Cara Mengelola Risiko: Panduan untuk Manajer Proyek

Diterbitkan: 2022-05-07

Lima tips efektif bagi manajer proyek untuk mengurangi risiko dan memiliki tingkat keberhasilan yang lebih tinggi.

Sebagai manajer proyek, apa yang pertama kali terlintas di benak Anda ketika membaca “risiko manajemen proyek”?

Jika Anda bertujuan untuk membuat proyek Anda bebas dari kesalahan, frase "risiko manajemen proyek" mungkin tampak mengkhawatirkan. Risiko datang dalam berbagai bentuk dan ukuran, tetapi itu tidak berarti Anda tidak dapat berbuat apa-apa. Risiko bisa menjadi peluang untuk dikejar atau ancaman untuk dihindari—semuanya tergantung pada bagaimana Anda mengambilnya.

Mengelola risiko sangat penting untuk keberhasilan proyek Anda. Tapi bagaimana Anda mengelola risiko dengan benar? Di mana Anda mulai? Bagaimana Anda memastikan proyek Anda tidak rusak?

Untuk membantu Anda, kami menjawab semua pertanyaan ini di blog ini. Kami juga membagikan kiat praktis untuk mengelola risiko dengan benar dan efisien sehingga proyek Anda tidak keluar jalur.

Bagaimana risiko memengaruhi keberhasilan proyek?

Istilah "risiko" umumnya digunakan dalam banyak aspek kehidupan. Ketika datang ke manajemen proyek, risiko didefinisikan sebagai hambatan atau peristiwa yang tidak diinginkan yang mempengaruhi tujuan proyek. Itu bisa apa saja, dari penundaan dalam menyelesaikan tugas hingga peningkatan biaya.

Risiko berdampak pada keberhasilan proyek secara keseluruhan dalam banyak hal:

Mereka meningkatkan kemungkinan terjadi kesalahan dan berdampak buruk pada hasil proyek.
Mereka menyebabkan keterlambatan penyelesaian proyek atau, lebih buruk lagi, pembatalan total.
Mereka menyebabkan peningkatan biaya, yang merugikan proyek bottom line.

Singkatnya, risiko berpotensi berdampak negatif terhadap keberhasilan proyek; oleh karena itu, mereka harus diperlakukan seperti itu. Untuk alasan itu, kemampuan untuk mengelola risiko proyek dianggap sebagai keterampilan penting ketika mempekerjakan manajer proyek.

Sesuai survei Kecerdasan Emosional Capterra di Tempat Kerja tahun 2021, 52% manajer proyek mengakui bahwa kemampuan untuk mengelola risiko proyek adalah bagian penting dari kinerja pekerjaan mereka dan termasuk dalam tinjauan tahunan mereka. (Lihat metodologi survei di sini.)

Risiko sangat mempengaruhi aspek proyek berikut ini:

Ruang Lingkup: Risiko menyebabkan perubahan pada ruang lingkup proyek, berdampak pada waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
Jadwal: Risiko penundaan jadwal proyek, berdampak pada tanggal penyelesaian dan biaya keseluruhan proyek.
Biaya: Risiko meningkatkan biaya yang terkait dengan proyek, menghambat anggaran proyek secara keseluruhan.
Kualitas: Risiko berdampak pada kualitas hasil proyek, menghambat reputasi proyek.

1. Jadikan identifikasi risiko sebagai aktivitas tim

Dalam hal manajemen risiko proyek, salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan adalah menjadikan identifikasi risiko sebagai aktivitas tim. Dengan melibatkan seluruh tim Anda, kemungkinan besar Anda akan mengidentifikasi potensi risiko yang terkait dengan proyek Anda.

Juga, dengan melibatkan tim Anda dalam proses identifikasi risiko, Anda akan mendapatkan dukungan dari mereka untuk menerapkan strategi manajemen risiko. Inilah cara Anda dapat menjadikan identifikasi risiko proyek sebagai aktivitas tim:

Mintalah semua orang menyumbangkan ide mereka selama rapat: Ini akan memungkinkan tim Anda untuk melakukan brainstorming skenario risiko yang berbeda dan mengusulkan solusi yang mungkin. Selama sesi brainstorming ini, mintalah anggota tim untuk juga melaporkan risiko yang mereka hadapi di luar rapat tim, selama operasi bisnis sehari-hari.
Pastikan semua orang memahami proses manajemen risiko: Ini akan membantu memastikan semua anggota tim Anda memiliki pemahaman yang sama mengenai cara mengelola risiko.

