“Rapat adalah gejala organisasi yang buruk. Semakin sedikit pertemuan semakin baik.” – Peter Drucker

Suka atau benci mereka, rapat merupakan bagian besar dari apa yang kita sebut pekerjaan. Begitulah cara kami mendiskusikan ide, berbagi pembaruan, bertukar pikiran tentang proyek, dan menyelesaikan sesuatu. Namun banyak pemimpin bisnis menganggap pertemuan sebagai kejahatan yang perlu dan mudah dimengerti mengapa—kami terlalu sering bertemu.

Sayangnya, mengatasi naluri "mari kita kumpulkan semua orang dalam satu ruangan" bisa jadi sulit bagi para pemimpin berpengalaman dan manajer baru. Hasil? Karyawan mendapatkan sedikit atau tidak ada waktu mengalir , proyek sepertinya selalu tertunda, dan produktivitas tim menurun.

Angka tidak berbohong!

Rata-rata karyawan Anda menghadiri 62 rapat setiap bulan , menghabiskan seperlima penuh dari jam kerja mereka dalam rapat yang paling tidak produktif. Semakin tinggi jenjang perusahaan, semakin buruk—manajer menengah dan kepemimpinan senior menghabiskan 35-50% waktu mereka dalam rapat. Alih-alih menjadi mesin produktivitas, satu dari dua pertemuan bisnis dianggap membuang-buang waktu. Pada 2019, pertemuan yang tidak terorganisir dengan baik merugikan bisnis AS sebesar $399 miliar.

Untuk lebih jelasnya, kita tidak dapat mengabaikan semua pertemuan bisnis—mereka sering membantu kita bekerja sama, mengambil tindakan kolektif, dan menyelesaikan sesuatu—tetapi kita dapat (dan harus) memilih-milih yang kita selenggarakan agar kita dapat menjalankannya . pertemuan yang lebih baik dan mendapatkan lebih banyak pencapaian. Lebih lanjut, menerapkan langkah-langkah seperti hari tanpa rapat seperti yang terlihat di bisnis yang beragam seperti Facebook, Asana, dan Okta, dapat membantu mengurangi rapat yang tidak produktif dan memberi karyawan kembali waktu mereka untuk fokus melakukan pekerjaan nyata yang perlu diselesaikan.

Apa itu hari tanpa pertemuan?

Hari tanpa rapat adalah hari untuk fokus bekerja. Ini pada dasarnya adalah hari setiap minggu tanpa pertemuan, sehingga Anda (dan tim Anda) dapat fokus untuk menyelesaikan sesuatu. Itu bisa setiap hari dalam seminggu—beberapa bisnis memilih hari Rabu sementara yang lain lebih menyukai hari Kamis untuk hari tanpa rapat. Terlepas dari itu, setiap karyawan tahu untuk tidak menjadwalkan rapat pada hari tanpa rapat, kecuali benar-benar diperlukan—sehingga setiap orang mendapat waktu tanpa gangguan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka.

Keuntungan dari hari tanpa rapat

• Membantu karyawan tetap fokus tanpa gangguan
• Mencapai 'keadaan arus' lebih mudah, sehingga produktivitas naik
• Memungkinkan semua orang, termasuk manajer, untuk menjadi “pelaku”
• Meningkatkan keterlibatan karyawan dalam rapat

Membantu karyawan tetap fokus tanpa gangguan

Rapat yang tidak produktif jelas membuang-buang waktu, tetapi setiap rapat juga mengganggu "aliran" karyawan Anda di tempat kerja dan menghabiskan jam kerja tambahan. Bahkan jika itu adalah pertemuan 30 menit yang sangat produktif, dibutuhkan 23 menit lagi (rata-rata) orang untuk kembali ke alur. Beberapa pertemuan seperti itu setiap hari dan sebelum Anda menyadarinya, setengah hari kerja telah berlalu! Tanpa rapat, tim Anda menikmati zona kerja tanpa gangguan yang sempurna untuk pekerjaan yang mendalam dan proyek yang lebih besar yang terus disingkirkan.

Mencapai 'keadaan arus' lebih mudah, sehingga produktivitas naik

Ketika orang melakukan apa yang mereka sukai tanpa gangguan, mereka memasuki 'keadaan mengalir' yang mengarah pada hasil yang luar biasa. Tanpa rapat mengganggu hari kerja, karyawan dapat memeriksa lebih banyak tugas dari daftar tugas mereka dan menjadi lebih produktif. Atau mereka dapat mengerjakan tugas-tugas yang lebih kompleks dan memakan waktu pada hari-hari tanpa rapat dan menangani tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola di sisa minggu.

