Bagaimana dan mengapa melacak aktivitas dan kebiasaan sehari-hari

Saya tidak punya waktu. Kalimat ini hampir setiap hari kita dengar, dari rekan kerja, keluarga, dan teman kita. Namun, dalam banyak kasus, orang tidak memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana mereka sebenarnya menghabiskan jam kerja dan waktu luang mereka.

Sekarang, kunci untuk menjadi master waktu Anda cukup sederhana. Anda perlu melacak aktivitas sehari-hari Anda untuk memiliki pemahaman yang lebih baik tentang tugas dan kebiasaan sehari-hari. Dengan demikian, Anda akan tahu tindakan apa yang perlu Anda sesuaikan untuk mendapatkan jam tambahan.

Dalam posting blog ini, kita akan membahas:

• manfaat kegiatan pelacakan,
• dua metode melacak tugas harian Anda, dan
• cara menjaga kebiasaan.

Manfaat kegiatan pelacakan

Jika Anda sering merasa tidak punya cukup waktu untuk semua tugas harian, pertimbangkan untuk mencatat apa yang Anda lakukan selama jam kerja. Kami menyusun daftar manfaat utama dari aktivitas pelacakan:

• Anda akan mendapatkan kendali atas waktu Anda,
• Anda akan lebih realistis dan terorganisir,
• Anda akan membuat perkiraan waktu yang lebih baik,
• Anda akan lebih akuntabel dan produktif, dan
• Anda akan belajar bagaimana melakukan tugas tunggal alih-alih melakukan banyak tugas.

Mari jelajahi setiap manfaat dengan lebih detail.

Anda akan mendapatkan kendali atas waktu Anda

Laura Vanderkam adalah penulis beberapa buku manajemen waktu dan produktivitas. Dalam pidatonya di TEDWomen 2016, dia berbicara tentang persepsi kita tentang waktu. Vanderkam ingin membuktikan bahwa Anda dapat mengontrol waktu Anda dan menghabiskannya sesuka Anda.

Karena itu, dia melakukan survei yang melibatkan wanita sibuk. Para peserta harus melacak aktivitas mereka selama satu minggu, baik jam kerja maupun waktu luang.

Saat melihat data, Vanderkam memperhatikan bahwa salah satu peserta memiliki keadaan darurat rumah tangga. Peserta ini mencatat setiap jam yang dia habiskan untuk memperbaiki masalah ini, yang totalnya tujuh jam (selama seminggu).

Sekarang, meskipun ini darurat, situasi ini menunjukkan kepada kita bahwa selalu ada cukup waktu dalam sehari atau dalam seminggu. Selanjutnya, penelitian ini membuktikan bahwa Anda BISA menemukan waktu untuk semua yang ingin Anda lakukan, tetapi Anda mungkin tidak menyadarinya.

Bagaimana Anda mendapatkan kendali atas waktu Anda?

• Mulailah dengan menuliskan semua aktivitas yang Anda lakukan sepanjang hari. Sepertinya Anda akan menyadari bahwa mungkin Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk melakukan aktivitas tertentu, seperti menonton televisi selama dua jam setiap hari. Atau menelusuri akun media sosial Anda. Pada saat yang sama, Anda berpikir bahwa Anda tidak punya cukup waktu untuk minum kopi bersama teman atau pergi ke bioskop.
• Langkah selanjutnya adalah memikirkan kembali jadwal Anda. Cobalah untuk membatasi waktu yang Anda habiskan untuk melakukan beberapa kegiatan yang tidak begitu penting sehingga Anda bisa mendapatkan jam tambahan untuk minum kopi bersama teman-teman.

Dengan membuat catatan harian tentang aktivitas Anda, Anda akan mengatur waktu Anda dengan lebih baik. Dengan demikian, Anda akan melakukan apa yang Anda sukai.

Hal menarik lainnya yang disebutkan Vanderkam dalam pidatonya adalah waktu sangat elastis.

“Kami tidak dapat meluangkan lebih banyak waktu, tetapi waktu akan terus bertambah untuk mengakomodasi apa yang kami pilih untuk dimasukkan ke dalamnya,” tambahnya.

