Bagaimana kami mengelola tim yang terdistribusi secara global—tips dari Flock manager

Bagaimana Anda mengelola tim ketika seluruh bisnis Anda berubah?

2020 telah membawa banyak perubahan organisasi besar-besaran ke bisnis di seluruh dunia. Banyak yang belajar beradaptasi dengan tim terdistribusi untuk pertama kalinya. Agar adil, kurva pembelajarannya cukup curam, jadi sebagian besar merupakan coba-coba karena bisnis mencari tahu apa yang berhasil dan apa yang tidak.

Untungnya, Flock telah menjadi perusahaan terdistribusi selama beberapa tahun sekarang, dengan karyawan yang tersebar di Mumbai, Bangalore, dan Boston, antara lain. Ketika para pemimpin bisnis di seluruh dunia terus membangun praktik dan pendekatan terbaik untuk mengelola tim jarak jauh mereka yang baru, kami berkonsultasi dengan para pemimpin senior di Flock untuk mendapatkan beberapa tips dan trik dalam mengelola tim yang didistribusikan secara global.

Temui manajer kami

Shourya Saha adalah Kepala Dukungan Pelanggan Flock. Sebagai ahli strategi berpengalaman, Saha telah berhasil mendefinisikan dan menjalankan solusi strategis dalam kemitraan dengan tim kepemimpinan di perusahaan internasional sebelum datang ke Flock.

Ninad Raval adalah Kepala Produk dan Desain Flock. Raval telah mengelola dan mengarahkan tim desain dan produk selama hampir dua dekade, dengan fokus utama pada SaaS dan ruang e-commerce.

Alat apa yang Anda gunakan untuk melacak tugas tim Anda dan kemajuannya?

Di seluruh perusahaan, Flock menggunakan alat seperti Jira, Asana, North, Google Documents, dan Spreadsheet untuk mengelola tugas, mengatur file, dan berkolaborasi. Kami menghubungkan semua alat ini menggunakan integrasi di Flock, jadi semuanya ada di satu tempat.

Tim produk kami menggunakan kombinasi North dan Google Spreadsheet untuk melacak tenggat waktu proyek dan metrik kinerja, OKR, dan inisiatif. Untuk tugas yang memerlukan dukungan lintas fungsi dari pengembangan atau desain, mereka menggunakan Jira dan Google Documents untuk berkolaborasi.

Untuk tim seperti Dukungan Pelanggan, yang sangat berbasis data, alat CRM seperti Zendesk dan visualisasi data di Metabase membantu melacak kinerja dan merampingkan komunikasi. Shourya melacak kemajuan dukungan pelanggan secara kuantitatif, mengukur metrik termasuk, namun tidak terbatas pada, Produktivitas, Kepuasan Pelanggan, Resolusi Panggilan Pertama, dan banyak lagi. Untuk analisis kualitatif, ia mendorong tim untuk melakukan tinjauan kasus secara acak. Tim pendukung (dan semua tim internal di Flock) juga menggunakan alat konferensi video seperti Flock dan Zoom untuk terhubung secara tatap muka meskipun jarak mereka bermil-mil.

Seberapa sering Anda bertemu dengan tim terdistribusi Anda?

“Sebagai tim pendukung, kami bertemu sekali setiap minggu,” kata Saha. “Biasanya, kami berbicara tentang kinerja minggu lalu, menyaring setiap proses, kebijakan, atau pembaruan teknologi yang relevan untuk tim, berbagi praktik terbaik, dan memanggil mereka yang mungkin telah melakukan pekerjaan luar biasa.”

Tim produk kami membuat hal-hal lebih santai daripada dukungan, bertemu setiap hari Jumat untuk "Tim TGIF" untuk mendiskusikan pembelajaran baru dan topik menarik serta bersantai bersama dengan obrolan singkat atau permainan.

Seberapa sering Anda bertemu dengan karyawan 1:1?

Baik Saha dan Raval mengatakan mereka bertemu dengan pemimpin tim mereka 1:1 sebulan sekali.

“Percakapan antara pemimpin dan insinyur lebih taktis,” Saha memberi tahu kami. “Dengan saya, ini lebih pada budaya, perencanaan karir secara keseluruhan dan kemajuan. Dengan cara ini kami memastikan bahwa tim fokus pada tujuan jangka panjang dan jangka pendek.”

