5 Tips Mengelola Komunikasi Internasional Secara Efektif

Semakin banyak bisnis, khususnya di Eropa, memilih struktur organisasi lintas sektor yang memungkinkan mereka menjalankan bisnis secara global. Komunikasi internasional sangat penting karena kebutuhan untuk mengikuti strategi paralel, mentransmisikan pesan yang sama dan membangun merek yang homogen di banyak pasar yang berbeda.

Ketika kami mengelola strategi komunikasi global dan mencoba mempertahankan garis tindakan yang sama, prosesnya menjadi lebih kompleks dengan partisipasi dari berbagai pemain (agen komunikasi eksternal, manajer area lokal, dll.) Kalender PR tidak sama dengan semua tindakan bersifat "lokal" yang sering kali menyiratkan peluncuran produk terpisah, acara nasional, dan hasil yang berbeda pada laporan dari data yang spesifik pasar.

Itulah sebabnya hari ini saya ingin berbicara tentang 5 tips yang telah membantu saya mengelola PR internasional kami.

Ikuti rencana 3 fase: global – lokal – global

Langkah pertama dan paling memakan waktu sebelum memulai kegiatan komunikasi internasional kami adalah fokus pada perencanaan rencana aksi kami untuk tahun atau enam bulan berikutnya. Titik awal kami akan selalu menjadi PR atau tujuan komunikasi yang telah kami tetapkan di awal tahun, baik secara global maupun untuk pasar lokal. Beberapa dari KPI ini mungkin: jumlah kemunculan atau sebutan online, persentase dampak versus penyebutan spontan, jumlah kolaborasi dengan influencer, pertumbuhan komunitas online…

Dan sekarang kita mulai dari bagian global. Tandai kalender Anda dengan tanggal atau acara tahunan untuk dimasukkan dalam kalender tetap acara internasional Anda . Bagikan dengan seluruh tim Anda di setiap pasar sehingga mereka dapat menambahkannya ke rencana dan ide potensial mereka untuk peluncuran atau komunikasi lokal.

Langkah selanjutnya adalah membuat jadwal perencanaan lokal untuk pasar dengan agen komunikasi atau kepala masing-masing pasar. Ini mungkin akan menjadi proses yang lebih lambat, karena setiap negara memiliki kebiasaannya sendiri, peristiwa penting, dan format yang diinginkan. Bagaimana saya bisa mengaturnya? Berikut adalah rekomendasi saya untuk berbagai elemen yang menyusun rencana yang harus Anda buat dengan tim Anda.

• Kumpulan acara yang akan berlangsung selama 6 bulan hingga satu tahun ke depan yang akan memamerkan merek kami secara publik (baik sebagai pembicara, mengembangkan konten bersama, berdiri di konferensi, dll.)
• Menyusun daftar tanggal dari kalender lokal: momen yang dapat menghasilkan peluang komunikasi khusus. Semua negara memiliki serangkaian tanggal-tanggal penting yang dapat menjadi baik untuk tindakan komunikasi (Hari Perempuan Internasional, pemilihan umum, dll.)
• Proposal untuk tindakan yang terkait dengan peristiwa, tanggal, atau tujuan awal ini . Biarkan agen komunikasi Anda menggunakan kreativitas mereka untuk proposal baru.

Setelah Anda menentukan tindakan yang akan disertakan dalam rencana komunikasi akhir Anda dengan tim dan agensi lokal , saatnya untuk mulai berkoordinasi — dan apa yang paling penting bagi Manajer Komunikasi mana pun: saatnya untuk mendelegasikan . Setelah tindakan, tanggal, detail, dan sebagainya ditentukan, biarkan tim lokal Anda yang mengambil alih. Sekarang Anda harus mulai mengambil pendekatan global, melacak kemajuan dan mengukur hasil.

Segmentasikan basis data kontak Anda menggunakan kriteria geografis dan bahasa

Sebelum memulai kampanye atau tindakan PR di lingkungan internasional, penting untuk memiliki basis data kontak yang diperbarui dan tersegmentasi. Terutama jika Anda bekerja dengan CRM atau perangkat lunak manajemen komunikasi — yang terbaik jika Anda memiliki banyak tim berbeda di seluruh dunia. Dalam hal ini, penting untuk menerapkan filter untuk lokasi geografis dan bahasa, baik untuk entri media komunikasi maupun untuk jurnalis dan influencer Anda. Konteks selalu menjadi kunci untuk mendapatkan hasil yang akurat.

