Panduan Pemula untuk Sistem Telepon Multisaluran & Pilihan Telepon Teratas

Jika perusahaan Anda berkembang pesat, kemungkinan Anda telah melampaui sistem telepon perusahaan Anda.
Ketidakmampuan untuk menangani banyak panggilan sekaligus membuat Anda kehilangan penjualan dan merusak pengalaman pelanggan. Sistem telepon multisaluran menyediakan fungsi penting seperti menahan panggilan dan banyak lagi.
Bagian terbaiknya adalah Anda tidak memerlukan jack telepon lagi atau mengubah nomor telepon Anda. Ada beberapa cara untuk menyiapkan sistem telepon bisnis untuk mendukung banyak saluran.
Panduan ini akan membantu Anda menemukan sistem telepon multiline yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

• Apa yang dimaksud dengan sistem telepon multisaluran?
• Bagaimana cara kerja sistem telepon multisaluran?
• Jenis telepon multisaluran
• Cara mengatur sistem telepon multi-saluran
• Fitur sistem telepon canggih
• Manfaat sistem telepon multisaluran

Apa yang dimaksud dengan sistem telepon multisaluran?

Sistem telepon multisaluran memungkinkan Anda menangani dua atau lebih panggilan secara bersamaan. Ini memungkinkan karyawan untuk menahan panggilan, menghubungi nomor internal atau eksternal, dan kembali ke saluran.
Telepon multisaluran berbeda dari telepon dengan satu saluran yang hanya dapat mempertahankan satu panggilan telepon dalam satu waktu. Demikian juga, mereka memiliki satu nomor telepon yang ditetapkan untuk mereka. Saat saluran sedang digunakan, penelepon akan diarahkan ke pesan suara atau sinyal sibuk.

Saat Anda merekrut karyawan baru dan meningkatkan basis pelanggan Anda, pendekatan lini tunggal menghambat pertumbuhan Anda.
Bisnis dapat mengatur sistem telepon multi-saluran dengan salah satu dari dua cara utama:

• Sistem telepon multisaluran lokal – Sistem telepon lokal yang sudah tua ini memerlukan peralatan telekomunikasi. Contohnya termasuk Private Branch Exchange (PBX) atau Key System Unit (KSU). Keduanya membutuhkan banyak keterampilan teknis untuk dikelola.
• Sistem telepon multi-saluran berbasis cloud – Sistem telepon modern ini ada di cloud untuk menyediakan saluran telepon tak terbatas untuk digunakan oleh telepon. Sistem telepon cloud tidak memerlukan pengguna berada di lokasi untuk mencapai nada panggil. Contohnya termasuk layanan telepon VoIP yang lebih baru dan beberapa IP PBX.

Pemilik bisnis jarang menyentuh sistem telepon tradisional setelah mereka menginstalnya. Sebagian besar, satu perangkat dengan banyak saluran dan nomor telepon memenuhi kebutuhan bisnis mereka.
Pada suatu waktu, sistem PBX terjangkau untuk diatur dan dipelihara. Seiring berkembangnya teknologi, teknisi yang memenuhi syarat menjadi langka. Perangkat keras dan bakat membuat ini cukup mahal untuk disimpan. Juga, mereka tidak memiliki fungsi vital untuk bekerja dari jarak jauh.
Sistem telepon multi-saluran berbasis cloud memanfaatkan teknologi Voice over Internet Protocol ( VoIP ). Sistem telepon yang lebih baru ini bekerja menggunakan koneksi internet daripada saluran terpisah. Sistem telepon ini lebih mampu dan hemat biaya untuk perusahaan dari semua ukuran.

Bagaimana cara kerja sistem telepon multisaluran?

Sistem telepon multisaluran menciptakan jaringan telepon internal dengan ekstensi terpisah. Fungsi ini memungkinkan operator menahan panggilan masuk dan melihat keberadaan ekstensi lain secara real-time.
Tradisional dan berbasis cloud adalah dua jenis sistem telepon yang mendukung banyak saluran telepon. Anda harus mengetahui perbedaan antara setiap jenis sistem telepon.

