Cara Meminimalkan Penundaan Operasi dalam Waralaba Layanan Rumah

Artikel tentang operasi sehari-hari untuk pemilik individu waralaba layanan rumah ini ditulis oleh konsultan Joe Peters yang berbasis di Baltimore.

Penundaan adalah gangguan bagi waralaba layanan rumah Anda, karena mereka mengganggu proses bisnis Anda dan dapat berdampak buruk pada profitabilitas Anda.

Sangat penting untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, seperti yang disepakati dengan pelanggan Anda. Jika Anda gagal dalam hal itu, Anda berisiko kehilangan klien dan mendapatkan reputasi buruk, yang dapat berdampak negatif pada seluruh bisnis Anda dalam jangka panjang.

Kami membawakan Anda lima tip yang mudah diikuti yang akan membantu Anda mengurangi penundaan dan mengoptimalkan bisnis Anda.

Buat Jadwal Kerja Dapat Diakses

Hindari miskomunikasi dan penundaan dengan membuat jadwal kerja keseluruhan tersedia untuk seluruh tim Anda. Tim Anda dapat mengingat beban kerja mingguan mereka saat mereka merencanakan tugas mereka .

Jika Anda memiliki alat perangkat lunak manajemen waralaba yang dapat diakses oleh siapa saja dalam tim, Anda mengizinkan mereka untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang apa yang ada di depan mereka.

Mereka dapat check-in setiap hari untuk melihat apa yang perlu mereka lakukan hari itu dan memastikan mereka berada di jalur yang benar. Jenis sistem ini praktis menghilangkan penjadwalan ulang . Jika kru tidak dapat menepati janji, mereka akan lebih mungkin menyadarinya tepat waktu ketika mereka memiliki gambaran yang jelas tentang tugas mingguan atau bulanan mereka.

Akibatnya, Anda akan mendengarnya lebih cepat. Oleh karena itu, Anda dapat merencanakan dan menemukan pengganti tanpa kehilangan bisnis atau penjadwalan ulang. Pilihan ini tidak hanya menumbuhkan tanggung jawab karena setiap karyawan bertanggung jawab untuk mengelola waktu dan komitmen mereka, tetapi juga menghasilkan karyawan yang puas—luar biasa 75% karyawan lebih bahagia ketika mereka merasa memiliki dalam membuat jadwal mereka sendiri.

Investasikan dalam sistem penjadwalan berbasis cloud jika Anda ingin memiliki perangkat lunak yang mudah diakses yang mudah digunakan dan memberi Anda semua manfaat yang disebutkan di atas. Anggota tim Anda hanya perlu masuk untuk memiliki akses ke jadwal mereka, yang akan membuat mereka merasa lebih terhubung dan di atas pekerjaan mereka.

Ketahui Batas Anda

Menyadari apa yang dapat Anda capai secara realistis akan membantu Anda menerima pekerjaan yang dapat Anda selesaikan sesuai jadwal. Mengambil pekerjaan yang orang atau keahliannya tidak Anda miliki akan menyebabkan penundaan . Bisnis sering memaksakan diri karena mereka tidak ingin menolak pelanggan.

Meskipun sikap ini dapat dimengerti, hal itu dapat menyebabkan lebih banyak masalah daripada sekadar kehilangan pendapatan. Saat membuat kesepakatan, Anda menawarkan kondisi tertentu kepada pelanggan yang Anda janjikan untuk dipenuhi. Namun, jika Anda tidak memiliki cukup orang, pengetahuan, atau pengalaman untuk menyelesaikan pekerjaan, Anda akan mengalami kemunduran dan terlambat menyelesaikannya. Akibatnya, ulasan buruk Anda mungkin merugikan calon pelanggan.

