Melampaui Excel atau Catatan: Tip Penting untuk Memperlancar Operasi UKM

Saat Anda memulai bisnis, Anda hanya memiliki segelintir pelanggan. Masuk akal untuk menyimpan dan mengelola rinciannya dalam spreadsheet Excel .

Namun seiring pertumbuhan perusahaan Anda, begitu pula basis pelanggan Anda. Saat ini, Anda atau perwakilan penjualan Anda harus menelusuri ratusan (jika tidak ribuan) baris dalam spreadsheet untuk menemukan detail klien yang diperlukan.

Jika UKM Anda sedang bergulat dengan tantangan ini, Anda tidak sendirian. Undang-undang baru-baru ini ! Laporan Survei CRM mengungkapkan bahwa 39 persen pemilik UKM menggunakan spreadsheet untuk mengelola informasi pelanggan.

Namun, dengan transformasi digital yang menjadi norma bagi bisnis di semua industri, catatan dan spreadsheet tidak lagi cocok untuk mengelola hubungan pelanggan dan memenuhi kebutuhan bisnis Anda . Inilah alasan Anda perlu menggantinya dengan solusi CRM yang dapat diskalakan—dan apa yang harus dipertimbangkan saat Anda berhenti menggunakan Excel sebagai CRM.

Alasan berhenti menggunakan catatan dan Excel untuk mengelola data pelanggan

Hal pertama yang pertama— Spreadsheet Excel sangat bagus dalam menyimpan kumpulan data dari berbagai sumber seperti Quickbooks dan LinkedIn , menjalankan perhitungan cepat, dan membuat bagan dan grafik. Demikian pula, aplikasi pencatatan dapat membantu Anda dengan cepat mencatat hal-hal penting yang dapat diambil dari interaksi klien .

Namun jika menyangkut manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang efektif, kemampuan ini saja tidak cukup. Berikut adalah beberapa kelemahan umum menggunakan Excel sebagai sistem CRM:

Masalah kontrol versi

Bayangkan ini: Anda berbagi spreadsheet dengan data pelanggan dengan tim penjualan Anda. Setiap anggota tim mengunduh file di komputer mereka dan memperbarui detail yang relevan setelah berbicara dengan klien. Tidak akan lama lagi Anda harus berurusan dengan data duplikat atau tidak akurat, yang menyebabkan komunikasi tidak konsisten.

Kurangnya aksesibilitas

Spreadsheet tidak terlalu ramah seluler. Hal ini menyulitkan perwakilan penjualan untuk mengakses dan memperbarui data pelanggan saat mereka sedang bepergian, dan hal ini dapat memengaruhi hasil pertemuan klien secara langsung.

Perhatian pada keamanan

Selain melindungi spreadsheet data pelanggan Anda dengan kata sandi, Microsoft Excel tidak menawarkan fitur keamanan yang kuat. Anda tidak dapat berbuat banyak untuk mencegah akses tidak sah ke data sensitif . Lebih buruk lagi, jika seorang karyawan mengunduh file tersebut ke komputernya dan meninggalkan perusahaan Anda, mereka dapat terus menggunakan data pelanggan Anda .

Kemampuan analitik terbatas

Catatan dan spreadsheet dapat mengemas banyak sekali data berguna tentang perilaku pelanggan, riwayat pembelian, permintaan layanan, dan banyak lagi. Namun, mereka tidak memiliki fitur analitik canggih untuk mengubah data yang tersedia menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

Tantangan skalabilitas

Seiring bertambahnya basis pelanggan Anda, mengelola data pelanggan di spreadsheet akan menjadi mimpi buruk. Bayangkan menelusuri baris tanpa akhir untuk mencari tahu kapan calon pelanggan terakhir dihubungi. Atau mengirimkan SMS tindak lanjut ke nomor telepon yang salah karena perwakilan penjualan lupa memperbarui detailnya. Inefisiensi semacam itu dapat mengakibatkan prospek keluar dari saluran.

