Mengapa Basis Pengetahuan Gagasan tidak cukup + 5 Alternatif

Saya baru-baru ini menemukan seseorang yang menjelaskan bagaimana menggunakan Notion untuk perencanaan pribadi mereka mengubah hidup mereka.

Saat itulah kami menggunakan Notion sebagai tim di tempat kerja. Saya belum pernah menggunakan Notion sepenuhnya dan tertarik dengan posting Notion penggunaan pribadi ini. Jadi saya mencoba tangan saya di Notion.

Saya tidak sepenuhnya terkesan.

Itu bagus untuk penggunaan pribadi baik-baik saja tetapi saya menyadari bahwa itu hampir tidak baik untuk kerja tim. Itu hanya tidak memiliki beberapa fitur canggih yang dibutuhkan database pengetahuan.

Jadi saya melakukan beberapa penelitian pribadi tentang alternatif

Tapi hei, sebelum saya mulai dengan temuan saya, mari kita lihat:

• Apa Gagasan itu,
• Mengapa itu mungkin bukan yang terbaik untuk basis pengetahuan, dan kemudian
• Beberapa alat hebat yang dapat menggantikan Notion sebagai basis pengetahuan

Mari kita masuk ke dalamnya.

Apa itu Notion?

Notion adalah ruang kerja all-in-one yang menyatukan fitur-fitur keren seperti pencatatan, pelacakan proyek, basis pengetahuan, dan banyak lagi. Karena cocok untuk penggunaan pribadi dan perusahaan, Notion juga merupakan tempat yang bagus untuk pekerjaan kolaboratif dan dapat digunakan secara offline. Dengan desain minimal dan kemudahan penggunaan yang tinggi, ini telah menjadi semakin populer selama bertahun-tahun sejak dirilis pada 2016.

Apakah Notion merupakan sistem manajemen pengetahuan?

Ya.

Dengan desain produknya yang ringkas namun ekstensif dan antarmuka yang minimalis, Notion dapat digunakan sebagai sistem manajemen tugas pribadi, dan sistem manajemen proyek, serta sistem manajemen pengetahuan.

Jadi pada dasarnya Notion adalah wiki pribadi atau perusahaan yang dengannya Anda dapat membuat catatan, menyimpan sumber daya perusahaan, atau memasukkan kumpulan pengetahuan apa pun.

Tapi itu tidak berarti itu sempurna.

Karena Notion sangat fleksibel dan fleksibel dalam hal penggunaan kasus, itu menjadi terhalang oleh sifatnya untuk menjadi basis pengetahuan yang lengkap.

Mari kita bicara tentang mengapa Notion mungkin bukan pilihan terbaik bagi Anda jika Anda mencari alat manajemen pengetahuan untuk tim/perusahaan Anda.

4 alasan mengapa Notion mungkin bukan pilihan terbaik untuk basis pengetahuan

Ada 4 alasan mengapa Anda mungkin dapat memilih alat yang lebih baik daripada Notion untuk basis pengetahuan Anda, baik Anda adalah bisnis kecil atau perusahaan.

Ini adalah:

1- Tidak dapat menggunakan alat basis pengetahuan yang lengkap

Notion adalah jenis alat jack-of-all-trade.

Itu unggul dalam hal itu. Dan masalahnya persis seperti itu.

Gagasannya adalah bahwa satu teman Anda di sekolah menengah yang tidak dapat memutuskan apa yang ingin mereka lakukan. Mereka mencoba tangan mereka dalam segala hal dan akhirnya menjadi biasa-biasa saja dalam segala hal.

Kemudian mereka mendapati diri mereka mengerjakan pekerjaan 9 hingga 5 yang bahkan tidak pernah ingin mereka lakukan dengan terlalu banyak informasi tentang hal lain.

Terlebih lagi, karena Notion menjadi lebih baik dalam segala hal yang mereka coba kuasai, mereka harus menagih lebih banyak. Untuk fitur yang mungkin tidak akan Anda gunakan jika Anda menggunakannya untuk basis pengetahuan.

Berpikir dua kali.

2- Dirancang untuk penggunaan pribadi

Gagasan tidak terlalu buruk jika Anda membuat basis pengetahuan pribadi.

Tidak begitu banyak untuk kolaborasi.

Alasan mengapa Notion sangat direkomendasikan oleh individu untuk penggunaan pribadi adalah karena Notion dirancang untuk penggunaan pribadi. Itu menjadi ceroboh dan sangat tidak terorganisir ketika digunakan oleh dua orang atau lebih, apalagi tim besar.

3- Tidak kompatibel dengan penggunaan multi-channel

Salah satu masalah terbesar dengan menggunakan Notion sebagai basis pengetahuan adalah kenyataan bahwa itu tidak dapat digunakan di lingkungan yang berbeda.