Menerapkan kriteria geografis dan bahasa untuk entri outlet media

Cari jurnalis dan influencer berdasarkan kriteria geografis dan bahasa

Dengan cara ini, tim lokal dapat dengan mudah memfilter kontak berdasarkan pasar atau negara. Terkadang komunikasi dilepaskan dari negara atau pasar tertentu, seperti pasar “berbahasa Inggris” atau “Hispanik”. Itulah sebabnya basis data yang tersegmentasi dengan benar memungkinkan penggunaan untuk merampingkan proses identifikasi influencer yang mungkin tertarik untuk berkolaborasi dengan sesuatu yang kami luncurkan di wilayah tertentu.

Atur aktivitas tim PR Anda dalam kalender global

Saat mengelola rencana komunikasi internasional di mana tanggal global tumpang tindih dengan tanggal lokal — tindakan PR, wawancara dengan jurnalis, acara, peluncuran produk, dll. — bisa sangat sulit untuk tetap di atas semua itu dan melacak setiap tindakan dengan benar.

Beberapa bulan yang lalu kami berbicara tentang bagaimana mengatur kalender untuk konten PR di blog kami. Namun, selain hanya menjadwalkan konten, kalender manajemen tim komunikasi juga diperlukan untuk menautkan semua tindakan tersebut bersama-sama dan memungkinkan Anda mencari tanggal tertentu menurut pasar. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas tindakan tertentu pada hari tertentu dan membuat koordinasi global Anda lebih mudah.

Miliki sistem kualifikasi standar untuk semua dampak Anda

Saat mengelola aktivitas komunikasi lintas perusahaan, biasanya menyajikan hasil yang berbeda pada akhir setiap kuartal, enam bulan, atau satu tahun untuk menunjukkan hasil atas pekerjaan Anda baik dalam skala global maupun lokal.

Itulah mengapa penting untuk menetapkan KPI di semua pasar selama tahap perencanaan dan awal. Jika tidak, kami tidak akan dapat membandingkan atau mengukur kampanye global dan menganalisis hasil dengan benar.

Pada saat yang sama, ketika menyangkut dampak kualifikasi untuk setiap negara — dari media komunikasi, blog, atau sosial — sangat penting untuk memiliki kriteria standar yang ditetapkan sebelumnya. Itu akan memastikan bahwa setiap manajer atau agensi PR mengkualifikasi setiap penyebutan dengan cara yang sama, menggunakan kriteria yang identik. Itu akan memastikan hasil yang akurat di semua laporan Anda.

Lembar kualifikasi Launchmetrics

Buat pedoman global untuk menjelaskan semuanya kepada tim Anda untuk menstandardisasi metode pelaporan. Manajer dan agensi PR harus mengetahui arti dari setiap parameter dan bagaimana melakukan setiap proses kualifikasi. Dengan cara yang sama, rapat harus diadakan setiap enam bulan untuk check-in, menyegarkan kembali konsep lama, menerapkan kriteria baru, dan memastikan semua tim up to date.

Kumpulkan laporan global dan laporan kampanye individu untuk melacak komunikasi internasional Anda

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, sangat mungkin bahwa sebagai direktur komunikasi Anda harus melaporkan hasil untuk periode waktu tertentu yang memberikan detail dari masing-masing pasar dan juga kinerja Anda secara global. Itulah satu-satunya cara Anda dapat melacak kemajuan Anda dan bekerja di area yang perlu ditingkatkan.

Namun, hasil tidak diperoleh dengan segera dalam komunikasi itulah sebabnya yang terbaik adalah memasukkan pekerjaan dan memastikan bahwa Anda merekam semua dampak Anda setiap hari. Semua ini akan datang dari laporan media sosial. Dengan begitu, ketika tiba waktunya untuk menyajikan laporan triwulanan untuk PR dan keterlibatan influencer, analisis reputasi, dan ketenaran merek, Anda akan memiliki detail yang memperkaya untuk dibagikan karena Anda menghabiskan waktu dengan cermat memantau dan mengumpulkan hasil Anda.

Terakhir — ketika saatnya tiba untuk membagikan hasil ini dengan tim Anda dan manajemen perusahaan — selalu yang terbaik adalah menyajikan dampak dari media dan blog dengan cara yang menarik secara visual. Hal ini juga perlu mudah dipahami oleh para eksekutif. Ingat, ini tentang menunjukkan semua usaha dan kerja keras Anda. Saya suka menggunakan webzine dan majalah media sosial sebagai alat untuk membuat efek ini karena memungkinkan saya untuk mengatur pekerjaan saya dan responsif terhadap perangkat apa pun.

Contoh atau webzine atau majalah sosial

Dan bagaimana denganmu? Apakah Anda memiliki tips untuk mengelola komunikasi internasional? Tinggalkan saya komentar, dan mari kita diskusikan!