Raval juga berfokus pada pengembangan dan pembinaan karier pribadi dalam 1:1, di samping memilah hambatan dan masalah terkait proses yang menargetkan OKR. Dia menggunakan pengingat Flock untuk mengatur pertemuan berulang serta dokumen bersama dengan karyawan untuk mengumpulkan poin pembicaraan sebelum rapat dan melacak catatan nanti. Dia merekomendasikan untuk membatasi diskusi menjadi 30-55 menit agar pertemuan 1:1 tetap produktif.

Bagaimana Anda memastikan pertemuan tim efektif?

Kiat Raval untuk rapat yang efektif adalah memastikan setiap rapat memiliki format berbeda yang berfungsi. Rapat manajemen proyek (PM) mingguannya diketuai oleh karyawan secara bergiliran, sehingga semua orang tetap terlibat dan diskusi lebih bermanfaat. Berikut adalah garis besar agenda pertemuan PM mingguan ini:

Agenda Rapat Tim Manajemen Proyek

• Ketahui apa yang sedang dikerjakan orang lain dan bagaimana mereka bisa mendapatkan bantuan siapa pun
• Ajukan pertanyaan dan pikirkan tentang tujuan jangka pendek dan jangka panjang
• Adakah hal baru atau menarik yang ingin dibagikan kepada tim?
• Pemblokir atau pembaruan dari tim
• PM, Proses Desain, dan Pengembangan, saran, dan umpan balik

Setiap minggu, tuan rumah pertemuan saat ini melewati tongkat estafet dengan menominasikan tuan rumah baru yang bertanggung jawab untuk pertemuan PM berikutnya. Tuan rumah mengumpulkan item diskusi dari semua anggota tim untuk menyusun agenda dan memastikan bahwa pertemuan dijadwalkan dan dihadiri. Mereka juga bertanggung jawab untuk mengarahkan rapat, memastikan semua agenda tercakup, dan menjaga agar diskusi tetap relevan dan berharga bagi semua peserta. Akhirnya, jika tuan rumah gagal mengejar ketinggalan, mereka harus membelikan semua makanan ringan selama pertemuan! :)

Adakah saran untuk manajer yang memimpin tim terdistribusi untuk pertama kalinya?

Raval membuatnya sederhana:

• Miliki 1:1 yang teratur
• Bertemu dengan tim dengan santai
• Tetapkan tujuan dan hasil dengan jelas
• Umpan balik dan pengakuan dokumen

Saha menawarkan dua nasihat tambahan:

• Kenali tim Anda. Setiap individu memiliki cita-cita dan bakat yang berbeda-beda. Melacak mereka.
• Ketahui bisnis Anda. Anda mungkin tidak memiliki kesempatan untuk memenuhi setiap aspirasi individu, tetapi ini dapat membantu Anda membuat jalur baru untuk bawahan langsung Anda.

Misalnya, Saha berkata, “Saya mempekerjakan orang-orang dengan latar belakang pengembangan perangkat lunak dan sangat sulit untuk mempertahankan mereka dalam pekerjaan pendukung. Pada waktunya, saya menciptakan peluang di mana mereka dapat membuat aplikasi yang membantu meningkatkan kinerja tim kami. Ini adalah menang-menang!”

Kedua manajer setuju bahwa menavigasi tim yang beragam secara budaya dan geografis membutuhkan istirahat dari menjadi "semua bisnis." Karyawan didorong oleh kepekaan budaya dan latar belakang sosial mereka yang memandu motivasi mereka dan berfungsi sebagai peluang untuk terhubung.

Namun seringkali, kunci sebenarnya untuk mengelola tim terdistribusi adalah mengelola diri Anda sendiri.

“Gunakan setiap saluran umpan balik untuk memperbaiki diri Anda sendiri,” saran Saha. “Tidak mungkin melakukan hal yang benar oleh tim dan bisnis Anda setiap saat. Anda akan gagal. Dorong orang untuk memberi Anda umpan balik peningkatan. Terus ulangi bahwa Anda menyambutnya. Jalankan survei anonim. Bagikan hasilnya dengan tim.”

Ingin lebih banyak kiat? Unduh panduan kami untuk keterlibatan karyawan hari ini.