Anda harus membuka tab baru untuk masuk ke Notion. Setiap saat.

Jelas itu sangat tidak diinginkan ketika Anda ingin membuat basis pengetahuan yang seharusnya mudah digunakan dan diakses oleh semua orang.

4- Terlalu rumit

Notion bangga dengan UI mereka yang sangat dapat disesuaikan dengan papan kanban, opsi tampilan, dan template keren.

Kita harus memberikannya kepada mereka, mereka cukup bagus.

Tetapi mereka juga merupakan alasan utama mengapa Notion terkadang menjadi terlalu rumit. McDonald's menjadi terkenal ketika mereka menstandarisasi menu mereka dan mempertahankannya dengan pilihan yang jauh lebih sedikit daripada sebelumnya.

Sukses adalah melalui kesederhanaan untuk kedua ujung produk.

Jadi, secara keseluruhan, Notion sangat bagus ketika Anda menggunakannya sebagai basis pengetahuan pribadi atau alat manajemen proyek. Tapi hei, cukup berbicara tentang Notion.

Mari kita lihat beberapa alat digital yang merupakan alternatif bagus untuk Notion.

Alternatif Teratas untuk Manajemen Pengetahuan Gagasan

1- Guru

Mengatur informasi perusahaan. Akses di mana saja.

Dan mereka melakukannya untuk memungkinkan hal ini dengan merampingkan komunikasi internal, membantu orientasi karyawan baru, dan membuat informasi dapat diakses di mana saja, kapan saja.

Integrasi yang layak digunakan adalah nilai tambah yang besar.

Fitur Utama Guru

Menawarkan fitur pada berbagai kasus penggunaan terfokus, Guru memiliki serangkaian fitur yang benar-benar menyoroti pekerjaan Anda.

• Pembuatan dan Penyimpanan Konten
• Pengguna, Peran, dan Manajemen Akses
• Alat Kolaborasi
• Analitik
• Pencarian Cerdas
• Berbagi pengetahuan
• Katalogisasi / Kategorisasi

Guru vs Gagasan

Dalam hal fitur, Notion dan Guru sangat mirip. Terutama dalam menjadi alat khusus.

Namun, mereka juga sangat berbeda.

Salah satu fitur yang dimiliki Guru yang tidak dimiliki Notion adalah forum, yang membuat kolaborasi menjadi lebih mudah. Guru juga membuat basis pengetahuan tersedia di saluran yang berbeda sementara Notion tidak.

Secara keseluruhan, Notion masih merupakan alat yang sangat populer tetapi Guru tampaknya hampir sama populernya sehingga kurang mendapat perhatian.

Harga Guru

Guru memiliki 3 paket berbeda dan versi gratis, serta opsi uji coba gratis. Rencana-rencana ini adalah:

Pemula – gratis untuk 3 pengguna, $5 untuk setiap pengguna setelah 3 /bulan

Pembangun – $10 pengguna/bulan

Pakar – pengguna $20/bulan

Tahukah Anda bahwa Anda dapat menggunakan Guru dengan fitur pusat sumber daya UserGuiding? Cobalah!

2- Pertemuan

Atlassian's Confluence adalah " ruang kerja yang ramah jarak jauh di mana pengetahuan dan kolaborasi bertemu", seperti yang mereka katakan di halaman depan mereka.

Dan itu sangat meyakinkan melihat ulasan positif.

Sama seperti Notion, Confluence adalah alat yang membantu perusahaan membangun wiki, membuat daftar periksa orientasi, dan berbagi pengetahuan internal. Namun, meskipun Confluence sangat mirip dengan Notion, ada beberapa perbedaan mendasar yang membuat Confluence menjadi alat yang lebih fokus dan berpengalaman.

Fitur Utama Pertemuan

• Manajemen Konten dan Ruang
• Umpan Balik Dalam Konten
• Manajemen situs
• Kustomisasi
• Pembuatan Versi dan Riwayat Versi
• Template

Pertemuan vs Gagasan

Meskipun kami telah mengatakan bahwa Notion dan Confluence cukup mirip, mereka juga sangat berbeda di mana itu penting.

Misalnya, Confluence menjadi produk Atlassian, terintegrasi sempurna dengan Jira dan alat Atlassian lainnya, dan secara keseluruhan memiliki lebih banyak opsi integrasi daripada Notion.

Sementara Notion hanya memungkinkan berkomentar, Confluence memungkinkan pengguna individu saling mengirim pesan di dalam alat. terlepas dari tingkat perusahaan mereka.

Confluence jauh kurang fleksibel dan dapat disesuaikan daripada Notion, namun, ini mungkin pro mengingat betapa mudahnya mengatur dan menggunakan alat ini untuk pertama kalinya.

Wajar untuk mengatakan bahwa Confluence adalah alternatif yang bagus untuk Notion untuk opsi dan integrasi yang lebih kolaboratif.

