Apa Itu Sistem Telepon IP & Apakah Bisnis Saya Membutuhkannya?

Bagaimana jika Anda dapat menghemat hingga 60% pada pemasangan telepon rumah Anda saat ini? Sebagai imbalan atas penghematan biaya, Anda akan memiliki sistem telepon bisnis yang lebih andal yang dapat diakses oleh tim jarak jauh dari mana saja.
Manfaat ini bisa diperoleh dengan beralih dari konfigurasi Public Switched Telephone Network (PSTN) ke sistem telepon IP modern.

Apa itu Telepon IP?

Ketika kita memikirkan sistem telepon tradisional, kita memikirkan telepon meja dan ruang server untuk menerima panggilan masuk. Anda memerlukan banyak saluran telepon untuk menghubungkan server ke setiap telepon analog, sehingga menghasilkan labirin kabel di seluruh kantor.
Sistem telepon IP (atau IP PBX ) memecahkan masalah itu. Servernya berbasis cloud; Anda tidak memerlukan ruang server di dalam kantor Anda. Artinya, Anda tidak perlu mengalami labirin kabel tembaga, dan Anda dapat menerima panggilan masuk menggunakan koneksi internet.

Seluruh sistem telepon IP berjalan menggunakan teknologi VoIP (Voice over Internet Protocol) . Artinya, Anda dapat membuat dan menerima panggilan telepon menggunakan jenis koneksi internet apa pun.
Jadi, seperti apa bentuk telepon IP?
Solusi VoIP memungkinkan Anda menerima panggilan di perangkat apa pun yang tersambung ke internet, yang dikenal sebagai telepon IP atau SIP. Itu termasuk:

• Ponsel (seperti Apple atau Android)
• Sebuah laptop
• PC Anda

Intinya: Handset apa pun bisa menjadi telepon VoIP asalkan memiliki akses internet dan aplikasi telepon IP yang kompatibel.

Bagaimana cara kerja sistem telepon IP?

Pada dasarnya: setiap panggilan masuk diarahkan ke server virtual yang dihosting oleh penyedia Anda. Penyedia VoIP Anda kemudian mengubah panggilan menjadi file audio dan mengirimkan data ke telepon IP.
Anda kemudian terhubung ke penelepon seperti biasa—hanya dengan transmisi sebenarnya dilakukan melalui internet, bukan melalui menara seluler.
Berikut adalah komponen penting dari sistem telepon IP:

1) PBX maya

Juga dikenal sebagai cloud PBX , ini adalah server yang mengelola panggilan masuk dan mengubahnya menjadi file audio. Anda memerlukan server yang dihosting di cloud untuk membuat dan menerima panggilan melalui internet.

2) Penjaga gerbang suara

Sistem telepon kantor tradisional menggunakan PSTN untuk melakukan panggilan menggunakan koneksi seluler. Namun, sistem telepon IP baru Anda menggunakan penjaga gerbang suara untuk mengontrol akses ke sistem Anda.
Anda akan menggunakan komponen ini untuk menentukan siapa yang dapat menggunakan sistem VoIP Anda, kapan, dan perangkat mana yang terhubung.

3) Gerbang

Komponen ini mengatur bagaimana koneksi telepon Anda dibuat. Dengan satu, Anda dapat menggunakan telepon IP untuk memanggil nomor non-VoIP.
Gateway dapat berjalan dengan aturan perutean panggilan paling sedikit—artinya gateway akan secara otomatis menemukan cara tercepat untuk menghubungkan panggilan keluar Anda ke nomor yang Anda hubungi, baik itu VoIP atau telepon rumah.

4) telepon meja IP

Anda dapat mengubah peralatan yang sudah Anda miliki menjadi telepon IP dengan Adaptor Telepon Analog (ATA).
Ini dicolokkan ke telepon meja tradisional Anda dan menghubungkannya ke internet. Mereka mengubah suara Anda menjadi file audio dan menemukan alamat IP untuk nomor yang Anda hubungi. Ini berarti Anda dapat melakukan panggilan VoIP melalui peralatan yang tidak terhubung ke internet.

