Memilih Sistem Telepon untuk Beberapa Lokasi Kantor pada tahun 2024

Mencoba mentransfer panggilan antara beberapa lokasi kantor adalah mimpi buruk. Anda harus melatih penelepon untuk tetap menunggu, memutuskan sambungan secara manual, lalu memanggil ulang kantor lain dan berdoa agar seseorang segera mengangkat telepon. Setelah terhubung, Anda harus memperkenalkan penelepon lagi dari awal.

Lebih buruk lagi bila Anda perlu mengatur rapat atau panggilan konferensi seluruh perusahaan. Karena tidak adanya cara mudah untuk melakukan panggilan masuk, Anda hanya perlu mengirim email ke beberapa jalur konferensi dan kode akses ke berbagai tim dan lokasi kantor.

Jika skenario komunikasi terputus-putus ini terdengar familier, kemungkinan besar Anda menggunakan sistem telepon yang sudah ketinggalan zaman di beberapa lokasi dan kantor. Untungnya, ada cara yang jauh lebih baik, berkat komunikasi terpadu (UC).

Mari kita lihat bagaimana Anda dapat memenuhi semua kebutuhan bisnis Anda melalui satu platform komunikasi berbasis cloud yang lancar untuk suara, video, pesan, dan berbagi file.

Mengapa Anda Menginginkan Sistem Telepon Terpadu untuk Banyak Lokasi

Memiliki solusi UC yang sesungguhnya untuk bisnis multi-situs menawarkan manfaat yang luar biasa dibandingkan dengan kendala pengaturan solusi telepon tradisional yang tidak terhubung. Berikut beberapa keuntungan utama:

Pengalaman pelanggan yang lebih baik

Sistem telepon PBX tradisional di lokasi beroperasi secara terpisah dari setiap lokasi tanpa integrasi yang melekat di antara keduanya. Dengan beralih ke sistem telepon berbasis cloud, Anda menghilangkan hambatan tersebut dan menciptakan platform kolaborasi tunggal yang lancar untuk seluruh organisasi Anda di setiap lokasi.

Berikut contoh singkatnya: Katakanlah Anda mengoperasikan jaringan restoran populer di kota besar. Pelanggan sering kali salah menghubungi nomor yang disarankan Google untuk melakukan reservasi. Dengan sistem telepon terpadu, staf Anda dapat mentransfer panggilan ke lokasi yang diinginkan tanpa memaksa mereka menutup telepon dan menghubungi nomor telepon baru yang tidak dikenal.

Dengan penyedia komunikasi terpadu seperti Nextiva, tim Anda dapat berkolaborasi melalui telepon, video, perpesanan, dan berbagi file dalam satu aplikasi. Hal ini memungkinkan komunikasi dan kolaborasi yang lancar terlepas dari jarak fisik atau lokasi.

Kolaborasi yang ditingkatkan

Sebagian besar sistem telepon multi-lokasi menggabungkan alat kolaborasi penting di tempat kerja seperti konferensi video HD, panggilan suara/VoIP, perpesanan tim, berbagi layar, dan pencadangan/berbagi file ke dalam satu antarmuka intuitif. Konvergensi ini memungkinkan tim dan karyawan terdistribusi di seluruh lokasi kantor Anda untuk terhubung dan berkolaborasi dengan mudah menggunakan alat apa pun yang mereka perlukan sesuai permintaan.

Misalnya, anggota tim jarak jauh dapat beralih dari panggilan suara ke rapat video dengan berbagi layar. Mereka juga dapat berbagi dan berkolaborasi pada file, dokumen, atau pembaruan melalui saluran pesan tim terintegrasi.

Artikel Terkait

Sistem Telepon Kantor Jarak Jauh: Fitur, Biaya, dan Manfaat

Peningkatan pengalaman karyawan

Dengan solusi komunikasi berbasis cloud, staf Anda dapat mengakses kemampuan komunikasi dan kolaborasi penuh dari perangkat apa pun dengan koneksi internet — termasuk ponsel cerdas dan tablet mereka saat bekerja dari jarak jauh atau bepergian.

Hal ini memberdayakan pengalaman tenaga kerja yang lebih mobile dan fleksibel dibandingkan sistem telepon tradisional yang terikat pada lokasi meja fisik. Karyawan Anda dapat melakukan dan menerima panggilan, mengikuti rapat video, memeriksa pesan suara, dan mengobrol dengan rekan kerja, baik di kantor, di rumah, atau di jalan.

Manajemen yang disederhanakan untuk TI

Salah satu keuntungan terbesar dari solusi komunikasi terpadu adalah kemampuan administrasi terpusat yang diberikan kepada staf TI atau admin melalui portal manajemen berbasis web tunggal.

