Bagaimana dan mengapa mengukur dan menganalisis produktivitas karyawan

Mengukur produktivitas karyawan dapat membawa perubahan penting pada cara perusahaan beroperasi. Ini secara positif mempengaruhi tingkat kerja mikro (karyawan) dan makro (perusahaan). Kami ingin menawarkan Anda panduan mendalam yang membahas:

• Pentingnya mengukur produktivitas karyawan
• Metode dan metrik mana yang digunakan, dan
• Bagaimana metode bervariasi tergantung pada masing-masing perusahaan

Apa itu produktivitas dalam bisnis?

Produktivitas dapat dengan mudah disalahartikan sebagai efisiensi dalam produksi.

Produksi adalah jumlah output berdasarkan input. Jadi menghitung berapa banyak output yang Anda dapatkan berdasarkan waktu, sumber daya, dan uang yang diinvestasikan sebenarnya bukan produktivitas.

Produktivitas adalah seberapa efisien sumber daya, uang, dan waktu digunakan untuk menghasilkan output. Sebagai dasar untuk berangkat, berikut adalah rumus untuk mengukur produktivitas karyawan:

Keluaran/Masukan = Produktivitas

Memasukkan

Input adalah jumlah unit (tenaga kerja, jam kerja, energi, uang) yang diinvestasikan dalam memproduksi barang atau menyediakan layanan.

Bergantung pada industrinya, inputnya bisa apa saja:

• Kilowatt daya (dengan mesin yang beroperasi)
• Jam kerja (pekerjaan di mana gaji dihitung per jam)
• Volume (pon atau kilogram)

Keluaran

Output adalah jumlah barang/barang yang diproduksi atau jasa yang diberikan, berdasarkan jumlah input.

Misalnya, seorang desainer menghabiskan tiga jam kerja untuk menghasilkan lima draf untuk logo perusahaan.

Dengan rumus, turun menjadi:

5 draft/3 jam kerja = 1.6 draft per jam

Atau, Anda dapat menghitung produktivitas berdasarkan penghasilan bisnis per jam dalam jangka waktu tertentu:

Barang senilai $120.500/1.730 jam = $69,65 ($70) per jam

Atau seberapa besar kontribusi setiap karyawan terhadap output. Anda akan menggunakan penghasilan yang sama, cukup bagi dengan jumlah karyawan:

Barang senilai $120.500/45 karyawan = $2.677 per karyawan

Meskipun formula itu sendiri mudah, perlu beberapa perluasan saat kita menerapkannya ke tempat kerja modern. Dan inilah alasannya.

Dimana air menjadi berlumpur

Mengukur produktivitas tidak pernah sesederhana menggunakan model output/input.

Frederick Winslow Taylor, seorang insinyur mesin abad ke-19, mulai menganalisis produktivitas sejak dia sendiri menjadi pekerja manual.

Dia mengamati produktivitas sebagai kemajuan dalam keterampilan seseorang. Misalnya, seorang nelayan di atas perahu yang menggunakan jaring untuk menangkap ikan. Pertama, Taylor akan mengamati dan menganalisis setiap langkah dari proses tersebut, dan menemukan langkah-langkah yang dapat dihilangkan. Apa yang disebut "pembuang waktu". Menghapus langkah-langkah yang tidak perlu, dan hanya meninggalkan yang penting membantu nelayan menjadi lebih tidak terbebani dan produktif.

Kedua, dia berpendapat bahwa kita dapat menemukan cara untuk mendesain ulang peralatannya – memperbaiki perahu, atau menemukan yang lebih baik, mendapatkan jaring yang lebih kuat, dll. Dan tentu saja, nelayan akan lebih produktif. Seperti yang dijelaskan Peter F. Drucker dalam makalahnya, secara historis kita telah melihat metode ini bekerja selama ratusan tahun. Menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu dan meningkatkan alat pekerja memang meningkatkan produktivitas. Dan itu terus berlanjut bahkan sekarang: bandingkan saja komputer pribadi dari tahun 1995 dan yang ada di tahun 2020 – dan apa yang dapat dilakukan PC saat ini untuk pekerja rata-rata.

Tetapi apa yang terjadi jika kita mencoba menerapkan metode yang sama, katakanlah, seorang pekerja SDM?

Apakah alat yang didesain ulang dan ditingkatkan menghasilkan keluaran yang lebih baik?

Apakah mereka dapat menjangkau lebih banyak orang di kantor?