Peralihan sirkuit vs. peralihan paket

Ingin tahu apa bedanya dengan pengaturan telepon rumah tradisional (peralihan sirkuit)? Sistem telepon IP menggunakan packet switching.
VoIP memecah percakapan Anda menjadi paket-paket data kecil yang dikirimkan melalui internet.
Adaptor Telepon Analog (ATA) kemudian mengubah data ini menjadi bentuk analog yang akhirnya Anda dengar. Dengan cara ini, telepon IP Anda tidak menggunakan saluran saat tidak diperlukan.

Jenis sistem telepon IP

Kedua jenis sistem telepon IP ini dijalankan menggunakan PBX (Private Branch Exchange). Ini dapat hadir dalam dua bentuk:

1) Lokal

Dengan PBX on-premise, semua peralatan dan perangkat keras yang diperlukan untuk melakukan panggilan VoIP ada di kantor Anda.
Itu adalah kabel tembaga, koneksi telepon server-ke-meja yang kita bicarakan sebelumnya; yang secara tradisional dipasang di kantor.
Sistem telepon IP lokal terhubung ke PBX di dalam kantor Anda, menggunakan koneksi LAN. Anda dapat dengan mudah menambahkan fitur-fitur canggih tambahan dan memiliki pilihan untuk membuat cadangan telepon melalui saluran SIP tambahan.
Yang terbaik dari semuanya, Anda memiliki kendali atas cara kerja sistem telepon VoIP Anda. Anda dapat mengubah jalur, menambah dan mengubah koneksi—semuanya di dalam kantor Anda. Namun, Anda mungkin perlu menyewa dukungan TI internal untuk melakukannya.

2) Berbasis cloud (atau virtual)

PBX yang dihosting, atau PBX cloud, adalah tempat perusahaan pihak ketiga menangani segala sesuatu yang terkait dengan sistem telepon IP Anda. Penyiapan dan pemeliharaan dilakukan secara virtual—Anda tidak memerlukan teknisi yang datang ke kantor Anda untuk memasangnya.
Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet yang kuat sebagai “perangkat keras” Anda dan perangkat untuk menginstal perangkat lunak telepon IP (seperti ponsel cerdas.)
Bayangkan sistem telepon bisnis berbasis cloud seperti sistem modern yang setara dengan sistem tradisional.
Anda tetap dapat melakukan dan menerima panggilan telepon berkualitas tinggi—hanya tanpa pemeliharaan dan pengaturan yang mahal.

Haruskah saya menggunakan solusi lokal atau berbasis cloud?

Memilih antara sistem telepon IP lokal atau berbasis cloud bergantung pada sumber daya Anda.
Meskipun lokal memberi Anda opsi untuk memiliki kendali penuh atas sistem Anda, Anda berisiko mengandalkan keahlian internal untuk mengelola sistem telepon IP Anda. Biayanya bisa sangat mahal—bila Anda perlu menghubungi sumber daya dukungan eksternal, Anda akan dikenakan biaya tambahan.
Ada juga kemungkinan kecil bahwa suku cadang yang Anda perlukan sudah habis atau tidak ada lagi komisinya. Terakhir, Anda memerlukan ruang di kantor Anda untuk dapat menambah peralatan yang diperlukan. Tidak setiap bisnis memiliki kemewahan ruang cadangan yang dapat digunakan untuk server telepon.
Namun, sistem telepon IP berbasis cloud hanya memerlukan apa yang mungkin sudah Anda miliki: layanan internet berkualitas tinggi.

Manfaat sistem telepon IP

Apakah Anda bertanya-tanya apakah sebaiknya membuang sistem telepon Anda saat ini dan memilih sistem telepon IP yang menggunakan internet untuk melakukan panggilan? Berikut enam hal yang perlu dipertimbangkan.

1) Lebih murah untuk menyiapkan dan memelihara

Hal yang paling penting untuk dipertimbangkan ketika Anda adalah pemilik usaha kecil adalah anggaran. Anda tidak ingin harus membayar mahal untuk menerima panggilan bisnis. Namun di situlah sistem telepon IP menonjol.

