Secara efektif mengelola gaya komunikasi di tempat kerja

Mengelola tim bisa jadi sulit. Anda tidak hanya harus melacak semua pekerjaan anggota tim Anda, tetapi Anda juga perlu berkomunikasi dengan mereka secara teratur untuk mengukur beban kerja, kebahagiaan, dan kebutuhan lainnya.

Tetapi bagaimana jika karyawan Anda tidak berkomunikasi dengan cara yang sama seperti yang dilakukan manajer Anda? Komunikasi yang buruk dan miskomunikasi sama-sama berkontribusi pada sebagian besar masalah di tempat kerja. Dorong manajer Anda untuk memperhatikan gaya komunikasi timnya sehingga mereka bisa menjadi supervisor yang lebih efektif. Memahami bagaimana setiap anggota tim berkomunikasi membuka jalur komunikasi baru untuk mencegah tersandung, ketegangan, dan kesalahan.

Itu mungkin tampak seperti tugas besar, tetapi ada banyak sumber daya untuk membantu Anda memahami gaya komunikasi tim Anda—dan beradaptasi dengannya.

Gaya komunikasi yang berbeda di tempat kerja

Penelitian tentang komunikasi menunjukkan ada empat gaya utama komunikasi:

• analitis
• Intuitif
• Fungsional
• Pribadi

Keempat gaya ini dapat bertentangan, tetapi jika didekati dengan hati-hati, tim yang terdiri dari gaya yang berbeda ini dapat bekerja secara kohesif. Selain itu, saluran komunikasi yang berbeda memiliki tujuan yang berbeda , dan ini juga harus selaras dengan gaya komunikasi. Ajari tim kepemimpinan Anda bagaimana gaya ini berinteraksi satu sama lain sehingga mereka dapat memungkinkan tim mereka untuk tampil lebih baik.

komunikasi analitis

Mengelola seseorang dengan gaya komunikasi analitis memerlukan apa yang Anda harapkan: individu ini pertama-tama dan terutama peduli dengan fakta yang ada. Komunikator analitis lebih memilih diskusi untuk menjadi selangsung mungkin, dengan angka-angka sulit untuk mendukung teori atau penjumlahan apa pun.

Setiap tim membutuhkan anggota yang dapat mengambil pendekatan analitis untuk pemecahan masalah. Ini membantu meminimalkan pengambilan keputusan emosional dan berfokus pada hasil akhir. Tapi ini berarti anggota tim mungkin harus mengkompromikan beberapa kebutuhan sosial mereka untuk bekerja dengan individu yang analitis—mereka bukan orang yang suka basa-basi.

Saat berkomunikasi dengan tipe analitis, dorong tim Anda untuk bersiap dengan data, sampai ke detail seluk beluk. Dorong mereka untuk tetap pada topik, jelaskan dengan harapan, dan cari perspektif berdasarkan data. Pastikan mereka mengikuti agenda terperinci dan kemudian menindaklanjuti dengan catatan rapat, item tindakan, dan harapan.

Komunikasi intuitif

Komunikator yang intuitif peduli dengan data, tetapi mereka tahu bahwa data bukanlah akhir dari segalanya. Jika Anda memiliki tipe intuitif di tim Anda, Anda mungkin bersandar pada mereka untuk mendapatkan ide-ide besar. Mereka melihat gambaran yang lebih besar dan siap untuk menyelam jauh ke dalam pekerjaan.

Berkomunikasi dengan individu yang intuitif dapat menjadi pengalaman yang unik setiap saat. Karena mereka menghargai komunikasi yang singkat dan langsung, mereka cenderung tidak memperhatikan detail yang lebih kecil. Bersiaplah untuk memahami nuansa agar tidak terlewatkan oleh tipe intuitif.

Saat mengelola komunikator intuitif, bersiaplah untuk percakapan yang blak-blakan dan cepat serta beberapa tindak lanjut. Berikan alat bantu visual untuk mengarahkan perhatian mereka ke detail. Langsung to the point dan dengarkan ide-ide besar mereka—berikan alasan yang out-of-the-box—karena mereka akan terbukti sangat berharga.

komunikasi fungsional

Pikirkan karyawan Anda yang paling berorientasi pada proses. Mereka kemungkinan adalah komunikator fungsional yang mengambil pendekatan holistik untuk memecahkan masalah, kemudian menggali selangkah demi selangkah untuk memastikan tidak ada detail yang terlewatkan. Tipe fungsional paling baik dalam proses dan implementasi karena perhatiannya terhadap detail.