Terserah kita apa yang akan kita pilih untuk dimasukkan ke dalamnya, dan ini adalah prioritasnya.

Selain itu, Vanderkam menyarankan untuk membuat daftar prioritas pada Jumat sore. Daftar ini harus berisi kegiatan yang Anda rencanakan untuk minggu depan, dalam tiga kategori:

1. Karier,
2. Hubungan, dan
3. Diri sendiri.

Pastikan untuk menambahkan 2-3 prioritas untuk setiap kategori.

Anda akan lebih realistis dan terorganisir

Dalam bukunya The Productivity Project , Chris Bailey mengatakan bahwa bersikap realistis tentang seberapa banyak yang dapat Anda capai sangat penting.

“Tanpa menyadari bagaimana Anda saat ini menghabiskan waktu Anda, sulit untuk merenungkan apakah Anda bertindak dengan cara yang sesuai dengan nilai Anda dan tugas dengan dampak tertinggi. Menyimpan catatan waktu adalah cara yang bagus untuk menemukan titik awal Anda, level dasar Anda.”

Seperti yang Anda lihat, melacak waktu dan tugas Anda akan membantu Anda menyadari apa dasar Anda. Dengan demikian, Anda akan dapat membuat tujuan dan rencana yang rasional untuk masa depan. Misalnya, jika Anda melihat ada beberapa jeda waktu pada hari Rabu dan Kamis, gunakan periode ini untuk bertukar pikiran tentang ide untuk proyek berikutnya.

Selain itu, memiliki data akurat tentang berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk setiap tugas berarti dapat mengatur hari kerja dengan lebih baik. Langkah praktis lain yang dapat Anda ambil adalah membuat daftar tugas untuk besok, malam sebelumnya. Ingatlah untuk menuliskan kerangka waktu untuk masing-masing.

Selain itu, begitu Anda mulai mencatat setiap aktivitas kecil sepanjang hari, Anda juga akan melihat bagaimana Anda menghabiskan waktu luang. Jadi, dua jam televisi yang disebutkan sebelumnya dapat diganti dengan beberapa tindakan lain, seperti naik sepeda selama satu jam dan kemudian mandi pada jam berikutnya.

Anda akan membuat perkiraan waktu yang lebih baik

Mari kita hadapi itu, Anda tidak selalu dapat memprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membeli bahan makanan, mengantar anak Anda ke sekolah, atau menyelesaikan tugas penting di tempat kerja. Faktanya, banyak penelitian menunjukkan bahwa kita biasanya meremehkan waktu yang kita butuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas.

Menurut penelitian Exploring the “Planning Fallacy” , kurang dari setengah peserta berhasil menyelesaikan aktivitas mereka pada waktu yang mereka prediksi sendiri. Hasilnya juga menunjukkan bahwa, ketika orang membuat perkiraan tentang aktivitas mereka, mereka fokus pada kasus spesifik dari masa lalu dan detailnya. Namun, orang harus melihat gambaran yang lebih besar – tinjau semua kasus sebelumnya dengan detail. Dengan begitu, mereka akan mengingat masalah yang mereka hadapi dengan kasus-kasus sebelumnya; dengan demikian, mereka akan membuat prediksi yang lebih realistis.

Misalnya, Jumat lalu, Anda cukup beruntung untuk menyelesaikan belanja bahan makanan dan pulang ke rumah dalam waktu kurang dari satu jam. Tapi, biasanya, Anda membutuhkan waktu hampir dua jam untuk pekerjaan ini, karena kemacetan lalu lintas. Jadi, Anda harus mendedikasikan lebih banyak waktu untuk kegiatan ini, antara satu setengah jam dan dua jam.

Secara umum, untuk membuat perkiraan waktu yang tepat, Anda harus melacak aktivitas Anda. Ini berarti menuliskan setiap tugas sepanjang hari. Kemudian, setelah beberapa minggu, Anda akan dapat membuat prediksi yang lebih akurat tentang tugas sehari-hari Anda.