Yang menimbulkan pertanyaan – apakah produktivitas SDM dihitung dalam berapa banyak karyawan yang mereka ajak bicara dalam sehari, atau seberapa baik mereka membantu mereka dengan masalah mereka? Apa yang kita ukur?

Untuk mengukur dan meningkatkan produktivitas secara akurat, Anda harus terlebih dahulu membedakan apakah perusahaan Anda melakukan pekerjaan manual atau pekerjaan pengetahuan .

Pekerjaan manual vs pekerjaan Pengetahuan

Pekerjaan manual berfokus terutama pada kuantitas sambil bertujuan untuk mencapai persyaratan kualitas minimum. Ini sebagian besar terlihat di pabrik, pabrik, jalur perakitan ... segala jenis produksi massal. Pekerja dilengkapi dengan alat dan pengetahuan, menggunakan keterampilan yang sudah mereka ketahui. Dan sumber daya yang sama yang mereka dapatkan akan tertinggal begitu mereka meninggalkan perusahaan.

Pekerjaan pengetahuan berfokus pada kuantitas dan kualitas secara setara. Beberapa contohnya antara lain pendidikan (jumlah siswa tidak sepenting ilmu yang mereka transfer), kesehatan (dokter, perawat, teknisi lab), dan banyak lagi. Sementara mereka diberi alat untuk bekerja, pekerja pengetahuan bertanggung jawab atas pembelajaran mereka sendiri, berbagi keterampilan, berinovasi, dan diberi lebih banyak otonomi. Dan ketika mereka meninggalkan perusahaan, pengetahuan yang mereka peroleh ikut bersama mereka.

Dan karena pekerjaan manual murni dapat diukur dengan rumus langsung seperti di atas, pekerjaan pengetahuan mengandung lebih banyak faktor yang perlu ditangani. Untuk menjaga artikel ini cukup singkat, kami hanya akan melihat ke dalam pekerjaan pengetahuan.

Lalu, apa saja metrik yang baik untuk mengukur produktivitas karyawan?

Bagaimana mengukur produktivitas

Seperti yang telah kami sebutkan, inti dari pekerjaan pengetahuan tercermin dalam satu pertanyaan:

“Tugas apa?”

Untuk manajer proyek, tugasnya bisa menjadi sesuatu yang berbeda setiap hari. Suatu hari, mereka menghabiskan sebagian besar waktu mereka menjawab email, menghubungi klien, dan menghadiri rapat kantor. Sedangkan keesokan harinya, mereka dapat menganalisis kemajuan proyek, mengubah tenggat waktu, mendiskusikan langkah selanjutnya dengan pimpinan departemen, dan banyak lagi.

Untuk petugas toko, sepertinya tugasnya sudah diketahui – menjual produk. Namun, mereka juga harus menyimpan stok, mengumpulkan uang di akhir shift, melakukan dokumen tentang pengisian kembali, menerima pengiriman, membersihkan,…

Jadi, untuk mengukur produktivitas secara akurat, Drucker mengklaim itu dimulai dengan menanyakan hal berikut:

• Apa tugasmu?
• Apa yang harus menjadi tugas Anda?
• Kemunduran apa yang membuat tugas Anda lebih sulit?
• Langkah mana yang harus dihilangkan?

Hanya ketika seorang karyawan merenungkan pertanyaan-pertanyaan ini, mereka dapat mulai melepaskan langkah-langkah yang tidak perlu yang menghambat produktivitas. Jawaban-jawaban ini akan membantu mereka menemukan cara untuk mengatasi masalah tertentu, membantu dalam peningkatan produktivitas.

1. Metode produktivitas tenaga kerja

Produktivitas tenaga kerja parsial

Metode ini menggunakan rumus produktivitas paling sederhana yang telah kami sebutkan di atas – rasio input terhadap input.

Ini menghitung dan menunjukkan rasio satu input, misalnya, berapa jam yang dibutuhkan untuk mendesain logo. Jam kerja adalah input yang paling umum, hanya karena merupakan aspek kunci dari ekonomi dan produktivitas karyawan. Masukan lainnya adalah:

• Tenaga kerja/tenaga kerja
• Biaya energi
• Bahan-bahan yang digunakan
• Modal/Keuangan

Bisnis terkadang lebih menyukai metode produktivitas tenaga kerja parsial, karena metode ini menghitung satu input secara independen dari kolektif, datanya mudah ditafsirkan, ditingkatkan, dan dibandingkan dengan industri lain. Jadi, pemimpin tim desain kami dapat membandingkan hasil tiga jam desainer mereka dengan desainer lain dengan kaliber yang sama.

