Apakah ada cara untuk memaksimalkan efisiensi (waktu)?

Pernahkah Anda berpikir bahwa tidak ada cukup waktu dalam sehari untuk menyelesaikan semuanya?

Sisi negatifnya, kemungkinan besar kita tidak akan memiliki lebih dari 24 jam dalam waktu dekat.

Sisi positifnya, Anda tidak perlu lebih dari 24 jam — ada banyak cara untuk memaksimalkan waktu yang Anda miliki.

Dalam artikel ini, kita akan membahas cara untuk memaksimalkan efisiensi dan memanfaatkan waktu kita sebaik mungkin.

Mitos tentang efisiensi kerja

Sebelum kita menyelami rahasia efisiensi (waktu), kita harus mematahkan beberapa mitos populer.

Menjadi efisien berarti bekerja sekeras mungkin

Apakah pernah terjadi Anda menghabiskan sepanjang hari menyelesaikan tugas-tugas yang kurang penting dari daftar tugas Anda, tanpa menangani yang prioritas tinggi? Atau, Anda menghabiskan seluruh waktu Anda untuk menulis daftar tugas, meneliti, dan memikirkan setiap kemungkinan hasil… tanpa melakukan pekerjaan yang sebenarnya?

Jika Anda jarang memiliki waktu untuk keluarga dan teman, jika Anda selalu melakukan sesuatu tetapi tidak mendekati tujuan Anda, dan jika Anda merasa bersalah saat tidak bekerja — Anda pasti sibuk, tetapi apakah Anda produktif?

Kesibukan tidak selalu sama dengan produktivitas. Menyelesaikan tugas adalah indikator produktivitas yang lebih baik daripada jumlah waktu yang dihabiskan untuk bekerja.

Bekerja dari rumah kurang efisien

Terkadang ada kesalahpahaman bahwa bekerja dari rumah pada dasarnya berarti menonton Netflix dengan piyama Anda dan bermain dengan hewan peliharaan Anda saat laptop kerja Anda terbuka di sebelah Anda.

Studi terbaru menunjukkan perbedaan — bekerja dari rumah tampaknya lebih produktif daripada bekerja dari kantor. Sebuah studi oleh Universitas Stanford yang dilakukan selama 9 bulan yang melibatkan 16.000 pekerja menemukan bahwa bekerja dari rumah meningkatkan produktivitas sebesar 13%. Peningkatan kinerja telah berkontribusi pada lingkungan kerja yang lebih nyaman, serta lebih sedikit istirahat dan hari sakit.

Menurut survei oleh ConnectSolutions, 77% dari mereka yang bekerja dari jarak jauh setidaknya beberapa kali per bulan menunjukkan peningkatan produktivitas — 30% melakukan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih sedikit dan 24% melakukan lebih banyak pekerjaan untuk jumlah waktu yang sama.

Untuk menjadi sukses, Anda harus meniru kebiasaan orang-orang yang sangat sukses

Rutinitas pagi setiap orang yang sukses tampaknya termasuk bangun sangat pagi, memiliki rutinitas olahraga yang ketat, mandi dengan air dingin, meditasi, membaca, membuat jurnal rasa syukur, sarapan yang sangat sehat… Daftarnya terus berlanjut. Dan, semua itu sebelum jam 9 pagi.

Meskipun saya senang rutinitas seperti itu berhasil bagi mereka dan mereka menikmatinya, ada beberapa masalah dengan meniru kebiasaan mereka:

1. Mereka bukan untuk semua orang, juga tidak cocok dengan gaya hidup semua orang. Anda harus menyesuaikan kebiasaan harian Anda dengan Anda, tujuan Anda, dan cara hidup Anda. Kita semua berbeda, jadi fakta bahwa sesuatu bekerja untuk orang lain tidak memberi Anda jaminan bahwa itu akan berhasil untuk Anda.
2. Ini mungkin kontroversial, tetapi kecuali 1) Anda adalah orang pagi dan saat itulah produktivitas Anda mencapai puncaknya atau 2) Anda memiliki hal-hal penting yang harus dilakukan di pagi hari — tidak ada alasan nyata untuk bangun pukul 5 pagi.
3. Jangan biarkan kebiasaan dan rutinitas harian orang lain membuat Anda merasa buruk tentang produktivitas Anda atau bersalah karena Anda tidak membuat setiap menit berarti. Ini membawa kita ke mitos berikutnya ...