Sistem telepon multi-saluran tradisional

Sistem telepon multi-saluran analog hadir dalam dua rasa.
Yang pertama adalah di mana satu sambungan telepon rumah menyediakan fungsionalitas dua saluran menggunakan kabel yang ada. Anda akan menyambungkannya ke soket telepon dengan menggunakan kabel kuning dan hitam. Anda harus membayar saluran tambahan dari perusahaan telepon untuk menggunakannya. Handset analog dapat mengganti saluran dan menahan panggilan menggunakan tombol flash.
Tipe kedua adalah Private Branch Exchange — atau disingkat PBX . Ia menerima beberapa saluran telepon melalui sambungan telepon rumah dasar atau batang. Ini menyediakan fitur telepon seperti pesan suara, penerusan panggilan, dan speakerphone. Jika Anda harus menekan 9 untuk mencapai saluran luar, Anda memiliki PBX.
Penelepon akan menerima sinyal sibuk saat saluran masuk Anda sedang digunakan. Keterbatasan ini merupakan masalah penting bagi bisnis yang perlu berkembang.
Sistem telepon tradisional membutuhkan telepon meja yang dapat menerima banyak saluran. Ponsel ini menawarkan fitur seperti headset atau telepon nirkabel (DECT) kemampuan. Namun, popularitasnya terus menurun demi alternatifnya: VoIP.
Sistem telepon multisaluran yang berjalan di cloud menawarkan yang terbaik dari sistem VoIP dan PBX. Mari kita lihat di bawah tenda untuk melihat cara kerjanya.

Sistem telepon multi-saluran berbasis cloud

Penerus sistem telepon tradisional adalah sistem telepon awan. Mereka menawarkan kemampuan multi-line dengan skalabilitas tak terbatas. Plus, mereka menawarkan banyak fitur bisnis dalam permintaan yang disertakan.

Bagaimana ini mungkin?
Jenis sistem telepon multi-saluran ini menggunakan Voice over Internet Protocol. Lewati perusahaan telepon lokal sepenuhnya dengan VoIP. Sebagai penyedia VoIP bisnis yang andal , Nextiva menyediakan sistem telepon lengkap di cloud dengan waktu aktif yang mengesankan.
Sistem telepon cloud mengubah panggilan menjadi paket data. Ini mentransmisikan mereka ke pusat data terdekat. Dalam hitungan milidetik, telepon IP mengubah audio menjadi suara yang dapat Anda dengar. Penyedia VoIP menyediakan PBX virtual yang didedikasikan untuk pengguna kelas bisnis.
"Virtual" adalah perbedaan penting dalam hal sistem telepon multi-saluran.
Ekstensi telepon bukan saluran telepon fisik. Juga tidak ada jack telepon. Mereka adalah representasi logis untuk PBX cloud untuk mengantre panggilan atau menyediakan parkir panggilan. Anda dapat mengantri hingga 525 panggilan per baris. Itu banyak panggilan!
Selama Anda memiliki koneksi internet yang andal, Anda dapat memiliki saluran sebanyak yang Anda inginkan.

Jenis telepon multisaluran (dan kasus penggunaan)

Memilih telepon untuk perusahaan Anda tidak harus menjadi permainan kebetulan. Ada beberapa jenis telepon yang dapat digunakan dengan sistem telepon multisaluran Anda. Memiliki lebih banyak garis tidak selalu berarti lebih baik.
Kami telah memecah telepon berdasarkan jumlah saluran beserta contohnya.

Telepon 2 saluran

Sistem telepon dua saluran sangat ideal untuk usaha kecil yang memiliki volume panggilan yang dapat diprediksi.
Contoh kasus penggunaan perusahaan yang dapat menggunakan dua jalur meliputi:

• Solopreneur dengan satu baris untuk penjualan dan yang kedua untuk layanan.
• Kantor kecil dengan dua karyawan, sehingga mereka masing-masing memiliki satu baris.
• Pengecer kecil untuk menerima panggilan masuk dan satu saluran untuk manajemen.