Tetapi, pada saat yang sama, tidak menunjukkan produktivitas dalam konteks keseluruhan kinerja, yang dapat memberikan hasil yang menyesatkan.

Produktivitas tenaga kerja multifaktor

Metode produktivitas ini menghitung output dalam kaitannya dengan tenaga kerja dan modal, karena keduanya biasanya diperlakukan sebagai input yang paling penting.

Output/(Input tenaga kerja (jam kerja) + Input modal ($ diinvestasikan)) = Produktivitas Multifaktor

Produktivitas multifaktor membantu Anda mengidentifikasi keluaran dengan mempertimbangkan masukan yang lebih penting. Ini juga bagaimana produktivitas dihitung di tingkat nasional. Namun, masih mengabaikan input lain, sehingga Anda tidak akan pernah bisa mendapatkan gambaran akurat tentang produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

Produktivitas tenaga kerja total

Terakhir, produktivitas tenaga kerja total menggabungkan semua input di atas ke dalam rumus:

Total output/Semua input (bahan + jam tenaga kerja + energi + modal + biaya lainnya) = Total Faktor Produktivitas

Total output dalam metode ini menyangkut semua nilai nyata dari output, bukan hanya nilai moneter atau jumlah barang/produk/jasa. Itu termasuk:

1. Jumlah produk jadi
2. Dividen
3. Minat, dan
4. Penghasilan lain

Metode ini sangat baik ketika sebuah perusahaan perlu melihat produktivitasnya secara keseluruhan, tetapi terbukti sulit untuk dihitung, misalnya, dan juga tidak dapat menunjukkan dengan tepat seberapa besar masing-masing input mempengaruhi produktivitas. Jadi orang perlu mengumpulkan data tambahan untuk pembacaan yang lebih tepat.

2. Metode jam kerja

Jam kerja tampaknya menjadi unit input yang paling umum saat menghitung produktivitas karyawan. Tempat kerja modern mengharuskan pekerja untuk mengambil tugas yang tidak selalu menjadi fokus deskripsi pekerjaan mereka. Ingat contoh desainer?

Dalam kasus mereka, tanggung jawab lain akan mencakup menghadiri sesi brainstorming, rapat berdiri, menjawab email, memantau kemajuan perekrut baru, dll. Mereka hampir tidak hanya meneliti dan merancang situs web dan ilustrasi perusahaan. Dan semakin tinggi mereka mendaki, tanggung jawab bergeser.

Jadi mengukur jam kerja tampaknya menjadi cara yang paling dapat diandalkan, karena karyawan juga dibayar per jam.

Metode jam kerja memiliki tiga subkategori: jam produktif , unit per jam , dan jam per unit.

Jam produktif

Untuk mengukur produktivitas melalui jam produktif saja berarti Anda hanya akan fokus pada waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas yang diberikan kepada mereka. Satu-satunya cara untuk mengumpulkan informasi ini secara akurat adalah dengan menggunakan sistem pelacakan waktu.

Anda memperkenalkan perangkat lunak pelacakan waktu di seluruh perusahaan dan meminta orang-orang mulai mengatur waktu sendiri pada setiap tugas penting. Produk tertentu, seperti Clockify, memungkinkan mereka melabeli setiap tugas ke kategori yang sesuai (perbaikan bug, Jira, rapat, penulisan laporan, dll). Dan Anda dapat memfilter label ini untuk melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas tertentu, vs waktu yang dihabiskan untuk tugas yang tidak berkontribusi pada kemajuan proyek.

Sistem penandaan di Clockify menunjukkan tugas mana yang mendapatkan waktu paling banyak atau paling sedikit.

Tugas penandaan dapat memberikan laporan produktivitas yang sangat mendetail, asalkan digunakan secara akurat. Anda dapat menemukan panduan tentang topik ini di sini:

Mengkategorikan entri waktu

Unit per jam

Sekali lagi, untuk dapat menggunakan rumus produktivitas, kita harus memutuskan apa yang kita gunakan sebagai input dan output.

Misalnya, sebuah perusahaan telah menghasilkan $130,00 dolar dalam produk dalam empat bulan. Dibutuhkan 15 karyawan, 22 hari kerja sebulan, dan 8 jam kerja per hari.

Outputnya adalah $ 130.000. Inputnya adalah akumulasi jam yang dibutuhkan karyawan untuk menghasilkan pendapatan itu. Jadi, kita perlu menghitung inputnya terlebih dahulu. Perhitungannya akan seperti ini:

Output yang kami tentukan adalah 130.000, tetapi untuk mengetahui berapa jam yang dibutuhkan untuk menghasilkan modal, kami perlu mengalikan nilai semua faktor. Hasilnya adalah 10.560 jam untuk membuat sebuah produk.