Kamu harus produktif setiap detiknya setiap hari

Istirahat sama produktifnya dengan bekerja. Memaksa diri Anda untuk bekerja sepanjang waktu akan menyebabkan kelelahan, kelelahan, dan kinerja yang lebih rendah karena Anda akan terlalu lelah untuk fokus dengan benar.

Para ahli merekomendasikan tidur minimal 7 jam per malam, serta istirahat secara teratur saat Anda bekerja agar pikiran Anda tetap segar dan terkonsentrasi. Interval kerja bisa di mana saja dari 25 menit (dengan istirahat 5 menit, seperti yang terjadi pada teknik Pomodoro) hingga 90 menit (dengan waktu istirahat 20 menit).

Mengunduh setiap aplikasi produktivitas yang ada akan membantu Anda

Meskipun kami adalah penggemar aplikasi produktivitas, mengunduh dan mencoba menggunakan setiap aplikasi biasanya lebih banyak merugikan daripada menguntungkan. Untuk mencegah kewalahan, mulailah dengan mengunduh hanya yang menurut Anda paling membantu dan mengujinya untuk melihat apakah itu cocok untuk Anda.

Jika mereka melakukannya - bagus.

Dan, jika tidak, Anda selalu dapat mengunduh alternatif atau mencoba yang lain.

Cara untuk memaksimalkan efisiensi

Sekarang kami telah mematahkan beberapa mitos, berikut adalah beberapa cara paling efektif untuk memaksimalkan efisiensi — mulai dari memanfaatkan waktu Anda sebaik mungkin hingga mengalahkan penundaan.

Lacak waktu Anda

Menjadi efisien berarti mendapatkan hasil maksimal dari waktu Anda dan menghabiskannya dengan bijak.

Tetapi pertama-tama, Anda perlu bertanya pada diri sendiri — Untuk apa Anda menghabiskan waktu?

Jika Anda tidak tahu, Anda harus mulai melacak waktu Anda. Latihan ini akan membantu Anda menganalisis cara Anda menghabiskan waktu, dan memberikan jawaban atas pertanyaan seperti:

• Apakah ada sesuatu yang Anda harus menghabiskan lebih banyak atau lebih sedikit waktu untuk melakukannya?
• Perubahan apa yang dapat Anda buat dalam jadwal Anda agar lebih sesuai dengan kebutuhan Anda?
• Area mana dari manajemen waktu Anda yang perlu ditingkatkan?

Selain itu, pelacakan waktu memfasilitasi secara akurat memperkirakan waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek tertentu. Ini juga menyediakan data yang akan membantu meninjau kinerja Anda.

Makan kodok

Anda tidak harus menjadi penggemar masakan Prancis — metode Makan katak mengharuskan Anda melakukan tugas yang paling Anda takuti di awal hari kerja Anda.
"Katak" bisa menjadi tugas yang sangat sulit, tugas yang sangat penting, atau tugas yang sangat sulit dan penting. Hanya ketika Anda selesai dengan "katak", beralih ke tugas berikutnya yang kurang penting.

Ingatlah bahwa selesai lebih baik daripada sempurna

Anda harus selalu berusaha melakukan yang terbaik. Tapi, ketika Anda menjadi terlalu kritis dan menetapkan standar tinggi yang tidak realistis untuk diri sendiri dan orang lain, itu bisa menjadi masalah.