Perlu diingat bahwa mengetahui batasan Anda mengarah pada kepuasan pelanggan yang lebih baik . Ketika Anda menyadari kemampuan Anda serta keterbatasan Anda, Anda hanya akan mengambil pekerjaan yang Anda yakin tim Anda dapat melakukannya dengan cepat dan benar. Jika tidak, Anda akan mengecewakan pelanggan karena gagal memenuhi standar—dan mendapatkan ulasan buruk karena kinerja yang buruk. Kenali kekuatan dan kelemahan tim Anda serta jadwal mereka, yang akan membantu Anda memahami seberapa banyak pekerjaan yang dapat mereka selesaikan dalam sehari atau seminggu. Memahami kapasitas tim Anda dapat membantu Anda memutuskan pekerjaan mana yang akan diambil dan ditolak, sehingga mencegah penundaan dan meningkatkan alur kerja Anda secara keseluruhan.

Tingkatkan Komunikasi

Komunikasi yang baik tidak hanya dengan tim tetapi dengan pelanggan membantu menghentikan penundaan.

Tetap berhubungan dengan tim Anda meningkatkan produktivitas mereka dan membantu menyelesaikan pekerjaan, menguntungkan bisnis dan pelanggan.

Anggota tim Anda bekerja di lapangan dan memiliki pengalaman langsung dengan tugas dan masalah apa pun yang mungkin timbul. Mintalah umpan balik mereka untuk memahami bagaimana Anda dapat membantu mereka, baik dalam bentuk pelatihan, dukungan tambahan, memastikan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas tertentu, atau mempekerjakan lebih banyak orang.

Mereka juga akan dapat memberi tahu Anda jika mereka mengharapkan penundaan. Memahami kebutuhan dan kondisi pelanggan memungkinkan Anda menghindari membuang waktu untuk aspek tugas yang tidak penting , sehingga mempercepat proses. Ketika Anda tahu apa yang diinginkan pelanggan, Anda bisa mengirimkannya.

Terkadang, pelanggan tidak senang dengan aspek tertentu dari pekerjaan dan ingin Anda melakukan kembali beberapa hal atau memulai dari awal. Untuk memastikan bahwa Anda berada di halaman yang sama, tetap berhubungan dengan pelanggan selama proses berlangsung dan sering-seringlah meminta umpan balik mereka. Saat tim Anda memberi tahu Anda tentang masalah atau penundaan, beri tahu pelanggan agar mereka tetap terhubung.

Untuk meningkatkan komunikasi, lakukan check-in dengan tim Anda, terutama setelah pekerjaan selesai, untuk mendapatkan pemikiran mereka tentang keseluruhan proses.

Tetap terhubung dengan klien Anda melalui email dan media sosial , di mana Anda dapat menyampaikan maksud Anda dan menerima umpan balik tentang pekerjaan Anda. Mempromosikan komunikasi dan umpan balik dapat membantu Anda menemukan dan memecahkan masalah di tempat kerja dan memberi tahu semua orang.

Latih Karyawan Anda

Pelatihan berkualitas membekali tim Anda dengan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk memenuhi tenggat waktu. Ketika sebuah tim mendapatkan pelatihan yang memadai, mereka dapat mengatur lebih baik karena mereka memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Pengetahuan ini akan memungkinkan mereka untuk memulai setiap tugas tepat ketika mereka seharusnya dan meninggalkan cukup ruang untuk kemungkinan kesalahan atau kemunduran, sehingga menghilangkan penundaan yang sebenarnya. Selain itu, tim yang percaya diri dengan pengetahuan mereka tentang pekerjaan mereka juga lebih baik dalam hal itu .

Ketika Anda meluangkan waktu untuk melatih karyawan dan menjelaskan setiap aspek pekerjaan secara mendetail, kemungkinan besar mereka akan ahli dalam hal itu, yang meningkatkan produktivitas . Pelatihan mungkin memakan waktu, tetapi itu akan membuahkan hasil. Para pekerja akan percaya diri dan mandiri saat menangani tugas mereka, yang mengarah pada kinerja yang lebih baik .

