Apakah Kepegawaian Kontingen Tepat Untuk Organisasi Anda?

Buat keputusan yang tepat tentang apakah staf kontingen tepat untuk organisasi Anda dengan menggali dua pertimbangan penting di bawah ini.

Dalam survei Capterra yang dilakukan tahun lalu, kami mensurvei lebih dari 300 karyawan dengan tanggung jawab perekrutan dan menemukan bahwa 56% takut ada lowongan pekerjaan yang tidak akan pernah dapat diisi oleh majikan mereka.

Dengan mengingat hal itu, tidak heran mengapa manajer perekrutan dan pemilik bisnis mencari cara untuk mengisi kursi kosong dengan cepat. Dan salah satu cara terbaik untuk melakukannya? Kepegawaian kontingen.

Staffing kontingen adalah strategi perekrutan yang sering digunakan untuk mengisi kesenjangan keterampilan atau melewati periode peningkatan permintaan tenaga kerja. Bila digunakan dengan tepat, bisnis Anda dapat memperoleh manfaat melalui penghematan biaya dan tenaga kerja yang gesit, tetapi itu tidak selalu merupakan solusi terbaik untuk masalah kekurangan staf Anda.

Jika Anda seorang manajer perekrutan atau pemilik bisnis yang ditugaskan untuk menentukan apakah staf kontingen adalah pilihan yang baik untuk organisasi Anda, panduan ini cocok untuk Anda. Kami akan membantu Anda menavigasi keputusan ini dengan memberikan contoh industri yang biasanya menggunakan pekerja tidak tetap dengan formula untuk membandingkan biaya mempekerjakan karyawan tetap dengan biaya pekerja tidak tetap.

Apa itu staf kontingen?

Staf kontingen adalah strategi perekrutan di mana pekerja sementara (juga disebut pekerja kontrak atau konsultan) dipekerjakan untuk melengkapi tenaga kerja tetap perusahaan. Biasanya, pekerja tidak tetap dipekerjakan untuk membantu proyek atau musim kerja tertentu, meskipun tidak jarang pekerja tidak tetap berkomitmen pada kontrak 12, 18, atau 24 bulan.

Memiliki tenaga kerja kontingen lebih umum di beberapa industri daripada yang lain, dan ada alasan bagus untuk itu: Industri yang permintaannya akan layanan pasang surut atau yang melaksanakan proyek (bukan aliran pekerjaan tetap) mendapat manfaat lebih banyak dari bantuan karyawan sementara .

Beberapa contoh industri yang umumnya menggunakan pekerjaan kontingen adalah:

• Perawatan Kesehatan: Bisnis seperti rumah sakit, klinik, pusat kesehatan, pusat kehidupan berbantuan, dan penyedia layanan kesehatan di rumah bergantung pada pekerja tidak tetap untuk mengisi kesenjangan keterampilan dengan cepat. Praktik ini menjadi lebih umum dari sebelumnya karena kekurangan tenaga kesehatan yang diperburuk oleh pandemi COVID-19.
• Manufaktur: Produsen makanan dan minuman, serta pakaian jadi, elektronik, batu bara, plastik, dan produsen otomotif menggunakan pekerja tidak tetap karena pasokan dan permintaan produksi sering berfluktuasi, dan perolehan tenaga kerja tidak tetap dapat disesuaikan.
• TI: Semua jenis bisnis dapat memilih untuk mengontrak pekerja kontingen dengan pengalaman TI untuk bekerja sebagai spesialis dukungan jaringan komputer, menginstal perangkat keras atau perangkat lunak baru, memecahkan masalah, dan melakukan pemeliharaan rutin (seperti melakukan pencadangan file di jaringan).
• Konstruksi: Perusahaan konstruksi dapat menawar proyek yang membutuhkan lebih banyak tenaga kerja daripada yang mereka miliki, atau dalam beberapa kasus, seperangkat keterampilan khusus. Misalnya, perusahaan kontraktor umum yang menawar proyek renovasi mungkin menemukan jamur atau kerusakan akibat kebakaran selama pekerjaan mereka, dalam hal ini mereka memerlukan bantuan sementara dari ahli restorasi.

Apa perbedaan antara pekerja tidak tetap dan pekerja penuh waktu?

Di mata hukum, ada perbedaan mencolok antara pekerja tetap, pekerja tetap, dan pekerja kontrak. Kami akan membahas tiga perbedaan terpenting di bawah ini.