Memungkinkan semua orang, termasuk manajer, untuk menjadi “pelaku”

Sebagian besar manajer terbiasa dengan hari-hari yang didorong oleh jadwal, menghabiskan sekitar 35% dari jam kerja mereka dalam rapat. Menerapkan hari tanpa rapat di seluruh bisnis memberi semua orang, termasuk manajer, lebih banyak peluang untuk pekerjaan yang terfokus sehingga mereka dapat menjadi "pelaku".

Meningkatkan keterlibatan karyawan dalam rapat

Terlalu banyak rapat tidak hanya membunuh produktivitas tetapi juga keterlibatan. Hampir 73% karyawan mengaku melakukan pekerjaan lain dalam rapat , dan 39% mengatakan mereka tertidur selama rapat. Menghapus rapat dari persamaan untuk satu hari sebenarnya membuat lebih mudah untuk menjadwalkan rapat selama sisa minggu, karena semua jadwal karyawan Anda sinkron. Plus, ini meningkatkan keterlibatan karyawan karena orang-orang Anda tidak terlalu stres dan lebih siap untuk rapat ini. Seperti yang dikatakan Jonathan Rosenberg, mitra di Jackrabbit Mobile—agensi desain dan pengembangan seluler di Austin, Texas yang telah mengadopsi bukan hanya satu, tetapi dua hari tanpa rapat setiap minggu—kata, “semua orang cukup fokus untuk berkolaborasi pada hari rapat.”

Bagaimana menerapkan hari tanpa rapat

• Dapatkan dukungan dari tim Anda
• Setuju pada hari dalam seminggu
• Bersihkan kalender Anda
• Berkomunikasi dan mendorong
  

Setelah Anda yakin bahwa lebih sedikit itu lebih banyak, setidaknya dalam hal rapat, inilah cara Anda dapat memulai hari tanpa rapat dan memasukkannya ke dalam budaya tim Anda.

Dapatkan dukungan dari tim Anda

Presentasikan proposal hari tanpa rapat Anda dan mintalah umpan balik. Kontributor individu akan menjadi penjualan yang mudah, mereka akan menyukai lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang terfokus. Untuk manajer—jelaskan bagaimana hari tanpa rapat memberi mereka waktu untuk menggali daftar tugas yang tidak ada habisnya dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.

Setuju pada hari dalam seminggu

Membuat semua orang setuju pada hari tanpa pertemuan bisa jadi sulit. Lakukan survei di seluruh perusahaan ( jalankan polling di saluran Flock, mungkin?) untuk mengidentifikasi apa yang berhasil untuk semua orang (atau kebanyakan orang). Tim terdistribusi atau jarak jauh mungkin lebih mudah melakukan panggilan berdasarkan zona waktu yang tumpang tindih.

Bersihkan kalender Anda

Batalkan rapat yang tidak menambah nilai. Singkirkan rapat status; gunakan sistem manajemen proyek sebagai gantinya untuk mengawasi kemajuan. Jadwalkan ulang balai kota, check-in tim , dan 1:1 ke hari lain dalam seminggu. Bekerja dengan manajer untuk memastikan tindakan ini diulangi di seluruh bisnis untuk kalender setiap karyawan.

Berkomunikasi dan mendorong

Sangat penting bagi setiap karyawan untuk mengetahui apa yang diharapkan dari hari tanpa rapat dan manfaat yang ingin Anda capai. Pastikan Anda menetapkan ekspektasi yang tepat, tidak hanya dalam hal rapat tetapi juga tentang bagaimana karyawan dapat memanfaatkan hari tanpa rapat dengan sebaik-baiknya.

Ingatlah bahwa kadang-kadang mungkin perlu menjadwalkan rapat pada hari tanpa rapat, jadi tetapkan harapan itu di awal. Jika Anda melihat rapat dijadwalkan pada hari tanpa rapat yang ditentukan, dorong tim Anda untuk memindahkannya dan ulangi bagaimana hari tanpa rapat menguntungkan bisnis secara keseluruhan.

ooo

Yang terpenting, tetap fleksibel dan terbuka untuk mencoba cara baru agar hari tanpa rapat sesuai dengan jadwal tim Anda. Ingatlah bahwa hari tanpa rapat adalah untuk semua orang di tim Anda—bukan hanya kontributor atau manajer individu. Pimpin dengan memberi contoh dan dorong semua orang—termasuk manajer dan pemimpin—untuk memanfaatkan hari tanpa rapat. Dan sering-seringlah, jajak pendapat tim Anda untuk mendapatkan umpan balik agar rapat Anda lebih efisien dan efektif.

Bagaimana perasaan Anda tentang memperkenalkan hari tanpa rapat dalam bisnis Anda? Ada pertanyaan tentang bagaimana menerapkannya di seluruh organisasi Anda? Bicaralah dengan kami. :)