Mengapa perangkat lunak CRM lebih baik daripada spreadsheet

Tahukah Anda bahwa lebih dari seperempat UKM yang mulai menggunakan perangkat lunak CRM mengalami peningkatan pendapatan dan pertumbuhan perusahaan yang signifikan? Namun peningkatan pendapatan bukan satu-satunya alasan mengapa Anda harus menggunakan perangkat lunak CRM dibandingkan Excel . Ada banyak alasan mengapa Anda harus menggunakan CRM daripada Excel .

Peningkatan manajemen data pelanggan

Platform CRM seperti Act! CRM menawarkan dasbor terpusat untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola informasi pelanggan. Hal ini menciptakan satu sumber kebenaran, dan karyawan di berbagai departemen dapat memanfaatkan berbagi file dan merujuknya sebelum berinteraksi dengan klien. Jika mereka mengedit informasi apa pun, perubahannya akan terlihat secara real-time . Hal ini memberi setiap orang pandangan terpadu dan terkini tentang setiap klien, sehingga meningkatkan pengalaman pengguna . Hal ini juga mempercepat pengambilan keputusan dan menyederhanakan proses bisnis .

Bertindak! bahkan menyediakan filter pencarian lanjutan untuk membantu karyawan menemukan informasi yang diperlukan dengan cepat. Hal ini memfasilitasi interaksi pelanggan yang lancar dan pada akhirnya meningkatkan pengalaman pembelian.

Selain itu, solusi CRM dengan layanan cloud memungkinkan beberapa anggota tim mengakses dan bekerja dengan data klien secara bersamaan, di mana pun lokasi mereka. Hal ini menjadikannya sangat cocok untuk tim hibrid atau jarak jauh dibandingkan dengan tim lokal .

Wawasan yang lebih mendalam tentang siklus hidup pelanggan

Dengan solusi CRM, pengetahuan Anda tentang pelanggan tidak terbatas pada beberapa bidang seperti nama, nomor telepon, dan tanggal pembelian terakhir. Sebaliknya, platform seperti Act! memungkinkan Anda memetakan seluruh perjalanan calon pelanggan dan membantu Anda memahami posisi mereka dalam saluran penjualan.

Dengan wawasan ini, Anda dapat menyesuaikan upaya pemasaran dan penjualan untuk setiap prospek alih-alih mengikuti pendekatan cookiecutter. Anda juga dapat memantau bagaimana prospek yang berbeda bergerak melalui saluran penjualan dan mengidentifikasi titik-titik gesekan yang membuat prospek menjauh.

Peningkatan efisiensi dengan alur kerja otomatis

Sistem CRM modern hadir dengan spektrum kemampuan otomatisasi yang luas . Misalnya, Bertindak! memungkinkan Anda mengatur pengingat dan peringatan otomatis. Anda bahkan dapat menetapkan tugas tertentu kepada perwakilan penjualan dan membiarkan perangkat lunak memberi tahu mereka secara otomatis. Fitur-fitur ini berguna untuk memastikan tindak lanjut yang tepat waktu dan memaksimalkan konversi .

Selain itu, Bertindak! memungkinkan Anda mengonfigurasi alur kerja otomatis yang dipicu berdasarkan tindakan klien tertentu. Misalnya, Anda dapat menyiapkan email selamat datang yang dikirim secara otomatis saat prospek baru memasuki saluran Anda. Demikian pula, ketika pelanggan menyelesaikan pembelian pertamanya, Anda dapat mengirimkan survei email.

Alur kerja otomatis seperti itu menghilangkan kebutuhan akan tindak lanjut manual dan membantu menyederhanakan operasional . Dukungan pelanggan dan tim penjualan dapat fokus pada tugas yang lebih penting, seperti meningkatkan retensi dan tingkat konversi.

Analisis dan pelaporan tingkat lanjut

Solusi CRM mutakhir tidak hanya menyimpan informasi pelanggan. Ini membantu Anda menganalisis data yang tersedia dan melacak metrik penting, seperti biaya akuisisi pelanggan (CAC), nilai seumur hidup pelanggan (CLV), dan skor kepuasan pelanggan (CSAT).