Anda akan lebih akuntabel dan produktif

Beberapa hari Anda akan lebih produktif daripada yang lain. Seperti yang sudah Anda ketahui, ketika Anda tidak bisa tetap fokus di tempat kerja, Anda mungkin beralih ke media sosial atau mulai membaca berita terbaru. Atau, ketika Anda harus belajar untuk ujian penting, tetapi sebaliknya, Anda menonton serial favorit Anda secara berlebihan. Inilah yang kita sebut waktu yang terbuang .

Tapi, apa yang terjadi ketika seluruh minggu Anda tidak produktif? Anda mungkin tidak akan dapat mencapai tujuan mingguan Anda.

Inilah yang kami sarankan: lacak waktu yang terbuang, dengan cara yang sama seperti Anda mencatat aktivitas yang Anda selesaikan. Dengan begitu, saat Anda melihat entri seperti "menjelajahi web" atau "menonton serial", ini akan menjadi panggilan bangun Anda. Kemudian, besok, Anda akan melakukan yang terbaik untuk tidak mengulangi tindakan ini, yang akan menghasilkan kinerja yang lebih baik dan motivasi yang meningkat.

Selain itu, melacak aktivitas Anda juga dapat membantu Anda meningkatkan tingkat produktivitas. Pamela Ayuso adalah seorang pengusaha dan pengembang real estate yang menulis blog tentang pertumbuhan bisnis. Dia percaya bahwa, karena kita semua mendapatkan waktu 24 jam yang sama dalam sehari, taruhan terbaik kita adalah menggunakannya dengan cara yang paling produktif.

“Dengan melacak aktivitas sehari-hari, kami dapat mengidentifikasi tugas apa yang menghabiskan sebagian besar waktu kami. Dengan data yang ada, kami kemudian dapat membuat perubahan yang diperlukan sehingga kami menghabiskan waktu kami dengan cara sebaik mungkin.”

Jadi, jika Anda ingin tetap fokus pada tugas dan menjadi lebih produktif, ingatlah untuk mencatat aktivitas Anda sepanjang hari.

Anda akan belajar cara melakukan tugas tunggal alih-alih melakukan banyak tugas

“Multitasking muncul dari gangguan itu sendiri. ” – Marylin vos Savant

Meskipun tidak benar-benar gangguan, multitasking adalah khayalan. Earl Miller, seorang profesor ilmu saraf di MIT, percaya bahwa otak kita dapat mengalihkan fokus dari satu hal ke hal lain dengan sangat cepat. Tapi, otak tidak bisa fokus pada kedua hal itu secara bersamaan.

Jadi, Anda mungkin berpikir bahwa Anda bisa memasak makan malam dan mencuci piring secara bersamaan. Tapi, kemungkinan besar Anda lupa menambahkan bumbu penting itu atau tidak sengaja memecahkan gelas.

Dalam hal pelacakan waktu dan pencatatan aktivitas Anda, Anda pasti ingin memiliki informasi yang jelas dan tepat tentang apa yang Anda lakukan. Itu berarti melakukan setiap tugas secara terpisah sehingga Anda dapat mencatatnya dengan benar. Oleh karena itu, Anda akan meningkatkan keterampilan tugas tunggal dan menghindari multitasking. Apalagi bila Anda memperhatikan satu aktivitas saja, hasil Anda akan lebih baik, apalagi lebih enak.

Bagaimana Anda melacak tugas harian Anda?

Sekarang setelah Anda mempelajari keuntungan utama melacak aktivitas harian Anda, mari kita jelajahi dua cara menyimpan catatan tugas Anda:

1. Metode pena dan kertas, dan
2. Melacak aktivitas Anda dengan Clockify.

Metode pena dan kertas

Dibuat oleh Neville Medhora, metode ini adalah solusi ideal jika Anda lebih suka menggunakan alat tulis tradisional, seperti pena dan kertas.

