Apa itu Tim Microsoft? Cara Menggunakan, Harga & Lainnya

Banyak tim bekerja dari jarak jauh karena COVID-19; tim dipaksa untuk menggunakan alat virtual untuk komunikasi, seperti Microsoft Teams, untuk berkolaborasi secara efektif!

Meskipun Microsoft Teams adalah alat yang efektif, namun juga sulit untuk dinavigasi!

Dalam artikel ini, kami akan mengeksplorasi bagaimana Anda dapat menggunakan fitur dan fungsi utama Microsoft Teams untuk menggunakan program sebagai profesional. Kita akan mulai dengan mempelajari dasar-dasar penggunaan Microsoft Teams.

Apa itu Tim Microsoft?

Microsoft Teams adalah layanan kolaborasi tim berbasis cloud yang merupakan bagian dari Microsoft 365. Kemampuan utama Microsoft Teams mencakup pesan bisnis dan panggilan video, serta panggilan bersama dengan berbagi file. Akibatnya, perusahaan dari semua ukuran dapat menggunakan Teams.

Tim adalah penawaran komunikasi terpadu ( UC) berbasis cloud utama Microsoft. Ini bersaing dengan produk serupa, termasuk Slack, Cisco Webex, dan Google Workspace. Sebagai aplikasi komunikasi untuk bisnis, Teams memungkinkan pekerja lokal dan jarak jauh untuk bekerja sama pada konten dalam waktu dekat dan hampir waktu nyata di berbagai perangkat, seperti laptop dan perangkat seluler. Selain itu, Microsoft Teams terintegrasi dengan aplikasi bisnis Microsoft lainnya, seperti Exchange, PowerPoint, dan SharePoint.

Microsoft Teams sangat berguna untuk kolaborasi jarak jauh karena membuat tim yang terdiri dari pekerja yang tersebar tetap terhubung dan berkomunikasi. Epidemi COVID-19 memaksa perusahaan di seluruh dunia untuk mengadopsi Microsoft Teams secara luas — dan perangkat lunak kolaborasi lainnya sebagai platform komunikasi untuk memfasilitasi kerja jarak jauh.

Microsoft Teams biasanya digunakan di semua organisasi, tidak hanya di dalam departemen perusahaan tertentu. Dalam beberapa kasus, Teams dapat mengganti email dalam komunikasi internal di dalam perusahaan di antara karyawan.

Fitur Microsoft Teams membuatnya berbeda dari perangkat lunak kolaborasi lainnya.

Saluran dan Tim. Tim terdiri dari saluran. Saluran adalah papan diskusi untuk rekan satu tim.

Percakapan dalam tim dan saluran. Anggota tim dapat bergabung dan melihat berbagai percakapan di saluran Umum. Mereka juga dapat memanfaatkan fitur @ untuk menghubungkan orang lain ke percakapan di saluran yang berbeda, seperti Slack.

Fungsi obrolan. Fungsi obrolan dasar biasanya ditemukan di sebagian besar aplikasi kolaborasi dan dapat digunakan antara grup, tim, dan bahkan individu.

Penyimpanan dokumen dalam SharePoint. Setiap Tim yang menggunakan Microsoft Teams akan memiliki situs web dalam SharePoint Online yang menyertakan folder default untuk pustaka dokumen. File yang dibagikan di semua percakapan akan disimpan secara otomatis ke folder. Opsi keamanan dan izin dapat disesuaikan agar sesuai dengan data sensitif.

Panggilan video online serta berbagi layar. Nikmati panggilan video yang lancar dan cepat dengan karyawan yang bekerja di dalam perusahaan Anda atau pelanggan di luar perusahaan Anda. Fitur panggilan video adalah fitur hebat untuk disertakan pada platform untuk kolaborasi. Anda juga dapat memanfaatkan berbagi desktop yang mudah dan cepat untuk dukungan teknis dan kolaborasi multi-pengguna secara real-time.

Rapat daring. Fitur ini dapat meningkatkan komunikasi Anda dalam pertemuan di seluruh perusahaan dan bahkan melatih melalui pertemuan online, yang dapat menampung hingga 10.000 peserta. Rapat online dapat menampung siapa saja yang berada di luar atau di dalam bisnis. Fitur ini juga dilengkapi dengan bantuan untuk penjadwalan dan perangkat lunak pencatat, serta pengunggahan file dan pesan obrolan selama rapat.

Konferensi audio. Ini adalah fitur yang tidak dapat Anda temukan di sebagian besar platform kolaborasi. Dengan konferensi audio, dimungkinkan untuk bergabung dengan konferensi online melalui telepon. Dengan nomor akses yang mencakup ribuan lokasi, pengguna yang bepergian dapat bergabung tanpa akses internet. Penting untuk dicatat bahwa ini akan membutuhkan lisensi tambahan.