Kiat untuk menjadikan identifikasi risiko sebagai aktivitas tim yang lebih efektif

Kiat-kiat ini dapat membantu tim Anda mengidentifikasi dan mengatasi semua potensi risiko, membantu menghindari masalah dan penundaan:

Diskusikan risiko dengan semua anggota tim, dan dapatkan konsensus tentang mana yang paling penting untuk ditangani.
Jadilah realistik. Jangan mencoba mengidentifikasi risiko yang tidak mungkin terjadi atau yang tidak dapat Anda lakukan apa-apa.
Luangkan waktu Anda untuk penilaian risiko. Jangan terburu-buru melalui proses, karena itu dapat menyebabkan hasil yang tidak akurat.
Gunakan berbagai metode identifikasi risiko, karena dapat membantu memastikan semua potensi risiko diidentifikasi.
Tindak lanjuti secara teratur untuk memastikan risiko dikelola secara efektif.

Setelah Anda mengidentifikasi risiko, bekerja dengan tim Anda untuk mengembangkan strategi untuk mengurangi atau menghindarinya. Ini mungkin melibatkan pengembangan rencana kontinjensi, memodifikasi jadwal proyek, atau bahkan membuat perubahan pada anggaran proyek.

Kiat profesional:

Karena perangkat lunak manajemen risiko terintegrasi (IRM) membantu mengidentifikasi dan melacak risiko yang terkait dengan jadwal proyek, anggaran, sumber daya, dan kualitas, manajer proyek dan tim mereka dapat memanfaatkan perangkat lunak untuk dengan mudah mendeteksi dan mengelola potensi risiko secara real time.

2. Tentukan toleransi risiko Anda

Toleransi risiko adalah jumlah risiko yang bersedia diterima oleh manajer proyek untuk mencapai tujuan proyek. Ini mengacu pada tingkat ketidakpastian yang dapat diterima dan jumlah potensi kerugian yang dapat ditoleransi.

Salah satu cara untuk menentukan toleransi risiko adalah dengan menggunakan fitur manajemen risiko dari perangkat lunak manajemen proyek Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk memasukkan semua risiko yang terkait dengan proyek Anda dan kemudian mengidentifikasi probabilitas masing-masing. Anda dapat menggunakan hasilnya untuk membuat rencana respons risiko.

Misalnya, jika risiko tidak mungkin terjadi tetapi akan berdampak parah pada suatu proyek, Anda mungkin ingin mengambil tindakan untuk menghindarinya. Di sisi lain, jika risiko lebih mungkin terjadi tetapi hanya berdampak kecil, Anda dapat memutuskan untuk menerimanya.

Survei Pengguna Manajemen Proyek Capterra tahun 2021 menemukan bahwa 43% manajer proyek memiliki fitur manajemen risiko dalam perangkat lunak manajemen proyek mereka, dan mereka menggunakannya secara proaktif. (Lihat metodologi survei di sini.)

Pertimbangkan faktor-faktor ini saat menentukan toleransi risiko proyek Anda:

Pentingnya tujuan proyek
Dampak potensi risiko pada tujuan proyek
Kemungkinan terjadinya risiko
Kemampuan tim Anda untuk menangani potensi risiko

3. Putuskan risiko mana yang akan dikelola

Tidak semua risiko proyek dapat atau harus dikelola. Anda perlu mempertimbangkan potensi manfaat dan biaya pengelolaan risiko terhadap potensi manfaat dan biaya tidak mengelolanya. Setelah Anda mengidentifikasi dan menilai risiko, putuskan mana yang akan diambil tindakan berdasarkan toleransi risiko Anda dan sumber daya yang tersedia untuk Anda.