Anda dapat menemukan telepon meja VoIP dua saluran dengan harga sekitar $80. Poly VVX 150 adalah pilihan tepat bagi mereka yang memiliki anggaran terbatas.

Telepon 4 saluran

Jika Anda menemukan bahwa karyawan perlu menunda panggilan, transfer hangat, telepon empat saluran sangat cocok.
Lihat contoh telepon empat saluran yang digunakan:

• Agensi kecil dengan perwakilan penjualan dan manajer akun untuk menjawab panggilan pelanggan yang masuk.
• Tim layanan pelanggan dengan perwakilan dukungan memanggil kembali pelanggan, vendor, dan karyawan.
• Resepsionis dengan kebutuhan untuk menjawab dan mentransfer beberapa panggilan masuk.

Harga untuk telepon empat baris mulai dari sekitar $ 160 per handset. Poly VVX 250 atau Cisco IP Phone 6851 adalah pilihan yang bagus untuk telepon VoIP tugas berat.

Telepon 6-12 saluran

Tingkat berikutnya dari telepon multi-saluran memberikan kinerja yang lebih baik daripada telepon VoIP yang lebih rendah. Mereka memiliki chipset yang lebih cepat, lebih banyak memori, dan bahkan lebih banyak penyesuaian daripada telepon standar. Pada tingkat ini, mereka menawarkan fitur-fitur canggih, seperti kehadiran garis dan tombol softkey.
Ini akan menjadi pilihan terbaik untuk kebutuhan bisnis ini:

• Asisten eksekutif yang menyaring dan perlu mengetahui status lini eksekutif mereka.
• Pengawas tim yang perlu memantau beberapa panggilan sekaligus.
• Eksekutif akun senior yang perlu memeriksa inventaris dan harga dengan manajemen.

Telepon meja di atas lima baris biasanya di atas $250. Telepon VoIP Nextiva X-885 yang hemat biaya mendukung 12 saluran hanya dengan $190.
Untuk fleksibilitas tertinggi, coba telepon VoIP Nextiva X-835. Berikut ulasan dari penggila sistem telepon bisnis Prince Rich:

Video: Ulasan Perangkat Nextiva X-835 oleh Rich Technology Group

Jumlah saluran telepon yang fleksibel

Tantangan memilih telepon dengan jumlah saluran telepon yang tersedia? Anda harus memahami kebutuhan komunikasi bisnis Anda dan mengantisipasi kebutuhan masa depan Anda.
Berapa pun jumlah saluran yang digunakan perusahaan Anda, selalu lebih baik memiliki telepon yang dapat menangani lebih banyak. Penting untuk menunjukkan bahwa ponsel ini hanya membutuhkan satu kabel, yang membuat pemasangan menjadi mudah.
Bagaimana jika Anda membutuhkan empat saluran telepon sepanjang tahun, tetapi hingga sepuluh saluran telepon selama musim sibuk?
Dengan sistem telepon tradisional, Anda tidak dapat menskalakan volume panggilan dengan cepat. Dan jika Anda merekrut secara agresif, Anda harus menambahkan lebih banyak saluran dan membeli handset baru.
Di sinilah VoIP yang dihosting masuk. Saat kebutuhan Anda berubah, Anda dapat menambahkan lebih banyak saluran telepon saat Anda membutuhkannya langsung dari dasbor admin Anda.
Alih-alih membeli handset baru, mereka dapat menggunakan aplikasi telepon bisnis di smartphone mereka. Bom, selesai!

Cara mengatur sistem telepon multi-saluran

Jika Anda menggunakan rute sistem telepon tradisional, Anda memerlukan perusahaan telepon untuk menginstal setiap saluran. Anda juga harus menyisihkan anggaran yang besar untuk PBX di lokasi dan teknisi untuk menyiapkan semuanya. Anda harus mengkonfigurasi telepon meja untuk berinteraksi dengan PBX Anda.
Sistem telepon multisaluran berbasis cloud adalah alternatif yang lebih sederhana. Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet, dan hanya membutuhkan waktu sekitar 20 menit.

