Apakah VoIP Dapat Diandalkan? Sembilan Fakta yang Perlu Diketahui Sebelum Anda Beralih

Haruskah bisnis Anda beralih dari telepon rumah ke VoIP?
Anda mungkin bertanya-tanya tentang cara kerja VoIP dan perbandingannya dengan layanan telepon rumah.
Salah satu faktor utama yang perlu dipertimbangkan dalam sistem telepon bisnis adalah keandalan.
Dalam panduan ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang beralih ke sistem VoIP cloud yang andal.
Inilah yang akan kami bahas:

• Apa itu VoIP dan bagaimana cara kerjanya?
• Perbedaan antara VoIP dan telepon rumah
• VoIP vs. telepon rumah: Mana yang lebih dapat diandalkan?
• Tips memilih penyedia VoIP yang andal

Apa itu VoIP dan bagaimana cara kerjanya?

Voice over Internet Protocol ( VoIP ) adalah sistem telepon yang melakukan panggilan melalui koneksi internet. Tidak seperti sistem telepon tradisional, Voice over IP terhubung ke PBX yang dihosting jauh dari kantor Anda di cloud.
VoIP bekerja dengan mengubah panggilan telepon menjadi sinyal digital dan mengirimkan koneksi internet berkecepatan tinggi yang sama ke penyedia layanan VoIP. Dari sana, VoIP meneruskan panggilan ke operator telepon lain, yang juga dikenal sebagai Publicly Switched Telephone Network (PSTN).

Voice over IP berarti panggilan berasal dari telepon meja, telepon konferensi, atau bahkan aplikasi. Teknologi yang mendasarinya menggunakan Session Initiation Protocol (SIP), yang merupakan seperangkat standar terbuka untuk komunikasi real-time. Aplikasi pribadi populer seperti Google Voice, WhatsApp, dan Skype juga menggunakan VoIP untuk panggilan audio.
Hal terbaik tentang VoIP adalah kebebasan untuk mengontrol kemana panggilan masuk pergi. Anda tidak dibatasi pada satu saluran per telepon meja seperti yang Anda lakukan dengan sistem telepon bisnis tradisional. Anda dapat menerima panggilan di mana saja menggunakan perangkat seluler atau softphone apa pun.
Satu-satunya yang dibutuhkan VoIP adalah koneksi internet berkecepatan tinggi, yang saat ini dapat diakses oleh 92% orang Amerika, menurut FCC .
Terkait: 10 Mitos & Kesalahpahaman VoIP yang Dibantah [INFOGRAPHIC]

Apa perbedaan antara VoIP dan telepon rumah?

Perbedaan paling mencolok adalah Anda tidak berurusan dengan perusahaan telepon lokal. VoIP sering kali disediakan oleh operator independen.
Perbedaan besar lainnya adalah kenyataan bahwa sistem telepon rumah hanya dapat beroperasi jika sistem tersebut dipasang. Solusi VoIP tidak memiliki batasan ini. VoIP sepenuhnya agnostik lokasi.
Telepon rumah memerlukan kabel fisik untuk terhubung ke setiap perangkat yang ingin Anda operasikan. Ini berarti kantor memiliki ruang server dengan peralatan jaringan dan telekomunikasi. Ini sering disebut Private Branch Exchange (PBX) lokal.
Sistem telepon VoIP berbasis cloud. Anda tidak memerlukan ruang server, atau labirin kabel yang melintasi ruangan. Koneksi sistem telepon tersebut tidak menggunakan peralatan fisik apa pun karena bersifat virtual .

Kita tidak dapat mengabaikan fakta bahwa VoIP memerlukan berbagai jenis telepon dan perangkat. Setiap perangkat seluler memerlukan koneksi jaringan melalui Ethernet atau Wi-Fi . Telepon IP menyediakan lebih banyak fitur dibandingkan telepon rumah, dan kualitas audionya luar biasa.
Terkait: VoIP vs. Telepon Rumah – Perbandingan Sistem Telepon yang Komprehensif

VoIP vs telepon rumah: mana yang lebih dapat diandalkan?

Sistem telepon kabel di lokasi telah ada selama lebih dari seratus tahun, namun kita jarang mempertanyakan keandalannya.
Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan terkait waktu aktif dan keandalan komunikasi bisnis Anda.

