3 Hal yang Harus Dilakukan untuk Mempercepat Implementasi Perangkat Lunak Anda
Diterbitkan: 2022-05-07Pos pemeriksaan, penyesuaian, dan komunikasi yang konstan mengarah pada keberhasilan implementasi.
Menyiapkan dan menjalankan perangkat lunak baru adalah langkah penting, tetapi dapat berantakan tanpa tujuan khusus, pencapaian penting, dan komunikasi yang jelas.
Setiap perangkat lunak dan setiap perusahaan akan memerlukan rencana unik untuk mendapatkan hasil terbaik, tetapi kami telah menemukan tiga hal yang umum dalam implementasi yang berhasil. Ini bukan hanya item pada daftar untuk diperiksa, tetapi tema untuk dibawa melalui seluruh proses implementasi.
Kami akan membahas tiga hal:
- Berkomunikasi terus-menerus
- Menyesuaikan atau mempersonalisasi perangkat lunak
- Buat pos pemeriksaan
1. Berkomunikasi terus-menerus
Bisa dibilang karakteristik paling penting dari setiap implementasi yang sukses adalah komunikasi yang jelas sepanjang proses. Pastikan setiap rencana yang Anda buat dijalankan dengan menggunakan komunikasi yang konstan.
Berikut adalah beberapa tugas komunikasi yang harus diselesaikan sebelum memulai implementasi:
| Tugas | Mengapa itu penting? |
|---|---|
| saluran komunikasi | Tetapkan metode komunikasi default, yang dapat dimuat dalam sistem manajemen proyek atau alat komunikasi seperti Slack. Jika Anda mendedikasikan satu ruang untuk semua diskusi implementasi, kemungkinan besar Anda akan kehilangan informasi penting. |
| Irama pertemuan | Faktor dalam beberapa pertemuan check-in formal dengan vendor dan perwakilan internal untuk memecahkan masalah dan memastikan semua langkah diselesaikan sebelum pindah ke fase berikutnya. Bergantung pada lamanya implementasi, Anda dapat menahannya setiap minggu atau setiap bulan. |
| Metode untuk berbagi dokumen penting | Jika memungkinkan, gunakan perangkat lunak komunikasi yang sama untuk berbagi dokumen juga. Dengan begitu, informasi yang sesuai dengan mudah tersedia bagi siapa saja di sisi vendor atau perusahaan. |
David Singletary, manajer proyek perangkat lunak di Wiss and Company, memiliki pengalaman implementasi yang luas selama 25 tahun dan mengatakan komunikasi reguler adalah kuncinya. Ini juga harus mencakup memiliki saluran yang tersedia bagi karyawan untuk mengemukakan masalah apa pun yang mereka alami saat bekerja dengan perangkat lunak baru.
“Anda dapat mengadakan kontak harian atau mingguan untuk mendiskusikan kinerja sistem, mendiskusikan praktik terbaik, dan membuat penyesuaian sistem atau operasional jika diperlukan,” katanya. “Orang mungkin tidak mengangkat tangan jika mereka sedang berjuang; ini akan menyediakan forum untuk melakukannya.”
Anda juga dapat membuat bagan RACI sehingga setiap orang yang terlibat dalam proses implementasi tahu persis siapa yang harus dihubungi agar proyek tetap berjalan. Orang diklasifikasikan sebagai satu atau lebih dari berikut ini:
- R: Bertanggung jawab —Mereka yang bertanggung jawab atas pekerjaan untuk mencapai tujuan.
- J: Akuntabel —“Pemilik” atau mereka yang pada akhirnya bertanggung jawab atas penyelesaian proyek.
- C: Konsultasi —Mereka yang memberikan masukan atau pendapat.
- I: Diinformasikan —Mereka yang terus mendapat informasi tentang kemajuan.
Bagan RACI Anda akan terlihat mirip dengan contoh ini:
| Aktivitas atau kiriman | Manajer proyek | CIO | Ketua tim |
|---|---|---|---|
| Konfirmasikan persyaratan fungsional | A/R | C | Saya |
| Tetapkan alur kerja baru | A/R | Saya | C |
| Integrasi akuntansi lengkap | SEBUAH | R | Saya |
Komunikasi yang jelas dan berbagi informasi sangat penting sebelum, selama, dan setelah implementasi di antara para pemimpin bisnis, vendor, dan karyawan Anda.
2. Sesuaikan atau sesuaikan perangkat lunak
Perangkat lunak khas saat ini berbasis cloud, tersedia di perangkat apa pun, dan mampu melakukan penyesuaian mendalam sehingga karyawan Anda dapat bekerja dengan cara yang paling efisien untuk meningkatkan produktivitas.
Bekerja dengan vendor untuk membuat daftar apa yang ingin Anda ubah, dan buat pos pemeriksaan implementasi bagi vendor untuk meninjau penyesuaian penyesuaian yang Anda minta. Misalnya, pengguna perangkat lunak manajemen proyek sering kali menginginkan alur kerja tertentu ditambahkan ke sistem, dan tim penjualan ingin menyesuaikan bidang untuk membuat entri data lebih lancar.