Berikut adalah empat langkah untuk mengatur sistem telepon virtual Anda dengan banyak saluran:

1. Pilih layanan telepon bisnis. Pilih paket berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. Nextiva memiliki serangkaian paket telepon yang dikemas dengan fitur-fitur canggih. Anda juga dapat mencobanya secara gratis.
2. Tetapkan ekstensi telepon. Di portal admin Anda, Anda dapat mulai menambahkan ekstensi internal setiap anggota tim Anda. Hal ini membuat panggilan internal dan transfer panggilan menjadi mudah.
3. Rekam salam telepon Anda. Unggah salam khusus Anda atau rekam satu dari ponsel (atau komputer) Anda. Tinggalkan kesan pertama yang bertahan lama ketika orang-orang menelepon perusahaan Anda.
4. Mulai membuat dan menjawab panggilan: Jika Anda belum memiliki telepon VoIP, Anda tidak perlu menunggu telepon tiba. Mulailah dengan smartphone iOS atau Android Anda berkat aplikasi softphone .

Anda akan memiliki sistem telepon multisaluran dalam waktu kurang dari satu jam. Telepon VoIP dari Nextiva dilengkapi dengan semua pengaturan Anda, jadi Anda perlu mencolokkannya.

Fitur-fitur canggih dalam sistem telepon multi-saluran

Apa yang dapat Anda lakukan dengan sistem telepon multiline? Mereka menawarkan lebih dari beberapa ekstensi telepon. Beberapa fitur bervariasi antara PBX lokal dan sistem telepon cloud.
Mari selami fitur VoIP teratas yang ingin Anda miliki di sistem telepon multisaluran Anda.

1) Penjawab otomatis

Penjawab otomatis mengarahkan panggilan masuk ke orang atau tim yang tepat berdasarkan input keypad pemanggil Anda.
Menggunakan penjawab otomatis meningkatkan pengalaman pelanggan dengan mengurangi waktu tunggu. Anda juga akan menyampaikan citra bisnis profesional terlepas dari ukuran perusahaan Anda.
Hemat waktu Anda berkat skrip penjawab otomatis yang sudah jadi ini.

2) Panggilan tahan dan panggilan parkir

Penangguhan panggilan memungkinkan Anda menjeda panggilan sehingga Anda dapat berbicara dengan rekan kerja atau menjawab panggilan lain. Parkir panggilan serupa, tetapi dengan manfaat ekstra yang memungkinkan orang lain mengambil panggilan yang telah Anda tunda.
Menahan dan memarkir panggilan memberi Anda manfaat menyelesaikan setiap panggilan pelanggan. Selain itu, musik yang ditahan melibatkan penelepon dan mengumumkan pesan khusus seperti opsi pembayaran.

3) Analisis panggilan

Mengukur volume panggilan dan mengaitkannya dengan aktivitas bisnis membantu Anda menskalakan organisasi Anda. Layanan telepon internet kelas bisnis Nextiva menampilkan data panggilan real-time dan analisis bisnis.
Sepintas, supervisor dapat melihat laporan dan membuat dasbor khusus agar kepemimpinan dan staf dapat bekerja sebaik mungkin.

4) Penerusan panggilan

Fitur penerusan panggilan memungkinkan Anda mentransfer panggilan ke nomor telepon atau perangkat apa pun. Tergantung pada penyedia Anda, Anda mungkin juga merutekan panggilan ke pesan suara, telepon meja, atau ponsel Anda.
Penerusan panggilan membantu Anda tetap beroperasi, termasuk saat Anda berada di luar kantor. Anda dapat menghilangkan panggilan tak terjawab dan peluang bisnis tak terjawab.