1. Waktu Aktif

Uptime adalah persentase waktu penyedia online dan berfungsi. Biasanya dinyatakan dalam persentase, waktu aktif 99,999% berarti hanya enam menit dalam setahun, layanan mungkin tidak tersedia.
Industri TI menyebutnya “lima sembilan”, yang merupakan standar terbaik untuk uptime.
Untuk sistem telepon VoIP, waktu aktif berkisar pada penyedia VoIP, operatornya, dan keandalan perangkat yang dipasang. Untuk mencapai waktu aktif yang tinggi, penyedia cloud PBX memanfaatkan jaringan pusat data yang berlebihan. Server ini juga dikenal sebagai Points of Presence (atau “POPs”).
Telepon rumah rentan terhadap pemadaman listrik akibat cuaca, pemadaman listrik, dan pemutusan kabel. Perusahaan telepon sering kali membutuhkan waktu berjam-jam atau berhari-hari untuk memulihkan layanan. Selain itu, penyebab masalah tersebut mungkin tidak selalu jelas. Kegagalan komunikasi terpadu dapat disebabkan oleh kerusakan peralatan atau hal lain di luar kendali Anda.
Selama Anda memiliki koneksi internet yang andal, Anda dapat menggunakan VoIP. Jika internet Anda mati, Anda selalu dapat meneruskan panggilan telepon ke ponsel Anda hingga masalah tersebut teratasi.
VoIP berfungsi bahkan ketika Anda kehilangan daya atau layanan internet.

2. Panggilan internasional

Jika perusahaan Anda melayani pelanggan dari luar AS, panggilan internasional adalah suatu keharusan. Panggilan internasional agak menakutkan dengan kode negara dan awalan panggilan yang berbeda.
Panggilan yang salah bisa menghabiskan banyak uang.
Public Switched Telephone Network ( PSTN ) dikenakan biaya sambungan jarak jauh yang mahal untuk panggilan internasional, yang bisa mencapai satu dolar per menit atau lebih. Sebagian besar bisnis tidak memiliki uang ekstra untuk melakukan penjualan melalui telepon. Bahkan pada rencana bisnis, biaya ini mahal.
Untuk VoIP, panggilan global merupakan keuntungan besar.
Karena panggilan telepon dilakukan melalui internet, panggilan VoIP yang andal mulai dari satu sen per menit. Bisnis juga dapat mengatur nomor telepon bebas pulsa dan virtual agar lebih terjangkau bagi pelanggan global untuk berbicara dengan tim Anda.
Katakanlah Anda memiliki tim jarak jauh yang terhubung ke pusat panggilan Anda. Kekuatan VoIP memungkinkan Anda menerima dan melakukan panggilan suara seolah-olah Anda berada di Amerika Serikat. Tidak ada tol jarak jauh yang menghalangi. Koneksi internet berkecepatan tinggi adalah satu-satunya persyaratan.

3. Keamanan

Sebelum beralih ke VoIP, keamanan sering menjadi topik diskusi. Keamanan data dan kelangsungan bisnis ada di benak setiap CIO ketika mereka mempertimbangkan sistem telepon bisnis baru.
Orang yang tidak bermoral dapat menguping saluran telepon lama, terutama jika kabel dapat diakses. Demikian pula, beberapa sistem PBX tradisional dapat dieksploitasi untuk membuat panggilan tidak sah.
Cloud PBX memenuhi standar keamanan yang ketat untuk memastikan panggilan Anda aman. Pusat data berada di bawah pemantauan terus-menerus dan tahan terhadap bencana alam.
Enkripsi panggilan adalah peningkatan baru pada VoIP. Melalui TLS dan SRTP, pertukaran data antara telepon SIP dan cloud PBX dienkripsi.
Usaha kecil juga tidak dikecualikan dari praktik keamanan yang tepat. Perjanjian anggota kartu mereka sering kali mengamanatkan agar mereka mengambil langkah-langkah untuk melindungi data pelanggan.
Dalam hal keamanan, VoIP lebih aman dibandingkan layanan telepon rumah. Server dipantau 24/7 dan divalidasi oleh pihak ketiga untuk memeriksa kerentanan. Dengan sambungan telepon rumah, Anda bertanggung jawab untuk memastikan tidak ada orang yang mendapatkan akses.
Terkait: Apakah VoIP Aman? Pandangan Mendalam tentang Keamanan VoIP