Tipe komunikasi fungsional melihat masalah dari berbagai perspektif. Ini berarti mereka cenderung memikirkan ide untuk memastikan setiap detail dipertimbangkan. Sifat interogatif mereka dapat membuat mereka "mendorong kembali" atau bermain sebagai pendukung iblis pada ide besar—mungkin yang disajikan oleh tipe intuitif. Bangun jalur komunikasi antara kedua tipe ini untuk mengisi celah detail yang mungkin diantisipasi oleh tipe fungsional dengan komunikator intuitif.

Mengelola tipe fungsional membutuhkan keterampilan yang kuat dalam mendengarkan secara aktif. Tipe ini ingin memastikan bahwa Anda peduli dengan detail seperti halnya mereka—ulangi percakapan mereka dan konfirmasikan dengan mereka bahwa rencana mereka jelas. Dorong umpan balik dari mereka dan berharap banyak sebagai balasannya. Tetapkan tenggat waktu, harapan, dan proses untuk menjaga pikiran fungsional tetap tenang.

Komunikasi pribadi

Seorang komunikator pribadi kemungkinan adalah orang yang paling mudah bergaul di tim Anda. Tipe pribadi datang ke pertemuan siap untuk mendiskusikan akhir pekan mereka dan menanyakan pendapat anak-anak Anda tentang film Disney terbaru sebelum mereka mulai berbisnis. Bagi mereka, hubungan emosional dengan tim adalah yang mendorong kesuksesan mereka.

Komunikator pribadi berfokus pada membangun hubungan—baik di dalam tim Anda maupun dengan pelanggan Anda. Mereka sering menjadi perekat yang menyatukan tim Anda. Mungkin mereka memfasilitasi diskusi ramah antara komunikator intuitif dan fungsional, bertindak sebagai diplomat seluruh tim. Tapi terkadang ini bisa dianggap terlalu informal dengan anggota tim. Tipe komunikator ini juga membutuhkan sedikit penjelasan di balik keputusan yang dibuat oleh anggota tim lain, jadi doronglah anggota tim Anda untuk menjelaskan proses pemikiran mereka saat mempresentasikan ide-ide baru juga.

Saat mengelola seseorang yang berkomunikasi pada tingkat pribadi, jaga agar tetap santai. Mereka menghargai percakapan tatap muka pribadi tanpa merasa seperti itu semua bisnis sepanjang waktu. Percakapan Anda bisa lebih informal, karena ini adalah tipe orang yang menyukai pertemuan berjalan kaki atau pertemuan 1:1 di kedai kopi. Karena itu, Anda harus mengharapkan untuk menindaklanjuti setelah bertemu dengan detail atau kontak penting. Kemungkinannya, karyawan ini tidak mencatat secara mendetail.

Menentukan kepribadian individu tim Anda

Jadi bagaimana Anda mengetahui ini semua? Seringkali, cara terbaik untuk mempelajari gaya komunikasi tim Anda adalah dengan bertanya!

Beberapa tipe langsung—seperti komunikator pribadi atau analitis—membuat kepribadian dan gaya komunikasi mereka diketahui sejak awal. Orang lain tidak begitu menyadari kecenderungan komunikasi mereka, dan mereka mungkin tidak langsung terlihat oleh Anda sebagai seorang manajer.

Ada berbagai metode untuk menentukan identitas komunikasi tim Anda, tetapi tiga pendekatan utama dapat mengubah cara Anda mengelola tim Anda.

Tes kepribadian di tempat kerja

Tes kepribadian bukanlah hal yang menggila—ada alasan mengapa banyak pemimpin bisnis papan atas menyoroti tipe Myers-Briggs mereka di resume dan profil LinkedIn mereka. Pengujian seperti profil Myers-Briggs atau DiSC dapat mengungkapkan kehalusan dalam gaya kerja rekan tim Anda yang bahkan tidak mereka sadari.

Penilaian CliftonStrengths semakin populer karena serangkaian luas 177 pertanyaan yang mengidentifikasi pola untuk mengevaluasi kepribadian individu, kekuatan dan kelemahan, dan metode komunikasi.