Cobalah untuk mengingat bahwa selesai lebih baik daripada sempurna dan selesaikan tugas meskipun tidak 100% sempurna. Pola pikir ini akan:

• Membantu Anda mendapatkan hasil;
• Hindari bekerja terlalu keras dan kelelahan;
• Membuat Anda lebih produktif;
• Membantu Anda menghemat waktu;
• Lebih mudah pada kesehatan mental Anda.

Jadilah proaktif

Orang yang efisien adalah orang yang proaktif. Mereka fokus pada apa yang mereka kendalikan dan membuat jalan mereka sendiri dengan membuat keputusan, daripada membiarkan keadaan saat ini memilih jalan mereka. Bagaimana menjadi lebih proaktif?

• Rencanakan ke depan;
• Berikan pembaruan tepat waktu kepada anggota tim dan manajer Anda;
• Aktif dalam diskusi tim;
• Penyelesaian masalah;
• Mencari umpan balik;
• Jangan terpaku pada kesalahan, tetapi belajarlah darinya.

Miliki rencana B jika terjadi kesalahan

Berbicara tentang proaktif dan perencanaan ke depan, pertimbangkan bahwa ada kemungkinan rencana Anda gagal. Meski sudah dipikirkan dengan matang, selalu ada saja hal tak terduga yang mungkin terjadi. Untuk meminimalkan faktor kejutan, periksa hal-hal yang mungkin salah dan buat rencana B, untuk berjaga-jaga.

Minimalkan gangguan

Pikirkan tentang apa yang paling mengganggu Anda.

Apakah itu ponsel Anda? Matikan notifikasi dan/atau letakkan ponsel di ruangan lain.

Apakah itu berbicara dengan rekan kerja Anda? Beri tahu mereka bahwa Anda sedang mengerjakan tugas penting dan Anda akan mengobrol saat istirahat.
Apakah ini tempat kerja yang usil? Investasikan pada headphone peredam bising.

Persiapan adalah kunci sukses — semakin baik Anda mengetahui alur kerja Anda, apa yang dapat mengganggunya, dan langkah-langkah apa yang diperlukan untuk menghindari interupsi, Anda akan semakin efisien.

Delegasikan tugas yang kurang penting

Tanyakan pada diri Anda sendiri — tugas apa yang sesuai dengan keahlian Anda dan harus dilakukan oleh Anda secara khusus? Itu adalah tugas terpenting Anda — jadikan itu prioritas dalam daftar tugas Anda. Cobalah untuk mendelegasikan yang dengan tingkat prioritas terendah sehingga Anda dapat memiliki cukup waktu dan energi untuk menangani tugas-tugas utama Anda.

Berkomunikasi secara efektif

Komunikasi yang efektif di tempat kerja jelas, singkat, hormat, serta terbuka dan sering. Setiap orang harus mendapat giliran untuk berbicara dan menyuarakan masukan mereka selama diskusi tim, sementara yang lain mendengarkan secara aktif. Ingatlah selalu titik diskusi dan masalah yang Anda coba selesaikan. Komunikasi yang baik meminimalkan kesalahan dan kesalahpahaman dan membuat semuanya berjalan lancar.

Ini terutama benar jika tim Anda bekerja dari jarak jauh atau telah mengadopsi model kerja hibrida. Dalam hal ini, sama pentingnya untuk menemukan alat komunikasi yang tepat, dari email hingga aplikasi obrolan tim. Tim saya menggunakan Pumble sebagai aplikasi obrolan dan kolaborasi tim pilihan kami — sangat bagus untuk tim yang mencari solusi anggaran karena gratis untuk pengguna tanpa batas dan menawarkan akses ke riwayat obrolan tanpa batas.

Belajarlah untuk mengatakan "Tidak"

Waktu sangat berharga — Anda hanya mendapatkan 1440 menit setiap hari untuk menyelesaikan segalanya, termasuk pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda. Pilih-pilih dengan cara Anda membelanjakannya.