4. Kualitas panggilan

Kualitas panggilan merupakan alasan penting mengapa orang beralih ke VoIP. Setelah Anda mendengar panggilan melalui VoIP, Anda tidak akan pernah ingin kembali ke sistem telepon tradisional.
Kualitas panggilan yang lebih tinggi dimungkinkan melalui kemajuan dalam codec audio. Teknologi ini disertakan di sebagian besar telepon dan aplikasi VoIP. Codec suara HD menawarkan bandwidth dua kali lebih besar, yang berarti setiap orang dapat mendengar jangkauan suara yang lebih luas di setiap panggilan.
Kualitas panggilan bahkan lebih menjadi masalah saat konferensi audio menjadi sebuah rapat. Gema, kebisingan latar belakang, panggilan dari ponsel mengganggu semua orang yang menelepon. Dengan fitur-fitur canggih VoIP, ada perbedaan siang dan malam.
Jika ada masalah kabel atau masalah handset dengan telepon rumah dan telepon seluler, hal itu menjadi sangat jelas dan merupakan gangguan. Kemajuan dalam telepon meja VoIP, telepon konferensi, dan aplikasi membuat kualitas panggilan menyenangkan bagi semua peserta panggilan.

5. Redundansi

Tampaknya mengkhawatirkan untuk menyatakan bahwa redundansi adalah topik yang perlu ditelusuri untuk sistem telepon, namun di masa sekarang, hal tersebut tidak terjadi. Kemampuan untuk mengatur penerusan panggilan untuk anggota tim yang berbeda atau menggunakan konferensi video di rumah kini jauh lebih relevan.
Penyedia VoIP memiliki redundansi bawaan ini. Bahkan jika ada gangguan jaringan seperti jitter, yang biasa terjadi pada jaringan berbasis IP, panggilan Anda tetap online.
Telepon rumah mempunyai satu titik kegagalan. Dengan VoIP, Anda selalu memiliki cadangan yang tersedia. Dan bila tidak berhasil, Anda dapat menerima panggilan langsung di ponsel cerdas Anda dengan aplikasi VoIP gratis .

Terkait: Bagaimana Cara Kerja VoIP? Panduan Pemula Untuk Sistem Telepon VoIP

Bagaimana memilih penyedia VoIP yang andal

Sistem telepon berbasis cloud lebih dapat diandalkan dibandingkan telepon rumah tradisional. Namun, tidak semua layanan VoIP sama.
Berikut adalah beberapa rekomendasi untuk membantu Anda memilih penyedia VoIP .

1. Periksa waktu aktif penyedia Anda

Hal pertama yang harus diperiksa ketika memilih penyedia layanan telepon VoIP adalah uptime. Periksa percakapan real-time di Twitter dan bandingkan dengan halaman status yang dikelola oleh penyedia VoIP. Melakukan hal ini akan memberi Anda petunjuk seberapa sering layanan mereka offline.
Kami telah menginvestasikan jutaan dolar untuk membangun jaringan suara skalabel yang dibuat untuk bisnis. Dan ketika kami melakukan pemeliharaan, kami mempublikasikan pembaruan secara terbuka di halaman status kami.

2. Periksa sertifikasi

Sertifikasi membantu Anda menentukan apakah penyedia layanan telepon VoIP memenuhi standar industri. Cari Kepatuhan HIPAA, PCI, dan SOC 2.
Kantor medis hanya boleh menggunakan sistem telepon yang sesuai dengan HIPAA untuk mendiskusikan masalah dengan pasien. Fitur VoIP tertentu mungkin perlu disesuaikan untuk memenuhi standar privasi yang tinggi.
Daripada membangun infrastruktur Anda untuk memenuhi sertifikasi agresif ini, carilah sistem telepon VoIP untuk mengurangi biaya pemeliharaan Anda.

