Migrasi Otomatisasi Pemasaran: Cara Berpindah Platform dengan Mudah

Bermigrasi ke platform otomasi pemasaran baru dapat menjadi hal yang menakutkan. Meskipun Anda 100% yakin akan perlunya perubahan, penting untuk memastikan proses migrasi berjalan dengan baik. Lagi pula, apa pun sistem otomasi pemasaran yang Anda gunakan saat ini, Anda pasti ingin menyimpan catatan kontak, daftar, konten, dan memastikan program yang Anda jalankan tidak terhenti. Gunakan artikel ini sebagai panduan Anda untuk kelancaran transisi migrasi otomatisasi pemasaran.

Kumpulkan aset penting untuk migrasi otomatisasi pemasaran

Migrasi yang berhasil dimulai dengan mengumpulkan aset penting Anda. Inventarisasi aset apa saja yang perlu dimigrasikan ke platform baru dan aset mana yang tidak akan lagi Anda gunakan. Saat Anda membuat daftar, pertimbangkan hal berikut:

1. Lakukan inventarisasi templat . Templat apa yang saat ini Anda gunakan dalam program otomasi pemasaran Anda? Apakah Anda menggunakan template email? Templat halaman arahan? Buatlah daftar semua templat yang perlu dimigrasikan ke platform baru, dan sertakan tangkapan layar dan elemen desain bila memungkinkan.
2. Evaluasi program pengasuhan Anda yang ada . Program otomatis apa yang Anda miliki, dan program apa yang akan Anda migrasikan ke sistem baru? Kumpulkan semua aset relevan yang perlu dimigrasikan untuk melanjutkan program pengasuhan Anda yang sudah ada.
3. Kumpulkan aset dan gambar media . Salah satu sumber kesulitan migrasi terbesar adalah memastikan konten pemasaran Anda juga disertakan. Dari PDF ebook hingga logo, ikon, dan bahkan gambar stok, salah satu cara terbaik untuk memastikan kelancaran migrasi ke platform otomasi pemasaran baru Anda adalah dengan memastikan Anda menginventarisasi dan mengatur semuanya.
   • Kiat Pro: Buat inventaris lengkap media dan aset visual dengan Google Sheet, dan simpan aset ke dalam sistem folder yang terorganisir menggunakan Google Drive, dengan nama file yang sesuai. Pada saat itu, siapa pun yang membantu Anda bermigrasi akan memiliki sumber informasi yang sangat baik tentang apa yang harus Anda pindahkan dan ke mana lokasinya.
4. Referensi persyaratan branding yang ada . Sebagian besar departemen pemasaran yang sudah mapan memiliki pedoman branding yang ketat, dan penting untuk selalu mengutamakan pedoman tersebut saat Anda bermigrasi dan membuat ulang aset dalam sistem otomasi pemasaran yang baru.
5. Buat daftar integrasi . Integrasi apa yang diperlukan dalam sistem baru? Pertama, buatlah daftar tumpukan teknologi yang ada. Salah satu integrasi terpenting adalah dengan alat CRM Anda.

Proses dan dukungan migrasi otomatisasi pemasaran

Saat Anda berbelanja untuk mitra otomasi pemasaran, tanyakan tentang proses pembuatan kembali aset di sistem baru. Proses ini harus sederhana sehingga tim Anda dapat dengan cepat membuat ulang aset yang relevan. Mintalah demo proses pembuatan ulang kepada penyedia otomasi pemasaran baru Anda guna memahami kemudahan penggunaan dan bagaimana Anda dapat memasukkan aset Anda ke dalam platform otomasi pemasaran yang baru.

Juga, pikirkan bagaimana Anda akan mengatur aset. Buat folder untuk setiap jenis aset, lalu unduh semua file yang relevan ke folder tertentu menggunakan file zip. Proses ini mempercepat dan mempermudah pengelompokan aset yang relevan. Terakhir, pertimbangkan penamaan file selama migrasi. Seiring berjalannya waktu, staf pemasaran mungkin datang dan pergi, dan penting bagi anggota tim baru untuk dapat menemukan file yang mereka perlukan melalui penamaan dan pengorganisasian yang tepat.