Daripada mengelola sistem PBX lokal yang terpisah secara independen di setiap lokasi kantor, tim TI Anda dapat menggunakan sistem telepon cloud untuk mengelola semua provisi pengguna, pengaturan, perutean panggilan , kebijakan keamanan, pembaruan sistem, dan pemecahan masalah pengguna secara terpusat dari satu konsol terpadu.

Skalabilitas untuk pertumbuhan

Menambahkan situs ke sistem telepon multi-kantor yang ada sangatlah sederhana dan mudah seiring dengan berkembangnya bisnis Anda dan berkembang ke lokasi gedung atau pasar baru.

Serius, ini mudah sekali. Anda tidak memerlukan rencana migrasi beberapa bulan (atau beberapa tahun). Tidak perlu instalasi rumit di tempat atau konfigurasi ulang perangkat keras atau sistem PBX baru.

Karena layanan UC berada di cloud, admin Anda hanya perlu menyediakan lokasi dan pengguna baru menggunakan portal manajemen terpusat. Hal ini memungkinkan Anda dengan mudah menskalakan fungsionalitas dan mengakomodasi pertumbuhan bisnis tanpa gangguan sistem atau sumber daya teknis yang besar dibandingkan dengan penyiapan tradisional di lokasi.

Artikel Terkait

Panduan Utama untuk Memindahkan PBX Anda ke VoIP

Efektivitas biaya

Dengan PBX cloud , Anda menghilangkan biaya belanja modal besar di muka yang diperlukan untuk membeli, menerapkan, dan memelihara perangkat keras dan infrastruktur PBX lokal yang kompleks di setiap lokasi kantor yang Anda operasikan.

Sebaliknya, Anda membayar biaya berlangganan bulanan per pengguna yang dapat diprediksi untuk layanan UCaaS di seluruh lokasi Anda. Model penetapan harga ini memberikan prediktabilitas biaya yang lebih baik dan bisa lebih hemat biaya dalam jangka panjang dibandingkan gabungan biaya peralatan, pemeliharaan, dan dukungan di lokasi.

Apa yang Harus Diperhatikan Saat Memilih Solusi Komunikasi Terpadu

Dengan meningkatnya permintaan cloud UC, tidak ada kekurangan vendor VoIP dan UCaaS yang mencoba memenuhi kebutuhan bisnis multi-lokasi seperti milik Anda.

Namun tidak semua solusi diciptakan sama, jadi berikut beberapa faktor yang perlu diperhatikan:

1) Kebutuhan terpusat

Kemampuan inti yang Anda perlukan adalah penyedia layanan UC yang dapat menyatukan kebutuhan komunikasi dan kolaborasi bisnis Anda ke dalam satu solusi tunggal yang terintegrasi penuh di setiap kantor dan lokasi. Ini harus mencakup:

• Cloud VoIP/panggilan suara : Kemampuan panggilan suara/video dan konferensi yang mudah digunakan untuk panggilan masuk dan dukungan pelanggan
• Pesan terpadu: Kemampuan transkripsi pesan suara, obrolan, SMS, faks, dan bahkan pesan suara-ke-email terintegrasi
• Rapat online : Konferensi video HD dengan berbagi layar
• Alat kolaborasi : Berbagi file, pencadangan, dan saluran perpesanan tim
• Aplikasi seluler : Kemampuan untuk mengakses semua alat dari perangkat/lokasi apa pun

Jika perusahaan Anda berinvestasi pada aplikasi Microsoft 365 atau Office, menemukan solusi UC yang menawarkan integrasi mendalam dengan Microsoft Teams adalah hal yang ideal. Hal ini memungkinkan Anda melakukan/menerima panggilan, melihat pesan suara, dan berbagi file langsung dalam antarmuka Teams yang sudah digunakan staf Anda sehari-hari.

2) Orientasi dan kenyamanan pengguna

Anda memerlukan sistem telepon VoIP yang cepat dan mudah diterapkan di seluruh organisasi Anda tanpa pelatihan pengguna yang besar atau hambatan manajemen perubahan. Solusi manajemen panggilan berbasis cloud memiliki keunggulan dibandingkan sistem lokal yang kaku dalam hal instalasi yang mudah digunakan dan antarmuka yang intuitif.

Vendor UC terkemuka seperti Nextiva menawarkan pengalaman pengguna modern dengan desain antarmuka yang bersih dan lugas di seluruh aplikasi seluler dan desktop mereka. Karyawan Anda harus dapat melakukan panggilan secara intuitif, mengelola rapat, mengakses pesan suara, mengobrol, dan memanfaatkan kemampuan terpadu sistem lainnya tanpa peningkatan atau pelatihan ekstensif.