Industri Anda dan jenis alur kerja yang Anda butuhkan akan memengaruhi apa yang harus disesuaikan, tetapi daftarnya mungkin termasuk:
-
Menambah atau menghapus bidang -
Menetapkan alur kerja khusus -
Menyiapkan akses ke fitur berdasarkan peran -
Mencocokkan antarmuka pengguna dengan warna dan logo merek -
Integrasi dengan persyaratan khusus
Personalisasi mengacu pada bagaimana pengguna individu dapat mengubah navigasi, tata letak dasbor, atau fungsionalitas dalam tampilan perangkat lunak mereka sendiri. Minta perwakilan vendor mendemonstrasikan bagaimana pengguna individu dapat mempersonalisasi sistem sebelum tanggal tayang.
Mengelola kustomisasi dan personalisasi sebelumnya memastikan bahwa pengguna bisa mendapatkan nilai maksimal dari perangkat lunak sejak awal.
3. Buat pos pemeriksaan
Sebagian besar vendor memiliki template untuk proses implementasi, dan Anda dapat bekerja dengan mereka untuk memastikannya memenuhi kebutuhan Anda. Tetapi untuk tugas kritis seperti itu, penting untuk secara formal melacak pos pemeriksaan dan tonggak untuk mengetahui semuanya berjalan sesuai rencana.
“Membangun pos pemeriksaan ke dalam rencana proyek akan memastikan bahwa tujuan dan harapan Anda terpenuhi dan setiap pertanyaan dijawab secara tepat waktu dan responsif,” kata Kenny Trinh, pendiri NetBookNews, sumber untuk berita dan ulasan laptop dan tablet.
Pos pemeriksaan yang Anda buat akan bergantung pada rencana unik Anda, tetapi harus mencakup tonggak penting apa pun untuk menghubungkan perangkat lunak yang ada, mentransfer data penting, memulai lokakarya pelatihan reguler, dan tanggal tayang akhir.
Trinh, yang merupakan CEO sebuah perusahaan teknologi pendidikan sebelum pergi untuk mendirikan NetBookNews, mengatakan masalah umum adalah perangkat lunak baru yang berjalan tanpa data historis—tetapi dengan pos pemeriksaan, semua pemangku kepentingan dapat mengetahui bagaimana dan mengapa setiap keputusan dibuat dalam proses implementasi.
“Tujuannya di sini adalah untuk menghilangkan miskomunikasi, dan memastikan bahwa semua pihak dalam perjanjian tersebut bertanggung jawab atas hasil mereka,” kata Trinh.
Siap untuk menerapkan implementasi perangkat lunak Anda?
Dengan merencanakan penyesuaian dan menetapkan check-in reguler untuk komunikasi yang konsisten, kemungkinan besar Anda akan menerapkan sistem baru yang efisien yang dirancang khusus untuk kebutuhan Anda.
Pemimpin bisnis yang cerdas merencanakan ke depan, jadi mungkin Anda sudah memulai topik ini. Jika demikian, pastikan untuk meninjau laporan kami tentang pencapaian pembelian perangkat lunak lainnya:
- Mungkin Anda masih melakukan demo—berikut cara memaksimalkannya.
- Sebelum Anda menandatangani kontrak, pastikan Anda mempertimbangkan keempat aspek ini untuk menghindari investasi perangkat lunak yang disesalkan.
Metodologi Survei Tren Pembelian Perangkat Lunak Bisnis Kecil 2019
Hasil yang disajikan didasarkan pada studi Gartner untuk memahami perilaku pembelian perangkat lunak pemilik usaha kecil dan menengah dalam 12 bulan terakhir.
Penelitian utama dilakukan secara online antara September dan Oktober 2019 di antara 488 responden di AS, Kanada, Jerman, Prancis, dan Spanyol.
Perusahaan disaring untuk jumlah karyawan dan pendapatan pada tahun fiskal 2018 untuk sampai pada usaha kecil dan menengah. Mereka juga diharuskan membeli setidaknya satu sistem perangkat lunak seharga $ 5.000 atau lebih dalam 12 bulan terakhir.
Responden diminta setidaknya menjadi manajer kantor, yang memengaruhi keputusan pembelian perangkat lunak di organisasi mereka.
Studi ini dikembangkan secara kolaboratif oleh analis Gartner dan tim peneliti utama yang mengikuti Pasar Digital.
Penafian: Hasil tidak mewakili temuan "global" atau pasar secara keseluruhan, tetapi mencerminkan sentimen responden dan perusahaan yang disurvei.
CATATAN: Aplikasi yang dipilih dalam artikel ini adalah contoh untuk menampilkan fitur dalam konteks dan tidak dimaksudkan sebagai dukungan atau rekomendasi. Mereka telah diperoleh dari sumber yang diyakini dapat diandalkan pada saat publikasi.