Identifikasi kontak dan daftar untuk memigrasikan otomatisasi pemasaran

Anda memiliki inventaris aset yang perlu dimigrasikan ke sistem baru. Sekarang Anda perlu mempertimbangkan bagaimana kontak dan daftar Anda akan bermigrasi. Sayangnya, banyak organisasi membuat kesalahan dengan mencoba mengambil daftar dari CRM mereka yang sudah tersegmentasi. Meskipun proses ini berhasil, ada metode yang lebih efektif untuk menghemat waktu dan meningkatkan integritas data.

Coba buat daftar semua kontak yang tidak tersegmentasi di CRM Anda. Anda kemudian dapat memasukkan daftar tunggal ini ke dalam alat otomatisasi pemasaran baru dan mengelompokkan orang-orang yang menggunakan alat baru tersebut. Hal ini membuat semuanya tetap sederhana dan memberi Anda peluang berharga untuk membersihkan data. Basis data yang ada mungkin memiliki kontak duplikat, sehingga menciptakan inefisiensi dalam program pemasaran Anda. Migrasi adalah waktu yang tepat untuk membersihkan duplikat data ini.

Tip terakhir untuk mengidentifikasi kontak yang akan dimigrasi adalah mengumpulkan daftar pilihan untuk tidak ikut serta. Anda dapat mengunduh data ini dari platform yang ada sehingga Anda tidak secara tidak sengaja menghubungi orang-orang yang sebelumnya meminta untuk tidak ikut serta. Hal ini tidak hanya akan membuat Anda tetap mematuhi peraturan penting, tetapi juga membantu hanya menghubungi penerima yang tertarik untuk menerima pesan Anda.

Cegah tantangan masa depan dengan menemukan pemangku kepentingan sejak dini

Salah satu langkah terpenting untuk kelancaran migrasi adalah mengidentifikasi pemangku kepentingan di awal proses migrasi. Temukan “pemimpin” di departemen penting (biasanya termasuk penjualan dan TI, selain pemasaran) untuk membantu proyek Anda tetap berjalan.

Menyiapkan persyaratan teknis dapat membuat frustasi tanpa dukungan TI. Jadwalkan pertemuan awal dengan departemen terkait, dan temukan orang-orang yang tepat di setiap wilayah untuk membantu migrasi. Misalnya, Anda memerlukan kontak dengan administrator Salesforce dan administrator CRM di perusahaan Anda untuk memastikan integrasi dengan platform otomatisasi pemasaran baru Anda berjalan lancar.

Selain itu, identifikasi siapa yang memiliki izin internal untuk menyelesaikan tugas terkait situs web, seperti menerapkan pelacakan suar. Misalnya, departemen pemasaran mungkin memiliki anggota tim yang dilatih secara internal untuk menyelesaikan tugas ini, namun tanggung jawabnya sering kali terletak pada TI. Terkadang, pemasar perlu menavigasi beberapa lapisan TI untuk menyelesaikan pelacakan suar. Mengidentifikasi orang dan proses yang tepat sejak dini membantu membangun waktu tunggu yang tepat untuk menyelesaikan tugas dan menjaga proyek Anda sesuai jadwal.

Menghindari kesalahan umum migrasi otomatisasi pemasaran

Pemasar sering kali menunda migrasi karena khawatir dengan prosesnya, namun kabar baiknya adalah migrasi dapat berjalan lancar dan mudah dengan mitra yang baik. Komponen penting adalah tim orientasi berpengalaman yang memahami kendala umum migrasi dan cara menghindarinya. Masalah umum meliputi:

• Membuat orang yang ditunjuk CRM Anda terlambat datang ke pesta. Integrasi CRM adalah titik masalah yang umum bagi pemasar selama migrasi, namun hal ini tidak harus menjadi tantangan. Sebaliknya, bawalah kontak teknologi informasi CRM Anda ke dalam lingkaran sedini mungkin, sehingga jika Anda menghadapi tantangan apa pun, Anda dapat mengatasinya dengan cepat.
• Melakukan terlalu banyak hal terlalu cepat. Pendekatan teruji dan benar yang dilakukan para ahli otomasi pemasaran dilakukan secara bertahap. Tim orientasi Anda harus membicarakan tujuan terpenting Anda dan memandu Anda untuk mencapai tujuan tersebut menggunakan pendekatan strategis dan bertahap.
• Tidak mendapatkan dukungan yang tepat. Selama minggu-minggu awal migrasi, Anda memerlukan tim pelatihan khusus. Tim ini harus meluangkan waktu untuk mengetahui tujuan Anda dan membantu memetakan jalur yang jelas untuk mencapai tujuan tersebut dengan cepat.

Ukur hasil Anda selama proses sehingga Anda dapat mengulanginya seperlunya dan mendapatkan hasil maksimal dari solusi baru Anda. Misalnya, sebagian besar pemasar (61%) mengidentifikasi perolehan prospek sebagai tujuan utama. Jadi, jika sasaran Anda adalah menghasilkan prospek dan Anda telah menghasilkan 1.000 prospek baru setelah migrasi otomatisasi pemasaran, kemungkinan besar Anda berhasil mencapai target. Jika tidak, Anda sering kali dapat membuat perubahan kecil untuk meningkatkan hasil, dan mitra yang baik dapat mendukung Anda sepanjang proses tersebut.

Terakhir, ingatlah untuk menguji, menguji, menguji. Risiko kesalahan ada pada alat apa pun, itulah sebabnya proses pengujian sangat penting. Setiap tim menggunakan otomatisasi pemasaran secara berbeda berdasarkan sasaran. Uji kode pelacakan, dan berikan perhatian khusus pada format email. Misalnya, jika Anda mengirim email, pastikan formatnya konsisten di berbagai klien email. Pengujian akan memastikan bahwa Anda menghindari potensi stres dan waktu terbuang yang terkait dengan memperbaiki kesalahan dan menangani potensi dampak buruk.

Mengumpulkan tim untuk migrasi otomatisasi pemasaran yang sangat mudah

Tidak semua jalur otomasi pemasaran diciptakan sama. Dukungan adalah variabel yang sangat besar dalam memastikan proses migrasi yang mudah. Pertanyaan penting yang perlu ditanyakan saat mencari solusi baru adalah “Apa yang terjadi setelahnya Saya membeli solusinya?” Jawabannya harus berfokus pada menghubungkan Anda dengan sumber daya migrasi, orientasi, dan pelatihan yang kuat untuk memastikan kesuksesan Anda.

Pelatihan harus mencakup beberapa sesi tatap muka yang berfokus pada tujuan langsung Anda dan cara mendapatkan manfaat dari alat baru ini dengan cepat. Selain itu, Anda memerlukan sumber daya, seperti webinar dan pelatihan sesuai permintaan, yang akan terus memandu Anda sepanjang perjalanan Anda. Ini akan memastikan Anda bertransisi ke alat baru dengan mudah dan mulai merasakan hasil lebih cepat.

Meningkatkan kinerja di seluruh saluran penjualan

Bermigrasi ke alat otomatisasi pemasaran baru dapat membantu Anda memperoleh lebih banyak prospek dan memberi Anda kembali sumber daya yang berharga – waktu.

Selama migrasi, Anda mempunyai kesempatan untuk mengevaluasi program yang ada dan menentukan mana yang berhasil dan mana yang tidak. Dalam arti tertentu, ini adalah waktu untuk “membersihkan rumah.” Anda dapat secara strategis memilih program terbaik untuk memberikan solusi baru, membersihkan data yang ada, dan memastikan integritas data tercapai.

Selain itu, migrasi ke solusi baru memberikan peluang untuk meningkatkan kinerja di setiap langkah dalam saluran penjualan. Tingkatkan tingkat konversi dan keterlibatan pelanggan, serta pelihara pelanggan di setiap tahap perjalanan mereka. Hasilnya adalah pelanggan akan mengalami interaksi yang lebih relevan dan membangun hubungan yang lebih kuat dan bermakna dengan bisnis Anda.