Sistem telepon IP lebih murah daripada sistem kabel kuno dalam dua hal. Pertama: Anda tidak memerlukan peralatan baru untuk mulai menggunakan jaringan baru.

Anda hanya memerlukan dua hal yang sudah Anda miliki: koneksi internet dan handset atau softphone yang terhubung ke internet.

Itu berarti sistem telepon IP Anda tidak terlalu berisiko memerlukan pemeliharaan. Tidak ada kemungkinan kabel putus, atau server terlalu panas. Anda cukup berkomitmen untuk selalu memperbarui aplikasi perangkat lunak—sesuatu yang akan diingatkan oleh penyedia VoIP Anda.

2) Mereka lebih dapat diandalkan

Jika saat ini Anda menggunakan jaringan telepon berkabel, Anda akan memahami betapa tidak dapat diandalkannya jaringan tersebut. Anda mungkin memiliki telepon meja yang temperamental atau kabel cerdik yang hanya berfungsi saat berada dalam posisi tertentu.

Membuat frustrasi, bukan?

Dengan sistem telepon IP, Anda hanya bergantung pada satu hal: koneksi internet. Namun meskipun internet mati, Anda tetap dapat melakukan panggilan berkat penerusan panggilan fleksibel yang selalu aktif.

Cukup ubah pengaturan Anda untuk mengalihkan panggilan ke handset lain menggunakan koneksi internet berbeda. (Misalnya: jika Wi-Fi kantor Anda mati, alihkan panggilan ke ponsel Anda yang menggunakan 4G.) Kualitas panggilan Anda tidak akan menurun.

Hal yang sama berlaku untuk gangguan cuaca, masalah perangkat keras, dan pemadaman listrik. Anda dapat membuat sistem telepon IP Anda terus aktif dan berjalan dengan mengalihkan panggilan ke pesan suara atau telepon seluler. Tidak ada lagi waktu henti.

3) Ramah jarak jauh

Menurut penelitian kami, lebih dari 38% perusahaan memiliki anggota tim yang bekerja jarak jauh. Tidak hanya itu, 88% profesional bisnis melakukan komunikasi kerja melalui perangkat selulernya setidaknya seminggu sekali.

Sistem telepon IP melayani pekerja jarak jauh.

Mengapa? Karena Anda dapat menambahkan nomor ponsel bisnis mereka ke sistem telepon IP Anda dan mengalihkan panggilan ke perangkat mereka—bahkan saat mereka tidak berada di kantor.

Selain itu, jika mereka bekerja dari rumah , IM atau konferensi video memfasilitasi kolaborasi.

VoIP memungkinkan Anda melakukan panggilan telepon berbiaya rendah dan mengirim pesan teks gratis melalui internet. Itulah mengapa sistem telepon IP sangat penting jika Anda memiliki populasi staf yang bekerja dari rumah dalam jumlah besar—seperti pusat kontak virtual.

4) Menskalakan sistem telepon IP Anda mudah

Melakukan panggilan konferensi melalui telepon rumah? Bersiaplah untuk membayar biaya perangkat keras dan konektivitas tambahan. Setiap kali Anda mempekerjakan anggota staf baru, Anda juga harus mempekerjakan seorang insinyur untuk datang dan memasang saluran telepon ke meja mereka.

Namun, ini bukan masalah pada telepon IP. Cukup hubungi penyedia VoIP Anda, tambahkan orang tersebut ke akun online Anda, dan unduh perangkat lunak ke perangkat mereka. Itu saja—mereka terbuka untuk bisnis. (Dan menelepon.)

Hal ini sangat bagus untuk call center . Anda selalu perlu merekrut agen dukungan pelanggan baru seiring pertumbuhan bisnis Anda. Sistem telepon IP memudahkan melakukan hal itu, asalkan mereka menawarkan Unit Multi-Konferensi (MCU).