Harga Pertemuan

Confluence menawarkan versi gratis dan tiga paket lainnya. Versi gratis dapat digunakan hingga 10 pengguna individu, sedangkan paket lainnya ditagih sesuai dengan jumlah pengguna.

Standar – $5,50 per pengguna/bulan

Premium – $10,50 untuk pengguna/bulan

Perusahaan – Kustom, ditagih setiap tahun

Tahukah Anda bahwa Anda dapat menggunakan Confluence dengan fitur pusat sumber daya UserGuiding?

3- Dokumen360

Document360 juga merupakan salah satu alat paling populer di luar sana, terutama di antara perusahaan yang sedang berkembang. Ini membantu memberi pembuat konten kekuatan sambil memberi konsumen konten kesederhanaan.

Kekuatan Document360 berasal dari desain basis pengetahuan yang ramping dan basis pengetahuan internal dan eksternalnya.

Jadi, jika Anda mencari alat untuk meringankan beban tim dukungan pelanggan Anda sekaligus menyimpan pengetahuan internal Anda dalam satu sumber, Document360 adalah satu-satunya.

Fitur Utama Document360

• Portal Layanan Mandiri
• Katalogisasi / Kategorisasi
• Diskusi / Forum
• Manajemen Konten
• Pencarian Teks Lengkap
• Portal Layanan Mandiri

Dokumen360 vs Gagasan

Mungkin kelebihan terbesar dalam memilih Document360 daripada Notion adalah kemampuan untuk menciptakan basis pengetahuan internal dan eksternal.

Sementara kedua alat memungkinkan untuk mengundang pengguna individu ke dokumen, wiki, dan tabel tertentu, Document360 juga memungkinkan pengguna menetapkan peran ke pengguna individu yang mereka undang.

Document360 memiliki banyak integrasi dengan alat populer seperti Google Analytics, Olark, Hotjar, dan Intercom sementara Notion tidak memiliki banyak integrasi.

Harga Document360

Document360 menawarkan uji coba gratis akses penuh dan memiliki 4 paket berbeda.

Startup – $79 per proyek/per bulan

Bisnis – $239 per proyek/per bulan

Perusahaan – $399 per proyek/per bulan

Perusahaan Plus – Kustom

Tahukah Anda bahwa Anda dapat menggunakan Document360 dengan fitur pusat sumber daya UserGuiding?

4- Basis Pengetahuan ProProfs

Dinilai di antara perangkat lunak basis pengetahuan terbaik di luar sana, ProProfs Kowledge Base adalah alat basis pengetahuan yang benar-benar berdedikasi. Inilah yang saya maksud ketika saya mengatakan bahwa Notion tidak dapat dibandingkan dengan perangkat lunak basis pengetahuan yang lengkap.

Apa yang membuat perbedaan?

Cara ProProfs tahu persis apa yang ingin mereka lakukan dan apa yang mereka lakukan. Fokus membuat perbedaan besar.

Fitur Utama ProProfs

• Katalogisasi / Kategorisasi
• Alat Kolaborasi
• Manajemen Konten
• Diskusi / Forum

• Manajemen Basis Pengetahuan
• Portal Layanan Mandiri

ProProfs vs Gagasan

Salah satu perbedaan terpenting antara Notion dan ProProfs adalah bahwa ProProfs memungkinkan pengguna membuat basis pengetahuan eksternal juga, baik itu untuk pertanyaan dukungan umum atau untuk pusat bantuan yang berdiri sendiri.

Karena ProProfs juga menangani urusan eksternal basis pengetahuan Anda, ini juga membantu peringkat Google dan SEO. Dengan cara ini, memungkinkan pengguna untuk menemukan basis pengetahuan Anda dan berinteraksi dengannya dengan mudah.

Basis Pengetahuan ProProfs memiliki serangkaian integrasi yang luar biasa dari Google Apps, Jira, dan Salesforce hingga Zendesk dan Freshdesk.

Harga ProProfs

ProProfs memiliki uji coba gratis 15 hari dan memiliki tiga paket berbeda untuk Pembuat Basis Pengetahuan dan Pembuat Pusat Bantuan.

Paket Pusat Bantuan Publik

Esensial – $30 penulis/bulan

Premium – $40 penulis/bulan

Perusahaan – kustom

Basis Pengetahuan Pribadi

Esensial – $2 pengguna/bulan

Premium – $3 pengguna/bulan

Perusahaan – kustom

Tahukah Anda bahwa Anda dapat menggunakan Basis Pengetahuan ProProfs dengan fitur pusat sumber daya UserGuiding?

5- Klik Atas

Dalam hal popularitas, ClickUp adalah salah satu alat yang berada di liga yang sama dengan Notion.

Dan bahkan bisa menerimanya dengan mudah.