Dengan metrik ini di ujung jari mereka, tim pemasaran dan penjualan dapat membuat keputusan yang lebih tepat. Selain itu, Anda dapat mengubah wawasan ini menjadi laporan bermakna yang berguna untuk menghasilkan proyeksi pendapatan.

Akses saat bepergian

Banyak platform CRM, termasuk Act!, menawarkan aplikasi seluler yang memudahkan karyawan mengakses data dan wawasan pelanggan di mana pun mereka berada.

Aplikasi Seluler Act! (Android dan iOS ) memberi perwakilan penjualan wawasan berkendara dan tujuan. Mereka juga dapat memperbarui informasi pelanggan di aplikasi, memastikan anggota tim lainnya memiliki pemahaman yang sama. Pemberitahuan juga dapat disesuaikan untuk meningkatkan produktivitas perwakilan penjualan dan membangun tim berkinerja tinggi .

Keuntungan tambahan

Platform CRM menawarkan beberapa manfaat lain, sering kali termasuk otomatisasi dan personalisasi pemasaran terintegrasi bersama dengan perpustakaan templat email serta berbagai integrasi dengan alat pihak ketiga. Bertindak! bahkan menggunakan langkah-langkah keamanan yang kuat, seperti enkripsi dan otentikasi multi-faktor , untuk perlindungan data pelanggan .

Beralih dari spreadsheet ke CRM: Pertimbangan utama

Meskipun perangkat lunak CRM menawarkan beberapa manfaat, penting untuk menemukan perangkat lunak yang tepat untuk bisnis kecil Anda . Tidak semua platform CRM diciptakan sama, dan solusi yang salah dapat menambah lebih banyak hambatan daripada penyelesaiannya.

Berikut adalah beberapa tips untuk mengidentifikasi platform CRM yang tepat untuk optimalisasi proses dan pertumbuhan bisnis Anda tanpa hambatan.

Uraikan kebutuhan dan anggaran Anda

Platform CRM menawarkan beragam fitur, mulai dari alur kerja otomatis dan pintasan hingga data hingga manajemen dan pelaporan saluran pipa. Namun, bisnis Anda mungkin tidak memerlukan semua fitur yang ditawarkan. Nilai kebutuhan unik Anda dan buat daftar hal yang harus dimiliki. Kemudian, tentukan anggaran yang realistis berdasarkan kebutuhan Anda dan cari CRM dengan harga dalam kisaran tersebut.

Periksa kompatibilitasnya

Apa pun platform CRM yang Anda pilih, pastikan platform tersebut kompatibel dengan tumpukan teknologi yang ada. Cari integrasi dengan alat yang umum digunakan, seperti Google Workspace , Microsoft 365, Shopify, aplikasi kalender, dan lainnya. Periksa juga apakah itu dapat berfungsi pada sistem operasi Anda seperti Windows atau macOS .

Pertimbangkan kurva pembelajaran

Menemukan solusi CRM yang penuh fitur hanyalah setengah dari perjuangan Anda. Anda juga harus memastikan karyawan Anda menggunakannya secara maksimal. Oleh karena itu, penting untuk mengevaluasi keterampilan teknis mereka saat ini dan menentukan apakah mereka dapat menggunakan perangkat lunak CRM baru. Anda mungkin juga harus menerapkan program pelatihan untuk memastikan peralihan yang lancar dari spreadsheet ke CRM.

Tingkatkan permainan CRM Anda dengan Act!

Menyimpan data pelanggan dalam spreadsheet hanya akan membawa kemajuan bagi bisnis kecil Anda sejauh ini. Jika Anda ingin membangun hubungan pelanggan yang langgeng dan meroketkan pertumbuhan perusahaan, gunakan solusi ampuh seperti Act! tidak bisa dinegosiasikan. Dengan fitur-fitur canggih seperti alur kerja dan pelaporan otomatis , Anda dapat memelihara prospek dengan lebih efektif dan meningkatkan penjualan Anda.

Mulai uji coba gratis 14 hari Anda untuk merasakan Act! dan memahami bagaimana hal ini dapat mendorong upaya pemasaran dan penjualan Anda.