi COVID-19.

Ketika kesehatan dan keselamatan pekerja menjadi prioritas penting pada puncak pandemi COVID-19, teknologi nirsentuh menjadi peningkatan kantor yang harus dimiliki untuk mengurangi penyebaran virus.

Teknologi nirsentuh tidak hanya menghilangkan permukaan bersama (seperti gagang pintu) yang memudahkan penyebaran kuman, tetapi juga memungkinkan pengusaha untuk mempertahankan kontrol akses yang lebih ketat untuk menegakkan batas kapasitas yang lebih rendah. Jika seorang pekerja tidak seharusnya berada di kantor pada hari atau waktu tertentu, teknologi tidak akan mengizinkan akses.

Namun, jauh dari kuda poni pandemi satu trik, teknologi tanpa kontak akan terus memberikan nilai di bidang-bidang seperti keamanan. Kunci pintar nirsentuh, misalnya, menggunakan pengenal unik dari kartu kunci atau aplikasi telepon untuk mengambil catatan terperinci tentang siapa yang memasuki setiap titik akses di kantor, dan kapan.

Tren kantor lain yang berkembang selama pandemi adalah ruang konferensi video khusus, yang telah menyempurnakan peralatan audio dan video yang dioptimalkan untuk pengalaman rapat video. Saat rapat video mengambil alih dunia kerja, 43% DM kantor memberi tahu kami bahwa bisnis mereka menerapkan ruang konferensi video khusus di kantor mereka.

Dibandingkan dengan telepon, laptop, atau perangkat pengguna tunggal lainnya, ruang konferensi video khusus memberikan pengalaman rapat web yang lebih baik untuk grup dengan menggunakan layar yang lebih besar, kamera yang lebih baik, pengeras suara yang lebih keras, dan mikrofon yang lebih efektif. Selain memberi karyawan ruang yang dioptimalkan untuk acara yang sekarang umum, ruang konferensi video khusus juga membantu pemberi kerja menstandardisasi perangkat keras dan aplikasi yang digunakan untuk rapat—mengurangi kerentanan keamanan.

Tren kantor besar berikutnya? Desain kerja dan biofilik berbasis aktivitas

Data kami menunjukkan bahwa perusahaan telah membuat perubahan besar pada kantor mereka selama pandemi. Tapi perubahan desain kantor seperti apa yang harus kita harapkan untuk maju? Yang pertama disebut kerja berbasis aktivitas, atau disingkat "ABW".

ABW adalah konsep desain yang menghilangkan gagasan bahwa karyawan tetap berada di meja mereka sepanjang hari. Sebagai gantinya, karyawan berpindah ke berbagai area kantor yang dioptimalkan untuk berbagai jenis aktivitas kerja sesuai kebutuhan.

Seorang karyawan dapat pergi ke ceruk terpencil untuk menyelesaikan pekerjaan sendiri, kemudian ke meja "lingkungan" dengan rekan kerja mereka untuk mengejar proyek kelompok, dan akhirnya ke area dengan meja kerja yang rusak untuk cepat bertemu dengan manajer mereka—semuanya di hari yang sama.

Melepaskan karyawan dari kebiasaan lama bisa menjadi tantangan (pengadopsi ABW awal menemukan bahwa karyawan secara rutin kembali ke meja mereka ketika mereka tidak seharusnya), dan hanya waktu yang akan membuktikan apakah ABW mempertahankan manfaat jangka panjang setelah kebaruan telah memudar, tetapi penelitian awal menunjukkan harapan. Sebuah studi tahun 2018 menemukan bahwa pekerja di kantor yang dirancang ABW kurang menetap dan lebih puas dengan lingkungan kerja fisik mereka secara keseluruhan. ^[5]

Sementara kurang dari sepertiga perusahaan (31%) menggunakan konsep ABW di kantor mereka sebelum pandemi, kami menemukan bahwa mayoritas (55%) menerapkan ABW selama pandemi atau berencana untuk menerapkan ABW di masa depan.