Anda dapat memutuskan untuk mengelola semua risiko yang teridentifikasi atau hanya beberapa di antaranya. Misalnya, jika Anda memiliki toleransi yang rendah, Anda dapat memilih untuk menangani hanya risiko yang paling serius—yaitu, risiko yang menimbulkan ancaman signifikan terhadap tujuan proyek Anda. Apa pun risiko yang Anda pilih untuk dikelola, pastikan Anda memiliki rencana mitigasi risiko yang tepat untuk mengatasinya.

Pertimbangkan faktor-faktor ini ketika memutuskan risiko mana yang harus dikelola:

Tingkat keparahan dampak: Jika risiko cenderung berdampak parah pada proyek Anda, Anda harus memprioritaskannya.
Kemungkinan terjadinya: Jika risiko sangat mungkin terjadi, Anda harus mengambil tindakan untuk mengurangi atau menghindarinya.
Sumber daya yang tersedia: Jika Anda memiliki sumber daya yang terbatas, adalah bijaksana untuk menghabiskan waktu dan uang Anda pada risiko yang paling parah terlebih dahulu.
Toleransi risiko: Beberapa risiko lebih dapat diterima daripada yang lain. Keputusan Anda tentang risiko mana yang harus diprioritaskan didasarkan pada toleransi risiko Anda.

4. Kembangkan rencana untuk mengurangi risiko

Setelah Anda memutuskan risiko mana yang akan dikelola, Anda perlu mengembangkan rencana tindakan untuk menghindari atau menangani risiko tersebut serta menetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas dalam rencana tersebut. Rencana tersebut harus disesuaikan dengan risiko spesifik yang Anda hadapi dan sumber daya yang tersedia untuk Anda.

Selain itu, rencana Anda kemungkinan akan melibatkan kombinasi strategi—mengembangkan rencana darurat, memodifikasi jadwal proyek, dan membuat perubahan pada anggaran proyek. Anda juga perlu menetapkan proses untuk memantau dan memperbarui rencana seiring kemajuan proyek Anda.

Pertimbangkan faktor-faktor ini ketika membuat rencana untuk menghindari atau mengatasi risiko:

Siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas? Sangat penting untuk mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas sehingga semua orang tahu apa yang harus mereka lakukan.
Apa yang harus dilakukan? Pastikan setiap tugas didefinisikan dengan jelas sehingga tidak ada kebingungan tentang apa yang perlu dilakukan.
Kapan itu perlu dilakukan? Pastikan setiap tugas memiliki tenggat waktu sehingga selesai tepat waktu.
Bagaimana itu akan dilakukan? Pastikan setiap tugas ditujukan kepada anggota tim yang memiliki keterampilan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Kunci untuk membuat rencana manajemen risiko yang solid adalah memanfaatkan perangkat lunak manajemen proyek yang tepat dengan fungsionalitas perencanaan proyek. Perangkat lunak ini membantu mengidentifikasi potensi risiko sejak dini, mengembangkan strategi yang diperlukan, dan mengurangi ancaman untuk mencegah kegagalan proyek.

5. Lacak risiko sepanjang siklus hidup proyek

Setelah Anda mengembangkan rencana mitigasi risiko, Anda harus melacaknya sepanjang siklus hidup proyek. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi risiko baru yang muncul serta menentukan apakah risiko yang ada menjadi lebih buruk atau lebih baik.

Melacak risiko termasuk memantaunya untuk perubahan tingkat keparahan atau kemungkinan serta melacak kemajuan upaya mitigasi dan penghindaran Anda. Anda dapat melakukan ini dengan menggunakan berbagai alat dan teknik seperti membuat daftar risiko atau mengadakan rapat risiko secara berkala.

Kami berbicara dengan Eric McGee, seorang insinyur jaringan senior di TRG Datacenters yang mengelola semua proyek yang berhubungan dengan rekayasa jaringan dan sistem, tentang pentingnya memiliki daftar risiko dan bagaimana dia menggunakannya untuk meningkatkan pemantauan dan penilaian risiko.

Eric memberi tahu kami pendekatannya untuk mengelola risiko proyek adalah dengan membuat daftar risiko di mana dia dan timnya menuliskan semua potensi bahaya proyek. Karena daftar risiko sering disajikan dalam bentuk bagan, dengan setiap risiko diperinci dan tingkat prioritas, dampak potensial, dan tindakan mitigasi yang disarankan ditampilkan dengan jelas, pengelolaan risiko menjadi mudah.