Dan untuk mendapatkan nilai produktivitas, kita perlu membagi dua nilai tersebut. Kita kemudian dapat melihat bahwa 22 karyawan menghasilkan 12,3 unit per jam dalam rentang 4 bulan

Perhitungan semacam ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang kompleks, seperti Sony , Volkswagen, Siemens, Bosch, dll.

Unit per jam

Dan untuk menghitung berapa banyak unit yang dihasilkan karyawan per jam, kita hanya perlu membalik rumus produktivitas di atas.

Jika mereka membuat 12,3 unit per jam, maka kita harus membagi 60 menit dengan 12,3.

Dalam ekonomi pengetahuan, rumus ini berlaku jika Anda ingin menghitung, misalnya, jumlah panggilan penjualan yang dilakukan setiap penjual per jam, atau dalam pemasaran jarak jauh dan layanan pelanggan.

Ini juga cocok untuk bisnis manufaktur yang lebih kecil, dan pekerjaan seperti docking, pemuatan, pemrosesan makanan, dll.

Bagaimana mengadaptasi formula produktivitas

Kami telah mengatakan bahwa ekonomi pengetahuan memiliki banyak faktor yang perlu diperhitungkan. Karyawan tidak memiliki "hanya satu tugas". Sebagian besar akan memiliki tugas yang tidak sepenuhnya ada dalam deskripsi pekerjaan mereka, yang akan memengaruhi produktivitas mereka.

Jadi bagaimana Anda bisa menghitungnya secara akurat, sambil memperhatikan faktor-faktor yang berbeda?

Buat garis dasar

Untuk dapat menganalisis hasil, pertama-tama Anda perlu membuat garis dasar – titik referensi yang akan digunakan untuk mengukur hasil produktivitas Anda.

Itu berarti membandingkan biaya Anda yang dapat diterima dan diharapkan (berapa banyak uang, energi, tenaga kerja, jam yang digunakan untuk produksi) dengan hasil nyata.

Dalam contoh desainer kami, 1,6 draf per jam dapat menjadi tingkat produktivitas yang diharapkan untuk manajer mereka – baseline. Namun, jika baseline adalah, katakanlah, 2 draf per jam, maka manajer dapat mengatakan bahwa desainer tersebut berkinerja buruk.

Berikut adalah langkah-langkah spesifik untuk menyesuaikan formula output/input dengan kebutuhan Anda sendiri:

Langkah 1: Tentukan masukan Anda

Tentukan aspek produktivitas apa yang ingin Anda nilai. Itu menentukan masukan Anda.

Ini bisa berupa jam kerja, unit yang diproduksi, jam produktif, biaya per jam, dll.

Langkah 2: Tentukan keluaran Anda

Output adalah hasil akhir: produk akhir. Ini bisa berupa proyek pemasaran, akuisisi klien, penjualan yang sukses dalam sebulan, pendapatan, dll.

Langkah 3: Terapkan rumusnya

Setelah memutuskan nilai input dan output, gunakan saja dalam rumus dasar, dan hitung hasilnya.

Keluaran/Masukan = Produktivitas

Langkah 4: Bandingkan dengan baseline

Ketika Anda mendapatkan hasilnya, bandingkan dengan apa yang Anda tentukan sebagai tingkat produktif. Ini bisa berupa jumlah jam kerja, atau jumlah sumber daya/uang yang dihabiskan untuk memproduksi satu bagian dari suatu produk, dan seterusnya.

Tergantung pada faktor yang Anda sertakan, perhitungannya bisa menjadi sedikit lebih rumit, seperti pada contoh kami di atas.

3. Mengukur produktivitas selain dari angka

Meskipun bukan pengukuran produktivitas dengan sendirinya, menganalisis produktivitas melalui tujuan bisa jauh lebih berguna daripada angka telanjang. Terutama dalam ekonomi pengetahuan.

Karena banyaknya aspek yang mempengaruhi produktivitas seseorang, kita tidak bisa hanya mengandalkan angka. Jadi, selain pendekatan formula, Anda akan ingin menggunakan satu (atau lebih) metode berikut:

Mengukur melalui manajemen waktu

Metode yang paling banyak digunakan untuk mengukur produktivitas karyawan adalah seberapa baik mereka mengatur waktu mereka. Apakah mereka mengambil lebih banyak atau lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas tertentu, berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk hal-hal kasar, atau terbuang. Studi yang dilakukan sangat mencengangkan, dan mengungkapkan banyak hal tentang kebiasaan kita.