Sistem telepon IP juga memungkinkan orang untuk bergabung dalam panggilan sebanyak yang dimungkinkan oleh bandwidth internet Anda.

Hal ini memungkinkan Anda membangun platform komunikasi terpadu untuk bisnis Anda.

Semua komunikasi Anda—baik itu panggilan video, dukungan pelanggan, atau pelatihan tim—akan terjadi di satu tempat: internet.

Terkait: Teknologi dan Tren Call Center yang Harus Diketahui Setiap Pemimpin Bisnis di Tahun 2020

5) Anda dapat meningkatkan kepuasan pelanggan

Jika Anda menggunakan sistem telepon rumah tradisional untuk menerima panggilan, kemungkinan besar Anda akan membuat pelanggan Anda frustrasi. Mereka akan langsung menuju pesan suara jika nomor telepon yang mereka hubungi aktif. Itu tidak bagus untuk layanan pelanggan.

Namun, Anda dapat menggunakan sistem telepon IP Anda untuk melakukan panggilan sebanyak yang Anda inginkan. Anda tidak memerlukan nomor telepon tambahan untuk menangani beberapa penelepon karena mereka dapat ditahan untuk agen berikutnya yang tersedia.

Antrian panggilan meminimalkan panggilan yang ditolak dan memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa.

Ditambah lagi, sistem telepon IP meningkatkan kepuasan pelanggan lebih jauh lagi karena tidak ada biaya untuk melakukan panggilan VoIP-ke-VoIP.

Jika pelanggan Anda juga menggunakan sistem telepon IP (seperti Nextiva atau Skype) untuk menelepon Anda, mereka tidak perlu mengeluarkan biaya mahal untuk panggilan jarak jauh. Benar-benar gratis untuk menelepon Anda.

6 fitur telepon IP yang harus dicari

• Pesan Suara : Ketika seorang karyawan tidak dapat menghubungi telepon, pesan suara dan penerusan panggilan akan berguna. Periksa apakah penyedia layanan Anda mengizinkan penelepon meninggalkan pesan, dan lihat apakah mereka menawarkan layanan pesan suara-ke-email. Dengan begitu, Anda dapat menindaklanjuti panggilan tidak terjawab dengan memindai pesan di kotak masuk Anda.
• Rekaman panggilan : Jika Anda berada di industri yang diatur secara ketat, Anda memerlukan rekaman panggilan. Ini juga dapat digunakan untuk meningkatkan kesuksesan pelanggan dan melatih tenaga penjualan Anda . Anda akan memiliki perpustakaan rekaman panggilan telepon nyata untuk digunakan sebagai contoh.
• Penjawab otomatis : Fitur telepon IP ini “menyambut” setiap penelepon dengan pesan otomatis, dan mengarahkan mereka ke orang yang berbeda tergantung alasan mereka menelepon. Ini memberikan pengalaman pelanggan yang cepat dan sederhana.
• ID Penelepon: Ubah ID penelepon Anda untuk menampilkan nama bisnis dan nomor telepon Anda sebelum Anda melakukan panggilan keluar. Ini membantu Anda berhubungan dengan area lokal orang yang Anda telepon.
• Konferensi Audio dan Video : Apakah Anda memerlukan beberapa anggota tim dalam panggilan yang sama? Carilah sistem telepon IP dengan fitur konferensi yang tangguh tidak hanya untuk panggilan audio, tetapi juga konferensi video.

Satu hal lagi yang harus Anda pertimbangkan adalah keamanan . Mungkin tergoda untuk menggunakan penyedia berbiaya terendah, namun pilihan yang lebih aman adalah vendor yang menawarkan dukungan dan keamanan terbaik untuk telepon kantor multisaluran .

Jangan ragu untuk bertanya kepada vendor Anda tentang akreditasi mereka, cara mereka mengidentifikasi dan memitigasi potensi ancaman, dan cara mereka menangani protokol keamanan secara internal.

Berapa biaya sistem telepon IP?

Dengan Nextiva, Anda dapat memilih salah satu dari paket harga empat tingkat kami dan menyesuaikan bilah geser untuk berapa banyak kursi yang dibutuhkan bisnis Anda.