5) Perutean panggilan

Perutean panggilan adalah fitur VoIP yang mengarahkan panggilan masuk ke siapa pun berdasarkan kriteria yang Anda tetapkan. Logika ini mencakup waktu, ID penelepon, dan pilihan penjawab otomatis.
Anda dapat mengarahkan panggilan ke tim Anda menggunakan salah satu kebijakan berikut:

• Round-robin: panggilan didistribusikan dengan cara yang sama di seluruh tim
• Reguler: panggilan dijawab dalam urutan kronologis
• Seragam: panggilan ke agen yang paling lama tersedia
• Serentak: semua telepon berdering, dan agen yang menjawabnya terlebih dahulu menerima panggilan
• Tertimbang: Anda menetapkan rasio panggilan untuk dialihkan ke setiap agen

6) Pesan suara bisnis

Jika Anda tidak menjawab panggilan Anda tepat waktu, izinkan penelepon Anda untuk meninggalkan pesan suara. Ini berarti Anda tidak akan kehilangan prospek potensial atau kesempatan untuk menyenangkan pelanggan. Jika tidak, mereka mungkin beralih ke pesaing Anda.
Pesan suara bisnis juga dapat mengirim transkrip pesan suara ke email atau pesan teks Anda. Pantau terus pesan suara Anda sehingga Anda dapat menindaklanjutinya tepat waktu.

7) Layar muncul

Layar pop menunjukkan info real-time tentang penelepon saat telepon berdering. Call Pop Nextiva memunculkan data seperti sentimen pelanggan dan interaksi sebelumnya. Ini terintegrasi dengan CRM Anda membawa pengalaman pelanggan Anda ke tingkat berikutnya.

8) Nomor bebas pulsa

Nomor bisnis bebas pulsa membantu Anda mendapatkan kehadiran nasional. Nomor bebas pulsa menampilkan kode area 800/888/866 yang tidak membebankan biaya kepada penelepon rumah.
Bangun kepercayaan dengan audiens Anda dan lacak panggilan masuk di seluruh kampanye pemasaran. Anda juga bisa mendapatkan nomor bebas pulsa seperti 1-800-CONTACTS dan membangun merek yang lebih kuat.

9) Konferensi audio

Gunakan panggilan konferensi untuk menyelenggarakan rapat menggunakan telepon Anda atau koneksi internet. Panggilan konferensi adalah pokok untuk setiap sistem telepon modern, tetapi biasanya merupakan tambahan untuk pengaturan telepon rumah.
Panggilan konferensi menyatukan peserta tanpa PBX yang mahal atau layanan pihak ketiga. Anda dapat menikmati pertemuan produktif dengan kolega, mitra, atau pelanggan. Solusi VoIP berbasis cloud berarti peserta juga mengalami kualitas panggilan HD.

10) Rekaman panggilan

Merekam panggilan telepon meningkatkan akuntabilitas dan peluang pelatihan dengan tim Anda. Ini menggali wawasan yang kuat tentang prospek Anda dan pengalaman pelanggan Anda.
Diadaptasi dari pusat panggilan volume tinggi, perekaman panggilan VoIP tidak memerlukan kaset atau peralatan apa pun. Sesuaikan fitur ini untuk merekam semua panggilan, pengguna tertentu, atau sesuai permintaan.

Manfaat sistem telepon multisaluran

Apakah Anda masih perlu meyakinkan tentang keunggulan sistem telepon multi-saluran? Berikut adalah beberapa keuntungan untuk dipertimbangkan.

Biaya lebih rendah

Turun ke rute sistem telepon cloud adalah cara terbaik untuk menyediakan banyak saluran telepon ke tim Anda.
Sebuah sistem telepon darat berdasarkan Plain Old Telephone System (POTS) biaya rata-rata $50 per baris. Paket panggilan itu biasanya hanya untuk panggilan lokal. Ini juga tidak memiliki fitur telepon bisnis yang digunakan perusahaan saat ini.
Bukan rahasia lagi bahwa bisnis telah pindah dari AT&T, Verizon, CenturyLink, dan Frontier untuk cloud. Mereka menghemat hingga 65% dari biaya komunikasi mereka.
Sistem telepon bertenaga VoIP berharga kurang dari $20 per saluran setiap bulannya. Anda juga tidak akan membayar untuk instalasi, server PBX, atau biaya tol, berkat panggilan tak terbatas .