Fitur panggilan sistem, khususnya, harus ramah konsumen — misalnya, panggilan harus dapat ditransfer antar lokasi dan ekstensi hanya dengan beberapa klik.

3) Komunikasi multi-lokasi

Memfasilitasi komunikasi lintas lokasi tanpa hambatan adalah hal yang harus dilakukan. Carilah platform komunikasi bisnis dengan kemampuan penanganan panggilan yang kuat seperti:

• Transfer dan penerusan panggilan tanpa lokasi : Hanya dengan beberapa klik, karyawan dapat dengan mudah mentransfer panggilan suara antara berbagai kantor, ekstensi, dan perangkat seluler/pengguna jarak jauh.
• Resepsionis virtual : Mengarahkan penelepon ke orang/departemen yang tepat secara efisien menggunakan resepsionis virtual tingkat lanjut untuk memberikan menu kepada penelepon untuk menghubungi tim atau kantor yang tepat.
• Direktori perusahaan terpadu : Temukan dan terhubung dengan cepat dengan kolega di lokasi mana pun hanya dengan mencari direktori terpusat berdasarkan nama atau departemen.

Sistem UC yang memberikan independensi pada berbagai lokasi membuat komunikasi di seluruh organisasi multi-situs Anda menjadi lancar.

4) Administrasi terpusat

Administrasi dan pengawasan terpusat adalah kemampuan penting yang menyederhanakan penerapan UC multi-lokasi dan tugas manajemen berkelanjutan.

Dengan visibilitas data kesehatan dan kinerja sistem secara real-time di seluruh lokasi, tim TI Anda dapat dengan cepat memecahkan masalah, mengoptimalkan perutean panggilan, dan memastikan waktu aktif yang konsisten untuk infrastruktur komunikasi Anda. Analisis terpadu juga memberikan informasi berharga seputar volume panggilan, pola penggunaan, perilaku kolaborasi tim, dan banyak lagi untuk mendorong strategi bisnis yang lebih baik.

Artikel Terkait

5 Penyedia UCaaS Terbaik: Fitur Utama, Kasus Penggunaan, & Harga

Satukan Komunikasi Bisnis Anda Dengan Nextiva

Anda mendapatkan lebih banyak fungsi dengan sistem telepon berbasis cloud yang dirancang untuk banyak lokasi dan kantor. Berikut adalah beberapa cara Anda dapat meningkatkan komunikasi korporat Anda:

• Kolaborasi yang lancar di seluruh lokasi melalui alat suara, video, perpesanan, dan berbagi file yang terintegrasi
• Pengalaman layanan telepon seluler karyawan yang ditingkatkan dengan akses komunikasi dari mana saja
• Manajemen yang disederhanakan melalui administrasi dan penyediaan terpusat
• Fitur penanganan panggilan multi-situs dan multi-saluran yang kuat seperti transfer, petugas, dan integrasi direktori
• Skalabilitas tanpa peningkatan yang rumit untuk menambahkan lokasi baru dengan mudah seiring pertumbuhan Anda,
• Efektivitas biaya dengan harga langganan cloud per pengguna yang dapat diprediksi

Saat mengevaluasi solusi komunikasi bisnis , prioritaskan solusi yang memberikan pengalaman pengguna yang intuitif, kemampuan terpusat dan terpadu, pengoptimalan multi-lokasi, keamanan/keandalan yang kuat, dan rekam jejak yang terbukti melayani bisnis seperti milik Anda.

Nextiva muncul sebagai penyedia UCaaS lengkap pilihan yang dirancang untuk perusahaan dengan banyak lokasi di AS. Platform komunikasi cloud-nya mengintegrasikan panggilan VoIP, konferensi video, perpesanan tim, aplikasi seluler, dan alat produktivitas ke dalam satu solusi yang mudah digunakan.

Fitur utama multi-situs mencakup transfer panggilan antar lokasi yang lancar, manajemen terpusat di semua kantor, integrasi CRM, dan harga per pengguna yang menyederhanakan penskalaan. Dengan pelatihan bawaan, dukungan 24/7, dan waktu aktif tingkat perusahaan, Nextiva menghadirkan sistem telepon VoIP yang siap menghadapi masa depan untuk bisnis multi-lokasi kecil, menengah, dan besar.

Kendalikan kebutuhan komunikasi Anda hari ini. Satukan seluruh organisasi Anda dengan Nextiva dan dapatkan peningkatan kolaborasi, mobilitas, dan penghematan biaya di seluruh lokasi Anda.