• Beri karyawan Anda kesempatan untuk memiliki pengalaman langsung selama pelatihan karena ini akan memungkinkan mereka untuk menyimpan informasi dengan lebih baik
• Anda dapat memasangkan karyawan baru dengan karyawan berpengalaman sehingga mereka memiliki kesempatan untuk belajar dari yang terbaik.
• Pastikan tim Anda memiliki akses ke materi pelatihan, presentasi, dan instruksi untuk membantu mereka di tempat

Karyawan dapat membuang banyak waktu untuk mengambil data tersebut, itulah sebabnya Anda harus menemukan cara untuk memastikan mereka memiliki semua informasi yang tersedia dalam basis pengetahuan terpadu.

Investasikan waktu dan energi ke dalam pelatihan karena karyawan yang memenuhi syarat mengurangi risiko keterlambatan dan kesalahan.

Pastikan Tim Anda Memiliki Inventaris yang Tepat

Mengetahui peralatan mana yang Anda miliki, dan di mana letaknya, memastikan Anda menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Memiliki peralatan yang tepat sangat penting untuk mengikuti tenggat waktu . Kemungkinannya adalah ada alat atau perlengkapan tertentu yang menurut tim Anda sangat diperlukan di lapangan. Bahkan, Anda telah melatih mereka untuk menggunakan alat-alat ini dalam operasi sehari-hari mereka.

Ketika alat salah tempat, karyawan harus berhenti bekerja dan menemukannya sebelum mereka dapat melanjutkan, yang mengakibatkan penundaan. Anda harus menyediakan alat yang tepat untuk tim Anda sehingga mereka dapat menyelesaikan pekerjaan mereka. Jika setiap orang dalam tim memiliki semua alat yang diperlukan untuk melakukan tugas mereka, mereka harus menjaganya tetap teratur dan di tempat yang aman.

Ketika pekerjaan diatur secara efektif, karyawan akan dapat melihat ketika ada sesuatu yang hilang atau rusak, yang berarti mereka dapat segera memberi tahu Anda dan meminta penggantinya.

Sayangnya, 43% usaha kecil tidak melacak inventaris mereka dengan benar, atau mereka menggunakan metode yang tidak efisien. Jangan menjadi bagian dari statistik itu. Ketika bisnis Anda berkembang, dan Anda mulai memiliki terlalu banyak alat untuk dihitung, apalagi melacak secara efektif, pertimbangkan untuk menggunakan sistem pelacakan yang memungkinkan Anda menandai setiap peralatan dan melacaknya menggunakan GPS.

Pantau peralatan Anda untuk memastikan bahwa karyawan Anda memiliki semua yang mereka butuhkan untuk bekerja seperti yang diharapkan.

Takeaways untuk Pemilik Waralaba Layanan Rumah

Seperti yang telah dicatat, penundaan dapat membebani pendapatan dan pelanggan Anda, jadi sangat penting untuk menghilangkannya bila memungkinkan. Mulailah melakukannya dengan berbagi jadwal kerja dengan semua karyawan, memungkinkan mereka untuk tetap pada jalur tugasnya. Demikian juga, berusahalah untuk mengenali kapan harus menolak tawaran, terutama ketika Anda tidak 100% memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan itu atau kekurangan staf.

Jika Anda melatih karyawan Anda dengan baik dan membiarkan mereka memberi Anda umpan balik, itu akan membantu Anda meningkatkan dan menangani kesalahan secara efektif. Di atas semua itu, pastikan tim Anda memiliki semua peralatan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Ketika Anda mengambil semua langkah ini, Anda akan mengalami sedikit atau tidak ada penundaan—menghasilkan pelanggan dan karyawan yang bahagia.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana perangkat lunak manajemen waralaba dapat membantu Anda mendapatkan efisiensi operasi? Pesan demo pribadi gratis dari Vonigo.