Namun, yang lain mungkin tidak memiliki sentimen yang sama dalam hal waktu Anda , jadi Anda harus belajar mengatakan "Tidak". Bersikaplah tegas, tetapi sopan; berikan alasan penolakan Anda kepada orang-orang, tetapi jangan menjelaskan terlalu banyak dan terlalu detail.

Gunakan "Aturan 2-Menit" untuk penundaan

Tip ini adalah favorit saya; jika ada yang membantu saya menjadi produktif, ini dia.

Langkah pertama adalah yang tersulit — itulah mengapa tidak perlu lebih dari 2 menit untuk melakukannya. Buatlah semudah mungkin untuk memulai.

"Tulis" menjadi "buka dokumen baru", "olahraga" menjadi "pakai pakaian olahraga Anda", "buka email Anda" menjadi "buka aplikasi email".

Kedengarannya tidak terlalu buruk, bukan?

Ketika Anda berhasil memulai, tiba-tiba menjadi lebih mudah untuk terus melakukan apa yang perlu Anda lakukan dan akhirnya menyelesaikannya.

Meminta bantuan

Jika Anda buntu, tidak ada salahnya untuk meminta bantuan. Saya mengerti bahwa itu bisa menegangkan, terutama jika Anda seorang karyawan baru, tetapi cara tercepat untuk belajar adalah bertanya. Selain itu, lebih baik bertanya dan melakukannya dengan benar daripada membuat kesalahan yang bisa dengan mudah dihindari.

Opsi pertama adalah memeriksa apakah jawabannya belum dibagikan kepada Anda atau hanya pencarian Google. Jika tidak, temukan orang yang tepat untuk masalah Anda dan tanyakan.

Jika pertemuan bisa menjadi email, jadikan itu email

Menurut Atlassian, rata-rata pekerja kantoran menghabiskan 31 jam sebulan untuk menghadiri rapat yang tidak produktif. Rata-rata 91% pengunjung rapat mengaku bahwa mereka melamun selama rapat, 73% melakukan pekerjaan lain, 39% bahkan tidur, dan 45% merasa kewalahan dengan jumlah rapat yang mereka hadiri.

Beberapa hal yang perlu didiskusikan dan brainstorming dalam rapat; yang lain hanya bisa berupa email. Jika yang pertama adalah kasusnya, jaga agar pertemuan Anda tetap terarah dan produktif.

Cara tambahan untuk memaksimalkan efisiensi yang mungkin belum Anda pikirkan

Selain cara biasa untuk memerangi penundaan, disorganisasi, dan musuh produktivitas lainnya, ada juga beberapa hal menyenangkan dan/atau menarik yang dapat Anda coba untuk memaksimalkan efisiensi.

Temukan daftar putar yang tepat

Jika Anda salah satu dari orang-orang yang tidak dapat berfungsi tanpa musik, menemukan nada yang sempurna untuk bekerja merupakan faktor penting dalam kesuksesan Anda. Beberapa lebih suka aplikasi dengan suara latar, beberapa menikmati radio lo-fi atau jazz, beberapa memiliki playlist YouTube khusus untuk hustling. Atau mungkin headphone peredam bising membantu Anda? Musik dapat memengaruhi produktivitas baik secara positif maupun negatif, jadi pastikan Anda menemukan daftar putar yang tepat.

Jangan abaikan pentingnya latar belakang musik yang memadai!

Mengadakan pertemuan berdiri

Cobalah mengadakan rapat tetap — seperti namanya, rapat di mana semua orang berdiri. Itu mungkin tampak tidak biasa, namun memiliki sejumlah manfaat, karena:

• Membutuhkan lebih sedikit waktu;
• Membuat tim tetap terlibat, sehingga meningkatkan kinerja;
• Lebih tepat sasaran;
• Mengurangi tekanan pada tubuh — khususnya, leher, punggung, dan bahu yang bisa mulai terasa sakit setelah lama duduk.