Jadi, di awal hari kerja Anda, ambil selembar kertas dan mulailah menulis yang berikut ini:

• Tanggal : pertahankan tanggal di bagian atas daftar Anda. Detail kecil ini akan penting untuk referensi di masa mendatang.
• Semua tugas untuk hari itu : pastikan untuk memasukkan tugas yang paling signifikan untuk hari itu dan bersikap realistis tentang hal itu. Jika Anda berpikir bahwa Anda mampu melakukan enam tugas yang rumit, tuliskan ini saja. Jika mau, Anda dapat menambahkan aktivitas yang tidak terkait dengan pekerjaan, yang Anda rencanakan untuk dilakukan setelah bekerja. Simpan ini di bagian bawah daftar Anda.
• Waktu rapat : ini adalah info yang sangat berguna jika Anda biasanya mengadakan beberapa rapat sepanjang hari. Cukup tambahkan di sisi kanan kertas Anda, sebagai pengingat.
• Jam yang dipantau: perhatikan waktu saat Anda mulai mengerjakan tugas dan setelah selesai. Kemudian, tuliskan kerangka waktu untuk kegiatan itu di sisi kanan kertas, di bawah pengingat rapat Anda. Lakukan hal yang sama untuk semua tugas lainnya. Menuliskan blok waktu ini akan memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang bagaimana Anda menghabiskan jam kerja Anda, tugas apa yang membutuhkan lebih banyak waktu, dan Anda akan melihat seberapa produktif Anda hari itu.
• Ringkasan harian : di akhir hari kerja Anda, tulis ringkasan hari Anda – pencapaian harian Anda.

Berikut adalah beberapa tip praktis lain yang disarankan Medhora:

️ Tulis daftar tugas Anda malam sebelumnya . Jadi, ketika Anda memulai hari kerja di pagi hari, Anda hanya perlu mengikuti daftarnya.

️ Bagi tugas Anda menjadi bagian yang lebih kecil dan mudah dikelola. Jadi, alih-alih memiliki satu tugas yang lebih besar, Anda akan memiliki beberapa tugas untuk diselesaikan. Plus, Anda akan merasa puas setiap kali Anda menyelesaikan tugas yang baru saja Anda selesaikan.

️ Trik sederhana yang dapat Anda gunakan ketika Anda merasa ingin menunda – gunakan kertas lain dengan selotip di atasnya. Kemudian, tempelkan kertas itu ke daftar Anda dan sesuaikan sehingga Anda hanya dapat melihat tugas pertama Anda. Bahkan jika Anda tidak ingin bekerja saat ini, hanya melihat satu tugas pada saat itu berarti Anda tidak akan diganggu dengan orang lain dari daftar.

Untuk mempelajari lebih detail tentang teknik sederhana ini, lihat video yang menjelaskan metode ini.

Melacak aktivitas dengan Clockify

Atau, jika Anda lebih suka menggunakan perangkat lunak untuk melacak aktivitas harian Anda, coba Clockify sebagai aplikasi log aktivitas Anda sendiri.

Inilah cara Anda dapat mencatat tugas Anda dengan alat ini:

• Buat akun Clockify .
• Unduh pelacak waktu . Pastikan Anda dapat menggunakan Clockify di ponsel, komputer, atau sebagai ekstensi browser.
• Lacak aktivitas Anda . Anda dapat melakukannya dengan:
• Menggunakan pengatur waktu: mulai pengatur waktu saat Anda mulai mengerjakan suatu aktivitas dan hentikan saat Anda selesai. Ingatlah untuk menuliskan deskripsi aktivitas Anda.

• Memasukkan aktivitas Anda secara manual dengan menulis deskripsi aktivitas Anda dan menambahkan waktu.

Katakanlah ini adalah kegiatan pagi Anda sebelum Anda pergi bekerja:

• Anda pergi lari pagi ini dari jam 8 pagi sampai jam 9 pagi.
• Kemudian, Anda mandi dan sarapan, yang totalnya 30 menit.
• Karena jam kerja Anda dari pukul 10 pagi hingga 6 sore, Anda menghabiskan 30 menit berikutnya untuk pergi bekerja.

Seperti yang Anda lihat di bawah, ini adalah bagaimana entri Anda akan terlihat.

Setelah Anda melacak semua yang telah Anda lakukan sepanjang hari, Anda akan mendapatkan daftar seperti ini.

Dengan demikian, Anda dapat mengubah durasi aktivitas tertentu jika diperlukan.