• Kompensasi: Karyawan penuh waktu mendapatkan gaji tahunan, sementara pekerja kontingen dibayar upah per jam untuk pekerjaan yang mereka lakukan. Artinya, karyawan ada dalam daftar gaji Anda, sedangkan pekerja kontingen tidak. Selain itu, pekerja tidak tetap tidak menerima tunjangan yang diberikan kepada karyawan tetap (seperti asuransi atau PTO), meskipun mereka berhak atas upah minimum dan upah lembur.
• Jam kerja: Sementara pemberi kerja dapat meminta karyawan tetap bekerja dalam jam tertentu, hal yang sama tidak selalu berlaku untuk pekerja tidak tetap. Dalam kebanyakan kasus, pekerja tidak tetap menetapkan jam dan jadwal mereka sendiri, meskipun ada pengecualian, seperti jika pekerja tidak tetap dipekerjakan untuk menggantikan pekerja penuh waktu saat mereka sedang cuti orang tua.
• Pengawasan: Pekerja tetap memiliki lebih banyak fleksibilitas daripada karyawan penuh waktu dalam hal penyelesaian pekerjaan. Kesalahan klasifikasi pekerja merupakan risiko dalam mempekerjakan pekerja tidak tetap, dan salah satu faktor yang harus dapat dibuktikan oleh pemberi kerja untuk mengklasifikasikan pekerja sebagai pekerja tetap adalah bahwa pekerja tersebut bebas dari kendali dan arahan dalam pelaksanaan pelayanan. Ini berarti bahwa majikan dapat melakukan kontrol lebih besar terhadap karyawan penuh waktu daripada pekerja kontrak.

Manfaat penempatan staf kontingen bagi pemberi kerja

Ada dua faktor utama yang memotivasi perusahaan untuk memilih tenaga kerja tidak tetap: Pertama, kesempatan untuk memotong biaya tetap, dan kedua, fleksibilitas staf yang diberikan oleh pekerja tidak tetap.

Penghematan biaya

Dalam survei terbaru dari Gartner, 32% responden menyatakan bahwa majikan mereka mengganti karyawan penuh waktu (FTE) dengan pekerja tidak tetap sebagai tindakan penghematan biaya (konten lengkap tersedia untuk klien).

Dalam banyak kasus, mempekerjakan pekerja tidak tetap adalah sebagian kecil dari biaya perekrutan karyawan baru penuh waktu. Ini karena karyawan penuh waktu diberikan tunjangan mahal selain gaji mereka, seperti asuransi, kontribusi 401k yang sesuai, dan waktu istirahat yang dibayar. Pengusaha juga diharuskan membayar Jaminan Sosial AS dan pajak gaji untuk karyawan penuh waktu, sementara itu tidak berlaku untuk pekerja tidak tetap (kecuali undang-undang setempat mengatakan sebaliknya).

Fleksibilitas staf yang lebih besar

Memanfaatkan pekerja kontingen memberi pengusaha kemampuan untuk menyesuaikan tenaga kerja mereka berdasarkan kebutuhan bisnis. Misalnya, staf kontingen sangat umum di industri konstruksi, di mana permintaan pekerja bergantung pada berapa banyak proyek yang sedang berlangsung yang melibatkan perusahaan dan ruang lingkup proyek tersebut.

Selain itu, jauh lebih cepat untuk mengisi peran terbuka atau kesenjangan keterampilan dengan tenaga kerja tidak tetap daripada karyawan penuh waktu, karena pekerja tidak tetap tiba dengan keahlian yang dibutuhkan, meniadakan perlunya pelatihan yang panjang atau proses orientasi. Dalam kebanyakan kasus, majikan menggunakan perusahaan staf kontingen untuk membantu mereka menemukan pekerja sementara. Karena perusahaan-perusahaan ini memiliki akses ke kumpulan talenta untuk dipilih, proses perekrutan Anda akan terbatas pada penyaringan kandidat yang dikirim dari mitra staf Anda.

Tentu saja, ada manfaat lain, dan yang lebih penting, kekurangan dari pekerja tidak tetap yang perlu dipertimbangkan. Untuk ikhtisar pro dan kontra pekerja kontingen, lihat video singkat ini:

Bagaimana menentukan apakah pekerja kontingen tepat untuk bisnis Anda

Ketika sampai pada itu, ada dua pertimbangan penting yang harus diingat ketika mencoba memutuskan apakah Anda harus mempekerjakan pekerja kontingen atau karyawan baru:

1. Jenis pekerjaan yang membutuhkan bantuan tambahan.
2. Apakah Anda benar-benar akan menghemat uang dengan mempekerjakan tenaga kerja tidak tetap.

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membutuhkan beberapa pemikiran strategis, tetapi jangan khawatir—kami akan menambahkan konteks yang membantu Anda memahami mengapa pertimbangan ini sangat penting dan memberikan rekomendasi yang akan membantu Anda menavigasi jalan Anda melalui keputusan ini. Mari kita mulai dengan pertimbangan pertama: jenis pekerjaan yang membutuhkan bantuan.