1) Sistem VoIP penting

Sistem VoIP dasar mulai dari $20 per bulan per pengguna. Mereka biasanya datang dengan porting nomor gratis , nomor lokal atau bebas pulsa, dan panggilan tak terbatas.

Paket dasar juga harus dilengkapi dengan penjawab otomatis, musik penahan, dan faks online gratis.

2) Sistem VoIP profesional

Dengan sistem Pro VoIP, Anda akan mendapatkan semua hal di atas ditambah pesan teks dan panggilan konferensi tanpa batas.

Anda juga akan mendapatkan Aplikasi Nextiva, yang memungkinkan mobilitas lengkap untuk layanan telepon Anda. Anda juga dapat memiliki opsi untuk merekam salam profesional dan menerima panggilan bisnis di perangkat apa pun yang memiliki aplikasi ini.

3) Sistem VoIP perusahaan

Sistem VoIP perusahaan memungkinkan Anda mendapatkan semua hal di atas dan lebih banyak lagi—termasuk rekaman panggilan, pesan suara ke teks, dan analisis suara. Penetapan harga dan penghematan biaya untuk sistem VoIP perusahaan bergantung pada seberapa besar organisasi Anda dan kebutuhan Anda secara keseluruhan.

Bagaimana cara mengatur sistem telepon IP?

Siap untuk mulai menggunakan sistem telepon IP untuk komunikasi bisnis Anda? Untuk menemukan pengaturan terbaik untuk kantor Anda, jawablah beberapa pertanyaan dasar VoIP berikut:

• Jumlah telepon yang Anda perlukan untuk jangkauanJumlah nomor telepon (dan apakah Anda memerlukan nomor berbeda untuk kantor regional)
• Perkiraan jumlah panggilan masuk dan keluar yang akan Anda lakukan

1) Berapa banyak pengguna yang Anda miliki?

Setelah Anda memahami jumlah pengguna yang Anda miliki, Anda dapat menentukan apakah jangkauan internet Anda saat ini cukup untuk mendukung sistem telepon kantor yang baru.

Anda mungkin ingin mengevaluasi berapa banyak data yang dapat ditangani oleh layanan internet Anda saat ini dengan menggunakan alat uji kecepatan.

Memahami jumlah pengguna adalah satu hal, namun Anda tetap perlu mengetahui jumlah lini sebenarnya yang Anda perlukan untuk mendukung bisnis Anda. Kami menyarankan Anda melihat tiga faktor utama, termasuk:

2) Perangkat keras apa yang ingin Anda gunakan?

Baik Anda memutuskan untuk menggunakan sistem PBX lokal atau berbasis cloud, pengaturan perangkat keras Anda akan memerlukan beberapa sumber daya standar.

Koneksi internet berkualitas tinggi adalah suatu keharusan, tetapi Anda juga harus memiliki router dan server, saluran SIP, router nirkabel, dan telepon IP untuk dihubungkan ke server dan memungkinkan karyawan melakukan panggilan.

3) Pilih penyedia VoIP Anda

Terakhir, untuk menyelesaikan pengaturan telepon IP Anda, Anda harus memilih penyedia layanan VoIP berbasis cloud untuk menginstal telepon Anda.

Hidup Anda akan lebih mudah jika Anda memilih penyedia VoIP yang membantu pengaturan Anda. Dengan Nextiva misalnya, Anda tidak perlu menginstal semuanya secara manual.

Yang diperlukan hanyalah koneksi internet, headset, dan mikrofon. Maka Anda terbuka untuk bisnis!

Waktunya untuk peningkatan?

Waktu terbaik untuk memiliki sistem telepon IP adalah kemarin. Waktu terbaik kedua adalah hari ini.

Berita bagus? Anda dapat melakukan langkah pertama sekarang juga. Tanyakan kepada kami tentang bagaimana kami dapat membantu bisnis Anda berkembang dengan sistem telepon IP , mulai dari $19 saja per bulan.