Selain itu, ada fitur praktis lain dari Clockify.

️ Kategorikan entri Anda . Anda dapat menambahkan nama proyek atau tag untuk setiap entri. Dalam contoh kami, nama proyek adalah Waktu senggang dan Proyek A.

️ Menganalisis kegiatan . Di bagian Dasbor, Anda dapat meninjau semua aktivitas Anda dan memfilternya menurut proyek atau status tagihan. Selain itu, di sudut kanan, Anda dapat melihat berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk melakukan setiap aktivitas.

Bagaimana Anda melacak kebiasaan Anda?

Selain tugas dan aktivitas secara umum, Anda juga dapat melacak kebiasaan Anda. Membangun kebiasaan melibatkan mengikuti rutinitas atau perilaku tertentu, tetapi sesekali, Anda perlu menganalisis kemajuan Anda. Dengan melakukannya, Anda akan tahu apakah rutinitas itu memberikan hasil yang diharapkan dan apakah Anda harus mengubah beberapa tindakan.

Misalnya, Anda telah belajar bahasa Finlandia. Sudah enam bulan dan Anda tidak melewatkan kelas apa pun. Namun, untuk beberapa alasan, Anda tidak puas dengan pengetahuan bahasa Finlandia Anda saat ini. Umpan balik ini memberi tahu Anda bahwa Anda harus mengubah sesuatu. Mungkin Anda perlu mengerjakan pekerjaan rumah Anda lebih rajin atau melatih keterampilan percakapan Anda.

Inilah masalahnya, ketika Anda menetapkan beberapa aturan dasar untuk suatu kebiasaan, Anda harus mematuhinya. Selain itu, Anda perlu membuat jurnal tindakan harian/mingguan ini. Ketika datang ke contoh kami dengan bahasa Finlandia, Anda harus menandai waktu yang Anda habiskan untuk mempelajari bahasa tersebut.

Pelacak kebiasaan dan cara kerjanya

Salah satu cara paling praktis untuk menganalisis kebiasaan Anda adalah dengan menggunakan pelacak kebiasaan. Dalam bukunya Atomic Habits , James Clear menjelaskan tujuan utama dari metode ini.

“Pelacak kebiasaan adalah cara sederhana untuk mengukur apakah Anda melakukan suatu kebiasaan.”

Berikut cara menggunakan pelacak kebiasaan:

• Ambil buku catatan dengan kalender atau gunakan lembar Google/Excel .
• Kemudian, tuliskan semua kebiasaan bulanan Anda . Misalnya, untuk bulan November, kebiasaan Anda bisa Membaca, Berolahraga, Belajar Bahasa Finlandia, dan Melakukan yoga.
• Setiap kali Anda menyelesaikan beberapa kebiasaan, tambahkan tanda centang, simbol X , atau tanda lain di sebelah kebiasaan.

Anda dapat memilih hari untuk setiap kebiasaan, misalnya:

• Senin, Rabu, dan Jumat – latihan,
• Selasa dan Kamis – belajar bahasa Finlandia,
• Sabtu dan Minggu – yoga
• Setiap hari – membaca.

Berikut adalah contoh menyelesaikan semua kebiasaan selama minggu pertama bulan November.

Seperti yang Anda lihat, kebiasaan bulanan Anda dapat dibagi menjadi jadwal yang identik untuk setiap minggu dalam sebulan. Padahal, cara ini sejalan dengan rutinitas dan kebiasaan orang-orang yang sangat produktif. Misalnya, Jack Dorsey, CEO Twitter dan Square, memiliki rutinitas yang berbeda untuk setiap hari dalam seminggu. Jadi, Senin untuk mengelola perusahaannya, Selasa untuk fokus pada produk, dan seterusnya.

Jika Anda tetap berpegang pada standar ini, Anda akan memiliki satu bulan penuh dengan kotak-kotak yang ditandai. Ini pasti akan menjadi pendorong motivasi Anda. Selain itu, setelah bulan pertama, Anda dapat mengubah frekuensi beberapa kebiasaan jika diperlukan. Misalnya, jika Anda senang melakukan yoga dan membantu Anda tetap rileks, Anda bisa melakukannya tiga kali seminggu, bukan dua kali.