Beri diri Anda hadiah kecil

Beberapa tugas sangat membosankan dan/atau sulit, tetapi harus dilakukan — dan, yang lebih buruk lagi, tugas itu harus dilakukan oleh Anda secara khusus.

Setelah banyak penelitian empiris, saya sampai pada kesimpulan bahwa cara terbaik untuk membawa diri saya melakukan tugas-tugas seperti itu adalah menjanjikan diri saya hadiah kecil. Saya berbicara dengan orang-orang yang menggunakan metode sebaliknya: mereka memilih hukuman untuk diri mereka sendiri jika mereka tidak mengerjakan tugas, tetapi saya lebih menyukai metode hadiah. Itu membuat Anda membentuk asosiasi positif dengan tugas Anda, bukan yang negatif.

Dan, dalam kata-kata bijak Tom dan Donna dari Taman dan Rekreasi, Anda harus "memperlakukan diri Anda sendiri."

Temukan pintasan yang dapat diulang

Jika Anda mendapati diri Anda melakukan sesuatu berulang kali, jangan buang waktu untuk selalu mengulangi proses yang sama — otomatiskan saja.

Misalnya, jika Anda mendapatkan banyak email yang membutuhkan jawaban yang sama atau sangat mirip, buatlah template daripada mengetik hal yang sama beberapa kali.

Jadikan ruang kerja Anda menyenangkan dan menginspirasi

Jika Anda menghabiskan 8 jam atau lebih di tempat yang sama, buatlah tempat itu menyenangkan. Anda bisa melakukannya dengan:

• Merapikan meja, laptop, dan ponsel Anda. Buat Marie Kondo bangga dengan Anda dengan membuang dan menghapus semua yang tidak Anda gunakan. Simpan hanya hal-hal yang penting atau, seperti yang akan dia katakan, "sambut kegembiraan", seperti tanaman atau foto berbingkai di meja Anda;
• Menambahkan beberapa sentuhan pribadi untuk membuat ruang lebih menyenangkan untuk bekerja;
• Memilih pencahayaan yang tepat yang tidak terlalu terang, tetapi membuat Anda tetap terjaga dan fokus.

Jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana, carilah inspirasi secara online. Favorit pribadi saya adalah penataan meja estetis dan koleksi alat tulis di YouTube — saya menontonnya seperti terpesona. Selain membawakanku kebahagiaan yang tidak dapat dijelaskan, mereka juga membuatku secara impulsif membeli banyak hal yang tidak perlu, jadi perhatikan mereka dengan hati-hati.

Jika Anda menunda-nunda, temukan mitra yang bertanggung jawab

Orang biasanya melakukan ini ketika pergi ke gym atau makan sehat, tapi hei, mengapa tidak menerapkannya untuk bekerja juga? Jika Anda bergumul dengan penundaan, temukan seseorang yang senasib dengan Anda dan tetap saling bertanggung jawab dan di jalurnya.

Berhati-hatilah saat memilih teman pertanggungjawaban Anda, karena ini adalah pedang bermata dua. Ini bisa menjadi bumerang saat Anda akhirnya memungkinkan satu sama lain untuk menunda lebih banyak, bersama-sama — yang merupakan kebalikan dari apa yang ingin kami capai.

Kesimpulan

Efisiensi berarti mencapai produktivitas maksimum dengan sedikit usaha. Dalam kasus kami, itu juga berarti bekerja dengan cerdas dan berhati-hati dengan waktu Anda. Ada banyak cara untuk mencapai ini, mulai dari meminimalkan gangguan dan "memakan katak" hingga menemukan daftar putar yang tepat dan memberi diri Anda sedikit hadiah untuk menyelesaikan tugas. Anda hanya perlu menemukan cara yang paling sesuai untuk Anda dan Anda akan berada di jalan yang baik untuk memaksimalkan efisiensi Anda.