Hal tentang ClickUp adalah bahwa pada dasarnya itu adalah alat manajemen proyek yang juga mencoba menjadi alat basis pengetahuan. Yang pada dasarnya terjadi pada Notion, alat pencatat yang mencoba menjadi alat basis pengetahuan.

Jadi, mana dari fokus utama alat ini yang lebih membantu saat Anda membuat basis pengetahuan?

Nah, itu bukan sesuatu yang dapat Anda putuskan tanpa melihat beberapa fitur.

Fitur Utama ClickUp

• Kontrol/Izin Akses
• Peringatan/Pemberitahuan
• Manajemen Tugas

• Manajemen alur kerja
• Obrolan Waktu Nyata
• Manajemen Konten

ClickUp vs Gagasan

Keunggulan terbesar ClickUp atas Notion adalah kemampuannya dalam manajemen tugas. Anda dapat membuat tugas, menetapkan tanggal jatuh tempo, menetapkannya kepada pengguna dalam peran tertentu, dan bahkan membuat subtugas dalam tugas tersebut. Sementara itu di Notion Anda dapat melakukan penetapan dasar tanpa banyak pelacakan kemajuan.

Jenis tampilan ClickUp yang berbeda seperti tampilan kalender dan beban kerja memberi tahu pengguna kapan setiap pengguna memiliki tugas yang harus diselesaikan atau apa yang dimiliki setiap pengguna. Dengan cara ini lebih mudah bagi pengguna untuk berkolaborasi dan meminta bagian pengetahuan tertentu untuk dikumpulkan di basis pengetahuan.

Karena ClickUp pada dasarnya adalah alat manajemen proyek, tentu saja lebih mudah untuk menautkan dokumen, wiki, dan catatan apa pun ke tugas dan mengaksesnya melalui tugas yang diberikan. Jadi wajar untuk mengatakan ClickUp memiliki lebih banyak integrasi di dalam dirinya sendiri dan di luar alat dibandingkan dengan Notion.

Harga ClickUp

ClickUp memiliki versi gratis dan 4 paket lainnya:

Tidak terbatas – $5 per anggota/per bulan

Bisnis – $9 per anggota/per bulan

Business Plus – $19 per anggota/per bulan

Perusahaan – kustom

Tahukah Anda bahwa Anda dapat menggunakan ClickUp dengan fitur pusat sumber daya UserGuiding?

Kesimpulan

Satu hal yang pasti: Gagasan adalah alat yang kompeten.

Tidak diragukan lagi, ini adalah salah satu yang terbaik di pasar. Apa yang membuat kami mencari alternatif adalah kenyataan bahwa itu mungkin bukan pilihan yang tepat untuk semua orang, terutama mereka yang tidak membutuhkan semua perdagangan master jack-of-all-trade ini.

Jadi mudah-mudahan, daftar alternatif ini akan berguna bagi Anda di luar sana yang berpikir bahwa Notion mungkin berlebihan untuk Anda.

Semoga berhasil dengan basis pengetahuan Anda!

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah gagasan merupakan sistem manajemen pengetahuan?

Ya itu. Tetapi Notion juga merupakan alat pencatat, serta perangkat lunak manajemen proyek.

Bagaimana Anda menggunakan gagasan manajemen pengetahuan?

Untuk menggunakan Notion sebagai sistem manajemen pengetahuan, pengguna dapat membuat wiki, basis pengetahuan, dan dokumen mereka sendiri.

Apa itu basis pengetahuan yang baik?

Basis pengetahuan internal atau eksternal yang baik adalah yang dapat diakses, mudah digunakan, dan jelas dalam kategorisasi serta definisi.

Untuk apa basis pengetahuan?

Basis pengetahuan dapat bersifat internal dan eksternal, yang pertama untuk karyawan dan dokumentasi perusahaan sedangkan yang kedua adalah untuk dukungan layanan mandiri bagi pengguna.

Bagaimana Anda membuat basis pengetahuan pribadi?

Notion adalah alat yang hebat untuk membuat basis pengetahuan pribadi, serta alat lain seperti Guru, ClickUp, Basis Pengetahuan ProProfs, Document360, dan Confluence.

Bagaimana cara mengatur sistem manajemen pengetahuan?

Untuk menyiapkan basis pengetahuan internal atau eksternal, pengguna dapat menggunakan alat tanpa kode seperti Notion, Guru, atau Confluence.

Apakah Obsidian lebih baik daripada gagasan?

Alat seperti Obsidian dan Notion semuanya memiliki setelan yang kuat, jadi itu tergantung pada fitur yang dicari pengguna untuk memutuskan mana yang lebih baik.

Bagaimana Anda mengatur sistem manajemen pengetahuan?

Dengan alat seperti Notion, Guru, dan Confluence, pengguna dapat dengan mudah mengkategorikan dan membuat katalog basis pengetahuan.