3. Kenali fitur VoIP mereka

Sekarang setelah Anda memiliki gagasan tentang sistem telepon cloud mana yang Anda inginkan, sekarang saatnya membandingkan fitur-fitur bisnis yang penting.
Keuntungan sistem telepon VoIP adalah Anda dapat menambahkan fitur dengan biaya minimal. Jadi jika Anda tidak membutuhkan fitur tertentu sekarang, Anda bisa langsung mengaktifkannya nanti.
Fitur apa saja yang penting bagi bisnis? Berikut adalah daftar fitur teratas yang Anda inginkan dari penyedia telepon Anda:

• Penjawab otomatis : Saat pelanggan menghubungi nomor telepon perusahaan Anda, penjawab otomatis memandu mereka untuk menghubungi orang yang tepat di tim Anda. Ketika penelepon menentukan pilihannya, panggilan diteruskan ke ekstensi yang diinginkan secara otomatis.
• Panggilan tunggu : Saat staf Anda sedang menelepon, mereka mungkin ingin menerima panggilan darurat. Panggilan tunggu memungkinkan mereka menjawab panggilan dan menahan panggilan saat ini. Atau panggilan masuk bisa diarahkan ke pesan suara jika Anda mau.
• Pesan Suara : Sistem telepon apa pun saat ini tidak akan relevan jika tidak menyediakan pesan suara. Carilah kemampuan pesan suara baru seperti menerima pesan di email Anda, sebagai pesan teks, dan banyak lagi. Fitur canggih ini akan membantu perusahaan Anda menghemat waktu.
• ID Penelepon : Anda dapat mengubah ID penelepon telepon bisnis Anda saat melakukan panggilan keluar. Hal ini berguna karena beberapa pelanggan mungkin tidak menjawab telepon jika nomornya terlihat asing—misalnya kode area yang berbeda.
• Rekaman Panggilan : Ini bukan perekam kaset orang tuamu. Perekaman panggilan berbasis cloud merupakan peningkatan yang luar biasa dibandingkan sistem telepon biasa. Merekam panggilan telepon sesuai permintaan atau secara otomatis memberi tim Anda cara baru untuk melatih dan melatih staf.

4. Uji dukungan pelanggan langsung mereka

Sekarang setelah Anda memikirkan penyedia untuk sistem telepon bisnis Anda, sekarang saatnya menguji tim dukungan pelanggan mereka. Lebih dari sekedar topik subjektif, berikut beberapa cara untuk mengukurnya:

• Ketersediaan: Apakah dukungan pelanggan langsung tersedia sepanjang waktu? Bagaimana Anda menghubungi mereka?
• Daya tanggap: Berapa lama Anda menunggu? Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapat tanggapan?
• Kualitas: Apakah perwakilannya berpengetahuan luas dan ramah? Apakah mereka meluangkan waktu untuk memahami masalahnya?

Anda tidak perlu menjadi pelanggan untuk membandingkan layanan pelanggan antara penyedia VoIP yang berbeda.
Untuk perusahaan, luangkan waktu untuk melihat apakah penyedia VoIP Anda menawarkan Perjanjian Tingkat Layanan (SLA). Perjanjian ini menetapkan persyaratan dan jadwal tertentu untuk pemeliharaan, waktu respons, dan kompensasi untuk peristiwa yang memenuhi syarat.

Berpindah ke cloud ternyata lebih mudah dari yang Anda kira

Jadi, apakah VoIP dapat diandalkan? Anda yakin itu benar. Nextiva telah membantu perusahaan memindahkan sistem telepon mereka ke cloud selama hampir 13 tahun. Ini bukan hal baru bagi kami. Kami telah bekerja dengan perusahaan rintisan serta perusahaan dengan banyak kantor di seluruh Amerika
Kami tahu bahwa meningkatkan sistem telepon Anda bisa terasa menakutkan. Para pemimpin bisnis tidak menginginkan adanya downtime. Itu sebabnya kami membangun jaringan suara tingkat profesional yang mendukung lebih dari 100.000 bisnis.
Tim orientasi kami bekerja untuk memastikan migrasi Anda berjalan lancar. Anda akan mengetahui kapan nomor telepon bisnis Anda berhasil ditransfer. Jika Anda membutuhkan layanan profesional, kami juga menawarkannya.
Apa pun kebutuhan bisnis Anda, beralih ke cloud selalu merupakan pilihan bijak untuk mencapai keandalan dan kinerja luar biasa.
Terkait: Cara Mengatur Sistem Telepon Virtual (dalam 4 Langkah Sederhana)