Harga & paket tim Microsoft

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya. MS Teams adalah program yang akan berbeda harga berdasarkan penggunaan. Biaya Tim MS juga dapat berubah dari tahun ke tahun, dan diperbarui secara berkala. Biaya MS Teams sudah termasuk dalam harga Office 365 di tingkat yang lebih tinggi. Jadi, Anda dapat mengunduh MS Teams secara mandiri secara gratis, tetapi jika Anda memutuskan untuk membelinya, biasanya Anda akan membeli opsi Microsoft 365 Business Basic atau Microsoft 365 Business Basic. Ada berbagai tingkat harga.

• Gratis. Dalam versi gratis, Rapat dapat dijadwalkan hingga 100 orang; namun, Anda tidak dapat mengakses rekaman rapat. Ada banyak fitur untuk kolaborasi dan obrolan tetapi tidak ada aplikasi produktivitas, layanan, keamanan, atau opsi kepatuhan. Ini adalah pilihan yang sangat baik ketika kolaborasi dasar dan fitur komunikasi diperlukan. Bisnis yang lebih kecil biasanya hanya memerlukan edisi dasar MS Teams, tetapi ada begitu banyak manfaat Office 365 yang ditingkatkan secara signifikan sehingga membelinya bisa lebih bermanfaat.
• Microsoft 365 Business Basic: $5,00 per pengguna per bulan . Anda dapat mengadakan rapat yang dapat dihadiri hingga 300 orang. Layanan ini dilengkapi dengan kemampuan obrolan dan kolaborasi; namun, tidak ada layanan, aplikasi produktivitas, opsi keamanan dan kepatuhan, atau alat administrasi apa pun. Oleh karena itu, tidak ada fitur lanjutan selain fitur Office 365 suite lainnya.
• Microsoft 365 Business Standard: Dalam hal ini, Anda dapat memanfaatkan aplikasi dan layanan produktivitas. Ini termasuk hosting email Exchange dan penyimpanan pribadi untuk file, versi desktop, dan Microsoft Bookings. Ini akan dikenakan biaya $ 12,5 per bulan.
• Office 360 ​​E3: Anda dapat mengadakan rapat dengan hingga 10.000 orang dan memiliki hingga 500.000 pengguna. Fitur keamanan, kepatuhan, dukungan, dan administrasi dapat diakses. Sebagian besar bisnis tidak akan memerlukan tingkat dukungan dan fungsionalitas ini, tetapi perusahaan besar sering melakukannya. Ini akan dikenakan biaya $ 20 per bulan.

• Lisensi tambahan: Ada beberapa lisensi lain untuk menggunakan fitur Microsoft Teams tertentu dan untuk memberi Anda lebih banyak fleksibilitas. Konferensi audio, nomor bebas pulsa, ruang panggilan, dan paket untuk komunikasi tingkat lanjut tersedia untuk perusahaan dari berbagai ukuran. Klik di sini untuk melihat seluruh daftar dan lainnya.

Cara menggunakan Microsoft Teams

Intinya adalah, pada akhirnya, Microsoft Teams adalah tentang kolaborasi.

Skenario yang paling mungkin Anda dapatkan dengan menggunakan Teams adalah kolaborasi dalam departemen, grup, atau proyek atau dengan orang-orang yang bukan bagian dari perusahaan Anda. Apa cara terbaik untuk mengatur Teams untuk menangani skenario ini?

Microsoft Teams digunakan oleh departemen

Setiap departemen dalam perusahaan (misalnya, pemasaran dan SDM) dapat memiliki grup yang ditugaskan sendiri di dalam Teams.

Anda juga dapat membuat saluran untuk setiap topik kolaborasi.

Contoh: Template & prosedur . Anggota tim berkolaborasi dan berbagi keahlian mereka tentang dokumen – semuanya ada di saluran ini.

Sebagian besar kolaborasi kami dilakukan melalui saluran untuk anggota tim.

Tim Microsoft untuk manajemen proyek

Anda dapat membentuk tim baru untuk setiap klien Anda, dan setiap tugas atau proyek yang Anda kerjakan ditugaskan ke pelanggan diberikan saluran individual.

Saluran adalah tempat di mana pekerjaan diselesaikan dan dapat menjadi metode yang fantastis untuk memfasilitasi percakapan tentang proyek dan alur kerja tertentu. Dimungkinkan untuk membuat hingga 200 saluran publik serta 30 saluran yang bersifat pribadi sepanjang keberadaan tim. Jumlah saluran termasuk saluran yang Anda buat dan kemudian hapus.