Sesuatu yang sederhana seperti lembar waktu dapat memberi Anda gambaran yang bagus tentang seluruh tim dan kontribusi setiap karyawan untuk keseluruhan produksi.

Berikut adalah contoh lembar waktu individu dan tim di Clockify, dan laporan yang dihasilkan berdasarkan metrik pelacakan waktu.

Dengan pelacak waktu digital, Anda dapat menugaskan karyawan ke sebuah proyek, dan membiarkan mereka melacak waktu di setiap tugas mereka. Mereka bahkan dapat memberi label pada mereka, sehingga Anda dapat dengan mudah mengikuti aspek proyek mana yang membuat mereka lebih produktif. Demikian juga, Anda dapat melihat di mana mereka menghadapi rintangan, dan mengatasinya tepat waktu.

Mengukur melalui tujuan yang ditetapkan

Dua perusahaan dalam industri yang sama dapat sama-sama produktif dan sukses tetapi masih memiliki metode yang sangat berbeda.

Seseorang dapat fokus pada terobosan baru, membangun produk yang lebih baik, mengambil risiko dengan berinovasi. Ini membuat pelanggan mereka tetap terlibat dan menunggu untuk melihat apa yang berikutnya.

Yang lain bekerja untuk meningkatkan pengalaman pengguna yang sudah ada, menyempurnakan layanan mereka dan membuatnya lebih mudah diakses oleh audiens yang lebih luas. Moemen Ahmed dari Gleeds Construction Consultancy memberikan contoh yang bagus dengan BMW dan Toyota :

“ Kedua perusahaan ini sudah mapan dengan warisan kesuksesan yang panjang, namun masing-masing menerapkan strategi yang sama sekali berbeda.

Toyota cukup terkenal dengan strategi 'Kualitas Total'-nya, yang cenderung berfokus pada penyediaan pasar yang terlihat terluas dengan produk yang memiliki semua fungsi yang diperlukan dengan kualitas yang sangat baik dan dengan harga yang layak untuk sebagian besar konsumen. Toyota telah memimpin dan memelopori strategi semacam ini, terutama selama tahun 1980-an dan 1990-an dan terbukti sangat berhasil memenuhi janjinya kepada konsumen di seluruh dunia.

Di sisi lain, BMW adalah perusahaan yang berusaha menerapkan teknologi tinggi dan fungsionalitas ekstra kepada konsumennya. Strategi BMW berfokus pada menghadirkan produk terbaik yang menawarkan prestise konsumen dan pengalaman mewah dengan harga yang relatif tinggi. BMW tidak menargetkan sebagian besar pasar mobil total, melainkan berfokus pada sektor kelas atas saja. ”

Penelitian telah menunjukkan bahwa karyawan yang menyadari tujuan menyeluruh perusahaan mereka jauh lebih produktif. Mereka merasa lebih terhubung, dan merasakan tujuan dan tempat dalam struktur perusahaan. Untuk mengukur produktivitas dari menetapkan tujuan, Anda dapat mencoba:

• Tetapkan tonggak pencapaian yang mendorong organisasi lebih dekat ke tujuan
• Tetapkan tenggat waktu yang lebih kecil, potongan waktu yang dapat dicapai untuk setiap departemen
• Amati manajemen beban kerja karyawan
• Bertemu dengan

Pada akhirnya, Anda bisa menggunakan perhitungan jam produktif untuk melihat waktu yang dibutuhkan untuk mencapai milestone.

Namun, Anda dapat mencapai hal yang sama tanpa formula – jika tonggak pencapaian telah tercapai, Anda berada di jalur yang benar. Tetapi jika tidak, Anda dapat mulai mengidentifikasi masalah di setiap departemen dan menemukan cara untuk mengembalikannya ke jalur yang benar.

Mengukur melalui tujuan

Dengan metode ini, Anda dapat melihat bagaimana output setiap karyawan berkontribusi pada operasi skala besar perusahaan.

Salah satu cara yang dapat diandalkan adalah dengan menggunakan evaluasi kinerja. Mereka adalah metode untuk melacak dan mengamati kinerja karyawan secara keseluruhan, dan dapat berkisar dari pelacakan kehadiran hingga hubungan antar kantor dan keramahan. Pada akhirnya, ini memberi Anda gambaran tentang produktivitas karyawan pada tingkat yang lebih empiris.