Tren desain kantor lain yang membuat gelombang disebut desain biofilik. Ditujukan untuk mengurangi kelelahan karyawan, desain biofilik berpusat di sekitar membawa elemen alami ke dalam kantor. Kantor "Spheres" Amazon yang terkenal di Seattle adalah contoh utama dari ini: Jendela besar untuk lebih banyak sinar matahari, banyak tanaman dan elemen desain alami, dan speaker yang memainkan suara alam—semuanya untuk membuat tempat kerja sedikit lebih tenang dan zen.

Efek kumulatif dari unsur-unsur alami ini pada suasana hati pekerja bisa sangat besar. Dalam sebuah studi tahun 2020, peserta di lingkungan biofilik memiliki respons pemulihan yang lebih baik secara konsisten setelah mengalami stres dibandingkan dengan mereka yang berada di lingkungan non-biofilik. ^[7]

Mirip dengan ABW, hanya satu dari empat perusahaan dalam survei kami yang telah menerapkan elemen desain biofilik ke kantor mereka sebelum COVID-19. Tetapi kami menemukan bahwa lebih dari setengah (51%) menerapkan desain biofilik selama pandemi atau memiliki rencana untuk menerapkan desain biofilik dalam waktu dekat.

Resesi dapat membuat perubahan kantor terhenti

Alih-alih meninggalkan kantor mereka, data kami menunjukkan bahwa perusahaan bekerja keras untuk tidak hanya membuat kantor lebih layak untuk masa depan pekerjaan, tetapi juga menjadikannya tujuan yang menarik bagi karyawan yang telah terbiasa dengan kantor rumah mereka. Hanya ada satu masalah: potensi resesi bisa mengacaukan segalanya.

Faktanya, 65% DM kantor dalam survei kami mengatakan kemungkinan resesi telah mengubah rencana kantor organisasi mereka. Anda mungkin menunda perubahan kantor besar sendiri sampai rejeki nomplok finansial dari resesi besar dipahami.

Apakah Anda sedang merenovasinya sekarang atau nanti, memiliki kantor yang dilengkapi dengan kebutuhan pekerjaan hibrida harus menjadi prioritas penting bagi sebagian besar pemberi kerja. Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana untuk memperbarui kantor Anda, Gartner menemukan bahwa 70% organisasi memulai perjalanan kantor yang cerdas dengan menerapkan sistem manajemen tempat kerja terintegrasi atau aplikasi penjadwalan sumber daya. ^[8]

Metodologi

*Survei Ruang Kantor Capterra 2022 dilakukan pada Agustus 2022 di antara 301 pengambil keputusan ruang kantor di perusahaan AS. Responden disaring untuk tiga kriteria: 1) Mereka masing-masing harus berada di level direktur atau lebih tinggi di majikan mereka, 2) mereka masing-masing harus memiliki pengetahuan yang luas tentang ruang kerja dan rencana real estat di majikan mereka, dan 3) karyawan di tempat kerja responden. majikan terutama harus bekerja di luar kantor sebelum pandemi COVID-19. Tujuan survei ini adalah untuk memahami jejak kantor dan pilihan desain yang telah dibuat atau direncanakan oleh bisnis setelah COVID-19 dan perubahan signifikan lainnya pada cara kita bekerja.

Sumber

1. Eksperimen Dua Tahun, 50 Juta Orang dalam Mengubah Cara Kami Bekerja, New York Times
2. Pembukaan pekerjaan, perekrutan, dan tingkat pemisahan, disesuaikan secara musiman, Biro Statistik Tenaga Kerja
3. Cara Menggunakan Akses Seluler untuk Bisnis Anda, Kisi
4. Halaman Facebook Konsultan Desain RAW, Facebook
5. Dampak Activity Based Working (ABW) terhadap Aktivitas Tempat Kerja, Perilaku Makan, Produktivitas, dan Kepuasan, Jurnal Internasional Penelitian Lingkungan dan Kesehatan Masyarakat
6. Masuk ke dalam Amazon Spheres. Begini caranya., The Seattle Times
7. Efek lingkungan dalam ruangan biofilik pada pemulihan stres dan kecemasan: Eksperimen antar-subjek dalam realitas virtual, Environment International
8. Ciptakan Kantor Cerdas yang Mengoptimalkan Pengalaman, Keamanan, dan Kesejahteraan Karyawan, Gartner