“Memasukkan informasi kualitatif dan kuantitatif dalam daftar risiko membuat penilaian dan visualisasi risiko menjadi lebih komprehensif.”

Eric McGee

Insinyur Jaringan Senior di Pusat Data TRG

Pertimbangkan faktor-faktor ini saat melacak risiko di seluruh siklus hidup proyek:

Apa yang perlu dilacak? Pastikan Anda melacak informasi yang benar untuk mengidentifikasi risiko baru atau potensial.
Siapa yang akan melacaknya? Menugaskan seseorang untuk melacak risiko sehingga mereka dipantau dan ditangani tepat waktu.
Kapan Anda harus melacaknya? Lacak risiko di sepanjang siklus hidup proyek sehingga Anda dapat mengidentifikasi risiko baru atau potensial saat muncul.
Bagaimana Anda harus melacaknya? Tentukan proses pelacakan sehingga semua orang tahu apa yang perlu dilakukan.

Buat sistem untuk melaporkan risiko baru saat muncul, dan komunikasikan kepada semua pemangku kepentingan proyek secara teratur. Lakukan tinjauan risiko secara teratur, perbarui daftar risiko yang sesuai, dan tetapkan tindakan mitigasi jika diperlukan. Juga, lakukan tinjauan pasca proyek untuk belajar dari risiko apa pun yang muncul selama proyek.

Kiat bonus: Manfaatkan risiko

Beberapa risiko, jika dikelola dengan benar, sebenarnya dapat menguntungkan proyek Anda. Ini dikenal sebagai "peluang." Peluang adalah risiko positif yang, jika dikelola dengan benar, dapat menghasilkan hasil yang lebih baik untuk proyek tersebut.

Misalnya, peluncuran produk baru mungkin menghadirkan banyak risiko, tetapi juga menawarkan peluang untuk mendapatkan pangsa pasar. Jika Anda mengelola peluncuran dengan baik, perusahaan Anda dapat memanfaatkan peluang dan meningkatkan posisinya di pasar.

Gunakan manajemen risiko untuk memastikan keberhasilan proyek

Semua proyek memiliki beberapa risiko yang melekat, tetapi menggunakan tip yang disebutkan di atas akan membantu Anda mengembangkan strategi yang baik untuk mengelola risiko tersebut.

Anda dapat meningkatkan peluang keberhasilan proyek dengan mengidentifikasi risiko sejak dini, menentukan toleransi risiko Anda, memutuskan risiko mana yang perlu dikelola, menyusun rencana untuk mencegah dan menanganinya, dan memantaunya sepanjang siklus hidup proyek.

Setelah proyek selesai, jangan lupa untuk mengevaluasi efektivitas upaya manajemen risiko Anda. Ini akan membantu Anda belajar dari pengalaman Anda dan membuat perbaikan untuk proyek masa depan.

Mencari perangkat lunak manajemen risiko? Lihat daftar solusi perangkat lunak manajemen risiko terbaik dari Capterra. Juga, tonton video ini untuk memahami pro dan kontra menggunakan perangkat lunak manajemen risiko sehingga Anda memilih alat yang tepat.

Metodologi survei

Capterra melakukan Survei Pengguna Manajemen Proyek pada Maret 2021 di antara 422 manajer proyek yang berbasis di AS, 367 di antaranya adalah pengguna perangkat lunak manajemen proyek. Responden yang memenuhi syarat adalah pembuat keputusan atau memiliki keterlibatan signifikan dengan manajemen proyek sehari-hari di organisasi mereka. Kami menyusun pertanyaan untuk memastikan bahwa setiap responden sepenuhnya memahami arti dan topik yang dibahas.

Capterra melakukan Survei Kecerdasan Emosional di Tempat Kerja pada bulan Desember 2021 di antara 528 profesional yang berbasis di AS yang mengelola proyek di bisnis kecil hingga menengah mereka. Responden disaring untuk status pekerjaan (penuh waktu), ukuran bisnis (2 hingga 500 karyawan), dan keterlibatan dalam manajemen proyek (sangat terlibat).