Pengukuran sebagian besar deskriptif, menggunakan tujuan khusus, dan mengandalkan evaluasi 1: 1 reguler (setiap satu, tiga, atau enam bulan). Kami telah menulis arsip tentang pelacakan kinerja, yang kami rasa dapat berguna saat menggunakan metode ini.

• Mengapa dan bagaimana membuat standar kinerja (dengan contoh)
• Manajemen kinerja: Kiat untuk membuat kerangka kerja yang efektif
• Cara melacak kinerja karyawan (dengan template)
• Bagaimana menghitung dan menilai kinerja karyawan
• Ulasan kinerja: 6 metode umum

Mengukur dengan umpan balik 360 derajat

Pengukuran semacam ini bergantung pada pengumpulan informasi dari rekan kerja karyawan tertentu. Penggunaan metode ini pertama kali diketahui oleh Esso Research and Engineering Company pada 1950-an, dan sejak itu telah mengalami banyak adaptasi dan perubahan.

Namun, ide intinya tetap sama: produktivitas seseorang dievaluasi oleh orang-orang yang bekerja dengan mereka setiap hari. Dan bukan hanya dari departemen mereka sendiri.

Beberapa orang khawatir metode ini tidak dapat diandalkan. Seseorang tidak akan pernah tahu seberapa objektif rekan kerja seseorang, dan terlebih lagi, menilai mereka berdasarkan kinerja kerja mereka saja. Untungnya, kami membuat langkah dalam memperbaiki masalah ini dengan memberikan pelatihan yang sesuai untuk umpan balik 360 derajat.

Terakhir, direkomendasikan hanya untuk usaha kecil, karena karyawan mereka akan memiliki lebih banyak peluang kolaborasi dan kontak.

Sangat penting untuk memutuskan periode cut-off di mana Anda dapat menilai apakah metode tersebut berhasil untuk Anda. Selain itu, Anda akan melacak perubahan permintaan pasar dan pelanggan, karena lanskap ekonomi sering berubah, apa pun industrinya.

Mengevaluasi kembali metode Anda dan mengadaptasinya setiap enam bulan hingga satu tahun (bahkan lebih awal jika diperlukan), adalah cara yang baik untuk tetap mengikuti pengukuran produktivitas. Karena jika biaya tenaga kerja dipotong, pelanggan target Anda berubah, atau sumber daya tumbuh secara eksponensial, semuanya akan sangat memengaruhi cara pekerjaan diselesaikan.

Apa yang mempengaruhi produktivitas karyawan dalam sebuah perusahaan?

Sekarang kita akan melihat beberapa departemen dalam perusahaan (khususnya TI), dan semua faktor yang mempengaruhi tingkat produktivitas mereka.

Untuk mendapatkan pengalaman langsung, kami telah mewawancarai beberapa pemimpin tim Clockify untuk pendapat mereka tentang mengukur produktivitas, dan bagaimana mereka mendekatinya.

Dukungan pelanggan

Pertama adalah pemimpin dukungan pelanggan kami sendiri, Jovana Kandic, tentang bagaimana mereka mengamati produktivitas, dan faktor-faktor yang diukur dan dianalisis:

“ Umumnya, produktivitas dalam dukungan pelanggan diukur dengan jumlah tiket yang diselesaikan, waktu resolusi pertama, waktu balasan pertama,… Dan itu hanya tentang tiket. Kami juga melihat jumlah pesan obrolan yang diterima, persentase panggilan tidak terjawab atau terputus, waktu respons rata-rata, dan sejenisnya.

Ini sangat terukur, karena kami memiliki banyak metrik, tetapi ada juga risiko kehilangan poin inti di semua data. ”

Ini adalah poin lain yang mendukung pendekatan yang lebih empiris untuk mengukur produktivitas jika memungkinkan. Mengandalkan angka terlalu banyak dapat merugikan karyawan, terutama ketika faktor luar tidak diperhitungkan.

Sumber daya manusia

Kami juga telah meminta Biljana Rakic, kepala SDM di Clockify, untuk pendapatnya tentang topik ini:

“ Kami memang melihat nilai kuantitatif, seperti berapa banyak karyawan yang kami dekati untuk konsultasi dan evaluasi dalam sebulan, misalnya. Tetapi kami juga memperhitungkan kepuasan keseluruhan, dan berapa banyak pelatihan dan kursus yang dapat kami berikan dalam setahun.

Selain itu, kami memantau dan mengukur proses rekrutmen – jumlah kandidat yang dihubungi, tingkat respons, dan sejenisnya. Kami juga sudah mulai memasukkan survei kepuasan, di mana calon potensial dapat menilai pengalaman dengan perwakilan SDM.”