Kebiasaan apa yang bisa Anda ukur?

Dalam buku yang disebutkan di atas, Clear merekomendasikan aturan Dua menit. Artinya dimulai dari kebiasaan kecil terlebih dahulu. Kebiasaan kecil adalah semua tindakan yang dapat Anda selesaikan dalam dua menit atau kurang.

Sebagai contoh, ini adalah beberapa kebiasaan kecil yang dapat Anda lakukan setiap hari:

• Baca satu halaman buku favorit Anda.
• Meditasi selama satu menit di pagi hari.
• Lakukan satu push-up atau peregangan selama satu menit.
• Bangun dan pergi tidur pada waktu yang ditentukan.
• Siram tanaman Anda di sore hari.

Selain itu, Anda dapat mengukur kebiasaan yang berdampak pada kesehatan Anda, seperti:

• Berapa banyak kopi yang Anda minum setiap hari.
• Berapa banyak air yang Anda minum per hari.
• Apakah Anda cukup makan sayur dan buah.
• Untuk informasi lebih rinci tentang nutrisi Anda, Anda bahkan dapat melacak asupan protein, karbohidrat, dan lemak Anda.

Sekarang, bagaimana dengan aktivitas yang ingin Anda hindari atau lakukan lebih jarang? Clear menyebut mereka kebiasaan menghindar. Secara umum, tindakan ini berdampak negatif pada kesehatan, keuangan, atau produktivitas Anda. Berikut beberapa contohnya:

• Menghilangkan alkohol, kafein, atau asupan gula.
• Berhenti merokok.
• Menghabiskan lebih sedikit waktu di depan layar (di luar jam kerja Anda).
• Menghabiskan lebih sedikit uang untuk pembelian online.

Oleh karena itu, sama seperti Anda melacak kebiasaan yang ingin Anda bangun, Anda juga dapat memantau kebiasaan yang ingin Anda hindari.

Bagaimana membiasakan diri melacak kebiasaan?

Bahkan mencatat kebiasaan Anda adalah kebiasaan yang perlu Anda peroleh. Jika Anda tidak pernah melacak rutinitas Anda, kami memiliki beberapa tip sederhana untuk membantu Anda memulai:

️ Isi pelacak kebiasaan segera setelah Anda menyelesaikan kebiasaan. Dengan begitu, Anda tidak akan lupa untuk mencatat pencapaian harian Anda.

️ Tetap sederhana . Ketika Anda menyelesaikan kebiasaan yang diinginkan, cukup tandai kotak dengan nama kebiasaan itu. Anda tidak perlu menambahkan detail lebih lanjut. Plus, simpan pelacak kebiasaan Anda, sehingga Anda dapat dengan mudah menemukannya dan mengisinya.

Terakhir, jika Anda menghentikan kebiasaan, cobalah untuk tidak mengulangi kesalahan itu keesokan harinya. Anda mungkin memiliki alasan logis untuk melewatkan rutinitas sekali, tetapi pastikan untuk kembali ke jalurnya keesokan harinya.

Kesimpulan

Dengan mencatat aktivitas harian Anda, Anda akan mendapatkan kendali atas waktu Anda, Anda akan meningkatkan keterampilan dan produktivitas organisasi Anda. Selain itu, Anda akan dapat membuat perkiraan waktu yang lebih akurat dan mempelajari cara melakukan tugas tunggal, alih-alih melakukan banyak tugas. Jika Anda tidak yakin bagaimana cara mulai melacak tindakan Anda, pilih salah satu dari dua metode yang kami bahas dalam artikel ini.

Selain itu, kami menyarankan untuk mencatat kebiasaan Anda juga. Membangun kebiasaan tidak selalu mudah. Tetapi, setiap kali Anda menyelesaikan kebiasaan harian Anda dan menuliskannya, Anda akan merasa senang dengan pencapaian Anda. Selain itu, pelacak kebiasaan akan membantu Anda tetap pada jalur rutinitas Anda, yang terkadang bisa menjadi perjuangan yang nyata.