Keandalan

Sistem telepon Anda harus dapat diandalkan dan aman. Sistem telepon lokal membuat Anda rentan terhadap pemadaman listrik atau jaringan.
Sistem telepon VoIP mengandalkan beberapa pusat data untuk redundansi. Bisnis Anda bekerja tanpa gangguan, apa pun yang terjadi pada infrastruktur telepon.
Selain itu, penyedia layanan teratas mematuhi standar, termasuk PCI, SOC 2, dan HIPAA . Fokus pada pelanggan Anda daripada mengkhawatirkan audit keamanan. Hore!

Fleksibilitas

Misalkan Anda merekrut dari jarak jauh, membuka kantor baru, atau beralih ke tenaga kerja hibrida. Dalam hal ini, Anda memerlukan sistem telepon yang memungkinkan karyawan bekerja dari mana saja.
Sistem telepon multi-saluran tradisional membatasi mereka ke kantor. Itu membuat komunikasi menjadi sulit ketika mereka bekerja dari jarak jauh .
Sistem telepon berbasis cloud memberi Anda fleksibilitas untuk melengkapi tim Anda dengan alat yang mereka butuhkan. Mereka dapat menyelesaikan pekerjaan dari kenyamanan ponsel dan koneksi internet.

Skalabilitas

Jika perusahaan Anda sedang berkembang dan Anda tidak ingin teknologi menghalangi, sistem VoIP cloud adalah pilihan terbaik Anda. Ini memungkinkan Anda menambahkan saluran telepon dengan mudah. Bahkan menambahkan lebih banyak lokasi ke sistem telepon yang sama dapat dilakukan tanpa keahlian teknis apa pun.
Saat Anda mengalami lonjakan permintaan atau peningkatan jumlah karyawan, layanan telepon tidak akan menahan Anda. Cari panggilan antrian untuk cara lain untuk skala tim layanan pelanggan Anda.
Penyedia telepon cloud seperti Nextiva membanggakan uptime dan ketersediaan 99,999% yang mengesankan.

Kenyamanan

Sistem telepon multisaluran menyederhanakan hidup Anda dan karyawan Anda. Mereka menjadi lebih produktif dan dapat mendorong perusahaan maju.
Berkat fitur seperti penjawab otomatis dan nomor bebas pulsa, Anda akan mendapatkan kepercayaan di antara pelanggan Anda. Jika Anda perlu menyiapkan pusat panggilan masuk , Anda dapat melakukannya dalam waktu kurang dari sehari.
Lewatlah sudah hari-hari perusahaan telepon Anda meninggalkan Anda terdampar. Jika Anda membutuhkan bantuan, hubungi kami 24/7.

Rasakan sistem telepon bisnis terbaik

Saat memilih sistem telepon bisnis, pikirkan kebutuhan Anda hari ini dan beberapa tahun dari sekarang. Apa cara ideal Anda ingin berinteraksi dengan pelanggan? Platform komunikasi Anda dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan Anda.
Sistem telepon multisaluran lokal dapat membatasi potensi Anda. Ini menahan Anda dengan meningkatkan biaya dan menyangkal tim Anda fungsionalitas lanjutan yang mereka butuhkan.
Sistem telepon berbasis cloud adalah standar emas untuk perusahaan rintisan, menengah, dan perusahaan. US News menyebut Nextiva sebagai layanan telepon bisnis terbaik secara nasional pada tahun 2020 dan 2021.
Nextiva menyediakan sistem telepon multi-saluran lengkap dengan biaya kurang dari setengah biaya sambungan telepon rumah. Dapatkan semuanya mulai dari $18,95/bulan dan Anda tidak akan menoleh ke belakang.