Programmer

Terakhir, programmer utama kami, Ljubomir Simin, membagikan dua sennya tentang bagaimana dia menangani metrik produktivitas:

“ Nah, di satu sisi, Anda memiliki metrik yang dapat diukur – seperti jumlah komit kode, atau operasi di GitLab, aktivitas kontrol sumber (jumlah perubahan, ulasan, dll). Datanya agak sintetik, tetapi memberikan garis dasar.

Di sisi lain, ada metrik yang didorong oleh hasil – apakah orang tersebut memenuhi tenggat waktu, berapa banyak bug yang ada, dll. Saya pribadi lebih suka mengukur produktivitas berdasarkan tenggat waktu yang lebih besar, ketika menyangkut lebih banyak fitur utama yang ingin kami terapkan. Tugas yang lebih kecil, seperti yang Anda lakukan beberapa kali sehari, memiliki dampak yang sangat kecil, sungguh. Namun, kami mengevaluasi semuanya dalam beberapa bentuk atau lainnya selama tinjauan kinerja.”

Mengapa Anda harus mengukur produktivitas karyawan?

Sekarang, semua informasi ini menimbulkan pertanyaan: apakah menghitung produktivitas karyawan dan menganalisis semua data itu benar-benar berharga?

Manfaat skala besar untuk mengukur produktivitas

1. Pemanfaatan sumber daya yang lebih baik

Seperti disebutkan sebelumnya, produktivitas adalah hasil dari seberapa baik sumber daya dan keterampilan digunakan untuk menghasilkan output. Mengetahui cara kerja karyawan Anda, perangkat lunak apa yang mereka gunakan, dan cara mereka berkomunikasi dengan rekan kerja, semuanya dapat memberi Anda gambaran tentang di mana sumber daya Anda kurang dimanfaatkan atau jika Anda perlu memperkenalkan sesuatu yang baru.

Anda akan tahu apakah akan mendapatkan perangkat lunak baru, memberikan pelatihan dan kursus tambahan, jika terlalu banyak lembur, dll.

2. Mengidentifikasi langkah-langkah yang tidak perlu

Ingat contoh dengan nelayan, dari awal? Produktivitas adalah tentang menghemat energi karyawan untuk membantu mereka fokus pada tugas yang penting. Mereka tidak boleh menghabiskannya untuk tugas-tugas yang dapat dihilangkan, atau dilakukan oleh orang lain.

Karyawan yang tidak terbebani lebih produktif, lebih bahagia, dan bersemangat untuk bekerja lebih keras (namun tidak lebih – jadi jangan gunakan kesempatan ini untuk menambah beban kerja mereka!).

3. Mengurangi biaya di semua level

Saat Anda menghitung produktivitas berdasarkan rasio output terhadap modal yang diinvestasikan, seiring waktu Anda dapat melihat di mana harus membuat perubahan anggaran. Mungkin beberapa proses membebani Anda lebih dari yang diperlukan, yang tidak akan Anda sadari tanpa data produktivitas yang telah Anda kumpulkan selama beberapa waktu.

Begitu pula dengan biaya waktu, tenaga, dan tenaga.

4. Membuat Anda mudah beradaptasi dengan pasar

Ini seperti menjaga jari pada denyut nadi perusahaan. Ketika pasar berubah, demikian juga strategi perusahaan Anda untuk mengikuti permintaan, pesaing, dan tren. Karyawan dapat menderita di bawah tekanan dan kebijakan yang ditingkatkan atau diubah.

Melacak produktivitas mereka melalui metode yang mapan dapat menandakan masalah jauh lebih awal, sebelum terjadi kerusakan permanen.

5. Ini mencerminkan kinerja sistem

Ketika Anda menyadari tingkat produktivitas karyawan Anda, pada waktunya, itu akan menunjukkan seberapa baik sistem Anda berfungsi. Akan lebih mudah untuk menerapkan perubahan, dan Anda akan tahu persis kapan, di mana, dan bagaimana, dan tanpa merugikan perusahaan. Tidak ada waktu yang hilang, tidak ada kerugian finansial, dan transisi yang tidak terlalu membuat stres.

Manfaat individu dari mengukur produktivitas

1. Lebih sedikit waktu yang terbuang

Alasan untuk membuang-buang waktu bisa banyak. Namun, salah satu faktor terbesar tampaknya selalu menjadi media sosial, waktu henti yang lebih lama saat istirahat, penundaan penyelesaian tugas, dan sebagainya. Mengukur produktivitas dapat mengungkapkan kantong-kantong ketidakaktifan ini, dan seberapa sering hal itu terjadi.