Untuk menentukan apakah saluran tersebut publik atau pribadi, pertimbangkan sensitivitas subjek di sekitar tempat saluran diatur.

Misalnya, Anda mungkin ingin saluran Brainstorming tetap terbuka untuk memastikan bahwa semua orang di Tim dapat berkontribusi kapan pun mereka memikirkan sesuatu atau ide. Pada saat yang sama, Anda mungkin ingin membatasi akses ke saluran Anggaran Anda hanya untuk memilih anggota tim yang perlu diberi tahu.

Folder tambahan dibuat dalam pustaka dokumen SharePoint jika Anda membuat saluran. Segala sesuatu yang terkait dengan proyek sekarang berlokasi di SharePoint, memungkinkan siapa saja untuk bekerja dengan SharePoint dan Teams.

Ingatlah bahwa pilihan itu baik. Orang suka bekerja bagaimana mereka ingin bekerja. Oleh karena itu, kami berusaha untuk meringankan hidup mereka dengan menyediakan opsi untuk Teams dalam menu luncur cepat SharePoint. Peluncuran cepat memungkinkan Anda terhubung ke URL; yaitu, Anda dapat membuka Teams dan menemukan URL untuk saluran umum:

Untuk petunjuk terperinci tentang cara menyisipkan tautan di bawah judul Luncur Cepat yang umum, lihat bagian tentang menambahkan hyperlink di Luncur Cepat di Microsoft Docs.

Semua orang di Tim dapat berpindah antara Kerja Tim dan SharePoint dengan cepat. Saat ini, ada batas 100 saluran untuk setiap Tim. Ini seharusnya cukup untuk sementara waktu; namun, selalu ada beberapa pengecualian.

Gunakan Microsoft Teams dalam rapat video dan suara

Konferensi audio dan video adalah bagian yang semakin meningkat dari Teams yang telah menggantikan aplikasi Skype for Business Online Microsoft yang populer.

Ini terutama terjadi setelah epidemi, karena perusahaan telah bergegas untuk memungkinkan pertemuan virtual antara karyawan jarak jauh. Microsoft telah melaporkan peningkatan 1000% dalam rapat menggunakan video ketika bisnis menutup pintu mereka dan mengirim karyawan pulang. Mereka juga melaporkan peningkatan dramatis dalam pengguna aktif harian Teams, antara 32 juta pengguna pada awal Maret hingga 75 juta pada akhir April.

Untuk memanfaatkan perubahan cepat di lingkungan kerja dan mengurangi kelelahan konferensi video, Microsoft dengan cepat menambahkan fitur baru untuk meningkatkan kemampuan bekerja dari jarak jauh, termasuk panggilan video sebagai fitur utama.

Salah satu kemajuan paling signifikan adalah peluncuran mode Bersama di musim panas tahun ini. Ini menciptakan pengaturan virtual seperti ruang konferensi atau kafe, mengubah ukuran umpan video pengguna dan menempatkan rekaman dalam pengaturan yang lebih otentik (setidaknya, dibandingkan dengan kotak bergaya Brady Bunch ) untuk menciptakan ruang bersama yang lebih kondusif untuk percakapan. Microsoft memperkenalkan lebih banyak adegan dan tata letak ini yang dibuat khusus selama bulan September.

Untuk mengurangi gangguan, kini tersedia peredam bising secara real-time. Ini menggunakan algoritme pembelajaran mendalam untuk memblokir kebisingan latar belakang dan hanya mempertahankan sinyal dari ucapan.

Teams juga menawarkan fitur panggilan video dasar, termasuk latar belakang yang disesuaikan, mengangkat tangan, rekaman berbagi layar, dan teks langsung. Fitur lain yang sangat dicari - ruang breakout diharapkan akan tersedia pada akhir tahun 2020.

Selain konferensi video untuk grup, pengguna dapat menggunakan Teams untuk menyiarkan acara di seluruh perusahaan dan video streaming langsung yang dapat digunakan hingga 10.000 pekerja (atau 20.000 menggunakan add-on lisensi Komunikasi Tingkat Lanjut).

Fitur panggilan audio termasuk antrian panggilan pesan suara cloud, antrian panggilan, perutean langsung ke penyedia telekomunikasi saat ini, serta konferensi audio.

Dapatkan Layanan Desain Grafis dan Video Tanpa Batas di RemotePik, pesan Uji Coba Gratis Anda

Untuk terus memperbarui diri Anda dengan berita eCommerce dan Amazon terbaru, berlangganan buletin kami di www.cruxfinder.com