Jadikan Pemasaran Anda Lebih Efisien dengan Proses Berulang

Saya adalah salah satu dari orang-orang yang menyelesaikan banyak hal. Saya suka membuat daftar dan saya suka melakukannya . Orang selalu mengira itu karena saya banyak minum kopi, dan itu benar. Tapi itu hanya sebagian dari apa yang membuat saya produktif.

Saya telah menemukan cara untuk menjadi efisien – untuk menyelesaikan banyak hal – dengan merampingkan pekerjaan yang saya lakukan berulang kali. Meluangkan waktu untuk menyiapkan template dan proses berulang sebelumnya benar-benar membuat saya lebih cepat. Itu trik rahasiaku. Mari kita lihat di balik tirai untuk melihat bagaimana saya menggunakan proses ini untuk menghemat waktu.

Apa itu proses berulang?

Proses berulang pada dasarnya adalah segala sesuatu yang Anda lakukan berulang kali dan membutuhkan hasil yang serupa. Saat Anda menulis buletin reguler, publikasikan setiap hari ke CMS Anda, atau menarik data setiap bulan, Anda mengulangi elemen pekerjaan. Mengapa tidak memformalkan suatu proses? Tidak semuanya dapat diulang kata demi kata, tentu saja – tetapi ketika langkah-langkah umum Anda selalu sama, Anda berada di jalur menuju apa yang saya bicarakan.

Mengapa Anda membutuhkan proses yang berulang

Alasan alami mengapa Anda harus mempertimbangkan proses berulang adalah untuk menghemat waktu dan uang. Dan itulah yang selalu ingin didengar oleh semua orang – Anda sendiri, atasan Anda, klien Anda. Ya, ini akan memakan waktu penyiapan, seperti yang akan saya jelaskan. Namun hasilnya justru bisa menghemat waktu Anda dalam jangka panjang.

Bagaimana saya menggunakan proses berulang

Saya biasa membuat buletin untuk tim klien saya. Itu adalah alat komunikasi internal yang menangkap data dan kiriman untuk bulan itu.

Tapi – pembicaraan nyata – saya tidak ingin menghabiskan terlalu banyak waktu untuk hal ini. Saya memiliki banyak pekerjaan lain di piring saya. Untungnya, klien saya setuju. "Jangan menghabiskan lebih dari satu jam untuk ini setiap bulan," sarannya. Dia juga ingin saya bekerja dengan lebih bijak – lagipula, dia membayar waktu saya, dan lebih suka itu digunakan pada proyek dengan ROI tinggi.

Namun, tugas buletin masih harus dilakukan. Kami ingin berbagi pekerjaan kami dengan tim kami.

Jadi, saya membuat template. Pertama, saya bertukar pikiran dengan klien tentang jenis konten apa yang ingin kami sertakan setiap bulan. Kemudian saya menentukan struktur buletin, termasuk keranjang konten. Akhirnya, saya bekerja dengan seorang desainer untuk memolesnya.

Apakah upaya awal itu memakan waktu? Sangat. Saya mungkin menghabiskan 10 jam atau lebih untuk edisi pertama itu. Tapi sejak saat itu, itu benar-benar tugas plug-and-play yang jauh lebih mudah.

Ke depan, saya mengatur waktu di kalender saya setiap bulan untuk melakukan pekerjaan itu. Saya memblokir beberapa jam ( sst , jangan beri tahu klien saya bahwa saya butuh dua jam, bukan satu). Kemudian saya hanya menggunakan waktu khusus itu untuk menarik data, memerinci kemenangan, menulis, mengedit, dan merilis. Selesai.

Apa yang saya pelajari dan mengapa ini adalah kemenangan

Template dan proses itu ternyata sangat menghemat waktu. Saya tahu apa yang harus saya capai, dan saya tahu persis berapa lama waktu yang harus saya kerjakan untuk buletin itu. Saya menyelamatkan otak saya dari berputar tanpa henti dan resah tentang apa yang harus dimasukkan dalam setiap edisi. Saya sudah tahu data apa yang saya tambang, kemenangan apa yang harus saya soroti, seperti apa buletin itu, dan berapa banyak ruang yang saya miliki untuk meliput cerita saya. Yang terpenting, saya tahu saya punya waktu untuk mengerjakannya. Setelah pengingat di kalender saya berdentang, mengingatkan saya akan tugas tersebut, saya dapat langsung bekerja alih-alih gelisah dan meributkan desain dan keranjang konten.

Rekan satu tim dan klien saya juga memperhatikan hasil upaya prakerja. Mereka memperhatikan tampilan dan nuansa buletin yang konsisten. Mereka memandang upaya tersebut bukan sebagai pengiriman tunggal – email satu kali untuk diabaikan – melainkan sebagai “buletin” sejati. Mereka sangat menantikan untuk menerimanya – dan akhirnya komunikasi ini menjadi alat pemasaran internal yang berharga. Orang-orang bahkan bertanya bagaimana cara mengirimkan konten ke dalamnya. Bonus!

Jadi mengapa saya menghabiskan begitu banyak waktu berbicara tentang buletin ketika ini adalah blog tentang proses berulang? Karena, sederhananya, template buletin adalah proses yang berulang. Itu adalah sesuatu yang harus saya lakukan setiap bulan – itu berulang.

Jenis proses berulang

Metrik adalah proses berulang lainnya yang dapat Anda hemat waktu. Jika saya terus terang, saya berjuang dengan penambangan data. Saya tidak terlatih dalam Excel dan database – meskipun tahu itu adalah bagian penting dari pekerjaan saya sebagai pemasar. Yang benar adalah bahwa saya adalah konten dan kata-kata orang pertama. Hal yang sama berlaku untuk banyak anggota tim pemasaran saya sebelumnya, yang dipekerjakan sebagai pembuat kata. Ketika tiba saatnya untuk membuktikan bagaimana kata-kata itu berhasil bagi kami, yah… itu agak merusak. Kami pasti menghasilkan hasil gado-gado. Masing-masing dari kami memiliki cara berbeda dalam menampilkan data dan membagikannya dengan pemimpin tim dan klien kami.