Meskipun Anda dapat menutup mata terhadap beberapa waktu yang terbuang jika itu jarang terjadi, terlalu banyak dapat menyebabkan penundaan yang berat, yang mengakibatkan pekerjaan yang terburu-buru dan stres karena tenggat waktu yang akan datang. Dan sebagian besar karyawan bahkan tidak menyadari berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk menjelajah tanpa berpikir!

Saat Anda melacak waktu mereka dan menganalisis laporan, Anda dapat menggunakan data ini untuk menjelaskan bagaimana gangguan singkat yang menipu ini bertambah banyak. Sadar atau tidak, karyawan akan mulai lebih sadar, dan bersama-sama Anda bahkan dapat menetapkan tujuan untuk mengurangi waktu penjelajahan mereka.

• Bagaimana mengidentifikasi waktu yang terbuang
• Cara terbaik untuk melacak jam kerja karyawan

2. Produktivitas meningkat

Sistem yang mapan untuk menganalisis produktivitas merampingkan etika kerja orang. Mengetahui pekerjaan mereka sedang dievaluasi dan dihargai sesuai, mereka lebih mungkin merasa terpenuhi dan termotivasi untuk bekerja lebih keras.

Lebih banyak kepuasan di tempat kerja menyebabkan lebih sedikit stres dan lebih sedikit pergantian bagi perusahaan.

3. Karyawan yang lebih terampil

Seperti disebutkan sebelumnya, hasil pengukuran produktivitas dapat secara tepat waktu menunjukkan kesenjangan dalam alur kerja dan secara akurat mengidentifikasi alasannya. Meskipun banyak dari faktor tersebut dapat menjadi faktor yang berada di luar kendali Anda (masalah keluarga, masalah uang, kesehatan mental atau fisik, dll.), faktor-faktor yang dapat Anda lihat dan kendalikan tidak memiliki keterampilan atau arahan.

Anda dapat memperbaikinya dengan mengatur pelatihan yang tepat, menyempurnakan keterampilan khusus, menyediakan bahan bacaan atau mentor untuk membantu menjembatani kesenjangan pengetahuan.

4. Karyawan yang lebih bersemangat

Mengukur produktivitas berarti Anda dapat mengevaluasi karyawan Anda lebih sering. Ini adalah kesempatan untuk mengingatkan mereka tentang arah perusahaan, dan memberi tahu mereka peran mereka di dalamnya. Dengan demikian, Anda membantu mereka membentuk cita-cita dan tujuan profesional yang dapat selaras dengan tujuan dan sasaran perusahaan.

Ini membuat mereka merasa kurang seperti roda penggerak dalam mesin, dan lebih seperti bagian integral dari gambar.

Terakhir, pelatih produktivitas dan penulis The Productivity Zone Penny Zenker membuat alasan untuk menentukan apa yang Anda anggap produktivitas, dan bagaimana mengetahui hal itu dapat membuat atau menghancurkan rencana peningkatan produktivitas. Dalam wawancara ini, dia berbicara tentang mengelola energi, mengapa tenggat waktu yang lebih pendek bisa lebih baik, dan bagaimana metode produktivitas perlu disesuaikan untuk setiap individu.

Kesimpulannya

Pengukuran produktivitas adalah topik yang mencakup begitu banyak jalan yang berbeda. Dengan artikel ini, kami ingin menyajikan berapa banyak aspek yang ada di dalamnya. Dan sementara rumus dan metrik tampak rumit, ide intinya tetap sangat sederhana: Produktivitas = Keluaran/Masukan.

Namun, apa yang dapat kami simpulkan dari penelitian, makalah, dan testimoni ahli yang dipublikasikan di sini, adalah bahwa hanya mengandalkan data dapat merusak analisis Anda. Anda perlu memiliki beberapa bentuk masukan dari orang ke orang, dan umpan balik dari karyawan lain untuk membentuk gambaran menyeluruh tentang produktivitas satu orang.

Karena pada akhirnya produktivitas dipengaruhi oleh banyak faktor. Dan mana yang Anda putuskan untuk diperhitungkan tergantung pada cita-cita dan tujuan perusahaan Anda sendiri. Kami berharap artikel ini memberikan beberapa wawasan yang berguna tentang prinsip umum (dan beberapa yang lebih spesifik) dalam mengukur produktivitas. Semoga berhasil!