Kegiatan membangun tim

Kami semua muak dengan jatuhnya kepercayaan dan "Hai, nama saya Anna, dan saya membawa apel untuk piknik!" permainan. Namun di luar permainan pemecah kebekuan , tim Anda membutuhkan kesempatan untuk bekerja sama secara informal sehingga mereka dapat memahami cara satu sama lain berkomunikasi. Gabungkan aktivitas membangun tim yang santai dengan tim Anda sehingga mereka dapat belajar bagaimana bekerja sama dengan lebih baik. Ini bisa berupa sesuatu yang sederhana seperti rapat tim virtual, trivia, atau proyek kreatif, seperti kontes poster. Setelah tim Anda tahu cara bekerja sama dengan baik—terutama saat bekerja dari rumah—komunikasi akan menjadi lebih mudah secara menyeluruh.

Dengarkan tim Anda

Umpan balik terbaik sering disampaikan secara langsung, tatap muka. Jadi, tidak peduli berapa banyak tes atau seminar pelatihan yang Anda ikuti, mereka sering kali hanya ingin Anda jujur ​​kepada mereka—dan sebaliknya. Berdayakan tim Anda untuk memulai putaran umpan balik reguler, seperti mengajukan pertanyaan selama 1:1 mingguan Anda. Dorong mereka untuk berbicara tentang momen ketika mereka merasa telah berkomunikasi secara efektif atau mungkin saat ketika mereka berjuang untuk berkomunikasi dengan orang lain. Lakukan jajak pendapat "denyut nadi" dan umpan balik secara teratur di mana tim Anda dapat secara anonim mengungkapkan keprihatinan mereka dalam berkomunikasi. Umpan balik ini sangat penting untuk mengelola tim dengan baik ketika mereka semua berkomunikasi secara berbeda.

Mengelola gaya komunikasi individu saat jarak jauh

Sebagai manajer tim jarak jauh, bagaimana Anda mengambil semua informasi ini dan membuatnya bekerja di seluruh dunia digital? Untungnya, ada banyak sekali alat yang membuat pekerjaan jarak jauh lebih mudah bagi tim dan manajer. Gunakan ini sebagai kebijakan bagi manajer Anda untuk menerapkan atau memasukkannya ke dalam proses orientasi Anda.

Perpesanan

Karyawan analitis Anda menyukai informasi yang singkat dan to the point. Karyawan pribadi Anda suka menyapa Anda dengan ucapan selamat pagi. Dan karyawan fungsional Anda suka memulai hari dengan menjalankan daftar tugas mereka bersama Anda. Mereka dapat melakukan semuanya tanpa mengganggu alur kerja satu sama lain dalam alat perpesanan seperti Flock.

Flock dapat digunakan untuk mengelola proyek dan orang , menjadikannya alat yang berguna bagi manajer. Siapkan saluran untuk setiap proyek yang dikelola tim Anda sehingga mereka dapat melacak inisiatif individu dan bertukar pikiran di sana. Bangun saluran sosial untuk minat, seperti musik dan video game. Mungkin anggota tim analitis Anda tidak suka basa-basi seperti anggota tim pribadi Anda, tetapi mereka dapat berbicara tentang PUBG selama berjam-jam—kami melihat banyak hal di sini dengan anggota analitis tim Flock. Menjaga tim Anda tetap berbicara adalah prioritas nomor satu untuk tetap komunikatif dan bekerja sama dengan baik.

Manajemen proyek

Jika obrolan menjadi terlalu mengganggu untuk tipe analitis atau intuitif, beri mereka kesempatan untuk bekerja secara sepihak dan tanpa gangguan dengan mengintegrasikan tugas Anda ke dalam alat manajemen proyek , seperti Asana atau Trello. Alat-alat ini bersifat didaktik dalam mengomunikasikan suatu proses, artinya Allie yang analitis dapat memberi tahu Polly pribadi bahwa inilah gilirannya untuk mengambil proyek tanpa merasa terhambat oleh percakapan. Ini semua tentang membiarkan proses mengalir secara alami.

alat SDM

Sebagai manajer, penting untuk mengumpulkan umpan balik tentang kinerja Anda untuk memastikan tim Anda merasa nyaman dan dikelola dengan baik. Saat Anda mempelajari gaya komunikasi tim Anda, lakukan upaya aktif untuk menggunakan alat SDM internal Anda untuk melacak kemajuan Anda. Alat pulsa seperti 15Five memungkinkan anggota tim Anda untuk memberikan wawasan langsung tentang pengalaman mereka sehari-hari dan dapat menginformasikan topik diskusi untuk pertemuan 1:1 atau tim Anda berikutnya.