Untungnya, kami memiliki pakar database di tim kami yang siap membantu. (Selain itu, ini adalah salah satu hal hebat tentang menjadi bagian dari tim. Anda dapat mengakui ketika Anda tidak bekerja dalam kompetensi inti Anda, dan meminta bantuan saat Anda membutuhkannya. Anda dapat mendelegasikan.) Untuk memulai, kami sebagai tim menetapkan dengan tepat data apa yang kami semua butuhkan untuk memeriksa harian, mingguan, dan bulanan. Kemudian guru basis data kami pergi ke kota untuk menyiapkan kueri Excel – sejenis proses berulang – yang membantu menarik data. Yang harus kami lakukan hanyalah menekan fungsi “segarkan data” di lembar Excel kami, dan – voila – data baru muncul. Ini menghemat banyak waktu dan banyak sakit kepala.

Faktur bisa menjadi proses yang berulang, seperti halnya melacak pengiriman konten ke firma PR, memeriksa fakta konten Anda, dan bahkan membuat agenda untuk rapat tim.

Menggunakan kembali konten di berbagai saluran pemasaran juga bisa menjadi pesaing untuk proses yang berulang. Ini bukan proses yang terlalu banyak, tetapi tindakan menggunakan kembali dan mendaur ulang apa yang telah Anda lakukan - menggunakan kembali untuk penggunaan lain - adalah jenis pekerjaan berulang. Dan itu benar-benar dapat menghemat waktu dan uang Anda.

Menggunakan proses berulang untuk pelatihan internal

Apakah Anda terus-menerus melatih karyawan baru tentang cara kerja di sekitar kantor Anda, seperti menunjukkan kepada mereka cara membuat halaman web atau menerbitkan ke CMS Anda? Jika proses tersebut digunakan secara teratur, mengapa tidak mendokumentasikannya dan membuat petunjuk internal? Itu adalah jenis proses berulang yang dapat membantu Anda menghemat waktu untuk pelatihan internal.

Dokumentasi internal membantu perencanaan darurat selama waktu henti (atau jika tim Anda tiba-tiba menyusut dan orang-orang yang tertinggal harus melakukan pekerjaan yang biasa dilakukan orang lain). Dan tentu saja catatan ini juga membantu ketika seseorang pindah begitu saja – dan Anda membawa wajah baru.

Saat proses Anda didokumentasikan, Anda tidak perlu menghabiskan banyak sekali waktu dengan sesi pelatihan satu kali dan petunjuk. Sebaliknya, Anda dapat membagikan dokumentasi proses dan kemudian duduk bersama karyawan untuk menjawab pertanyaan apa pun.

Jangan lupa untuk menguji proses Anda

Satu hal terakhir sebelum kita tutup. Jika dan ketika Anda memutuskan untuk membuat template atau mendokumentasikan how-to, jangan lupa untuk mengujinya. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah membuat dokumen proses yang penuh dengan kesalahan yang akhirnya menyebabkan lebih banyak tekanan – dan pekerjaan – untuk Anda dan tim Anda. Jalankan melalui uji coba, langkah demi langkah, untuk memastikan instruksi Anda jelas dan prosesnya baik.

Apa yang bisa kau lakukan?

Jadi, apa yang dapat Anda ubah secara pribadi menjadi proses yang berulang? Kemungkinan Anda memiliki setidaknya satu tugas yang dapat Anda lakukan dalam bentuk auto-pilot. Mungkin itu cara Anda menanyakan metrik Anda. Atau cara Anda mendorong tim Anda untuk kontribusi konten untuk buletin Anda. Atau cara Anda mendesain dek. Kalender juga bisa menjadi proses yang berulang, seperti tradisi tahunan perencanaan Januari saya.

Permintaan saya adalah agar Anda meluangkan waktu untuk memikirkan tugas yang Anda lakukan berulang kali – setiap hari, setiap minggu, setiap bulan, setiap tahun. Langkah pertama adalah merincinya. Kemudian melihat keras. Manakah dari mereka yang bisa menjadi kandidat untuk suatu proses? Bisakah Anda menulis garis besar langkah demi langkah yang mendokumentasikan apa yang perlu dilakukan, sehingga lain kali Anda kembali ke sana, Anda bisa langsung masuk? Tanyakan juga kepada rekan satu tim Anda. Apakah ada sesuatu yang mereka lakukan secara teratur tetapi tampaknya bergumul – atau bahkan sesuatu yang menghabiskan banyak waktu? Tugas-tugas ini juga merupakan kandidat untuk dipertimbangkan untuk dokumen proses yang dapat diulang.

Kemudian, setelah Anda menyiapkan proses, eksekusinya relatif mudah – untuk membilas dan mengulang, berulang kali, untuk efisiensi maksimum.

Act-On memberi nilai tinggi pada "waktu untuk menghargai". Menjadi cepat – bangun dan berlari dengan cepat – adalah salah satu hal utama yang membuat kita berbeda. Demikian pula, proses berulang di saku belakang Anda dapat membuat Anda bangun dan bekerja lebih cepat dengan daftar tugas Anda. Bahkan tanpa minum galon kopi.

Kembali kepada Anda

Bagaimana Anda mengoptimalkan efisiensi melalui proses berulang dalam pekerjaan Anda sendiri? Bagikan tips Anda di sini.