Pertama, tentukan ruang lingkup pekerjaan yang Anda perlukan bantuan

Sebelumnya, kami memberikan contoh industri yang umumnya menggunakan tenaga kerja tidak tetap. Masing-masing contoh ini menegaskan kembali hal lain yang kami sebutkan: bahwa perusahaan menggunakan pekerja tidak tetap karena fleksibilitas yang mereka berikan.

Dengan mengingat hal itu, langkah Anda selanjutnya adalah menentukan cakupan pekerjaan yang memerlukan bantuan. Tentukan apakah itu tugas atau proses rutin yang merupakan bagian dari operasi bisnis Anda atau tugas satu kali. Jika itu yang pertama, Anda akan lebih baik memilih karyawan penuh waktu daripada karyawan sementara, meskipun ada beberapa pengecualian untuk ini. Misalnya, pengecer mungkin memerlukan bantuan untuk tugas rutin (seperti mengemas pesanan online) yang mengalami lonjakan permintaan karena musim belanja liburan.

Selanjutnya, antisipasi tingkat keterlibatan yang harus Anda miliki dalam pekerjaan

Pekerja tidak tetap tidak dapat dikelola dengan cara yang sama seperti pekerja penuh waktu. Dan jika majikan terlalu banyak mengontrol bagaimana pekerja tidak tetap menyelesaikan tugas mereka, mereka berisiko salah klasifikasi—konsekuensi hukum dan bisnis yang bisa mahal.

Ini berarti bahwa jika sifat pekerjaan yang Anda perlukan bantuan sangat spesifik untuk bisnis Anda, mungkin yang terbaik adalah mempekerjakan karyawan penuh waktu yang dapat dilatih tentang nuansa pekerjaan tersebut. Di sisi lain, jika pekerjaannya mudah dan dapat diselesaikan tanpa banyak pengawasan atau campur tangan dari tim Anda, karyawan kontingen bisa menjadi solusi yang bagus.

Terakhir, bandingkan biaya pekerja tidak tetap vs. pekerja penuh waktu

Pertimbangan paling penting apakah Anda harus menerima staf kontingen atau tidak adalah bagaimana hal itu akan memengaruhi laba Anda. Dalam “Meningkatkan Tenaga Kerja Kontingen Memerlukan Perencanaan Biaya dan Aktivitas,” Gartner memberikan gambaran umum tentang semua biaya yang terkait dengan mempekerjakan karyawan kontingen (konten lengkap tersedia untuk klien).

Rumus yang sama dapat digunakan untuk menentukan biaya perekrutan pekerja kontingen, tetapi dalam kebanyakan kasus, Anda tidak akan berkontribusi pada keuntungan mereka dan biaya perekrutan akan dibatasi pada biaya yang dibebankan oleh perusahaan solusi kepegawaian. Plus, biaya pelatihan akan lebih rendah karena karyawan tidak tetap biasanya dipekerjakan dengan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Anda mungkin berpikir bahwa ini berarti mempekerjakan pekerja tetap akan jauh lebih terjangkau daripada mempekerjakan pekerja penuh waktu, tetapi pekerja tetap bertanggung jawab untuk menutupi keuntungan mereka sendiri dan membayar pajak mereka sendiri, yang berarti mereka biasanya memiliki tingkat upah yang 20% lebih tinggi dari karyawan tetap.

Dengan semua ini dalam pikiran, Anda harus menghitung biaya potensial untuk mempekerjakan karyawan penuh waktu dan pekerja tidak tetap dan membandingkan keduanya untuk menentukan opsi mana yang paling masuk akal untuk bisnis Anda.

Tetapkan rencana permainan untuk mempekerjakan staf kontingen

Penelitian Gartner dari tahun 2020 mengungkapkan bahwa 83% organisasi mengharapkan untuk meningkatkan penggunaan pekerja tidak tetap mereka (konten lengkap tersedia untuk klien). Sejak penelitian itu diterbitkan, kekurangan bakat hanya meningkat. Pekerja kontingen dapat menjadi solusi karena mereka cepat merekrut dan dapat mulai melaksanakan pekerjaan yang tidak selesai karena posisi terbuka yang sulit diisi oleh perekrut.

Jika setelah membaca panduan ini Anda yakin bahwa pekerja tidak tetap mungkin cocok untuk organisasi Anda, Anda dapat memulai dengan mengikuti empat langkah yang diuraikan dalam grafik di bawah ini:

Survei Strategi Perekrutan Capterra

Survei Strategi Perekrutan Capterra dilakukan pada Juli 2021. Kami mengumpulkan 300 tanggapan dari pekerja dengan tanggung jawab perekrutan di perusahaan AS. Tujuan dari survei ini adalah untuk mempelajari seberapa banyak perusahaan berjuang dengan perekrutan dan perekrutan, dan solusi apa yang mereka pertimbangkan untuk meningkatkan hasil perekrutan dan perekrutan.